ARSIP INAKTIF

PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF

1. Pemeliharaan Arsip Inaktif meliputi kegiatan:
a. Penataan Arsip Inaktif;dan
b. Penyimpanan Arsip Inaktif.
a. Penataan Arsip Inaktif

1. Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui prosedur:

b.Pengaturan Fisik Arsip,
c.Pengolahan Informasi Arsip; dan
d.Penyusunan Daftar Arsip Inaktif.
2. Kegiatan Pengaturan Fisik Arsip Inaktif pada unit kearsipan diawali kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip yang dipindahkan untuk
memastikan kelengkapan arsip, kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip serta penyusunan daftar arsip inaktif.
3. Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan:
e.Penataan Arsip Dalam Boks
f.Penomoran Boks dan Pelabelan; dan
g.Pengaturan Penempatan Boks pada tempat penyimpanan.
4. Penataan arsip dalam boks terdiri atas:
a. penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana penyimpanannya; dan
b. menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempertahankan penataan arsip ketika masih aktif (aturan asli) dan asal usul, serta
menempatkan lembar tunjuk silang apabila diperlukan.
5. Tunjuk silang diperlukan apabila terdapat informasi arsip yang saling berhubungan antara satu unit kerja dengan unit kerja lainya dan/atau
arsip direkam pada media yang berbeda.
6. Penomoran boks dan pelabelan
c. Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi simpan, nomor boks dan nomor folder secara konsisten.
d. Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor.
Contoh penomoran boks :
A.01.01 (ruang A, rak 1, boks nomor 1)
A.01.02 (ruang A, rak 1, boks nomor 2)
A.01.03 (ruang A, rak 1, boks nomor 3)
A.01`.03

800 800 800

Contoh penomoran boks :

A.01.01 (ruang A, rak 1, boks nomor 1)
A.01.02 (ruang A, rak 1, boks nomor 2)
A.01.03 (ruang A, rak 1, boks nomor 3)
 DAFTAR ARSIP INAKTIF

DAFTAR ISI BERKAS ARSIP : 400 (KESRA)

PERIODE : 2016
UNIT PENGOLAH : DINKES

NO NO ITEM KODE KURUN SISTEM PENYIMPANAN LOKASI PENYIMPANAN UNIT

URAIAN /INFORMASI BERKAS JUMLAH KETERANGAN
BERKAS ARSIP KLASIFIKASI WAKTU PENGOLAH
SERI RUBRIK DOSIR SAMPUL BOX RAK
1 441.1 UKGS TU Asli/Fotocopy

1 441.1 Permohonan Narasumber 2016 4 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy

2 441.1 Peyuluhan Sekolah 2016 6 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy

3 441.1 dst 2016 3 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy

2 441.5 UKS 1 1 TU Asli/Fotocopy

1 441.5 Penyuluhan UKS Sekolah Dasar 2016 7 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy

2 441.5 Penilaian UKS 2016 11 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy

3 441.5 Dst 2016 11 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy
3 441.8 PIN 1 1 TU Asli/Fotocopy
1 441.8 Pemnyuluhan PIN 2016 11 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy
2 448.8 Pemberitahuan Ke Sekolah 2016 11 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy
3 441.8 Dst. 2016 11 Surat v 1 1 TU Asli/Fotocopy
4 442 Obat-Obatan TU Asli/Fotocopy
1 442.1 Permohonan Obat 2016 11 Surat v 2 1 TU Asli/Fotocopy
2 442.1 Penyimpanan Obat 2016 11 Surat v 2 1 TU Asli/Fotocopy
3 441.8 Dst. 2016 11 Surat v 2 1 TU Asli/Fotocopy
5 443.2 P2ML 2 1 TU Asli/Fotocopy
1 443.2 Pemberantasan Penyakit Menular 2016 11 Surat v 2 1 TU Asli/Fotocopy
2 443.2 Pemberian Obat Bantuan Penyakit Menular2016 11 Surat v 2 1 TU Asli/Fotocopy
3 443.2 Dst. 2016 11 Surat v 2 1 TU Asli/Fotocopy
7. Pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan prinsip asal usul diatur sebagai
berikut:
a. setingkat unit kerja eselon I pada lembaga negara;
b. setingkat Perangkat Daerah.
8. Pengolahan Informasi Arsip. Pengolahan informasi arsip menghasilkandaftar informasi tematik yang paling
sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian hasil pengolahan dan kurun waktu.
9. Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan
internal lembaga, dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan arsip dalam satu keutuhan
informasi berdasarkan arsip yang dikelola di unit kearsipan.
10. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan
a. Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasarkan daftar arsip yang dipindahkan dari unit
pengolah.
b. Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif folder dan
boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif masing- masing provenance pencipta
arsip.
c. Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan
arsip paling sedikit satu tahun sekali.
d. ………
d. Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informasi tentang:
- Pencipta Arsip;
- Unit Pengolah;
- Nomor Arsip;
- Kode Klasifikasi;
- Uraian Informasi Arsip/Berkas;
- Kurun Waktu;
- Jumlah; Dan
- Tingkat Perkembangan
- Keterangan (Media Arsip, Kondisi, Dll)
- Nomor Definitif Folder Dan Boks
- Lokasi Simpan (Ruangan Dan Nomor Rak)
- Jangka Simpan Dan Nasib Akhir
Contoh :

