PT.

TEMPE SEJAHTERA
Devisi Purchasing
Sandi kurniawan
ARTI
SECARA SEDERHANA, PROCUREMENT ADALAH PROSES PENGADAAN BARANG. SEDANGKAN PURCHASING MEMILIKI ARTI YANG LEBIH SPESIFIK, YAITU PEMBELIAN BARANG DAN JASA.

KENDALA YANG SERING TERJADI

PADA BAGIAN PURCHASING BIASANYAB MELIPUTI PERUBAHAN HARGA AKAN TETAPI KITA HARUS MENYIKAPI BAHWA PROSES  PROCUREMENT YANG BAIK TIDAK HANYA TERPAKU
PADA HARGA PRODUK YANG MURAH. HARGA YANG DITAWARKAN VENDOR JUGA HARUS BISA MEMBERIKAN  VALUE TERHADAP PARAMETER LAIN, SEPERTI KUALITAS BARANG DAN
KETEPATAN WAKTU PENGIRIMAN.
DAN TENTUNYA KEGAGALAN TERHADAP PERUBAHAN HARGA BIASANYA DIAKIBATKAN , SEPERTI PENCARIAN BARANG YANG MASIH MANUAL SEHINGGA TIDAK SANGGUP
MEMBANDINGKAN HARGA DI BANYAK TEMPAT. PURCHASING  JADI DI PT KITA DIVISI INI HARUS DIBEKALI SKILL DASAR DALAM NEGOSIASI, MENGINGAT BANYAK YANG
MENGANGGAP VENDOR QUOTATION ADALAH ANGKA SAKLEK. APALAGI JIKA SUDAH ADA RENCANA UNTUK BEKERJA SAMA DALAM JANGKA WAKTU PANJANG, TENTU PINTU
NEGOSIASI HARGA TERBUKA LEBAR.
ADA JUGA KENDALA YAITU MISKOMUNIKASI DENGAN VENDOR CARA MENGATASINYA TENTUNYA.KOMUNIKASI MEMANG MENJADI ELEMEN PENTING DI SEMUA LINI PERUSAHAAN.

Miskomunikasi dengan Vendor cara mengatasinya tentunya.Komunikasi memang menjadi elemen penting di semua lini perusahaan.
 PENJELASAN TUGAS BAGIAN
PURCHASING

• Melakukan klasifikasi atau pengkategorian pada pembelian, apakah pembelian jangka panjang, bulanan, atau just in time
• Melakukan analisis Total cost of ownership
• Menyusun daftar atau perencanaan barang/jasa apa yang ingin dibeli tiap divisi pada perusahaan
• Menyusun daftar supplier potensial
• Meminta approval pembelian kepada pihak manajemen
• Berhubungan langsung dengan supplier
• Melakukan negosiasi
• Membuat dan mengirimkan dokumen pemesanan (purchasing order
• Quality control terhadap barang/jasa yang telah dibeli atau disewa
• Dokumentasi dokumen pembelian
 TEORI

