Perencanaan SDM (HRIS)

SISA01 – Administrasi HR dan HRIS

Dosen :
Dr. Sri Restu Ningsih, M.Kom
 Pendahuluan
Administrasi HRM berhubungan dengan kinerja yang efisien dari
kegiatan transaksional HRM, seperti pencatatan, memperbarui
kebijakan dan materi informasi untuk portal “swalayan”,
menghasilkan dan menyebarluaskan laporan internal, mematuhi
pelaporan eksternal yang diamanatkan oleh pemerintah, ataupun
mengelola kontrak kerja.
 Dukungan Teknis untuk Analisis Job
Sasaran utama departemen HR adalah memastikan organisasi
memiliki ketersediaan orang-orang yang akan bekerja, dan
memastikan mereka mengerjakan job yang tepat untuk
memaksimalkan kapasitas produktivitas organisasi. Oleh
karenanya, organisasi harus mengetahui apa yang dibutuhkan
suatu job: knowledge, skill, dan abilities.
Analisis job adalah proses tersistematis dalam memperoleh
informasi tentang job dengan menentukan kewajiban, tugas, atau
aktivitas.
 Dukungan Teknis untuk Analisis Job:
Pendekatan dan Teknik
Fase analisis job:
O Mengenali sumber informasi tentang job. Sumber terbaik adalah
pemegang jabatan dalam job tersebut atau supervisornya.
O Mengenali jenis informasi job yang dibutuhkan. Informasi termasuk
tugas, tanggung jawab, kebutuhan knowledge, standar kinerja,
konteks job, dan peralatan yang digunakan.
O Menentukan metode yang tepat untuk mengumpulkan data job.
Tekniknya seperti wawancara, kuesioner, observasi, dan focus group.
O Pertimbangkan menggunakan teknik yang terstandarisasi untuk
menganalisis job. Contoh: PAQ( position analysis questionnaire), dsb.
 Dukungan Teknis untuk Analisis Job:
Aplikasi HRIS
Pemanfaatan teknologi, termasuk alat analisis job berbasis web,
telah meningkatkan ketersediaan informasi yang mendukung
analisis job, mengurangi biaya pengumpulan informasi, dan
meningkatkan kenyamanan pengumpulan dan analisis informasi.
Mempertahankan deskripsi job yang akurat juga dapat dibantu oleh
HRIS. Contohnya service-oriented architecture (SOA) dengan self-
service portal. Portal ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa
deskripsi pekerjaan tetap akurat dan tepat waktu. Dampaknya
akan dapat mendukung aktivitas HRP (human resource planning).
 Administrasi HRM dan Pendekatan Organisasi

Awalnya, manajer HR merangkap sebagai staf tambahan untuk

organisasi, pengawas transaksi harian yang terkait dengan
mempekerjakan, membayar, atau melatih karyawan dan melaporkan
masalah karyawan.
Hari ini, perangkat keras komputer dan paket perangkat lunak yang
menyertainya menawarkan dukungan yang cukup besar untuk transaksi
SDM harian dan membuatnya cenderung untuk bergerak di luar
pendekatan administratif terbatas yang tersedia bagi manajer SDM pada
tahun 1950an itu. HR professional modern menggunakan teknologi lebih
efektif, yang mendukung aktivitas administrasi dan mengurangi biaya
organisasi saat meningkatkan akurasi data, produktivitas karyawan, dan
pelayanan pelanggan.
 Service-Oriented Architecture (SOA)
SOA adalah paradigman untuk mengorganisir dan memanfaatkan
kemampuan komputasi terdistribusi yang berada di bawah kontrol
kepemilikan yang berbeda wilayah. Berfokus pada memberikan
pelayanan secara menyeluruh untuk menambah nilai tujuan bisnis
organisasi.
SOA adalah kumpulan layanan internal dan eksternal yang dapat
mengkomunikasikan pertukaran data atau koordinasi antara
layanan dengan tujuan bisnis yang dicapai.
