Trifonia Sumelan Loru

8312420004
 8.1 Wewenang, Tugas, dan Tanggung jawab

Perusahaan public Indonesia wajib menunjuk sekretaris perusahaan dan

perusahaan memiliki persyaratan yang berdeda-beda dalam memilih sekretaris
sesuai struktur perusahaan masing-masing. Menurut CG Code, fungsi utama
sekretaris perusahaan adalah untuk memastikan komunikasi yang baik antara
perusahaan dan pemangku kepentingan, serta menyediakan informasi bagi
pemangku kepentingan sesuai dengan kebutuhan mereka. OJK mewajibkan
sekretaris perusahaan emiten dan perusahaan publik di Indonesia untuk
melaksanakan tugas tambahan sebagai berikut:
• Menginformasikan dan memberi nasihat kepada Dewan Komisaris dan
Direksi tentang segala perubahan hukum / peraturan untuk memastikan
kepatuhan terhadap Undang-Undang Pasar Modal Indonesia dan peraturan
pelaksanaannya.
• Memastikan penyampaian laporan perusahaan ke OJK tepat waktu.
• Mempersiapkan, mengatur, dan mendokumentasikan RUPS serta semua rapat
Dewan Komisaris dan Direksi.
• Memfasilitasi program pelantikan anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang baru
terpilih.
• Menjaga kerahasiaan dokumen, data, dan informasi perusahaan, kecuali jika undang-
undang dan peraturan yang berlaku mengharuskan hal tersebut diungkapkan.
• Menyiapkan laporan berkala tentang pelaksanaan korporasi, fungsi sekretaris kepada
Direksi, dan memberikan tembusan kepada Dewan Komisaris minimal setahun
sekali. Ini harus mencakup rincian setiap program pendidikan dan pelatihan yang diikuti
oleh sekretaris perusahaan, untuk dimasukkan dalam laporan tahunan perusahaan.
• Bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan pemegang saham dan
pemangku kepentingan.
Praktik terbaik internasional menyarankan bahwa AoA perusahaan atau dokumen
internal lainnya harus menjelaskan kewenangan sekretaris perusahaan secara rinci
dan menetapkan persyaratan untuk semua badan pengatur untuk membantu
sekretaris perusahaan dalam melaksanakan tugasnya. Berikut gambaran
kewenangan sekretaris perusahaan:
1. Menyusun Kebijakan Tata Kelola
Sekretaris perusahaan memainkan peran penting dalam mengembangkan
kebijakan dan praktik tata kelola perusahaan, serta memantau kepatuhan terhadap
kebijakan tersebut. Dalam menjalankan fungsi ini, sekretaris perusahaan harus
meninjau kebijakan perusahaan secara teratur dan mengukurnya dengan praktik
terbaik internasional, memastikan untuk selalu mengikuti perkembangan terkini
dalam tata kelola perusahaan, termasuk setiap perubahan pada hukum dan
peraturan nasional maupun internasional yang relevan.
2. Memberikan Bantuan Dalam Masalah Tata Kelola
Sekretaris perusahaan harus membantu komisaris dan direktur untuk menafsirkan hukum dan peraturan terkait
tata kelola perusahaan, termasuk aturan pencatatan, kode tata kelola perusahaan, dan peraturan dan
perkembangan internasional. Sekretaris juga harus membantu perusahaan untuk memastikan memenuhi semua
kewajiban keterbukaan informasi dan mengikuti prosedur yang tepat untuk menyelenggarakan rapat RUPS,
Dewan Komisaris, dan Direksi. Dalam melakukan itu, peran sekretaris perusahaan adalah untuk memantau
kepatuhan perusahaan terhadap semua hukum dan peraturan eksternal yang relevan serta AoA dan peraturan
internal.
Tugas Sekretaris Perusahaan dari Penasihat Hukumnya.
Sekretaris perusahaan harus memberi tahu secara langsung komisaris utama dan / atau direktur utama tentang
potensi pelanggaran perusahaan dimana pelanggan tersebut berupa:
• Dugaan tindakan ilegal atau kelalaian pejabat perusahaan atau karyawan perusahaan lainnya dalam
memenuhi tugas danhukumnya kewajiban
• Pelanggaran prosedur yang mengatur penyelenggaraan rapat RUPS, Dewan Komisaris, dan Direksi,
keterbukaan informasi, dan perlindungan hak pemegang saham.
3. Memastikan Keterbukaan dan Transparansi Informasi
Sekretaris Perusahaan berperan penting dalam mendukung Direksi dan Direktur Utama dalam
memenuhi informasi masing-masing kewajiban keterbukaan, sesuai dengan peraturan pasar
modal Indonesia, antara lain dengan mengungkapkan informasi material kepada seluruh
pemegang saham dan calon investor. Sekretaris Perusahaan juga membantu menjaga
transparansi dalam prosedur perusahaan dan bertindak sebagai penghubung antara Dewan
Komisaris dan Direksi.
Fungsi Sekretaris Perusahaan

