PELATIHAN

ADMINISTRASI
SESI 1 KELOMPOK 1

SELASA, 18 AGUSTUS 2020

 01 02
ADMINISTRASI
LANDASAN
ADMINISTRASI

03 04
ALUR ADMINISTRASI SURAT
 APA ITU
ADMINISTRASI?
LANDASAN ADMINISTRASI
HIMAFI FMIPA UNRI
1. Undang-undang Mahasiswa No. 6 tahun 2018
2. Peraturan Mahasiswa FMIPA No 3 tahun 2018
3. SOP ADMINISTRASI HIMAFI
 ALUR ADMINISTRASI HIMAFI FMIPA UNRI

SEKRETARIS UMUM

SEKRETARIS DIVISI

SEKRETARIS
PELAKSANA
Alat Kelengkapan Administrasi HIMAFI FMIPA UNRI

1. Buku Tamu
2. Presensi Pengurus
3. Buku Surat Masuk dan
Keluar
4. Buku Rapat
5. Biodata Pengurus
6. Daftar Inventaris
7. Struktur Kepengurusan
8. Timeline Program Kerja
9. Alat Tulis dan Cetak Kantor
10. Arsip Surat Masuk dan Keluar 11. Form Peminjaman Inventaris
12. Daftar Inventaris HIMAFI FMIPA UNRI
13. Buku Agenda Bupati Mahasiswa dan Wakil
Bupati Mahasiswa
14. Map Holder
15. Kotak Surat
SURAT
bagaimana cara membuat surat yang
benar?
 Pembuatan KOP Surat

Peletakan logo lembaga berada disebelah kiri paling atas.

Nb : Jika terdapat lebih dari satu logo, maka urutannya mengikuti dimulai dari logo yang tinggi
ke logo yang rendah dan peletakannya tetap berada disebelah kiri.

Identitas dan narahubung lembaga dibuat rata tengah dan italic.

 Format Penomoran Surat HIMAFI FMIPA
UNRI
1. Surat Sekretaris Umum
Nomor Surat/Kode_Surat/Kode_HIMAFI-Fakultas/Kode_Universitas/Kode_Tujuan/Bulan/Tahun
 Format Penomoran Surat HIMAFI FMIPA
UNRI
2. Surat Sekretaris Divisi
Nomor_Surat/Kode_Surat/Kode_Divisi/Kode_HIMAFI-
Fakultas/Kode_Universitas/Kode_Tujuan/Bulan/Tahun
 Format Penomoran Surat HIMAFI FMIPA
UNRI
3. Surat Sekretaris Pelaksana Kepanitiaan
Nomor_Surat/Kode_Surat/Kode_Acara/Kode_HIMAFI-
Fakultas/Kode_Universitas/Kode_Tujuan/Bulan/Tahun
 Tata Cara Penomoran Surat Keluar
HIMAFI FMIPA UNRI

a. Nomor surat menggunakan angka latin dengan 3 (tiga) digit angka

b. Penomoran surat dilakukan secara berurutan.
c. Jika pengeluaran nomor surat sampai 999, maka nomor surat yang selanjutnya dikeluarkan adalah 001.
d. Penomoran dibedakan apabila kode dan/atau tanggal pada surat tersebut berbeda, kecuali surat
keputusan dan ketetapan dibedakan apabila kode dan/atau hal dan/atau tanggal.
e. Nomor surat yang dikeluarkan divisi mengikuti penomoran surat Sekretaris Umum.
Contoh: 001/SPT/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
002/SPH/Div-PPA/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
f. Nomor surat yang dikeluarkan panitia pelaksana mengikuti penomoran baru dimulai dari 001 dan
seterusnya.
Contoh: 001/SPH/Panpel-LKO/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
002/SPJ/Panpel-LKO/HIMAFI-F3/UNRI/KE/V/2019
 Apa saja jenis-jenis surat?

