Penulisan Surat Dinas

Eulis Sumiati
Surat dinas/ resmi juga adalah surat yang
dapat dikirim untuk keperluan resmi
seperti untuk kepentingan administrasi
dari lembaga pemerintahan, bisnis, dan
lainnya.

Surat Dinas / Resmi

Kepala pos
Tanggal
Nomor
Alamat tujuan
Pembuka pembuka
Isi suratnya
Salam dekat
Pengirim surat itu
Inisial

Bagian Isi surat Dinas

Fungsi utama surat resmi sama dengan fungsi surat
pada umumnya. Surat resmi pada dasarnya adalah alat
komunikasi antara dua pihak. Selain itu, surat resmi
juga memiliki fungsi sekunder berikut.
Dokumentasi tertulis – Surat itu digunakan sebagai
bukti “hitam putih”. Misalnya dalam perjanjian.
Alat pengingat – Surat digunakan untuk
mengingatkan hal-hal yang terlupakan. Misalnya surat
yang telah disimpan atau diarsipkan.
Bukti sejarah – Surat digunakan untuk memeriksa
kondisi orang, organisasi, atau sejarah suatu bangsa.
Misalnya huruf R. A. Kartini dan Supersemar.

Fungsi Surat Dinas

Kop surat adalah sebuah bentuk dari
identitas yang singkat tentang kantor,
lembaga, dan organisasi yang mengirim
surat sehingga kop surat biasanya disusun
dan akan dicetak dalam bentuk yang
menarik.
Pada bagian ini surat terdiri dari lebih dari
satu lembar dan berada di halaman pertama
dengan halaman yang tidak dibenarkan
dengan kop surat.

Struktur Surat Dinas

Dalam hal ini adalah sebuah dokumen yang resmi dan
akan dikeluarkan dengan menunjukkan urutan dalam
penerbitan surat-surat itu yang memiliki kode sendiri.
Dan dalam bentuk angka atau kombinasi huruf yang
termasuk dalam penomoran organisasi sesuai dengan
nomor file atau buku agenda dari huruf dan memiliki
kegunaan berikut.
Mengetahui jumlah huruf yang keluar
Penyimpanan lebih mudah
Pengarsipan lebih mudah
Mempercepat semua proses dalam penyelesaian
Memfasilitasi surat yang akan diperlukan

B. Nomor surat
C. Jumlah surat
Jumlah surat adalah salah satu bentuk surat resmi yang selalu
dilengkapi dengan topik dan berguna untuk pembaca surat, dengan
menentukan topik yang akan dibahas dalam surat itu senditri.
D. Alamat Surat
Alamat surat adalah salah satu bentuk dengan tujuan pengiriman
surat yang menunjukkan di mana surat itu akan dibuat harus
selengkap menulis di amplop surat.
E. Kalimat pembukaan
Kalimat pembuka adalah salah satu bagian pertama dari isi surat
dan akan berfungsi unutk membukanya.
Sebagai pengantar isi surat
Menarik perhatian pembaca
Tautkan surat pada yang sebelumnya
F. Isi surat
Isi surat adalah sebuah pernyataan yang dikirimkan dengan
menyampaikan niatnya yang melalui isi surat itu dengan berisi waktu,
tempat, dan acara.
Tentukan urutan tujuan yang akan dikirim
Tuliskan setiap niat dalam kalimat yang mudah dimengerti
Hindari singkatan dan akronim yang tidak biasa
Perhatikan bentuk huruf dan penulisan bagian-bagiannya
G. Kalimat penutup
Kalimat penutup adalah salah satu bagian terakhir dari isi surat itu
dengan menentukan isi dari kalimat terakhir dengan surat yang berisi
harapan dan ucapan terima kasih.
Perhatikan contoh berikut.
Kami berharap dapat lebih mengembangkan kerja sama yang baik.
Semoga informasi ini dapat bermanfaat.
1. Surat pengantar
Surat pengantar adalah salah satu bentuk surat
yang dapat digunakan untuk meminta bantuan
dan dukungan keuangan, dari staf pengajar atau
konsultan dan dapat diaplikasikan dalam agen
atau dengan posisi yang lebih tinggi.
2. Surat pesanan
Surat pesanan adalah salah satu bentuk surat
dengan layanan yang dikirim ke dari satu atau
lebih orang untuk melakukan tugas-tugas yang
tertentu dari suatu organisasi dan perusahaan.