Pencipta Arsip : nama SKPD/OPD

Unit Pengolah : Bidang di dinas/Badan, Kasi di Kecamatan

DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN

Kop surat (1)

No. Kode Jenis Kurun waktu tingkat jumlah keterangan Nomor Lokasi simpan Jangka simpan Kategori arsip
klasifikasi arsip perkembangan definitive dan nasib
folder dan bok akhir
(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

tempat, tanggal, bulan, tahun

Jabatan
Tanda tangan pejabat yang mengesahkan
Nama
Petunjuk Pengisian :
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga;
Kolom (2), diisi dengan nomor urut berkas/arsip;
Kolom (3), diisi dengan kode klasifikasi arsip;
Kolom (4), diisi dengan uraian jenis/series arsip;
Kolom (5), diisi dengan kurun waktu;
Kolom (6), diisi dengan tingkat perkembangan arsip;
Kolom (7), diisi dengan jumlah arsip;
Kolom (8), diisi dengan media arsip, kondisi, dll;
Kolom (9), diisi dengan nomor definitif folder dan boks;
Kolom (10), diisi dengan lokasi simpan yang mencakup ruangan dan
nomor boks;
Kolom (11), diisi dengan jangka Simpan dan Nasib Akhir;
Kolom (12), diisi dengan kategori arsip, merupakan arsip vital,
arsip terjaga, dan keterangan klasifikasi dan
keamanan akses (rahasia, sangat rahasia, terbatas).

11. Daftar arsip inaktif digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip, dan sarana pengendalian arsip inaktif.
 SARANA/PRASARANA/PERALATAN:

ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF

1. Folder 1. Folder
2. Boks Arsip 2. Lebel Folder
3. Lebel bok 3. Sekat/Guide
3. Rak Arsip 4. Filling Cabinet
4. Record Center (di unit kearsipan) 5. Central file ( di unit pengolah)
B. PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

11. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip inaktif Penyimpanan arsip inaktif
dilaksanakan dengan melakukan penataan boks arsip pada rak secara berurut berdasarkan nomor boks
dan disusun berderet ke samping (vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri
menuju ke kanan.
Contoh Penataan Boks Pada Rak Dan Penyimpanan Arsip
Inaktif:
PENYUSUTAN ARSIP
D. PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 52
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.
Pasal 53
1. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib
memiliki JRA.
2. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah,
perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
3. Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi
kemasyarakatan harus memiliki JRA.
4. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi swasta, perusahaan
swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.
 Pasal 54
1. Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.
2. Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.

Pasal 55
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penetapan JRA dan pedoman retensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal
53 dan Pasal 54 diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.

Pasal 56
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 meliputi kegiatan:
a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
 Pasal 57
1. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.
2. Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
Pasal 61
a. Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota dilakukan sebagai berikut:
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan
dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan
b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota ke lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota.
 Pasal 63
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
2. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.
3. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar
arsip yang akan dipindahkan.
4. Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan ditandatangani oleh pimpinan unit
pengolah dan pimpinan unit kearsipan.
Pasal 65
5. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
6. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
3. Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan, retensinya ditentukan kembali oleh
pimpinan pencipta arsip.
 Pasal 66
1. Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. pembentukan panitia penilai arsip;
b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2) huruf a;
c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai arsip;
e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan:
1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan
pencipta arsip yang bersangkutan; dan
3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
 Pasal 67

1. Pembentukan panitia penilai arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.

2. Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan

dimusnahkan.

3. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan

c. arsiparis sebagai anggota.

 Pasal 71
1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun
ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota setelah
mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari bupati/walikota.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi
tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota atau penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota.

Pasal 72
1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi sekurang kurangnya 10 (sepuluh)
tahun ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota.
 Pasal 72

1. Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota menjadi tanggung jawab
lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
PEMBUATAN BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
 Pasal 78
1. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.
2. Arsip yang tercipta meliputi:
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakanbahwa arsip
yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip; dan
h. daftar arsip yang dimusnahkan.
3. Arsip yang tercipta dari hasil pemusnahan diperlakukan sebagai arsip vital.
4. Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.