KEBIJAKAN UMUM FINANCE

General Training Plan - Executive

DEPARTMENT
KEBIJAKAN UMUM
FINANCE

Procurement Account Payable &

Fixed Asset & Lelang Inventory Receivable
Kebijakan Kebijakan pengajuan
Kebijakan pengelolaan Kebijakan pengelolan, pengadaan barang cash payment voucher,
Fixed Asset di seluruh pengawasan dan dan jasa dengan cash claim, cash
department serta pengontrolan barang- harga yang dapat advance serta
pengadaan, barang persediaan dipertanggung- penerbitan invoice
penghapusan, dan yang ada jawabkan, mutu yang
lelang Fixed Asset.
sesuai, dan pada
waktu yang tepat.
KEBIJAKAN TERKAIT
FIXED ASSET & LELANG

Pencatatan Work in Pemeriksaan Penghapusan

Fixed Asset Progress (WIP) Fisik Fixed Asset
Proses Lelang
 KEBIJAKAN UMUM
INVENTORY
PENERIMAAN BARANG
Pemeriksaan barang yang diterima dari
Vendor dilakukan oleh Independent
checker dan user yang bersangkutan

Pengambilan barang harus dilakukan dengan

melengkapi formulir Store Requisition yang
PENGELUARAN BARANG disetujui oleh Maintenance Engineer (PH)
atau Supervisor (WTP), (EST), (HRD), dsb

First In First Out (FIFO) -

persediaan dengan nilai
PENCATATAN perolehan awal (pertama masuk)
akan digunakan terlebih dahulu.
KEBIJAKAN UMUM INVENTORY
Penerimaan Barang
EBIJAKAN UMUM INVENTORY
Pengeluaran Barang
• Formulir Store Requisition
dari gudang departemen
masing-masing diserahkan
storeman ke admin clerk
paling lambat 2 (dua) hari
kerja sesudah barang
dikeluarkan.
• Admin Clerk mencatat dan
membuat Monthly
Consumption Report yang
diserahkan ke Finance
Department selambat-
lambatnya 2 (dua) hari kerja
pada bulan berikutnya.
EBIJAKAN UMUM INVENTORY
Pengeluaran Barang
EBIJAKAN UMUM INVENTORY
KEBIJAKAN UMUM
PROCUREMENT
Purchase Requisition
Tender
(PR)
Pembelian barang & Jasa di atas SGD Proses tender dilakukan apabila pembelian
100 / IDR 1.000.000. Pembelian di atas barang atau jasa di atas SGD 10.000 / IDR
sepuluh ribu Dollar Singapura SGD 100.000.000. Proses tender diterapkan untuk
10.000 / IDR 100.000.000 dibutuhkan 01 02 penggunaan jasa dengan kontrak jangka
Panjang.
Justification Letter.

Purchase Order Quotation

(PO) 04 03 Diperoleh dari vendor yang tercatat dalam
PO diterbitkan maksimum 14 hari List of Approved Vendors. Pembelian
setelah PR diterima. PO dapat berubah barang dengan harga minimal SGD 200 /
atau dibatalkan apabila harga berubah IDR 2,000,000 membutuhkan tiga
atau vendor gagal melakukan quotation. Dibawah dua juta Rupiah bisa
pengiriman barang. dilakukan secara direct purchase serta
untuk beberapa kondisi jika permintaan
quotation lebih dari 7 hari maka bisa
dilakukan dengan kurang dari 3 quotation.
KEBIJAKAN UMUM
ACCOUNT PAYABLE

Cash Claim
01 Klaim atas transaksi biaya yang telah
dibayarkan terlebih dahulu untuk
keperluan operasional perusahaan

Uang Muka (Cash Advance)

02 Uang yang dibayar dimuka kepada
karyawan untuk keperluan
operasional perusahaan.

Likuidasi Uang Muka

(Cash Advance Liquidation)
03
Pertanggung jawaban atas uang muka
yang telah diterima sebelumnya, dan
harus memuat dokumen pendukung
asli.
KEBIJAKAN UMUM ACCOUNT PAYABLE

Pengajuan CASH PAYMENT VOUCHER, CASH CLAIM &

CASH ADVANCE REQUEST (CCCA)

Pengajuan hanya akan diproses apabila form sudah diisi dengan lengkap dan sudah di
tanda tangani secara lengkap (HOD, AGM,FM,GM/Director)
KEBIJAKAN UMUM ACCOUNT PAYABLE

Pertanggung Jawaban (Liquidasi) Uang Muka (Cash

Advance)
• Waktu maksimal 10 hari kerja, terhitung dari tanggal pengambilan uang
• Extention : email Approval ke Finance Manager
• Harus menyertakan seluruh dokumen pendukung yang ASLI, ≥ IDR 1.000.000 ATAU ≥ SGD 100
harus melampirkan Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

LAMPIRAN DOKUMEN
 Nota, faktur, kwitansi, atau bukti pembelian lainnya harus yang asli.