Macam Macam Surat Dinas

Nama lembaga, instansi atau perusahaan.
Alamat Lengkap perusahaan, lembaga
atau instansi.
Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor
telpon, fak atau email.
Kode Pos
Logo dari lembaga, perusahaan, atau
instansi.

Kepala Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan
yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat
tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah
dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak
perlu ditulis kembali, cukup tangganya saja. Lokasi
penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada
di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat.
Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal
surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah
dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.
Contoh : Bandung, 15 September 2020.

Tempat dan Tanggal Surat

Lampiran surat merupakan suatu
dokumen tambahan yang di lampirkan ke
dokumen utama. Lampiran biasanya berisi
dokumen pendukung yang menguatkan
dokumen utama seperti foto kegiatan,
laporan keuangan lebih mendetail dan lain
sebagainya.

Lampiran Surat
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Berikut ini
adalah kaidah-kaidah penulisan lampiran.
:: Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
:: Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat, misalnya, menjadi lamp.
:: Pencantuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara
yang menggunakan huruf dengan yang menggunakan angka, pilih
salah satu saja.
:: Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, sebaiknya tidak
dicantumkan lampiran pada surat itu.
:: Pada akhir baris tidak digunakan tanda titik.
Contoh penulisan lampiran yang benar:
– Lampiran : tiga helai
– Lampiran : satu berkas
– Lampiran : dua lembar
– Lampiran : sepuluh lembar
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan
surat. Cara penulisannya:
:: Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik;
:: Berwujud kata atau frasa, bukan kalimat;
:: Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis
dalam huruf kapital.

Contoh penulisan hal yang benar:

– Hal : Permohonan
– Hal : Undangan Rapat Panitia

Perihal Surat
Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di
bagian sampul dan di awal surat.
Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi
alamat lengkap. sedangkan untuk alamat yang ditulis pada
bagian surat biasanya tidak selengkap alamat yang ditulis di
sampul.
Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena
sia-sia.
Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib
digunakan bila diikuti dengan nama orang.
Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat
tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

Alamat Surat
Penulisan salam sebaiknya menggunakan
kata-kata umum yang biasa digunakan
dalam percakapan resmi seperti salam
sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa
menggunakan salam yang diajarkan oleh
agama masing-masing. Penulisan salam
pada surat resmi biasanya diakhiri dengan
huruf koma.

Salam Pembuka dan Penutup

Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi
surat biasanya di taruh pada tengah surat
yang berisi tentang penjelasan maksud dan
tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik
adalah yang menggunakan bahasa baku
serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk
dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan
kalimat serta kata yang digunakan juga
merupakan faktor penting dari isi surat
resmi.

Isi Surat
Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik
dan benar. Berikut beberapa contoh kalimat penutup
yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta
kerja samanya kami haturkan terima kasih.
Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta
kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta
kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian
Saudara kami ucapkan terima kasih.

Penutup surat
1. Surat pengantar
Surat pengantar adalah salah satu bentuk surat
yang dapat digunakan untuk meminta bantuan
dan dukungan keuangan, dari staf pengajar atau
konsultan dan dapat diaplikasikan dalam agen
atau dengan posisi yang lebih tinggi.
2. Surat pesanan
Surat pesanan adalah salah satu bentuk surat
dengan layanan yang dikirim ke dari satu atau
lebih orang untuk melakukan tugas-tugas yang
tertentu dari suatu organisasi dan perusahaan.

Macam Macam Surat Dinas

3. Surat persetujuan
Surat persetujuan adalah salah satu bentuk layanan yang akan dikirim ke agen
dalam perusahaan dengan perorangan untuk mendapatkan izin, diantaranya
adalah.
Permohonan izin dalam melakukan kegiatan tertentu
Permohonan izin dalam berpartisipasi kegiatan tertentu
4. Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalahs alah satu bentuk pemberitahuan kepada semua
anggota grup atau organisasi, dengan memberikan pengumuman yang berisi
informasi yang tertulis dan akan didistribusikan berbagai pihak diantaranya
adalah.
Surat pengumuman – adalah Surat yang mengumkan tentang sesuatu
kepada banyak orang.
Edaran – adalah bentuk yang didistribusikan dengan posisi yang lebih tinggi
berupa proposal, larangan, pemberitahuan, instruksi, sebagai dasar dalam
pedoman yang tertentu.
Penjelasan – adalah sebuah menyatakan bahwa
Menulis Surat Lamaran
Pekerjaan
1. Tempat dan tanggal penulisan surat.
2. Kepada Yth. nama orang beserta gelar dan jabatannya
atau perusahaan yang dituju.
3. Alamat lengkap perusahaan juga tidak boleh dilewatkan.
4. Salam pembuka
5. Kata pengantar/pembukaan
Saat menuliskan kata pengantar atau pembuka dalam surat
lamaran kerja, cantumkan di mana Anda mendapatkan informasi
mengenai lowongan kerja yang dibuka pada perusahaan yang
Anda tuju. Baik dari surat kabar maupun internet, atau teman
Anda.
Sebutkan posisi jabatan pekerjaan yang Anda pilih jika dalam
perusahaan tersebut membutuhkan banyak sekali karyawan baru.