Memastikan Memastikan akses

Mengesahkan
bahwa tidak terbatas
Salinan
perusahaan bagi semua
dokumen Menjamin
beroperasi sesuai pemegang saham
sebelum menyimpanan
dengan prosedur terhadap
diberikan dokumen
pemeliharaan dan informasi sesuai
kepada perusahaan
pengungkapan hukum dan
pemegang
informasi tentang peraturan yang
saham.
perusahaan. berlaku.
4. Membantu Dalam Perlindungan Hak Pemegang Saham
Sekretaris perusahaan berperan penting dalam penyelenggaraan RUPS.

Fungsi Sekretaris Perusahaan

Memastikan kepatuhan dengan prosedur pendaftaran RUPS.

Memberitahu pemegang saham RUPS.
Mendistribusikan materi selama RUPS.
Menjawab pertanyaan procedural selama RUPS dan menyelesaikan
perselisihan terkait dengan persiapan dan penyelanggaraan RUPS.
Mengumpulkan surat suara dan menyerahkannya ke komisi perhitungan.
Memastikan hasil pemungutan suara dan RUPS.
Mengkomunikasikan hasil RUPS kepada pemegang saham
Sekretaris perusahaan harus:
• Memastikan perusahaan memperhatikan semua pemegang saham dan Petisi yang diajukan.
• Menyalurkan semua pertanyaan pemegang saham ke badan pengatur dan departemen yang
sesuai.
• Menyelesaikan setiap konflik, terutama yang berkenaan dengan pemeliharaan daftar
pemegang saham, dengan segera dan adil.
Sekretaris perusahaan mencakup kerjasama aktif dengan pihak eksternal (seperti broker, dealer,
dan bank) yang diberi kewenangan untuk merealisasikan kegiatan tersebut. Sekretaris
perusahaan juga harus berkomunikasi dengan pemegang saham minoritas untuk memberi tahu
mereka tentang hak-hak mereka dalam konteks pengambilalihan. Sekretaris perusahaan juga
membantu menyelesaikan konflik perusahaan. Konflik perusahaan dapat timbul antara Dewan
Komisaris, Direksi, dan pemegang saham perusahaan. Jika demikian, sekretaris perusahaan
harus bertanggung jawab sebagai penghubung antara pihak yang berkonflik.
Sekretaris perusahaan juga harus memberi tahu presiden
komisaris dan / atau presiden direktur tentang setiap konflik yang
ada atau potensi konflik sehingga ini dapat ditangani dengan
tepat. Efektivitas perusahaan dalam mencegah dan
menyelesaikan konflik bergantung pada kapasitasnya untuk
menanggapi keluhan yang sah. Sekretaris perusahaan harus
mendaftarkan pertanyaan, surat, dan tuntutan yang diajukan oleh
pemegang saham, dan meninjau, mencatat, dan mengirimkannya
ke badan pengatur yang memiliki kewenangan untuk
menyelesaikan konflik. Sekretaris perusahaan juga perlu secara
berkala menindaklanjuti status pengaduan untuk memastikan
pengaduan ditangani sepenuhnya, dan diselesaikan atau ditolak
sebagaimana mestinya.
5. Memfasilitasi Arus Informasi
Sesuai dengan CG Code, Sekretaris Perusahaan berperan penting dalam
memberikan informasi kepada Dewan Komisaris dan Direksi secara tepat
waktu, teratur, dan lengkap untuk melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya dengan baik. Informasi tersebut biasanya mencakup:
• Risalah rapat Dewan Komisaris dan Direksi
• Keputusan dan dokumen yang disetujui oleh Dewan Komisaris dan
Direksi
• Risalah rapat dan laporan yang disiapkan oleh komite audit dan komite
lainnya, audit internal, dan auditor eksternal
• Dokumen keuangan
6. Menyelenggaran Rapat Dewan
Meskipun komisaris utama dan direktur utama bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan rapat Dewan Komisaris dan Direksi, sekretaris perusahaan
menangani semua urusan administrasi dan organisasi. Perusahaan dapat memilih
untuk menetapkan peran sekretaris perusahaan dalam menyelenggarakan rapat
