FUNGSI

PERENCANAAN
DEFINISI PERENCANAAN
Perencanaan diartikan sebagai proses
penentuan bagaimana organisasi mencapai
tujuan atau merealisasikan tujuannya
Perencanaan sebagai sebuah proses yang
dimulai dari penetapan tujuan organisasi,
menentukan strategi untuk pencapaian tujuan
organisasi tersebut secara menyeluruh, serta
merumuskan system perencanaan yang
menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengkoordinasikan seluruh pekerjaan
organisasi hingga tercapainya tujuan
organisasi.
 Peran Tujuan dan Rencana
dalam Proses Perencanaan
 Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir
yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh
individu, kelompok atau seluruh organisasi.

 Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep

dan dokumentasi yang menggambarkan
bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana
sumber daya perusahaan akan dialokasikan,
penjadualan dari proses pencapaian tujuan,
hingga segala hal yang terkait dengan
pencapaian tujuan
 Persyaratan Perencanaan
(Planning Requirements)
 Faktual dan Realistis
 Logis dan Rasional
 Fleksibel
 Komitmen
 Komprehensif atau menyeluruh
Gb Perencaan sebagai Fondasi bagi
Fungsi Manajemen Lainnya

TUJUAN YANG DICAPAI

Pengorganisasian

Pengarahan

Pengendalian

PERENCANAAN
Pertanyaan – pertanyaan Dasar mengenai perencanaan,

1. Apa (What) ? Merumuskan apa yang

menjadi tujuan/target yang ingin dicapai
oleh organisasi.
2. Siapa (Who) ? Merumuskan personil yang
bertanggung jawab atas pencapaian
target dan sasaran organisasi.
3. Kapan (When) ? Merumuskan jangka
waktu atau kapan kegiatan/program harus
dilaksanakan
4. Bagaiman (How)? Merumuskan strategi atau cara
dan prosedur bagaimana kegiatan itu dilaksanakan
dengan cara yang efektif dan efesien.
5. Mengapa (Why) ? Merumuskan alasan-alasan
yang melatarbelakangi kegiatan atau program itu
dilaksanakan dan untuk apa kegiatan itu
dilaksanakan.
6. Sumber daya pendukung? Merumuskan sumber
daya apa saja yang diperlukan agar kegiatan-
kegiatanpencapaian tujuan dapat berjalan
sebagaimana mestinya. (Batas) 10 maret
 Bentuk Perencanaan
1. Perencanaan Strategis
Dirancang untuk menentukan visi, misi,
menetapkan sasaran, dan program kerja. Biasanya
rencana strategis ditetapkan oleh manajemen
puncak
2. Perencanaan Taktis
Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana
strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai
tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari
rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia
dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen
menengah.
Lanjutan...
3. Rencana Operasional
Merinci detail pelaksanaan rencana strategis,
baik rencana sekali pakai (single use plan)
dan rencana baku (standing plan) yang dapat
dipakai berulang-ulang.
 Proses Perencanaan
Lingkungan Eksternal Organisasi

Misi Organisasi

Tujuan Strategis Rencana Strategis

Tujuan Taktis Rencana Taktis

Tujuan Operasional Rencana Operasional

Gambar Bentuk Perencanaan

Perencanaan Strategis

Perencanaan Taktis

Perencanaan Operasional
 Pendekatan
dalam Penetapan Tujuan

 Pendekatan Tradisional (Traditional

Goal Setting)

 Pendekatan Manajemen Berdasarkan

Sasaran/Tujuan (Management by
Objectives)
 Pendekatan MBO

Pimpinan Perencanaan Pelaksanaan pada Evaluasi Bersama

Bersama setiap Pihak
Analisa Hasil yang
Penentuan Bawahan dicapai
dan Tujuan Menunjukkan Mendiskusikan
Penentuan kinerja terbaik akibat dari hasil yang
Standar Pimpinan dicapai
Pemilihan memberikan Memperbaharui
Bawahan Kegiatan pengarahan siklus MBO
 Pendekatan Tradisional
dalam Penetapan Tujuan

Tujuan Manajemen Puncak Kita memerlukan peningkatan kinerja

perusahaan
Kami ingin melihat peningkatan
Tujuan Manajemen Divisi signifikan pada keuntungan dalam
divisi kami

