MATERI 4

DOKUMENTASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
BENTUK DOKUMENTASI

 Narasi atau uraian tertulis

 Bagan alir
 Diagram
 Media tertulis lainnya yang
berfungsi untuk
mendeskripsikan perangkat
sistem dan cara kerja
sistem.
DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data atau Data

flow diagram (DFD) adalah
diagram yang digunakan
untuk menggambarkan arus
data SIA.
SIMBUL DIAGRAM ARUS
DATA
Untuk membuat Data flow
diagram (DFD) digunakan
empat simbul dasar sebagai
berikut:
1. Asal data dan tujuan data
2. Arus data
3. Proses transformasi
4. Penyimpanan data
SIMBUL DFD

Asal data dan tujuan data

Transformasi/pengolahan data

Arus data

Penyimpanan data
DIAGRAM ARUS DATA

Asal Arus Data (B) Proses Arus Data (D)

Data (C)
(A)

Arus Data (E)

Tujuan
Data
(J)
 DIAGRAM ARUS DATA
Piutang Dagang
(H)

(G)
Pembayaran Data Informasi
Pelanggan Pelanggan Piutang
(B) 1.0 (D) 2.0 (I) Manajer
Pelanggan Proses Update Kredit
(A) Pembayaran Piutang (K)
(C) (F)

Setoran (E)

Bank
(J)
DATA FLOW DIAGRAMS

Depart-
ments Employees
Employee
New employee Time paychecks
Human form cards
Resources
1.0
Update 2.0
Employee Pay Payroll
empl.
Change Employ- check
Payroll Bank
form ees
file

Payroll
Disburse-
3.0 ment data 5.0
Prepare Employee/
Update
reports Payroll file
Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
4.0 General
Pay Ledger
taxes Tax report
Manage- & payment
ment Govt.
Agencies
DIAGRAM KONTEK

Diagram kontek (context

diagram) adalah DFD
dalam bentuk yang
masih sangat umum,
belum menggambarkan
arus data secara detil.
DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN

Pembayaran dan Lap. Pajak Government

agencies
Slip gaji
Sistem Employees
Pengolahan
Cek gaji
Gaji/upah Bank

Management
Laporan gaji
DATA DICTIONARY

Data dictionary adalah

deskripsi tetang seluruh
elemen data, penyimpanan
data, arus data, dokumen
data, termasuk item fisik
data di dalam SIA.
BAGAN ALIR
(FLOWCHART)
Bagan alir digunakan untuk
menjelaskan prosedur
secara jelas dan ringkas.
Bagan alir dibuat dengan
menggunakan simbul-
simbul standar sebagaimana
simbul standar dalam Data
Flow Diagram (DFD).
JENIS-JENIS BAGAN ALIR

1. Bagan alir dokumen (dokument

flowcharts), untuk menggambarkan
arus dokumen dan informasi dalam
organisasi.
2. Bagan alir sistem komputer atau
bagan alir sistem (computer system
flowcharts/system flowcharts),
untuk menggambarkan hubungan
input, proses, dan output.
3. Bagan alir program (program
flowcharts), digunakan untuk
menggambarkan urutan kerja
program komputer.
DFD vs BAGAN ALIR

DFD mendeskripsikan
arus data SIA sedangkan
bagan alir
mendeskripsikan arus
dokumen atau catatan
yang berisi data dalam
sistem.
SIMBUL BAGAN ALIR

Simbul bagan alir dapat dibagi

ke dalam empat kategori
sebagai berikut:
1. Simbul Input/output
2. Simbul proses
3. Simbul penyimpanan
4. Simbul arus dokumen dan
simbul lain-lain.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS

 Document Symbol
 Represents a document or report that is prepared by hand or printed by a
computer.
 INPUT/OUTPUT SYMBOLS
3
2
1

• Multiple Copies of One Document

– Indicates multiple copies of a paper document
or report.
– The document copies should be numbered in
the upper, right-hand corner.
 INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Input/Output; Journal/Ledger
– Can represent any input or output on a
program flowchart.
– Also represents accounting journals or
ledgers in a document flowchart.
 INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Display
– Represents information displayed by an
online output device such as a terminal,
monitor, or screen.
 INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Online Keying
– Represents data entry by an online device
such as a terminal or personal computer.
 INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Terminal or Personal Computer

– Combines the display and online keying
symbols to represent terminals and personal
computers.
 INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Transmittal Tape
– Represents manually prepared control totals
which are to be compared to computer totals
for control purposes.
 PROCESSING SYMBOLS

