PENCATATAN dan PELAPORAN

VAKSINASI COVID-19

Subdit Imunisasi
Direktorat Surveilans dan Karantina Kesehatan
Ditjen P2P – Kementerian Kesehatan

Disampaikan pada Pelatihan Vaksinasi COVID-19 bagi Petugas Kesehatan

 Tujuan Pembelajaran

Tujuan Pembelajaran Umum :

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat mengetahui, memahami serta melakukan
pencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi COVID-19

Tujuan Pembelajaran Khusus:

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat:
1. Mengetahui dan memahami tujuan pencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi
COVID-19
2. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan
Vaksinasi COVID-19
3. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan logistik Vaksinasi
COVID-19
 Pokok Bahasan

• Tujuan pencatatan pelaporan

• Alur dan mekanisme pencatatan
pelaporan (hasil pelayanan dan
logistik)
• Format pencatatan pelaporan
(hasil pelayanan dan logistik)
 Tujuan dari Pencatatan

• Dokumentasi proses layanan

Vaksinasi
• Dokumentasi hasil kegiatan
(cakupan, penggunaan vaksin
dan logistik)
• Bahan untuk analisa dan
pemberian umpan balik
 Konsep Pencatatan dan Pelaporan
Vaksinasi
Akurat

Hasil
Pemakaian
Layanan Terus
Lengkap Vaksin –
Vaksinasi / Menerus Logistik
Cakupan

Tepat
Waktu
Sistem dan Metode Pencatatan dan Pelaporan

Situasi-
Kondisi Geografis

Manual/Elektronik

Kemampuan Ketersediaan
SDM Fasilitas
Pelaksana
 SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI
MENDUKUNG PELAKSANAAN VAKSINASI
COVID-19
Pencatatan dan Pelaporan
Hasil Pelayanan
 Pencatatan dan Pelaporan Elektronik
Khusus Vaksinasi COVID-19
Identitas lengkap sasaran (NIK,
nama, jenkel, usia, pekerjaan,
• Terpisah dari pencatatan alamat)
dan pelaporan imunisasi
Status Keanggotaan BPJS/JKN
rutin
Nama vaksin
• dilakukan secara elektronik
melalui Sistem Informasi No Batch Vaksin
Satu Data Vaksinasi
COVID-19 Tanggal pemberian vaksin
(Dosis 1-2)

Hasil skrining
 Alur Pencatatan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19
1. Fasyankes akan menerima data sasaran yang akan mendapatkan vaksinasi
dalam sistem PCare, sebelum hari pelayanan
2. Pencatatan hasil pelayanan vaksinasi menggunakan aplikasi PCare dilakukan
pada saat pelayanan vaksinasi COVID-19 dilakukan
3. Petugas meja layanan mengoperasikan aplikasi PCare, dan memilih / mengklik
pilihan dalam PCare atau mengetikkannya secara manual sesuai variable yang
tersedia dan kondisi sasaran yang divaksinasi
4. Penginputan data tersebut dilakukan secara daring pada saat pelayanan
berlangsung atau di hari yang sama.
5. Data langsung diproses secara otomatis hingga tingkat pusat. Sistem dashboard
di tingkat pusat akan melakukan rekapitulasi perhitungan hasil layanan
• Infografik hasil pengolahan data yang diinput tersebut dapat diakses oleh fasilitas pelayanan kesehatan,
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan dengan
mengakses tautan https://pen-prod.udata.id./ serta dapat diunduh dan dicetak sebagai laporan
kegiatan vaksinasi di fasilitas pelayanan kesehatan.
 Alur Pencatatan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19 (Pcare)
Meja 1 (Pendaftaran) Meja 2 (Skrining)
• Petugas memastikan sasaran menunjukkan nomor
• Petugas kesehatan melakukan
Sasaran tiket elektronik (e-ticket) dan/atau KTP untuk
dilakukan verifikasi anamnesa dan pemeriksaan fisik
vaksinasi sederhana untuk melihat kondisi
• Verifikasi data dilakukan dengan menggunakan
COVID-19 aplikasi Pcare (pada komputer/laptop/HP) atau kesehatan dan mengidentifikasi
datang secara manual yaitu dengan menggunakan daftar kondisi penyerta (komorbid)
data sasaran yang diperoleh melalui aplikasi Pcare • Skrining dilakukan dengan
yang sudah disiapkan sebelum hari H pelayanan menggunakan aplikasi Pcare
(data pada aplikasi Pcare diunduh kemudian
dicetak/print)

