WRITING

BUSINESS
MESSAGES
Kevin Ananda Kusuma 12014000487
Ruthylin Agatha 12014000610
Margaret 12014000603
Johana Tobing 12014000823
 Adapting to Your Audience: Being
Sensitive to Audience Needs

Dengan mengadopsi kebiasaan penggunaan kata “anda” berarti anda

berbicara dan menulis dalam konteks apa yang audiens anda inginkan
dan harapkan, serta preferensi dari audiens anda.

Hindari penggunaan kata “anda” apabila akan berdampak:

•Membuat anda terkesan dictatorial
•Membuat seseorang merasa bersalah
•Tidak sejalan dengan gaya organisasi anda
Maintaining Standards of Etiquette

Etika yang baik tidak hanya mengindikasikan respect terhadap

audiens anda tetapi juga membantu untuk membina lingkungan
komunikasi yang lebih baik dengan meminimalisir reaksi emosional
yang negatif.

Gunakan langkah ekstra dalam berbicara ketika

berhadapan dengan orang yang memiliki jabatan
yang lebih tinggi atau dengan orang yang berasal
dari luar organisasi anda.
 Emphasizing the Positive
Intinya adalah: anda dapat mengkomunikasikan
berita negatif tanpa bersikap negatif.

Jika anda merasa butuh untuk mengkritisi atau mengoreksi,

jangan terpaku pada kesalah orang lain. Hindari merujuk
pada kegagalan, permasalahan, dan kekurangan. Justru
fokus terhadap apa yang audiens dapat lakukan untuk
memperbaiki situasi.

Jika anda mencoba untuk mengajak audiens untuk membeli

suatu produk, membayar suatu tagihan, atau melakukan
sebuah servis, tekankan apa keuntungan yang ada bagi
mereka. Ketika orang menyadari keuntungan dari hal tersebut,
kemungkinan besar mereka akan merespon secara positif
ajakan anda.
 Using Bias-Free Language

Penggunaan bahasa yang bebas dari bias akan menghindari kata-kata dan
ungkapan yang secara tidak adil dan bahkan tidak etis mengkategorisasikan
atau ‘menstigmatisasi’ orang.

Bias dapat terlihat dalam berbagai bentuk:

•Gender bias
•Racial and ethnic bias
•Age bias
•Disability bias
Adapting to Your Audience : Building
Strong Relationship
■ Orang
Membangun
lebih Kredilitas
cenderung Anda
bereaksi positif terhadap pesan
yang Anda berikan saat mereka memiliki kepercayaan
pada Anda

Untuk meningkatkan kredibiltas Anda, Tekankan pada

faktor-faktor berikut :
1.Honesty (Kejujuran)
2.Objectivity (ObjektiVitas)
3.Awareness of audience needs (Kesadaran kebutuhan
audiens)
 Untuk membangun, memelihara, atau memperbaiki kredibilitas Anda,
tekankan pada karakteristik berikut ini :
■ Honesty
■ Objectivity
■ Awereness of Audience Needs
■ Credentials, knowledge, and Expertise
■ Endorsements
■ Performance
■ Sincerity
 Adapting to Your Audience : Building
Strong Relationship

■ Memproyeksikan image perusahaan

Kepentingan dan reputasi perusahaan

lebih diutamakan daripada pandangan
pribadi dan gaya komunikasi
 Adapting to Your Audience : Controlling
Your Style and Tone
■ Creating a conversational tone

Sebagian besar pesan bisnis

ditujukan untuk gaya percakapan
yang hangat namun bersifat
bisnis
 Panduan untuk mengatasi nada percakapan dalam bisnis :
■ Pahami perbedaan antara texting dan writing
■ Hindari bahasa yang sombong dan basabasi
■ Hindari berkotbah dan membual
■ Hati-hati dengan keakraban
■ Hati-hati dengan humor
■ Using plain languange

Audiens dapat memahami dan bertindak berdasarkan

bahasa sederhana tanpa memahaminya berulang-ulang
■ Selecting the active or passive voice

Kalimat aktif biasanya lebih kuat

daripada kalimat pasif

Suara pasif seringkali tidak praktis, bisa jadi

tidak perlu samar, dan dapat membuat kalimat
pasif
 Composing Your Message

Choosing Powerful Words

Choosing Powerful Creating Effective Crafting Unified,

Words Sentences Coherent Paragraphs
 Understanding Denotation and
Connotation

Choosing Powerful Balancing Abstract and

Concrete Words
Words

Finding Words That

Communicate Well
 Finding Words That Communicate Well

Avoid Cliches and Be

Choosing Strong and Choosing Familiar
Careful with Use Jargon Carefully
Precise Words Words
Buzzwords
 Composing Your Message

Creating The Element Of Paragraph

Topic Sentence Support sentence Transitions

 Topic Sentence

Generally explicit & first sentence in the paragraph.

Summary of the general idea.

remind
Support Sentence

More specific than the topic sentence

provides another piece of evidence

Developed
Transitions

Connecting words

Repeated words or phrases

pronouns

Words that are frequently paired

 Five Techniques for Developing
Paragraph

Comparison or
illustration
contrast

Cause and Problem and

effect solution
Classification
WRITING MESSAGE FOR MOBILE
DEVICES
5 essential techniques writing for mobile devices:

Use a linear flow

Prioritize information from readers.

Writing Message for Mobile Devices

Create short, focused messages

Use shorter subject lines and headings

Use shorter paragraphs