• Computer Processing
– Represents a process performed by a
computer, which usually results in a change in
data or information.
 PROCESSING SYMBOLS

• Manual Operation
– Represents a processing operation that is
performed manually.
 PROCESSING SYMBOLS

• Auxiliary Operation
– Represents a processing operation carried
out by a device other than a computer, e.g.,
an optical character scanner.
 PROCESSING SYMBOLS

• Off-line Keying Operation

– Represents an operation that uses an off-line
keying device, such as a cash register or
keying to a disk.
 STORAGE SYMBOLS

• Magnetic disk
– Represents data stored permanently on a
magnetic disk.
– Frequently used to represent master files and
databases.
 STORAGE SYMBOLS

• Magnetic Tape
– Represents data stored on a magnetic tape.
– Sometimes represents transaction files.
 STORAGE SYMBOLS

• Diskette
– Represents data stored on a floppy disk or zip
disk.
 STORAGE SYMBOLS

• Online Storage
– Represents data stored in a temporary online
file in a direct-access medium such as a
magnetic disk.
 STORAGE SYMBOLS

• File
– Represents a file of documents that are manually
stored and retrieved.
– Letter indicates the ordering sequence:
• A = Alphabetic order
• D = Date order
• N = Numeric order
 FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS

• Document or Processing Flow

– Represents the direction of processing or
document flow.
– Normal flow is top to bottom and left to right.
 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Data/Information Flow
– Represents the direction of data/information
flow.
– Often used to show data being copied from
one document to another.
FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS

• Communication Link
– Represents the transmission of data from one
location to another via communication lines.
 FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS

• On-page connector
– Connects processing from one location to
another on the same page.
– Used to avoid crisscrossing lines.
 FLOW AND MISCELLANEOUS
SYMBOLS

• Off-page connector
– Connects the processing flow between two
different pages.
– Signals the exit from one page and the
corresponding entrance on another page.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Terminal
– Represents the beginning, end, or a point of
interruption in a process or program.
– Also used to indicate an external party.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Decision
– Represents a decision-making step.
– Used in a program flowchart to show
branching to alternate paths.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Annotation
– Provides for the addition of descriptive
comments or explanatory notes as
clarification.
BAGAN ALIR DOKUMEN

 Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi

dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi.
 Bagan alir ini menunjukkan arus data dari awal sampai akhir, dalam
arti:
 Dari mana asal dokumen
 Kemana saja dokumen didistribusikan
 Bagaiman dokumen digunakan
BAGAN ALIR DOKUMEN

 Internal control flowcharts adalah bagan alir

dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi
kecukupan pengendalian interen, seperti
pemisahan fungsi dan pengecekan independen.
 Bagan alir dokumen dapat menunjukkan
kelemahan dan pemborosan, seperti
 Ketidakcukupan arus komunikasi
 Kopleksitas dokumen yang tidak diperlukan
 Prosedur yang tidak efisien
 Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat
proses perancangan sistem.
Contoh bagan
alir dokumen
PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

 Sebagaimana DFD, bagan alir sangat

membantu dalam memahami prosedur dalam
suatu sistem. Langkah penyusunan bagan alir
adalah sebagai berikut:
 Mewawancarai pengguna, pengembang,
auditor, dan manajemen.
 Mengadmisitrasikan pertanyaan.
 Membaca deskripsi dalam bentuk narasi.
 Mengevaluasi keseluruhan transaksi
dalam sistem.
PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

Mengidentifikasi:
 Bagian/divisi yang masuk ke
dalam bagan alir, misalnya,
depertement, fungsi-2, pihak
luar yang berhubungan dengan
perusahaan.
 Arus dokumen dan informasi
 Proses
BAGAN ALIR SISTEM
 Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan
output dari SIA.

 Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem.

 Setiap data diproses di dalam sistem.
 Data yang telah diproses disajikan dalam bentuk output/laporan,
menghasilkan informasi baru.
 Berikut ini contoh bagan alir
sistem.
 Bagan alir tersebut
menggambar-kan hubungan
input – proses - dan output.
BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program

menggambarkan urutan proses
pengolahan data dalam suatu
program komputer.
Bagan alir program juga
menggambarkan hubungan
antara input-proses-output.
• Contoh hubungan bagan alir
sistem dengan bagan alir
program.
BAGAN ALIR VS DFD

DFD lebih menekankan pada

aspek logika transmisi data dalam
sistem, yaitu dalam bentuk bagan
arus data dalam sistem.