Meja 4 (Pencatatan dan Observasi) Meja 3 (Vaksinasi)

• Petugas mencatat hasil pelayanan vaksinasi ke dalam
aplikasi PCare.
• Sasaran diobservasi selama 30 menit untuk memonitor
kemungkinan KIPI
• Pcare  scan Barcode atau manual
Petugas memberikan penyuluhan tentang 3M dan
vaksinasi COVID-19
• Cetak kartu mel. aplikasi Pcare. Peserta mendapatkan
kartu vaksinasi (elektronik/ fisik).
• Petugas memberikan vaksinasi secara intra muskular
sesuai prinsip penyuntikan aman
• Petugas memasukkan nama vaksin dan nomor batch
vaksin yang diberikan kepada sasaran pada aplikasi
• Manual  tuliskan nama vaksin dan nomor batch
vaksin pada sebuah memo. Memo diberikan kepada
sasaran untuk diserahkan kepada petugas di Meja 4.
 1. Petugas pelaksana layanan vaksinasi COVID-19 di meja 4 mengakses aplikasi Pcare Vaksinasi
melalui alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id/vaksin/ menggunakan browser yang
terdapat pada komputer/laptop/handphone yang terkoneksi internet, kemudian log in
menggunakan username dan password yang sudah didapatkan.
2. Ada dua menu utama yang ditampilkan setelah log in yaitu Daftar Penerima Vaksin dan
Pencatatan Pelaksanaan Vaksin. Pilih menu Pencatatan Pelaksanaan Vaksin.
3. Ubah jenis user pada kolom kanan atas dengan cara pilih jenis user “Petugas Vaksinasi”.
Kemudian klik ubah user. Tampilan akan berubah menjadi halaman untuk pencatatan hasil
Mekanisme pelayanan vaksinasi.
pencatatan 4. Untuk melakukan input hasil pelayanan vaksinasi, klik nomor tiket pada sasaran yang berstatus
skrining lanjut
hasil
pelayanan 5. Isi form pemberian vaksin meliputi tanggal (akan terisi otomatis sesuai tanggal hari pelayanan
dan tidak dapat diubah), jam pelayanan (akan terisi otomatis sesuai dengan jam pada device
vaksinasi yang digunakan), nama vaksin yang diberikan, nomor batch/ seri vaksin (secara manual atau
melalui dengan scan QR code).

aplikasi 6. Jika sudah selesai, klik simpan. Data yang sudah disimpan tidak dapat diedit. Status sasaran
akan berubah menjadi Pemerian Vaksin Selesai.
Pcare
7. Setelah sasaran menunggu 30 menit setelah vaksinasi, klik status pulang sasaran, pilih tidak ada
KIPI (status pulang sehat) atau ada KIPI.
8. Detail penggunaan aplikasi Pcare Vaksinasi untuk pendataan fasyankes dapat dilihat pada User
Manual Pcare Faskes dengan mengunduh pada tautan http://bit.ly/LampiranJuknisVC19
dengan password $ppt12020.
 Alur dan Proses Pencatatan dan Pelaporan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19

Capaian
Laporan harian per
cakupan :
fasyankes  real time
rekapitulasi
Pencatatan  SI Satu Data COVID-
cakupan harian
dilakukan di 19  fasyankes,
dan keseluruhan
setiap fasyankes Dinkes Kab/Kota,
 dashboard,
Provinsi, Pokja,
peta, table,
Kemenkes
grafik, dll

1. Data tertuang dalam format standar

2. Rekapitulasi dapat diunduh melalui aplikasi PCare dan di cetak untuk mendapatkan
pengesahan/tanda tangan dari pejabat yang berwenang (Kepala Puskesmas/Kepala
Fasyankes)
 Dashboard
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19
 FLOW SISTEM INFORMASI SATU DATA
VAKSINASI COVID-19 (HASIL PELAYANAN)