 Service-Oriented Architecture (SOA)
SOA ditingkatkan oleh XML (eXtensible Markup Language). XML
mengkombinasikan teks dan informasi lain tentang teks seperti
strukturnya, mengizinkan data sharing melintasi berbagai sistem
ifnromasi melalui internet. Lebih lanjut, XML membantu
meningkatan teknologi interface melalui platform dan protocol
sendiri, seperti keamanan dan transaksi.
 Kemampuan HRIS dengan SOA & XML
O Peningkatan keamanan
O Peningkatan kinerja
O Menambah kemampuan audit
O Meningkatkan kemampuan perubahan
O Dapat menjadi struktur administrasi HR alternatif
 Pendekatan Administratif HR (1)
O Self-service portal, adalah akses poin elektronik untuk informasi
HRM organisasi, seperti kebijakan perusahaan, jadwal benefit
karyawan, data gaji personal karyawan. Portal ini dapat diakses
melalui komputer organisasi dan intranet, ataupun dengan remot.
O Shared-service center, adalah adalah kelompok HRM yang
didukung teknologi yang berfokus pada penciptaan nilai dengan
memberikan layanan terbaik kepada pelanggan internal sambil
mengurangi biaya melalui peningkatan efisiensi dan peningkatan
berkelanjutan.
 Pendekatan Administratif HR (2)
O Human resource outsourcing, adalah praktik kontrak dengan
vendor untuk melakukan layanan dan kegiatan SDM.
O Offshoring, adalah perpanjangan dari outsourcing yang
melibatkan kontrak dengan vendor di luar batas negara untuk
menghasilkan penghematan biaya tambahan atau mendapatkan
keuntungan lain atas outsourcing domestik saja.
 Self-Service Portals
Employee self-service (ESS) portal menyediakan sarana elektronik
bagi karyawan organisasi untuk mengakses layanan dan informasi
SDM-nya. Portal semacam ini menyediakan kemampuan sign-on
tunggal bagi karyawan, yang dapat secara individu menyelesaikan
transaksi untuk data pribadi mereka. Contohnya, karyawan dapat
menambahkan data pribadi mereka ke dalam portal seperti
penambahan jumlah anak (yang berguna untuk hak tunjangan).
 Self-Service Portals
Manager self-service (MSS) portal, dirancang untuk
memungkinkan manajer dapat melihat informasi yang luas
mengenai bawahan mereka dan melakukan banyak tugas
administratif secara elektronik, termasuk fungsi SDM tradisional.
Sebagai contoh, manajer dapat menyelesaikan permintaan kerja
dan melihat resume calon pelamar.
 Keuntungan Self-Service Portals untuk
Administrasi HR
O Meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan kepada karyawan
dan manajer.
O Menyederhanakan perubahan dan pemeriksaan rutin.
O Mengurangi jumlah pemeriksaan transaksi yang membutuhkan
keterlibatan staf HR langsung.
O Meningkatkan kepuasan karyawan.
O Memfasilitasi kemudahan dalam mengakses informasi HR.
O Membantu karyawan memastikan data personal yang penting.
 Kerugian Self-Service Portals untuk
Administrasi HR
O Meningkatkan kemungkinan pelanggaran keamanan dan hasil
negatif terkait pelanggaran tersebut.
O Karyawan khawatir bahwa data mereka dalam HRIS organisasi
dapat disalahgunakan.
O Karyawan merasa privasi mereka diserbu ketika organisasi gagal
membatasi akses ke data pribadi yang disimpan di HRIS.
 Shared-Service Center
Shared service adalah strategi kolaboratif dimana (satu atau lebih)
staf fungsional dari sebuah perusahaan yang dikonsentrasikan
dalam organisasi semi-otonom dan dikelola seperti unit bisnis
untuk mempromosikan efisiensi yang lebih besar, pembangkitan
nilai dan peningkatan layanan bagi pelanggan internal.
 Elemen Shared-Service Center
O Sentralisasi atau desentralisasi proses bisnis.