Bagan alir lain lebih menekankan

pada karakteristik fisik dalam
sistem.
 Registrar’s Office

Students Enrollment Sort

Students
Forms Forms

Enrollment
Forms

Update Sorted
1.0 A Enrollment
Student
Update Student Forms
Records
Student Records
Records

Enrollment Sorted
Forms Prepare
Enrollment Class
Forms Lists
2.0
Prepare Bursar
Enrollment
Class Lists
Forms
Sorted
Class
Enrollment
Class Lists
Forms
Lists
Bagan
DFD
Faculty alir
Faculty Bursar
BENTUK
DOKUMENTASI SISTEM
YANG LAIN
 BAGAN STRUKTUR
(STRUCTURE CHART)
Menunjukkan Update
hubungan Master File
antar modul

Pengurutan Membuka Mengolah Menutup

Transaksi File Data file

Panggil Up-date Simpan

Data Data Data
TABEL KEPUTUSAN
(DECISION TABLES)
Adalah tabel yang berisi
data alternatif keputusan
pada berbagai situasi.
Tabel keputusan dapat
dibuat secara manual atau
diolah di dalam program
komputer
 Keputusan Pembelian Kembali
Persediaan
Ketentuan 1 2 3 4 5 6 7
Keadaan:
1. Persediaan  titik pemesanan N Y Y Y Y Y Y
kembali
2. Penjualan bulan sebelumnya N Y Y Y Y Y
3. Persediaan  titik kritis Y N N N N
4. Item sedang dalam proses Y N N N
produksi
5. Ramalan penjualan memberi N Y Y
sinyal positif
6. Laba penjualan memuaskan N Y
Keputusan:
7. Lakukan pesanan produksi X X X
2. Jangan lakukan pesanan produksi X X X X
GANTT CHART

Diagram ini dikembangkan oleh

Henry L. Gantt pada awal
tahun 1900, digunakan untuk
menggambarkan hubungan
antara jenis pekerjaan (sub
proyek) dengan target waktu
penyelesaian.
 CONTOH GANTT CHART
WAKTU (BULAN) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

A Menetapkan kebijakan                          

B Memilih personil                          

C Membuat manual                          

D Melatih personil                          

E Merancang standar program                          

F Kode program                          

G Pengujian sistem                          

H Konversi file                          

I Penyiapan lokasi sistem                          

J Memasang perangkat sistem                          

K Pengoperasian paralel                          

L Review dan pengesahan                          

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM
Memesan Pesanan
Pelanggan
dengan pelanggan
Ditagih

Terdiri
dari
Item
Faktur pesanan
Merefleksikan
Isi faktur

Pesanan
untuk
Item Persediaan
faktur produk
ISTILAH-ISTILAH PENTING
 Data flow diagram, diagram yang
menggambarkan arus data antara proses,
file, dan tujuan data.
 Decision table, suatu matrik yang
menggambarkan proses keputusan
dengan variable yang komplek. Matrik
berisi hubungan keputusan dengan
berbagai kondisi yang terjadi.
 Document flowchart, diagram yang
menggambarkan arus dokumen diantara
berbagai unit dalam suatu organisasi.
ISTILAH-ISTILAH PENTING
 Entity-relationship diagram, diagram yang
menggambarkan hubungan antar entity
(satuan data) yang disimpan dalam memori
computer.
 Flowchart, diagram yang menggambarkan
hubungan diantara proses yang berurutan.
 Gantt chart, diagram untuk
menggambarkan target waktu
penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam
suatu proyek.
ISTILAH-ISTILAH PENTING
 Network techniques, diagram yang
mencakup PERT (Programme
Evaluation and Review Technique)
dan CPM (Critical Path Method)
untuk menggambarkan urutan
pelaksanaan setiap tahapan
proyek termasuk target waktu
penyelesaiannya.
ISTILAH-ISTILAH PENTING

 Program flowchart, diagram untuk

menggambarkan langkah-langkah dan logika
kerja program computer
 Structure chart, diagram untuk menggambarkan
hirarkhi serta hubungan antar modul program
computer.
 System flowchart, diagram untuk
menggambarkan hubungan input, proses, dan output
suatu sistem aplikasi.
 System configuration chart, diagram untuk menggambarkan
konfigurasi perangkat keras sistem.
selesai