Oleh :

Harmein Nasution
Andri Nasution

Performance Appraisal
 Pendahuluan

Sebutan lain :
- Penilaian Karya
- Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
- Penilaian Kondite
- Penilaian Prestasi kerja
- Merit Rating

Performance Appraisal
1. T u j u a n :
 
 Untuk mengetahui hasil pekerjaan karyawan selama periode waktu
tertentu (dibandingkan dengan standar).
 Untuk mengetahui tentang diri karyawan (baik sikap, watak,
kekuatan, maupun kelemahannya), sehubungan dengan pekerjaannya di
perusahaan.
 Untuk mengetahui apakah karyawan mempunyai potensi untuk
menduduki jabatan lain (dengan/tanpa training lebih lanjut).

2. M a n f a a t :

Penilaian prestasi kerja ini bermanfaat baik bagi pekerja, maupun bagi
perusahaan.
Manfaat bagi pekerja, terutama sebagai umpan balik (feedback) tentang
prestasi kerjanya selama ini. Ini sangat berguna bagi pekerja untuk
mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada pada dirinya, untuk tujuan
pengembangan diri lebih lanjut.
Manfaat bagi perusahaan, antara lain sebagai dasar untuk mengambil
keputusan tentang : Promosi (jabatan/gaji), transfer (mutasi), demosi,
PHK, atau untuk mengidentifikasi kebutuhan akan training.

Performance Appraisal
3. Syarat-syarat Penilaian
- Relevance
- Acceptability
- Reliability
- Sensitivity
- Practicality

Performance Appraisal
4. Mekanisme Penilaian Prestasi :
a. Menentukan Standar
b. Ukuran Penilaian
c. Menyelenggarakan Penilaian Karya
• Interview (Performance Interview)
• Pengembangan Performa (Performance Development)
• Setting Goal
d. Frekwensi Penilaian

Performance Appraisal
 a. Menentukan Standar
Penilaian karya membutuhkan standar penilaian. Standar ini berkaitan
dengan hasil yang ingin dicapai dari suatu jabatan, dan tentunya tidak
dapat ditetapkan sembarangan. Pengetahuan mengenai standar ini dapat
diperoleh melalui ‘job analysis’.
Dari standar penilaian yang diperoleh dari job description, seorang penilai
dapat menentukan hal-hal yang harus dievaluasi. Apabila informasi ini tidak
cukup, maka standar ditetapkan melalui observasi atau diskusi
bersama para atasan langsungnya.
b. Ukuran Penilaian
Umumnya seorang atasan secara otomatis langsung ditetapkan sebagai
penilai. Untuk itu ia harus memenuhi persyaratan :
- Cukup dekat untuk memahami pekerjaan karyawan, termasuk hambatan,
masalah, maupun tindakan-tindakannya.
- Mempunyai akses informasi terhadap prestasi, sikap kerja dan aspirasi
karyawan yang bersangkutan.
- Berkemauan untuk mengkonsultasikan pandangan dengan pihak lain
untuk memperkaya sudut pengamatannya.

Performance Appraisal
 Apabila persyaratan di atas dipenuhi oleh penilai, maka laryawan
akan merasa ‘comfortable’ dalam mengikuti proses penilaian karya
karena ia merasa yakin akan memperoleh perlakuan yang tidak
‘mengancam’, meskipun nilai yang didapatkannya ‘kurang
memuaskan’.
c. Menyelenggarakan Penilaian Karya
Penyelenggaraan Penilaian Karya seyogyanya memenuhi 3 kegiatan
sebagai berikut :
 Interview (Performance Interview)
Sesi ini memberikan kesempatan untuk :
- Mengkomunikasikan unpan balik atas pekerjaan dan
menyepaki bobot nilai pekerjaan yang telah dicapai.
   - Memahami parameter dan indikator pengukuran atas tiap
pekerjaan dan bagaimana menerapkannya pada tiap pekerjaan
yang spesifik.
   - Menjalin saling pengertian mengenai posisi prestasi pekerjaan
karyawan yang dinilai saat ini dalam kaitannya `dengan
pengembangan usaha.

