SISTEM PENGENDALIAN

MANAJEMEN

BY : Dra. Jeanne Asteria Wawolangi, M.Si.,Ak.

PENDAHULUAN
Suatu organisasi yang menjalankan sejumlah aktivitas memulai
kegiatannya dengan melakukan proses perencanaan. Perencanaan
dilakukan melalui aktivitas yang melibatkan individu-individu.
Aktivitas individu ini diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Yang sering dilupakan adalah adanya kesadaran individu sebagai
makhluk juga mempunyai keinginan keinginan atau tujuan
pribadi. Tujuan pribadi seseorang bisa selaras dengan tujuan
organisasi bisa juga tidak selaras. Ketidakselarasan tujuan
mengakibatkan tujuan organisasi atau tujuan individu tidak
tercapai. Untuk itulah diperlukan suatu pengendalian kerja
sehingga tujuan individu dapat selaras dengan tujuan organisasi.
Salah satu alat untuk mencapai hal tersebut adalah adanya suatu
sistem pengendalian manajemen yang baik.
KONSEP DASAR
Konsep dasar ini akan menjadi acuan bagi pembahasan
kali ini.
1. Sistem
Sistem adalah suatu kegiatan yang telah ditentukan
caranya dan biasanya dilakukan berulang-ulang. Dalam
konteks sistem pengendalian manajemen, maka sistem
adalah sekelompok kompoten yang masing-masing
saling menunjang dan membentuk satu kesatuan. Dapat
dikatakan bahwa sistem berupa hal yang ritmis,
berulang kali terjadi atau langkah-langkah terkoordinasi
yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Pengendalian
Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan
standart, dengan menerima umpan balik berupa kinerja
sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika
kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang
telah direncanakan sebelumnya. Setiap aktivitas kehidupan kita
membutukan suatu pengendalian terhadap apa yang sedang dan
telah dilakukan
3. Manajemen
salah satu pengertian manajemen adalah seni mencapai tujuan
melalui tangan orang lain. Pengertian manajemen yang lain adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian pekerjaan anggota organisasi, serta pengendalian
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Suatu
organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerjasama.
Organisasi tersebut tentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai.
 Gambar 1.1 Elemen Proses Pengendalian
2. Assesor
Alat Kontrol Diperbandingkan
dengan standart

1. Detektor 3. Efektor, Perilaku

Informasi yang diamati Yang mengubah
tentang apa yang komunikasi jika perlu
sedang terjadi.

Sesuatu yang sedang

diawasi

Sumber : Anthony dan Govindarajan, Management Control System, 8th Ed., (Chicago: irwin, 1995), hal. 4
 Gambar 1.3. Hubungan antara Pengendalian
Manajemen dan Aktivitas Lainnya
Aktivitas Sifat Produk Akhir
Perumusan
Tujuan, Strategi dan Kebijakan
Strategi

Pengendalian
Implementasi Strategi
Manajemen

Kinerja efisiensi dan

Pengendalian
efektifitas tugas-tugas
Tugas
individual

Sumber : Anthony dan Govindarajan, Management Control System, 8th Ed., (Chicago: irwin, 1995), hal. 9
 Gambar 1.4 Kerangka Kerja Implementasi
Strategi

Pengendalian
Manajemen

Struktur Manajemen
Strategi Organisasi Sumber Kinerja
Daya

Budaya

Sumber : Anthony dan Govindarajan, Management Control System, 8th Ed., (Chicago: irwin, 1995), hal. 9
4. Proses pengendalian manajemen
Pengendalian Manajemen melibatkan hubungan antara
atasan-bawahan. Pengendalian dilakukan melalui dari
tingkat atas hingga ke bawah. Proses ini meliputi 3 aktivitas :
5. Komunikasi
Komunikasi dimaksudkan agar bawahan bertindak secara
efektif, mereka harus tau apa yang diharapkan dari mereka.
2. Motivasi
Bawahan harus diberi motivasi untuk menyelesaikan tugas
nya
3. Evaluasi
Efisien atau efektifnya seorang bawahan melakukan tugasnya
harus dievaluasi terlebih dahulu oleh manajer.
 LINGKUNGAN PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen sebenarnya merupakan suatu