 Khusus pembelian barang harus ada Stempel Verifikasi Penerima Barang oleh Independent
Checker dan untuk jasa harus ada laporan hasil pekerjaan.
 Pembayaran tanpa dokumen asli harus melampirkan dokumen justifikasi yang ditanda tangani
oleh Head of Department dan disetujui oleh HOD Finance
KEBIJAKAN UMUM ACCOUNT PAYABLE

FORM CPV Klaim (<IDR 1 Juta atau <SGD 100)

FIN-03-001/RF-B

DIISI OLEH DIISI OLEH FINANCE

DEPARTMEN YANG
MENGAJUKAN

TANDA TANGAN OLEH

YANG MENGAJUKAN
TANDA TANGAN OLEH
AGM/GM/HOD TANDA TANGAN OLEH
PENERIMA

TANDA TANGAN OLEH

FINANCE
KEBIJAKAN UMUM ACCOUNT PAYABLE

FORM CCCA Klaim (IDR ≥1 Juta atau ≥SGD 100)

FIN-03-001/RF-A

DIISI OLEH DEPT DENGAN

NO CASH ADVANCE

DILANGKAPI OLEH DEPT YANG

MENGAJUKAN
KEBIJAKAN UMUM ACCOUNT PAYABLE

FORM CCCA Klaim (IDR ≥1 Juta atau ≥SGD 100) – Likuidasi

FIN-03-001/RF-A
DIISI OLEH DEPT
DENGAN NO
LIQUIDASI

DIISI OLEH DEPT

DENGAN NO CASH
ADVANCE

DILANGKAPI OLEH DEPT YANG

MENGAJUKAN
KEBIJAKAN UMUM ACCOUNT PAYABLE
PENOMORAN
CASH CLAIM & CASH
ADVANCE REQUEST
(CCCA)
CQ/FIN/18-08/01
 Kode: CQ untuk klaim kas atau permintaan uang
muka
 Department: Tiga huruf kode departemen
  Contoh: FIN untuk kode departemen Finance
Contoh: FIN untuk kode departemen Finance
 Tahun – Bulan: Dua angka menunjukkan tahun
berjalan – dua angka menunjukan bulan berjalan
 Contoh: 18 – 03 untuk tahun 2018 bulan Maret
 Nomor Urut: Dua angka yang menunjukkan nomor
urut dokumen yang akan diulang (reset) setiap
bulannya.
 Contoh: 01 untuk dokumen nomor urut 1 (Satu).
CASH CLAIM & CASH
ADVANCE REQUEST (CCCA) -
LIKUIDASI
LQ/FIN/18-08/01
 Kode: LQ untuk likuidasi uang muka
 Department: Tiga huruf kode departemen
 Tahun – Bulan: Dua angka menunjukkan tahun
berjalan – dua angka menunjukan bulan berjalan
 Contoh: 18 – 03 untuk tahun 2018 bulan Maret
 Nomor Urut: Dua angka yang menunjukkan
nomor urut dokumen yang akan diulang (reset)
setiap bulannya.
 Contoh: 01 untuk dokumen nomor urut 1 (Satu).
KEBIJAKAN UMUM
ACCOUNT RECEIVABLE
Billing Order
Pihak perusahaan menggunakan billing order untuk melaksanakan proses Tagihan kepada pihak
tenant. Tagihan selalu merujuk kepada kontrak kerjasama antara kedua belah pihak mengenai
nilai tagihan, termin tagihan dan lain-lain.

 Department harus memberikan Billing instruction letter ke Finance Department untuk

menerbitkan invoice untuk transaksi tenant tertentu. Contoh : Tagihan untuk
Pelayanan Jasa/Pekerjaan yang Disediakan Untuk Tenant
 Laporan penerimaan pada bulan berjalan atas penerimaan pendapatan dan lainnya
dari setiap department harus diserahkan paling lambat setiap tanggal 4 pada bulan
berikutnya, apabila tanggal 4 jatuh pada akhir pekan atau hari libur maka harus
dipercepat. Contoh pendapatan department: Utilities meter reading, export-import,
fresh water port, waste water, dll
 Penerbitan invoice atas Penerimaan yang dimaksud di atas dilakukan setiap tanggal 6
pada setiap bulan.
TERIMA KASIH