Performance Appraisal
 Beberapa hal yang dapat dilakukan agar Interview efektif :
 Memberi perhatian pada aspek positif performa karyawan.
 Memberitahu setiap karyawan bahwa sesi ini untuk
meningkatkan performa, bukan disiplin.
 Mengatur agar intervie bersifat pribadi.
 Meriviu performa yang ditampilkan pada periode terakhir dan
dapat lebih sering dilakukan pada karyawan baru atau yang
performanya buruk.
 Membuat kritik yang spesifik, tidak bersifat umum dan samar-samar.
 Memfokuskan kritik mengenai performa, bukan karakteristik pribadi.
 Tenang dan jangan beradu argumentasi dengan karyawan yang dinilai.
 Identifikasi tindakan yang dapat ditingkatkan performanya.
 Memberikan perhatian penuh untuk membantu usaha-usaha
karyawan dan peningkatan performanya.
 Mengakhiri sesi ini dengan menekankan aspek-aspek positif
performa karyawan.

Performance Appraisal
  Pengembangan Performa (Performance Development)
Dalam kegiatan ini penilai dan karyawan berdiskusi untuk
menentukan faktor-faktor apa yang mempengaruhi hasil

akhir dari pekerjaan.

Diharapkan setelah berdiskusi karyawan
mempunyai bekal untuk pelaksanaan tugas di
periode berikutnya sehingga karyawan tidak merasa seperti
‘tentara
 dikirim
Setting Goalperang tanpa senjata’.
  Penilaian karya diharapkan tidak hanya menunjukkan apa
yang terjadi kemarin dan bagaimana konstribusi karyawan
terhadap perusahaan. Akan tetapi juga dapat memberi jalan
bagi karyawan untuk melihat masa depan dan memperoleh rasa
aman mengenai apa yang dapat perusahaan berikan untuknya.

Performance Appraisal
d. Frekwensi Penilaian
Secara formal, penilaian dilakukan sebanyak
sekali dalam setahun, atau sekali dalam
waktu enam bulan. Secara informasl,
penilaian dilakukan setiap saat.

Performance Appraisal
5. Prinsip-prinsip Dasar :
a. Semua tenaga manajemen terutama Top Manajemen ‘commit’
terhadap pelaksanaan Penilaian Karya.
b. Semua manajer harus memahami prosedur dan pelaksanaan-
pelaksanaan penilaian karya yang baik.
c. Perlu training.
d. Dilaksanakan secara konsisten; prosedur dan aturan-aturan
harus jelas.
e. Komunikasi terbuka menciptakan rasa adil bagi yang dinilai.
f. Dilaksanakan secara jujur dan berani.
g. Perlu adanya perbaikan/pembaharuan uraian jabatan dan
program kerja.
h. Prestasi penilai merupakan bagian yang harus dinilai oleh
atasan.
I. Penilaian karya merupakan suatu proses yang berkesinambungan
sepanjang tahun.

Performance Appraisal
6. Kegunaan Penilaian Karya :
Persentase kegunaan penilaian kinerja dari hasil survey diperoleh seperti
tabel berikut ini :
KEGUNAAN PERSENTASE
PENENTUAN KOMPENSASI 85,6
UMPAN BALIK PERFORMA KERJA 65,1
TRAINING 64,3
PROMOSI 45,3
PERSONEL PLANNING 43,1
PHK 30,3
PENELITIAN 17,2
(Hasil penelitian terhadap 600 perusahaan)

Mengingat pentingnya manfaat dilakukannya penilaian karya, maka penilaian harus

dilaksanakan seobyektif dan secermat mungkin. Cara penilaian yang subyektif dan
otoriter dapat mengakibatkan menurunnya motivasi kerja dan menghambat
pengembangan pribadi karyawan yang dinilai, oleh karena itu sebaiknya dipakai
cara yang lebih bersifat partisipatif and supportif.