proses. Dalam proses tersebut dipengaruhi oleh faktor-faktor
lingkungan. Dua aspek penting dari lingkungan tersebut
adalah eksternal dan internal. Faktor internal dalam hal ini
adalah struktur organisasi, faktor perilaku, dan faktor
budaya. Satu faktor penting adalah baik lingkungan internal
maupun eksternal bervariasi pada setiap organisasi sehingga
pengaruhnya terhadap proses pengendalian manajemen juga
akan berbeda. Berikut ini diuraikan faktor lingkungan yang
berpengaruh terhadap pengendalian manajemen yang
meliputi perilaku organisasi dan pusat-pusat
pertanggungjawaban.
 PERILAKU ORGANISASI
Proses pengendalian manajemen tetap meletakkan manusia sebagai aktornya.
Artinya ada proses mempengaruhi terhadap pencapaian tujuan organisasi. Beberapa
karakteristik organisasi yang mempengaruhi proses tersebut, terutama berkaitan
dengan perilaku anggota dalam suatu organisasi. Suatu organisasi mempunyai tujuan
dan fungsi pengendalian manajemen adalah mendorong anggota organisasi mencapai
tujuan. Disinilah faktor keselarasan tujuan masingmasing anggota organisasi dalam
pencapaian tujuan organisasi.
Strategi organisasi mempunyai pengaruh yang penting atas struktur
organisasinya. Berbagai bentuk struktur organisasi pada gilirannya mempengaruhi
bentuk Sistem Pengendalian Manajemen yang akan diterapkan. Struktur organisasi
berkaitan erat dengan proses penyusunan struktur organisasi itu sendiri.
  Perilaku organisasi juga berkaitan erat dengan motivasi, Kemampuan seorang
manajer atau pimpinan suatu organisasi dalam memotivasi, mempengaruhi,
mengarahkan dan berkomunikasi dengan para bawahannya akan menentukan
efektifitas manajer. Motivasi merupakan kegiatan yang mendorong, menyalurkan dan
memelihara perilaku manusia. Motivasi bukan hanya satu-satunya faktor yang
mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Dua faktor lainnya yang terlibat adalah
kemampuan individu itu sendiri dan pemahaman tentang perilaku yang diperlukan
untuk mencapai prestasi yang tinggi atau disebut persepsi peranan.
 PUSAT PERTANGGUNGJAWABAN
Suatu organisasi dibagi menjadi bagian-bagian yang disebut pusat
pertanggungjawaban yakni suatu unit yang membawahi suatu tugas
tertentu. Unit organisasi ini dikepalai oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
Umumnya suatu organisasi terdiri dari beberapa pusat
pertanggungjawaban yang masing-masing ditunjukkan dalam satu
kotak diagram organisasi. Adanya suatu pusat pertanggungjawaban ini
adalah untuk memenuhi satu atau beberapa tujuan yang telah
ditetapkan oleh manajemen puncak. Tujuannya adalah
mengimplementasikan rencana strategi manajemen puncak. Secara
garis besar pusat pertanggungjawaban ini dibedakan menjadi:
1. pusat biaya
2. pusat pendapatan
3. pusat laba
4. dan pusat investasi.
 PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN
Suatu proses pengendalian manajemen terutama berkaitan
dengan perilaku. Proses ini melibatkan interaksi
antarmanajer dan manajer dengan bawahannya. Manajer
tersebut berbeda dalam hal kemampuan teknis, gaya
kepemimpinan, kemampuan interpersonal, pengalaman,
pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan suatu
keputusan, sikap mereka ke arah kesatuan, dan lain-lain.
Proses pengendalian manajemen formal meliputi
kegiatankegiatan:
(1) perencanaan strategi
(2) penyusunan anggaran
(3) Pelaksanaan
(4) evaluasi.
PERBEDAAN PERUMUSAN STRATEGI DAN PENGENDALIAN
MANAJEMEN
Seperti telah diuraikan di atas, perumusan strategi adalah proses untuk
menetapkan suatu strategi baru, sementara pengendalian manajemen
adalah proses memutuskan bagaimana menerapkan strategi tersebut.
Perbedaan terpenting dari dua hal di atas adalah perumusan strategi
merupakan hal yang tidak sistematis. Apabila ada ancaman atau ide
baru maka diperlukan perumusan strategi yang baru, sementara
ancaman atau ide baru tersebut tidak datang pada kurun waktu yang
bersamaan. Seperti disebutkan, perumusan strategi kadang-kadang
hanya melibatkan bagian organisasi saja yang tentu hanya merubah
satu diantara sekian banyak strategi dimana strategi yang lain tidak
terpengaruh. Untuk itu proses pengendalian manajemen perlu
melibatkan seluruh bagian karena salah satu aspek terpenting dari
proses tersebut adalah menjamin adanya koordinasi atas berbagai
bagian dalam perusahaan.
 PENGENDALIAN TUGAS
Pengendalian tugas adalah proses yang menjamin bahwa tugas
yang telah ditentukan dikerjakan secara efisien dan efektif.
Pengendalian tugas cenderung ke kegiatan operasional. Aturan-
aturan harus dibuat secara berurutan. Namun tidak semua tugas
harus dijelaskan secara berurutan. Seorang Insinyur, peneliti atau
konsultan hukum menjalankan tugas yang tidak rutin, sehingga
tidak diperlukan aturan yang baku. Yang diperlukan adalah
pedoman umum untuk melaksanakan tugasnya.
Banyak informasi yang ada dalam suatu organisasi merupakan
informasi pengendalian tugas, misalnya order dari pelanggan,
jumlah barang yang dipakai dalam proses produksi atau jumlah
uang yang dikeluarkan untuk biaya operasional. Dapat
disimpulkan bahwa pengendalian tugas ini lebih banyak berkaitan
dengan pengendalian terhadap tugas dalam bentuk instruktif.
 PERBEDAAN ANTARA PENGENDALIAN T
UGAS DAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
Dari uraian di atas, perbedaan terpenting adalah pengendalian tugas lebih merupakan
sesuatu yang scientific, sementara pengendalian manajemen tidaklah demikian, karena
faktor manusia merupakan unsur penting dalam proses pengendalian manajemen, dan
manusia tidak bisa hanya diungkapkan atas dasar suatu persamaan. Dalam pengendalian
manajemen manajer berinteraksi dengan manajer lainnya, sementara dalam
pengendalian tugas interaksi karyawan dengan orang lain relatif kecil. Sistem
pengendalian manajemen pada dasarnya sama untuk seluruh organisasi. Sebaliknya
masing-masing tugas akan berbeda satu organisasi dengan organisasi lainnya. Dalam
pengendalian manajemen fokusnya adalah pada satu unit organisasi, sementara dalam
pengendalian tugas adalah satu bagian tugas dari suatu unit organisasi. Pengendalian
manajemen berhubungan dengan seluruh kegiatan perusahaan, dan manajer
memutuskan apa yang harus dilakukan, sedangkan Pengendalian tugas berhubungan
dengan satu tugas tertentu dan hanya sedikit diperlukan pertimbangan atas apa yang
dilakukan.