SU SR SPM MOU
(Surat Undangan) (Surat Rekomendasi) (Surat pemanggilan) (Surat perjanjian)

SPH MDT SK SRTF

(Surat Permohonan) (Surat Mandat) (Surat Keputusan) (Sertifikat)

SPJ SKT TAP

(Surat Peminjaman) (Surat Keterangan) (Surat Ketetapan)

SPT SP ST
(Surat (Surat Peringatan) (Surat Tugas)
Pemberitahuan)
 Kode Divisi
a. Divisi Kaderisasi : Div-KDR
b. Divisi Advokasi : Div-ADV
c. Divisi Pengembangan Potensi Akademik : Div-PPA
d. Divisi Pengembangan Potensi Minat dan Bakat : Div-PMB
e. Divisi Informasi dan Komunikasi : Div-INF
f. Divisi Sosial dan Relasi : Div-SNR
g. Divisi Dana dan Usaha : Div-DNS
 Kode Tujuan Surat

KE
Surat Keluar Eksternal

KI
Surat Keluar Internal
SUSUNAN SURAT

KOP
Surat

Nomor Surat
Lampiran (Jika
Perihal atau ada)
Hal
Nama dan
Alamat
Penerima
SUSUNAN SURAT Salam
Pembuka

Pembukaan

Isi Surat

Penutup

Salam Penutup
SUSUNAN SURAT
Tempat dan
Tanggal Surat

Nama dan Jabatan

SUSUNAN SURAT
Tempat dan
Tanggal Surat

Nama dan Jabatan

 SUSUNAN SURAT

Disposisi Surat dari

Sekretaris Umum

Posisi Stempel yang

benar
SUSUNAN SURAT

Contact Person

Footer Surat
FORMA
T
SURAT
 Alur Surat
CREDITS: This presentation template was created by
Slidesgo, including icons by Flaticon, and infographics &
images by Freepik and illustrations by Stories

HIMAFI
FMIPA UNRI
Alur Surat Masuk
HIMAFI FMIPA UNRI

Alur Surat Keluar

HIMAFI FMIPA UNRI
A. A. Alur Surat Masuk HIMAFI FMIPA UNRI

1. Surat yang diterima oleh pengurus HIMAFI FMIPA UNRI wajib diberitahu
kepada Sekretaris Umum atau Staff Ahli Kesekretariatan.
2. Apabila terdapat surat dengan hal Undangan dapat langsung menghubungi Staff
Ahli Protokoler agar dapat dikonfirmasi oleh Bupati Mahasiswa/Wakil Bupati
Mahasiswa.
3. Apabila terdapat surat dengan hal Permohonan agar dapat langsung
menghubungi Sekretaris Umum dan surat dengan hal Peminjaman dapat
langsung diinformasikan kepada Staff Ahli Rumah Tangga.
4. Pengirim surat diarahkan untuk mengisi buku surat masuk yang telah
disediakan.
5. Surat yang diterima ditempel pada papan surat sesuai dengan kode surat yang
diterima.
6. Staff Ahli Arsip Data bertanggung jawab penuh dalam seluruh surat yang
B. Alur Surat Keluar HIMAFI FMIPA UNRI

1. Surat yang akan dikeluarkan harus dicetak selambat-lambatnya 3 hari

sebelum kegiatan.
2. Surat dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan Sekretaris Umum.
3. Surat yang telah selesai dibuat harus dikonfirmasi kepada Sekretaris Umum.
4. Jika surat salah, Sekretaris Divisi/Sekretaris Pelaksana akan dihubungi oleh
Sekretaris Umum agar surat diperbaiki dan dicetak.
5. Jika sudah benar, khusus Sekretaris Divisi nomor surat keluar diminta kepada
Sekretaris Umum.
6. Surat dicetak dengan didampingi oleh Sekretaris Umum.
7. Nomor surat yang telah digunakan disilang pada daftar nomor surat keluar
yang telah disediakan.
8. Setelah surat didisposisi Sekretaris Umum dan semua tempat tanda tangan
telah ditandatangani dan distempel, surat wajib di fotocopy untuk arsip.
9. Surat keluar untuk arsip langsung diarsipkan oleh Staff Ahli Arsip Data.
THANKS!