KOMITE PEMULIHAN DAN TRANSFORMASI EKONOMI NASIONAL

Pencatatan dan Pelaporan
Logistik
 Pencatatan dan Pelaporan Logistik

Pencatatan dan
Pencatatan dan pelaporan logistik
pelaporan vaksin dan mencakup hal-hal
logistik pelaksanaan sebagai berikut:
vaksinasi COVID-19 1. jumlah vaksin dan
menggunakan sistem logistik vaksinasi
yang diterima;
monitoring logistik
2. jumlah vaksin dan
elektronik yaitu Bio
logistik vaksinasi
Tracking dan SMILE yang dikeluarkan;
(Sistem Monitoring dan
Imunisasi dan Logistik 3. jumlah vaksin dan
secara Elektronik) logistik vaksinasi
yang digunakan
 Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan Vaksin dan Logistik (1)

1 PT. Bio Farma /

SI Satu Data Data alokasi Distributor
COVID-19 vaksin Vaksin

Dinas
Mencatat : Kesehatan 2
1. Kesesuaian jumlah Provinsi
2. No Batch
3. Tgl Kadaluarsa (Expired Alokasi vaksin dari pusat dapat
Date) diakses melalui SMILE

Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota

Petugas Dinas Kesehatan melakukan pencatatan dengan

SMILE melalui telepon genggam
 Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan Vaksin dan Logistik (2)

Dinas Kesehatan
SI Satu Data Kab/Kota Puskesmas
COVID-19

Alokasi vaksin dari pusat dapat diakses

5 melalui SMILE

Laporan SMILE Mencatat :

3
Fasyankes
Real Time 1. Kesesuaian jumlah
2. No Batch
3. Tgl Kadaluarsa (Expired Date)
Jika ada alat pemantau suhu
berteknologi Internet of Things 
terhubung dg SMILE  maka suhu
Lemari Es terpantau, terekam dan
4 Update penerimaan, keluar masuk
data suhu tersimpan pd SMILE jarak Vaksin dari Lemari Es harus dicatat
jauh dan terus menerus. dalam SMILE melalui HP
Pendataan Nama Petugas Pengguna Aplikasi SMILE
Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas dan fasilitas pelayanan
kesehatan lainnya perlu menunjuk petugas yang akan bertanggung jawab terhadap monitoring vaksin dan
logistik vaksinasi lainnya menggunakan aplikasi SMILE
 Pencatatan dan Pelaporan Manual
Hasil Layanan
• Apabila tidak memungkinkan menginput data hasil layanan secara daring (online)
pada saat pelayanan berlangsung, pencatatan dilakukan secara manual
menggunakan format standar yang kemudian ditandatangani oleh pimpinan
fasilitas pelayanan kesehatan.
• Data kemudian diinput ke dalam sistem PCare di hari yang sama apabila sudah
tersedia jaringan internet. Apabila tidak memungkinkan menginput data di hari
yang sama, maka data dari format pencatatan manual dapat diinput ke Pcare
Vaksinasi Offline maksimal pukul 23.59 hari berikutnya.
Vaksin dan Logistik Lainnya
• Bila tidak memungkinkan dilakukan pencatatan secara elektronik menggunakan
aplikasi SMILE maka dapat digunakan secara manual menggunakan format
standar yang kemudian dicatat dan dilaporkan secara elektronik apabila telah
mendapatkan jaringan selular (GSM)
 Format pencatatan pelaksanaan Vaksinasi Covid-19
Tingkat Puskesmas/Fasyankes/Pos

 Format pencatatan individu di Puskesmas/Fasyankes/Pos

Format Pencatatan dan Pelaporan Manual
 Bagi petugas yang mengalami kesulitan dalam
menggunakan salah satu aplikasi dalam Sistem
Informasi Satu Data Vaksinasi dapat menghubungi
Call Centre 021-3808888
atau WA 0812-11000510

Apabila terjadi kendala jaringan dapat

menghubungi Telkom Kabupaten/Kota setempat
dan apabila terjadi kendala pada aplikasi Pcare
Vaksinasi agar berkoordinasi dengan BPJS
Kesehatan cabang.

Format-format, panduan dan materi

pelatihan/sosialisasi dapat diunduh pada tautan:
http://bit.ly/LampiranJuknisVC19
TERIMA KASIH