Untuk lebih memperjelas perbedaan diantara ketiga jenis fungsi, yaitu perumusan
strategi, pengendalian manajemen dan pengendalian tugas, pada gambar 1.5. dipaparkan
contoh keputusan yang diambil dalam fungsi perencanaan dan pengendalian.
HUBUNGAN PENGENDALIAN MANAJEMEN
DENGAN AKUNTANSI MANAJEMEN
Seperti diketahui ada dua tipe akuntansi yakni akuntansi keuangan
dan akuntansi manajemen. Akuntansi keuangan berhubungan
dengan pelaporan keuangan untuk pemegang saham, analis
investasi atau pihak lain, dimana diatur oleh Prinsip Akuntansi
yang lazim pada suatu negara tertentu. Akuntansi manajemen
berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen
atau pihak lain dalam satu organisasi. Akuntansi manajemen
mempunyai tiga sub lagi yakni Full Cost Accounting, Differential
Accounting dan Pengendalian Manajemen (Akuntansi
Pertanggungjawaban). Ketiga bidang ini diatur oleh prinsip yang
berbeda namun sistem akuntansi yang digunakan pada prinsipnya
sama. Banyak informasi yang bisa dijadikan satu bentuk tunggal
dan digunakan untuk satu dari tiga bidang di atas.
 Gambar 1.5. Contoh Keputusan dalam
fungsi perencanaan dan pengendalian
Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas
 Akuisisi bisnis yang  Memperkenalkan  Koordinasi masuknya
tidak berhubungan. produk baru atau merk pesanan
 Memasuki bisnis baru. pada lini produk
 Penjadwalan produksi
 Menambah penjualan  Mempeluas pabrik
 Pemesanan iklan di tv
(direct mail)  Menentukan anggaran
 Pengelolaan aliran kas
 Mengubah rasio iklan
 Pemesanan kembali
utang/modal  Menerbitkan utang
suatu barang
 Perencanaan kebijakan baru
 Menjalankan proyek
spekulasi persediaan.  Memutuskan tingkat
penelitian individu
 Memutuskan besar dan persediaan
arah penelitian.  Pengendalian organisasi
penelitian

Sumber : Anthony dan Govindarajan, Management Control System, 8th Ed., (Chicago: irwin, 1995), hal. 16
 Gambar 2.1. Konsep Strategi
Analisis Analisis Internal
Lingkungan Keuangan
Ekonomi Manajerial
Politik Fungsional
Teknologi Organisasional
Peraturan Budaya
Sosial

Kekuatan
Kesempatan dan
dan Kelemahan
Ancaman
Penentuan
Penentuan Kemampuan
Kesempatan
Mencocokan
Kemampuan dengan
Kesempatan

Strategi Pasar Produk

Perusahaan
 Gambar 2.2 Dua Tingkatan Strategi
Tingkatan
Pilihan strategis
Tingkat Strategi Isu-Isu Strategis yang dilakukan Organisasi yang
Terlibat
Tingkatan Apakah kita berada Bisnis tunggal Kantor Pusat
Perusahaan dalam bauran bisnis diversifikasi
yang tepat ? Bentuk berhubungan
bisnis apa yang akan diversifikasi tak
dilakukan berhubungan
Bagaimana
Tingkatan Unit Seharusnyamisi unit Membangun Kantor pusat dan
Usaha usaha ? menahan memanen manajer unit usaha
divestasi
Bagaimana Biaya yang rendah Manajer unit usaha
seharusnya unit diferensiasi
usaha bersaing
untuk mewujudkan
misinya ?