Performance Appraisal
7. Pendekatan Pelaksana Penilaian Prestasi :
  Ada beberapa alternatif :
a. Dilakukan oleh atasan langsung, yang kemudian diperiksa oleh
atasannya lagi (untuk menjaga obyektifitas penilaian).
b. Dilakukan oleh "Komite Penilaian", yang bisa terdiri atas atasan
langsung, atasannya lagi, rekan kerja, bawahannya, serta juga
"konsumen" (bagian lain dalam perusahaan yang berkepentingan
langsung dengan hasil kerja orang yang dinilai). Penilaian yang
dilakukan oleh "Komite" ini mempunyai kelebihan, yaitu karena
melakukan penilaian dari berbagai sudut pandang (sudut
pandang atasan, rekan kerja, bawahan, serta "konsumen").
Dengan demikian diharapkan hasil penilaian akan lebih obyektif.
c. Rekan kerja menilai koleganya.
d. Bawahan menilai atasannya.
Hasil penilaian ini biasanya diteruskan pada Bagian Personalia
yang, bilamana perlu, akan memprosesnya untuk keperluan lebih
lanjut dan kemudian menyimpan datanya dalam catatan arsip
pegawai.

Performance Appraisal
8. Metode Penilaian Prestasi Kerja :
A. Berorientasi Masa Lalu
- Rating Scale
- Forcet Distribution
- Metode Uraian
- Critical Incident Method / Critical
Requirement System /
Critical Job Requirement
- Behaviorally Anchored Rating
Scale

Performance Appraisal
a. Rating Scale
Penilai mengevaluasi kerja karyawan, berdasarkan faktor-
faktor (kriteria) yang dianggap penting bagi pelaksanaan
pekerjaan tersebut. Faktor-faktor (Kriteria Penialaian)
tersebut antara lain adalah :
- Pengetahuan tentang pekerjaan
- Kreatifitas
- Kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang lain
- Sikap
- Ketergantungan
- Kepemimpinan
- Dll

Performance Appraisal
Penilaian dilakukan menurut pendapat penilai, dengan mempergunakan
skala tertentu, dari rendah sampai tinggi.
Kelebihannya :
- Tidak mahal
- Waktu relatif singkat
- Dapat diterapkan untuk menilai sejumlah besar karyawan
Kelemahannya :
- Sulit untuk menentukan kriteria yang relevan dengan pelaksanaan
pekerjaan.
- Faktor - faktor yang dipakai sebagai kriteria penilaian diasumsikan
mempunyai bobot yang sama, dan berlaku untuk semua jenis
pekerjaan.
- Penilaian terhadap faktor bersifat "Additif", dimana kelebihan dalam
satu faktor dapat "menutupi" kelemahan dari faktr yang lainnya.
- Evaluasi deskriptif dapat ditafsirkan dengan sangat bervariasi oleh
para penilai.

Performance Appraisal
 Untuk menutupi kelemahan ini, biasanya "Rating Scale"
dilengkapi dengan "Overall Rating" (Metode Uraian) yang
bersifat "Terbuka", dan berupa gambaran umum yang
lebih lengkap dan terinci tentang diri pekerja. Hanya saja
metode uraian ini sangat kualitatif dan subyektif sifatnya.

b. Forcet Distribution
Karyawan dibagi dalam "Kelompok - kelompok" yang berbeda
prestasi kerjanya, misalnya dalam kelompok istimewa,
berprestasi tinggi, biasa, berprestasi rendah, buruk.
Pengelompokan itu sendiri biasanya ditentukan dengan
menggunakan distribusi normal, misalnya 10%, 20%, 40%,
20%, dan 10%.
Kelemahannya :
- Sulit untuk membedakan prestasi kerja dari karyawan yang
mempunyai pekerjaan yang berbeda
- Prosentase pengelompokan tersebut hanya dilakukan
berdasarkan judgment saja.