Struktur Surat Lamaran Pekerjaan

6. Biodata pribadi
Tuliskan nama lengkap Anda, tempat dan tanggal lahir, alamat
lengkap, nomor telepon atau nomor handphone, E-Mail,
Pendidikan (tidak wajib)
Jika Anda ingin menulis latar belakang pendidikan Anda, tulis saja
latar belakang pendidikan tertinggi Anda.
7. Pengalaman kerja dan kemampuan Anda
Jika sebelumnya Anda pernah bekerja, tulisan pekerjaan Anda
sebelumnya. Jika belum pernah bekerja (fresh-graduate) tidak
usah. Tulis juga kemampuan Anda yang sekiranya dibutuhkan
dalam perusahaan tersebut.
8. Penutup
Tulislah bahwa Anda mempunyai keinginan besar agar diterima di
perusahaan tersebut. Jangan lupa mengucapkan Terima kasih.
9. Lampiran surat lamaran kerja
Agar perusahaan yang Anda tuju semakin yakin untuk
menerima Anda, lampirkan juga hal-hal yang dapat
menambah nilai Anda. Hal yang sebaiknya ada sebagai
lampiran adalah:
Pas foto (foto terbaru)
Fotokopi KTP
Daftar riwayat hidup
Fotokopi ijazah terakhir
Fotokopi sertifikat kompetensi (kursus atau pelatihan yang
pernah Anda ikuti)
10. Hormat saya, (Tanda tangan dan nama lengkap
Anda)
 Bandung, 15 September 2020
Kepada Yth
Pempinan Sumber Daya Manusia
PT. Bank Negara Indonesia (Persero) Tbk
Wisma BNI 46, Jl. Jen. Sudirman Kav. 1
Jakarta Pusat
 
Dengan Hormat,
Sesuai dengan pembukaan lowongan pekerjaan dari PT. Bank Negara Indonesia yang saya peroleh dari JOBFAIR JIEXPO
Kemayoran 2012. Saya sangat berminat pada kesempatan yang ditawarkan. Untuk itu, saya mengajukan diri ( melamar kerja)
untuk bergabung menjadi Staff Humans Relations di perusahaan ini.
Mengenai diri saya dapat saya jelaskan sebagai berikut:
 
Nama: Mohammad Imron Basuki
Tempat/tgl Lahir: Jakarta 24 Pebruari 1986
Pendidikkan Terakhir: Sarjana Ilmu komunikasi – (Universitas Pasundan Bandung)
Jurusan Ilmu Komunikasi – public Relation. IPK 3,62
Alamat Rumah: Jln Mahoni IV- C 808, Margahayu Jaya, Bekasi Timur.
Nomor Telepon: (Mobile) 081234567890, (Home) 021.9876543
 
Saya memiliki dedikasi dan motivasi yang tinggi, tanggung jawab, kerja keras, teliti dan disiplin dalam bekerja. Latar belakang
pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki kemampuan  komunikasi yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan
menggunakan computer, terutama mengoperasikan aplikasi Microsoft Office
 
Sebagai bahan pertimbangan saya lampirkan dokumen pendukung, antara lain:
Curiculum Vitae
Ijasah (fotocopi)
Transkrip Nilai (fotokopi)
Kartu Tanda Penduduk (fotokopi)
Foto Terbaru
Saya berharap dapat diberikan kesempatan wawancara, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang
potensi diri saya terhadap pekerjaan.
Demikian yang saya sampaikan. Terima kasih atas segala perhatiannya.
 
Hormat Saya
Mohammad Imron Basuki