O Menggunakan skala ekonomi untuk mengurangi biaya unit.
O Mengembangkan model CRM untuk meningkatkan kesesuaian
dengan kebutuhan pelanggan.
O Berkonsentrasi pada pengurangan biaya untuk meningkatkan
daya kompetitif.
O Menyebarkan quality tools untuk memastikan proses continuous
improvement.
 Keuntungan Shared-Service Center untuk
Administrasi HR
O Memungkinkan manajer administrasi HR untuk fokus dalam
memberikan transaksi yang tepat waktu dan berkualitas tinggi
yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan perusahaan,
seperti mewajibkan pelaporan pemerintah.
O Menghapus hambatan buatan yang melekat dalam rangkaian
aktivitas yang umum dalam organisasi, hingga memperlancar
proses kerja dan komunikasi.
 Kerugian Shared-Service Center untuk
Manajer HR
O Dapat menyebabkan depersonalisasi.
O Dapat menyebabkan pergeseran kekuatan yang tak terduga
dalam organisasi.
 Outsourcing dan HRIS
Outsourcing adalah praktik kontrak dengan vendor untuk
melakukan layanan dan kegiatan HR. HR outsourcing sangat
beragam dengan banyak provider berbeda yang menjawab
kebutuhan berbeda antar organisasi. Kontrak outsourcing haru
mencakup persetujuan harga spesifik, kinerja yang diharapkan dan
ukuran terkait, serta syarat dan kondisi. Manajer administrasi HR
akan memerlukan bantuan yang signifikan dari berbagai kelompok
seperti departemen hukum, operasi dan sistem informasi dalam
organisasi untuk membuat dan memantau kontrak, memastikan
bahwa organisasi tersebut terlindung secara memadai dari
penyedia outsourcing yang tidak kompeten atau tidak etis.
 Keuntungan HR Outsourcing (HRO)
O Keuntungan strategis, mencakup kemampuan organisasi
untuk lebih fokus pada inti utama bisnis dengan mengubah
fungsi HR.
O Keuntungan finansial, dengan HRO perusahaan dapat
mengurangi biaya berkelanjutan bagi karyawan dan
software.
 Kerugian HR Outsourcing (HRO)
O Organisasi susah mencapai sasaran dan tujuan strategis.
O Kehilangan kepakaran institusi dalam fungsi yang di-
outsource-kan.
 Offshoring dan HRIS
Offshoring adalah ekspansi outsourcing HR yang melibatkan
pengiriman kerja keluar dari negara dengan vendor yang berlokasi
di negara tersebut.
Alasan perusahaan mempertimbangan offshoring:
O Menghemat biaya
O Meningkatkan kualitas
O Meningkatkan time to market
O Meraih sejumlah skill
O Dsb.
 Jenis Offshoring HR
O Offshore outsourcing: hubungan kontrak tradisional dengan
perusahaan yang ada. Jenis ini tidak terlalu beresiko .
O Offshore ownership: termasuk membuka anak perusahaan baru
di negara asing, memasuki usaha patungan dengan perusahaan
yang ada di negara itu, atau membeli perusahaan yang sudah
ada. Jenis ini lebih beresiko disbanding jenis offshore
outsourcing.
 Jenis Offshoring HR
O Offshore outsourcing: hubungan kontrak tradisional dengan
perusahaan yang ada. Jenis ini tidak terlalu beresiko .
O Offshore ownership: termasuk membuka anak perusahaan baru
di negara asing, memasuki usaha patungan dengan perusahaan
yang ada di negara itu, atau membeli perusahaan yang sudah
ada. Jenis ini lebih beresiko disbanding jenis offshore
outsourcing.
 Kesimpulan
Manajer administrasi HR memiliki beberapa pilihan pendekatan
yang berkontribusi pada sasaran dan pengurangan biaya,
peningkatan efisiensi, dan peningkatan layanan level untuk
pelanggan internal.
Manajer administrasi HR harus paham dampak keputusan mereka
pada fungsi admnistratif spesifik.