Performance Appraisal
c. Metode Uraian
Atasan menguraiakan secara tertulis kesannya tentang setiap
bawahan, antara lain tentang inisiatifnya, kemampuannya bekerja
sama, pengetahuannya tentang pekerjaan, dan hasil
pekerjaannya.
Kelemahannya :
- Memerlukan banyak pemikiran atasan untuk menilai
- Menuntut ketelitian atasan dalam menilai
- Banyak memakan waktu
- Sulit untuk dilakukan oleh atasan yang "tidak pandai" menulis

d. Critical Incident Method / Critical Requirement System /

Critical Job Requirement
Langkah - langkahnya :
- Menetapkan Critical Job Requirement, yaitu persyaratan kritis
yang dituntut untuk bisa melaksanakan pekerjaan dengan baik
- Atasan mencatat semua peristiwa (tingkah laku pekerja) yang
berkaitan dengan terpenuhi/tidak terpenuhinya persyaratan
kerja tersebut.

Performance Appraisal
e. Behaviorally Anchored Rating Scale
Dasar pemikirannya, adalah mengembangkan "Rating Scale" yang
sesuai bagi tiap-tiap jenis pekerjaan.
Langkah - langkahnya :
1. Atasan membuat daftar dari beberapa "Dimensi Kunci" (Hal-hal
yang harus dimiliki oleh pekerja) yang diperlukan untuk bisa
melaksanakan pekerjaan dengan baik.
Contohnya dimensi kunci untuk pekerjaan dosen, adalah :
- Pengetahuan yang mendalam tentang ilmu yang diajarkan
- Hubungan interpersonal yang baik dengan para mahasiswanya
- Kemampuan untuk memotivasi para mahasiswanya agar mau
belajar dengan baik.
2. Dimensi kunci tersebut di atas, kemudian dijabarkan dalam
contoh-contoh konkrit, yang menunjukkan prestasi yang baik,
sedang, atau buruk.
3. Menentukan derajat penilaian dari beragam prestasi tersebut
di atas
4. Melakukan penilaian.

Performance Appraisal
B. Berorientasi Ke Depan
- Self Appraisals
- Management by Objectives
- Psychological Appraisal
- Assessment Centers

Performance Appraisal
9. Berbagai Kesalahan Penilaian :

Kesalahan penilaian bisa terjadi karena beberapa hal, antara lain

kesalahan penilai, ataupun kesalahan pemilihan metode penilaian.

Secara khusus akan dikemukakan disini beberapa kesalahan yang

bersumber pada diri penilai, yaitu :

- Efek halo.

- Central Tendency, yaitu kecenderungan penilai untuk memberikan

nilai tengah-tengah.

- Leniency/strictness Bias, yaitu kecenderungan penilai yang "terlalu

lunak" atau "terlalu keras" dalam memberikan penilaiannya.

- Prasangka pribadi.

- Recency Effect, yaitu kecenderungan penilai untuk hanya

mengingat pada peristiwa - peristiwa yang baru terjadi.

Performance Appraisal
Contoh : Ada 4 karyawan yang akan
dinilai, yaitu Amir (A), Budi (B), Candra (C)
dan Dedi (D).
A vs B ; A
Maka rangking prestasi : A
A vs C ; A
C
A vs D ; A
D
B vs C ; C
B
B vs D ; D
C vs D ; C
Performance Appraisal
Graphic Rating Scale :
Quality High Low
5 4 3 2 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Poor < Average Rata-rata
Sangat Kurang Kurang Cukup
16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
> Rata-rata Excellent
Baik Sangat Baik

Misal : 1.
Kemandirian 2.
Inisiatif 3.
Kehadiran 4.
Sikap 5.
Kerjasama

Performance Appraisal
 Critical Incident : Sangat Baik VS Sangat Buruk

1. Keamanan / Keselamatan
Prilaku Positif Prilaku Negatif
Tgl. …. Memadamkan Merokok di gudang
api kecil dengan
segera
2. Pengendalian Material
Tgl. …. Menyortir Tgl. …. Mempergunakan
dengan cepat kaca untuk cetakan
material yang
mutunya jelek

