Kelas

Sekretaris

Syarifaturrohma, S.Pd
(Sekretaris Kabinet BEM KM Unsri 2020)
 Posisi Jabatan

Presma Wapresma

Sekretaris /Bendahara
Menteri Koordinator Kabinet

Menteri Sekmen Kepala Biro

 ADMINISTRASI
 merupakan kegiatan kerjasama
yang dilakukan manusia atau
sekelompok orang sehingga
tercapai tujuan yang diinginkan.

SEKRETARIS
Adalah orang yang memiliki peran dan
fungsi manajerial, meliputi membuat
perencanaan, melakukan pengorganisasian,
membimbing dan mengarahkan, mengontrol
serta mengambil keputusan atas berbagai
masalah yang dihadapi dalam bidang
pekerjaan kesekretariatan.

SEKRETARIAT
merupakan suatu tempat terjadinya
aktivitas kerja yang sifatnya tetap
pada suatu kantor atau suatu tempat
tertentu yang telah ditetapkan untuk
mencapai tujuan bersama.
KESEKRETARIATAN
Segala pekerjaan atau aktivitas di sebuah
lembaga yang dilakukan oleh sekretariat
atau sekretaris, terutama yang sangat
berkaitan dengan proses administrasi, surat
menyurat dan penyimpanan dokumen.

Itulah mengapa, Sekretaris

= ibunya organisasi
 Kegiatan Administrasi

Mempersiapkan
keperluan surat-
menyurat dan kebutuhan
administrasi lainnya

Merancang rencana
Mengatur dan
format rencana
menyelenggarakan rapat
kerja

Menyusun agenda semua

kegiatan organisasi dan
mengkoordinir divisi yang
ada dalam organisasi Memonitoring dan
membantu evaluasi kinerja
divisi lain bersama pimpinan
 Intermezzo....
4 Aktor utama organisasi adalah
Kepemimpinan, Kesekretariatan, Sumber
Daya, dan Keuangan.
- Bukan perihal jabatan, tapi kemampuan.

Lantas apa urgensi mempelajari administrasi

dan kesekretariatan ini?
- Bukan perihal jabatan saja, tapi pembentukan karakter yang
berguna dimasa depan
Alur Administrasi
Internal
Sekpel membuat
surat/proposal/
pertanggungjawaban

Divalidasi oleh
Dikoreksi oleh
Sekretaris Umum dan
Sekretaris Divisi/Dinas
disahkan oleh Ketua
Umum
Alur Keuangan Internal
Benpel membuat
anggaran dana: (1)
permohonan ke
Rektorat, (2) realisasi
sesungguhnya ke
Benkab

Divalidasi dan dirasionalisasikan Didiskusikan bersama

bersama Bendum (Sekum ikut Sekretaris Divisi/Dinas
membantu guna menyamakan
informasi dengan laporan
pertanggungjawaban kelak)
Format Surat-Menyurat dan Proposal
Header

Watermark

Footer
 MENYURAT
UMUM DIPAKAI ORMAWA UNSRI SEJAK
2020.
 Surat dibuat menggunakan KOP surat yang telah
ditetapkan.
 Penulisan menggunakan jenis font cambria, dengan
ukuran 12
 Penomoran surat dilakukan dengan standar yang akan
dijelaskan dalam Sistem Penomoran Surat.
 Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum
ditandatangani oleh Sekretaris Umum, Wakil Ketua
dan Ketua Umum
 Surat yang dikeluarkan oleh Dinas ditandatangani oleh
Sekdin, Kadin, serta diketahui oleh Ketum.
 Surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana
ditandatangani oleh Ketua pelaksana, Kadin terkait
proker serta diketahui oleh Ketum
 Urutan tanda tangan semakin menuju ke arah kiri menunjukkan
jabatan yang lebih tinggi.
 Surat yang dikeluarkan oleh kementerian atau panitia pelaksana,
wajib mendapatkan paraf Sekretaris Kabinet setelah
tandatangan Presiden Mahasiswa untuk pengecekan kembali
surat dan proposal sebelum akhirnya dikeluarkan.
 Dalam surat pengajuan tertuju kepada Surat permohonan izin
kegiatan dan permohonan dana ditujukan kepada Wakil Rektor III
Universitas Sriwijaya.
 Surat peminjaman tempat dan alat/barang ditujukan kepada Wakil
Rektor II Universitas Sriwijaya.
 Kegiatan yang dilakukan dalam skala besar (menginap/berjalan
dalam beberapa hari/jumlah peserta yang banyak) dapat
menyertakan surat pemberitahuan kepada “Ketua Keamanan
Universitas Sriwijaya” yang bertempat di Pos Gerbang Utama
Kampus.
FORMULA SURAT
PENOMORAN SURAT.

Keterangan:
 aaa : nomor surat (penomoran surat yang diminta
langsung ke Sekretaris Kabinet KM Unsri)
 bbb : jenis surat berdasarkan maksud dan tujuan
 c : jenis surat berdasarkan yang menerima
 ddd : pihak yang mengeluarkan surat (panitia
khusus)/optional
 eee : pihak yang mengeluarkan surat (pengurus
organisasi)
 fff : nama organisasi
 gg : keterangan waktu (bulan) pembuatan/
pengeluaran surat
 hhhh : keterangan waktu (tahun) pembuatan/
pengeluaran surat
FORMAT
SURAT
FITUR-FITUR ADMINISTRASI.
PENTING BANGET!
Surat-menyurat yang biasa dibutuhkan :
 Surat Undangan Panitia
 Surat Izin Kegiatan
 Surat Peminjaman Tempat
 Surat Permohonan Dana Rektorat
 Surat Izin Peminjaman Alat/Perlengkapan
 Surat Permohonan Pembicara
 Proposal Kegiatan
Penjelasan Proposal ada di file lain;
 LPJ Kegiatan
 Surat Permohonan Donatur
 Surat Permohonan Sponsor ship
 Surat Penawaran Kerjasama
 Surat Pernyataan Kerjasama
 Kwintansi
 Surat Undangan Tamu
 Daftar Hadir
 Curiculum Vitae/(pembiacara/trainer/moderator)
 Penunjuk arah dan tempat\
 Penunjuk posisi : misal Moderator, MC, Pembicara, dl;
Alur Surat-Menyurat di Rektorat
Unsri

Tata Usaha Wakil Rektor 3 Kabag BAK, dan

(Lantai 2) (lantai 3) Kasubag MPIK
(lantai 1)

Keuangan BAK Keuangan BAK

Kasubag MPIK
(Lantai 1) untuk (Lantai 1)
(lantai 1) untuk
Pertanggungjawaba semua SK yang -Proses Penerimaan
n disahkan pengajuan-
Akhir Kata....
Administrasi ibaratkan partikel darah yang
mengalirkan oksigen ke seluruh bagian
tubuh.