Tujuan Manajemen Departemen Tingkatkan Keuntungan

bagaimanapun caranya

Tujuan Pekerja secara Individual Jangan khawatirkan kualitas,

bekerjalah dengan cepat
Manfaat Adanya Perencanaan
1. Membantu para manajer untuk
berorientasi ke masa depan (visioner).
2. Meningkatkan koordinasi dalam
pengambilan keputusan.
3. Perencanaan akan menekankan
kepada tujuan organisasi.
 Pengelompokkan Orientasi perencanaan
terhadap level manajemen
No Dimensi Manajemen Puncak Manajemen menegah Manajemen Lini Pertama
1 Keselamatan &
Kompetisi & pengembangan
Fokus pengembangan jangka Problem operasional
sumber daya
panjang
2 Tujuan Posisi masa depan Keuntungan masa depan Keuntungan jangka pendek
3 Formulasi kebijakan &
Proses Perumusan sasaran & program Implementasi program
strategi
4 a. Sumber daya terpakai di
Kendala/ Sumber daya global di Sumber daya yang kini
masa depan
pembatas masa depan tersedia
b. Business key succes factors
5 Pertumbuhan yang Pengembangan potensi masa
Hasil Efisiensi & stabilitas
berkelanjutan depan
6 a. Kekuatan & kelemahan Kemajuan pelaksanaan
Informasi Kecenderungan
b. Informasi fungsional kegiatan
7 Entrepreneurial dan
Organisasi Profesional Terstruktur & stabil
fleksibel
8 a. Antisipatif a. Reaktif
Pemencahan a. Pendekatan sistem
b. Butuh pendekatan baru b. Berdasarkan pengalaman
Persoalan b. Resiko Rasional
c. Berseiko tinggi c. Beresiko rendah
 Proses Perencanaan

INPUT :
1. People OUTPUT :
PROSES
2. Uang PERENCA
3. Material NAAN Rencana
4. Mesin Organisasi
5. Informasi
Tahapan Perencanaan
1 Menyatakan tujuan organisasi
●

2 Menyusun alternatif cara mencapai tujuan

●

3 Menyusun asumsi untuk setiap alternatif

●

4 Memilih alternatif yang terbaik

●

5 Menyusun rencana untuk alternatif terpilih

●

6 Mengubah rencana menjadi tindakan

●
 Kualifikasi Primer
Melakukan Perencanaan
1) Memiliki pengalaman praktik yang memadai
dalam organisasi.
2) Mampu mengganti pandangan organisasi
yang sempit yang dimilikinya menjadi
sebuah pandangan yang menyeluruh
terhadap organisasi
3) Memiliki pengetahuan dan ketertarikan
pada trend sosial-politik dan ekonomi yang
mempengaruhi masa depan organisasi.
4) Mampu bekerja sama dengan orang lain.
 Evaluasi Proses Perencanaan
a) Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap
tujuan.
b) Berapa banyak persoalan penting yang
telah dapat dipecahkan dan apakah timbul
persoalan baru.
c) Berapa besarnya pengorbanan, misalnya
biaya yang diperlukan untuk mencapai
hasil-hasil tadi
d) Apakah ada hasil sampingan yang
bermanfaat bagi organisasi
Perspektif untuk setiap bentuk perencanaan
Perspektif Deskriptif
1. Jangka pendek (maksimal untuk 1 tahun)
Horison Waktu 2. Jangka menengah (3-5 tahun ke depan)
3. Jangka Panjang (20-30 tahun ke depan)
1. Produksi
2. Riset
3. Pengembangan produk baru
Bidang Perencanaan
4. Keuangan
5. Pemasaran
6. SDM
1. Aturan
2. Prosedur
3. Anggaran
4. Program
5. Strategi
Elemen Rencana
6. Sasaran
7. Tujuan
8. Arah
9. Kebijakan
10. Cita-cita
1. Murah / mahal
2. Rasional / tidak
3. Rahasia / tidak
4. Strategi / taktis
Karakteristik Rencana
5. Kualitatif / kuantitatif
6. Penting / kurang
7. Komprehensif / tidak
8. Mendesak / tidak
1. Korporasi
2. Anak perusahaan
3. Divisi
Unit Organisasi
4. Departemen
5. Proyek
6. Gugus tugas
Beberapa Alat Bantu perencanaan

 Perencanaan dengan Bagan Arus (Flow

Chart)
 Penjadualan melalui Bagan Gantt (Gantt
Chart)
 Perencanaan dengan Jaringan PERT
(PERT Network)
Perencanaan dengan Flow Chart
Mulai

Perlu buku
Tidak Berhenti
bacaan

Ya

Beli buku
Tidak Pinjam
bacaan?

Ya

Membeli buku bacaan Membaca buku bacaan

Selesai
yang diinginkan yang diinginkan
 Penjadualan melalui Bagan Gantt
Pekerjaan Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Pembelian Bahan
Baku

2. Proses Produksi

3. Pergudangan

4. Pengiriman

Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan

 Perencanaan dengan PERT
(D)
Penyusunan
Lay-Out
Produksi
2 4
(A)
Desain
(F)
Produk
Estimasi
Biaya Selesai
(C)
1 Produksi 5 6 7
Terbatas (G) (H)
Promosi Produksi
Massal
(B)
Riset Pasar
3
(E)
Tes Pasar