Performance Appraisal
 Contoh : Behavior Expectation Rating Scale
For : Bartender
Kategori Kinerja : Customer
Ralaton
Anda dapat mengharapkan bartender ini membantu
Sangat Baik 7
pelanggan
Anda dapat mengharapkan bartender ini untuk
Baik 6 menenangkan / mengendalikan diri jika ia terlibat dalam
konflik
Anda dapat mengandalkan bartender ini mengambil
Cukup Baik 5
keputusan sendiri pada situasi-situasi tertentu
Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk menghentikan
Cukup 4
penyajian minuman pada pelanggan yang mulai mabuk
Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk berbincang-
Kurang 3
bincang dengan pelanggan yang sendirian
Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk mencek
Sangat Kurang 2 identifikasi pelanggan muda yang baru pertama kali masuk ke
dalam bar
Anda dapat mengandalkan bartender ini untuk mengambil
Kurang Sekali 1
gelas minum yang telah kosong tanpa perlu diingatkan

Performance Appraisal
 Forced Distribution

Method Untuk 10 karyawan

Contoh :
Nama Karyawan : Departemen :
Nama Penilai : Tanggal :

Klasifikasi
10 % Terbaik 20 % Terbaik 40 % dari 20 % di bawah 20 % terjelek
karyawan rata-rata

A. Gogor B. Heri C. Hutama G. Mulyani W. Eri

K. Sinaga E. Wijaya M. Rubi
T. Sutanto
L. Robert

Performance Appraisal
 Instruksi : Alokasi 100 point di bawah ini pada anak buah Anda. Anak
buah dengan nilai maksimum adalah anak buah Anda yang terbaik.
Nama Karyawan : Departemen :
Nama Penilai : Tanggal :

Point Anak Buah

17 A. Gogor
14 B. Heri
13 K. Sinaga
11 C. Hutama
10 E. Wijaya
10 T. Sutanto
9 L. Robert
6 G. Mulyani
5 M. Rubi
5 W. Eri
100

Performance Appraisal
Nama : _____________________
Bagian : _____________________
Tanggal Mulai Bekerja : _____________________
Tanggal Penilaian Performansi Yang Lalu : _____________________
Tanggal Penilaian Performansi Sekarang : _____________________

PETUNJUK BAGI PENILAI : Isi Formulir ini menggambarkan penilaian

Anda atas performansi aktual pekerja pada jabatan yang didudukinya
sekarang. Hasil dari Penilaian Performansi ini sangat tergantung pada
keahlian dan netralitas Anda dalam menilai, serta tergantung juga
pada ketepatan keputusan yang Anda buat. Dalam melakukan
penilaian ini Anda senantiasa harus mempertimbangkan manfaat yang
dapat diambil oleh pihak perusahan, juga manfaatnya bagi pekerjaan
itu sendiri.

Performance Appraisal
 UNTUK MEMBANTU ANDA DALAM MEMBUAT SUATU ANALISIS
SECARA HATI-HATI, IKUTILAH PETUNJUK-PETUNJUK DI BAWAH INI :
1. Nilailah faktor-faktor di bawah ini satu persatu. Jangan sampai penilaian
Anda atas suatu faktor mempengaruhi penilaian Anda atas faktor yang
lainnya.
2. Penilaian yang Anda buat hendaknya berdasarkan pada persyaratan
jabatan yang ada serta pada performansi pekerja dalam jabatan tersebut,
dibandingkan dengan performansi pekerja lain yang melakukan
pekerjaan yang sama.
3. Bacalah dengan teliti uraian dari setiap faktor yang dinilai serta
spesifikasi dari masing-masing derajat penilaian sebelum Anda
menentukan keputusan penilain Anda. Berilah tanda pada kotak yang
paling mendekati penilaian Anda tersebut.
4. Setelah selesai mengisi, periksa dan tinjau kembali hasil penilaian Anda
tersebut.
5. Tuliskanlah komentar Anda pada tempat yang tersedia, untuk
menambahkan informai lain tentang pekerja yang dinilai tersebut, yang
menurut Anda penting.

Performance Appraisal