• Computer Equipment
• 1. Untuk memastikan bahwa Computer Equipment (CE) secara teknologi
terus berkembang, tetap compatible dengan sistem yang sedang berjalan,
dan mampu memproses minimal 50.000 per jam dari standar operasi yang
dimiliki.
• 2. Untuk memastikan CE dapat diinstal dan beroperasi penuh minial selama
2 bulan.
• 3. Untuk memastikan downtime sistem tidak lebih dari 30 menit per bulan.
• 4. Untuk memastikan siklus hidup operasional produk minimal 5 tahun.
• 5. Untuk memastikan kontinuitas dan reliabilitas dukungan teknis sejak saat
barang tersebut diperoleh. 6. Untuk mencapai Life-Cycle Cost tidak lebih
dari $ 35.000.
• Contoh dari variabel subject: - Price - quality - delivery term - After-sales service Objective:
“To achieve a life cycle cost of no more than $ 35.000” Variabel Utamanya
• 1. Price
• 2. Installation
• 3. Training of staff
• 4. Energy consumption
• 5. Service and maintenance cost
• 6. End-of-life disposal of the equipment
• Langkah untuk Membuat Kesepakatan/Deal
• 1. Mempertimbangkan outcome yang terbaik antara kedua belah pihak (seller-buyer)
• 2. Mengidentifikasi potential value creation
• 3. Mengidentifikasi BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) dan Reservation Price 4
• . Mempersiapkan BATNA cadangan
• 5. Mengantisipasi hak dan wewenang
• 6. Mempelajari semua tentang seller (orang-orang, budaya, tujuan, dll)
• 7. Mempersiapkan fleksibilitas proses
• 8. Merujuk kepada standar umum dan kriteria yang relevan untuk kedua belah pihak
• 9. Merubah proses yang paling sesuai dengan tujuan.
• Penentu Kesuksesan Bernegosiasi 1. Persiapan: mengatur tujuan dan batasan secara spesifik
• 2. Keterampilan berkomunikasi
• 3. Pengendalian emosi
• 4. Menutup dengan kesepakatan/deal
• Sifat - Sifat Negosiator Besar
• 1. Empati (empathy)
• 2. Menghargai (respect)
• 3. Intergritas Personal (personal integrity)
• 4. Jujur (fairness)
• 5. Sabar (patience)
• 6. Bertanggungjawab (responsibility)
• 7. Fleksibel (flexibility)
• 8. Humoris (sense of humor)
• 9. Disiplin (self discipline)
• 10. Ulet (stamina)
 VENDOR MANAGEMENT
(MODULE 14)
Tuntutan bahwa dalam setiap proses di sepanjang rantai nilai (value chain) bisnis perlu menciptakan nilai (adding
value), telah menggiring perusahaan untuk merumuskan model manajemen yang mampu mengembangkan sistem
kinerjanya secara optimal, melalui rumusan kriteria dan indikator keberhasilan dalam setiap tahapan proses bisnisnya.
Outsourcing & Collaboration Strategy telah menjadi pilihan utama banyak perusahaan untuk meningkatkan efficiency,
responsiveness, dan sustainable competitive advantage bidang bisnisnya. Perubahan paradigma tentang supplier
relationship strategy dari short-term relationship menjadi long-term relationship membutuhkan perangkat / model
sistem manajemen pengadaan yang tepat dan cerdas.
Competitive Priorities
Competing on Cost 2. Competing on Quality 3. Competing on Flexibility 4. Competing on Responsiveness / Speed.
Vendor Management dapat bekontribusi langsung terhadap empat komponen prioritas persaingan di atas Sumber
Pemborosan 1. Waste arising from Overproducing. 2. Waste arising from Waiting (time). 3. Waste arising from
Transport. 4. Waste arising from Processing Itself. 5. Waste arising from Unnecessary Stock on Hand. 6. Waste arising
from Unnecessary Motion. 7. Waste arising from Producing Defective Goods.
Design of goods and services that do not meet the customer requirements (Womack & Jones, 1997)
 ALASAN OUTSOURCHING
• 1. Meningkatkan fokus perusahaan.
• 2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.
• 3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering.
• 4. Membagi resiko
• 5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain.
• 6. Memungkinkan tersedianya dana capital.
• 7. Menciptakan dana segar.
• 8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
• 9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.
• 10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola. Masa lalu, Lebih dari 90% Proses Bisnis melalui
SWAKELOLA Masa depan, 70% Business Process melalui Outsourcing & Collaboration
• Pengertian Vendor
• 1. Vendor sebagai bagian dari Entity Business
• 2. Vendor sebagai pihak untuk Outsourcing
• 3. Vendor sebaai sumber penciptaan nilai (Value Added)
• 4. Vendor sebagai penjual, penyedia barang dan jasa
 RUANG LINGKUP KERJA BUYER & VENDOR:

• 1. Selection
• 2. RFP (Request for Proposal) or RFQ (Request for Quote)
• 3. Negotiation
• 4. Sign the contract or place the order
• 5. Post-sales support
• 6. Ongoing vendor / sales rep relationships
• Faktor-faktor dalam Pengelolaan Vendor
• 1. Ketentuan Penerimaan Vendor Baru. Proses / Mekanisme Penerimaan Vendor Baru
• 2. Ketentuan Evaluasi Kinerja Vendor
 SASARAN VENDOR MANAGEMENT
• 1. Perencanaan Pengadaan yang lebih efisien dan responsif.
• 2. Proses pengadaan dapat dipantau lebih menyeluruh dan terpadu.
• 3. Proses pengadaan lebih terkendali dan memudahkan untuk melakukan perbaikan sistem
secara berkelanjutan.
• 4. Profil para vendor lebih tertib, terjaga, akurat, lengkap dan uptodate.
• 5. Membantu manajemen dalam mendukung proses pengambilan keputusan tentang
pengadaan
 EVALUASI KINERJA VENDOR
• 1. Penilaian kinerja vendor bisa dilakukan per purchase order maupun per 3
bulan atau per 1 tahun .
• 2. Parameter penilaian kinerja vendor untuk per purchase order atau per 3
bulan atau bisa disebut Vendor Performance Periodic Review (VPPR) secara
garis besar meliputi : SPPH, klarifikasi dan negosiasi, biaya, delivery, BAST,
kualitas barang / service, penagihan, penutupan kontrak, dan sales & after
sales.
• 3. Parameter penilaian kinerja vendor untuk periode per 1 tahun atau bisa
disebut Vendor Performance General Review (VPGR), seperti administrasi,
keuangan, organisasi, SDM, teknik, service, legal, dan quality system.
• 4. Jumlah skor vendor dari keseluruhan VPPR per purchase order akan dirata-
ratakan, demikian juga dengan VPPR per 3 bulan. Hasil rata-rata tersebut
kemudian akan disatukan dengan VPGR sehingga bisa dilakukan analisa
secara keseluruhan mengenai kinerja vendor pada tahun tersebut.
JENIS 3 LAYER PADA PERUSAHAAN JASA TEMPE
SEJAHTERA
DATABASE DEVISI SUPPLIER