dewan di bawah peraturan internal perusahaan. Tugas utama sekretaris dalam hal
ini biasanya mencakup:
• Membantu komisaris utama / presiden direktur dalam mempersiapkan
agenda
• Menyusun presentasi tentang masalah substantif dan prosedural yang
sedang dibahas.
• Menyiapkan brief untuk diskusi ruang rapat.
• Memberi pemberitahuan kepada dewan komisaris dan direksi rapat.
• Mendistribusikan dan mengumpulkan surat suara dan pendapat
tertulis dari komisaris / direksi yang tidak hadir secara fisik dalam
rapat.
• Meneruskan surat suara dan pendapat tertulis kepada direktur
utama / presiden komisaris.
• Memastikan semua rapat mengikuti prosedur yang dipersyaratkan
dalam ICL, AoA, dan peraturan terkait lainnya, termasuk penyusunan,
pendistribusian, dan penyimpanan risalah dalam arsip perusahaan.
7. Memfasilitasi Program Induksi untuk Anggota Dewan Baru
Sekretaris perusahaan harus memberikan pengarahan kepada komisaris dan
direktur yang baru terpilih tentang:
• Prosedur perusahaan yang mengatur badan pengurus perusahaan.
• Struktur perusahaan e dan pejabat perusahaan.
• Peraturan internal perusahaan dan dokumen lainnya.
• Keputusan RUPS, Dewan Komisaris, dan Direksi yang berlaku.
• Informasi terkait lainnya yang diperlukan oleh komisaris / direksi untuk
pelaksanaan tugasnya dengan semestinya.
 8.2 Kualifikasi

Saat memilih sekretaris perusahaan, Direksi harus menggunakan berbagai sumber untuk
menentukan persyaratan umum dan kriteria khusus yang akan digunakan dalam mengevaluasi
kandidat untuk posisi tersebut, seperti CG Code, peraturan terkait, AoA, dan peraturan internal.
Yang penting, sekretaris perusahaan juga haruslah orang dengan reputasi yang sempurna.
Perusahaan harus menghindari penunjukan individu dengan catatan kriminal atau yang telah
terkait dengan pelanggaran administratif yang signifikan. Praktik terbaik merekomendasikan agar
posisi ini diisi oleh karyawan yang berdedikasi dalam kapasitas penuh waktu. Perusahaan besar
mungkin merasa perlu untuk mendirikan kantor sekretaris perusahaan, yang dikelola oleh
beberapa pejabat. Penempatan staf tambahan mungkin berguna untuk perusahaan dengan jumlah
direktur, komisaris, dan pemegang saham yang besar. Jika perusahaan memutuskan untuk
mendirikan kantor sekretaris perusahaan, perusahaan mungkin ingin menentukan tanggung jawab
kantor tersebut dalam peraturan internal perusahaan atau dokumen lainnya. Di perusahaan yang
lebih kecil, penasihat hukum atau orang yang memegang posisi serupa dapat menjalankan tugas
sekretaris perusahaan. Namun, sekretaris perusahaan harus menyediakan waktu yang cukup
untuk tugasnya.
Di Indonesia, OJK menetapkan persyaratan minimal sekretaris perusahaan yang berlaku
bagi perusahaan publik. OJK mewajibkan sekretaris perusahaan untuk:
• Mampu melakukan perbuatan hukum.
• Memiliki pengetahuan dan pemahaman di bidang hukum, keuangan, dan tata kelola
perusahaan.
• Memahami aktivitas bisnis perusahaan.
• Memiliki kemampuan berkomunikasi secara efektif.
• Berdomisili di Indonesia.
Selain itu, sekretaris perusahaan tidak boleh memegang posisi apapun di perusahaan publik
lainnya. Agar dapat selalu bertindak untuk kepentingan terbaik perusahaan, sekretaris
perusahaan harus dilindungi dari pengaruh yang tidak semestinya dari manajemen dan pihak
lain. Sekretaris perusahaan harus bertanggung jawab dan dikendalikan oleh Direksi.
Gambar dibawah mengilustrasikan kualifikasi inti yang diperlukan untuk
menjalankan peran sekretaris perusahaan secara efektif.

 
Kualifikasi dan Keterampilan Sekretaris Perusahaan
 

Memahami hukum perusahaan dan sekuritas

Memiliki pemahaman dan keterampilam komunikasi yang baik

Berorientasi pada detail, fleksibel dan kreatif

Tahu bagaimana mengatasi pemikiran birokrasi di perusahaan

Memahami bisnis perusahaan

Memediasi dan mencapai consensus

Membaca sinyal atau situasi dan memberikan peringatan dini kepada manajemen

Intuitit dan peka terhadap apa yang direktur utama pikiran

 8.3 Pengangkatan dan Pemberentihan

• Peraturan internal perusahaan harus mengatur prosedur untuk mencalonkan dan

menunjuk sekretaris perusahaan. Direksi bertanggung jawab atas pengangkatan
dan pemberhentian sekretaris perusahaan. Idealnya, Direksi harus berkonsultasi
dan menilai Dewan Komisaris selama keseluruhan proses. Direksi harus membuat
kerangka acuan terperinci, yang dapat mencakup wewenang, tugas, dan tanggung
jawab sekretaris perusahaan di luar yang dipersyaratkan oleh undang-undang, masa
jabatan sekretaris perusahaan, dan ketentuan terkait lainnya. Selain itu, kontrak
kerja sekretaris perusahaan harus secara tepat menentukan remunerasi dan hak
serta kewajiban lain yang berlaku untuk posisi tersebut.
Sebelum memutuskan kandidat yang tepat untuk mengisi peran sekretaris perusahaan, Direksi
harus memiliki semua informasi relevan yang diperlukan untuk menilai kualifikasi,
pengalaman, dan kualitas pribadi semua kandidat. Calon sekretaris perusahaan harus
memberikan informasi yang cukup kepada Direksi untuk mengevaluasi pencalonannya.
Kandidat harus, setidaknya, diminta untuk memberikan bukti tentang:
• Latar belakang pendidikan
• Pekerjaan di perusahaan lain
• Hubungan apa pun yang mereka miliki dengan orang terafiliasi atau mitra bisnis utama
perusahaan
• Jumlah dan jenis saham perusahaan yang mereka miliki, jika ada
• Pernyataan tidak dihukum atas tindak pidana atau pelanggaran administratif yang signifikan
• Aspek dan keadaan lain yang dapat mempengaruhi kinerja sebagai sekretaris perusahaan,
sesuai dengan dokumen umum perusahaan dan permintaan khusus dari Direksi.
• Informasi ini dapat dilengkapi dengan referensi pribadi dan wawancara
dengan anggota Direksi atau Dewan Komisaris, karena hubungan yang
baik antara direksi, komisaris, dan sekretaris perusahaan sangat penting
dalam menjaga hubungan kerja yang efektif. Sekretaris Perusahaan harus
segera memberi tahu Direksi jika ada perubahan keadaan yang dapat
mempengaruhi kemampuannya untuk menjalankan peran tersebut