Bab 2

Pengertian Perkantoran (ulangan)

• Manajemen Perkantoran dapat dinyatakan sebagai
"Kekuatan yang tidak berwujud, yang
merencanakan, mengorganisasikan dan
mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan,
mesin-mesin, dan uang bahkan pasar-pasar.
Dalam bidang pekerjaan kantor mengarahkan dan
mengawasi aneka macam kegiatan sedemikian
rupa, hingga sasaran perusahaan dapat dicapai".
Pengertian Administrasi
• The Liang Gie:
“Administrasi adalah rangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu”.
Pengertian Administrasi
• Sondang P.Siagian
“Administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya dengan
memanfaatkan sarana dan prasarana
tertetentu secara berdaya guna.”
Pengertian Administrasi
• Moenir mengatakan,
“Administrasi adalah proses
penyelenggaraan kegiatan organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
dengan menggunakan Sumber Daya
Manusia.”
Administrasi Dalam Arti Luas dan
Dalam Arti Sempit:
• Administrasi dalam arti sempit merupakan proses
kegiatan kerjasama yang sangat bersifat pekerjaan
kantor meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat
dan sebagiannya, yang bersifat teknik
ketatausahaan.
• Administrasi dalam arti luas meliputi segenap
proses kerjasama untk mencapai tujuantersebut
yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Pengertian Administrasi (Resume)
Administrasi dalah segenap proses
penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerjasama dari sekelompok orang dalam
usaha mencapai tujuan tertentu yang telah
ditetapkan bersama
Pengertian Administrasi Kantor
• Menurut Moenir,
“Administrasi kantor adalah kegiatan
administrative yang dilaksanakan di kantor
sebagai pusat kegiatannya, dilakukan secara
terus-menerus dengan menggunakan segala
peralatan kantor (peralatan lunak) untuk
menunjang pelaksanaan kegiatan pokok
organisasi.”
 Lingkup Pekerjaan Kantor
(Office Work)
• Office work includes verbal transmission of
information and the producing of written record and
report providing the means by which many items may
be summarized quickly to supply a factual basis for
managerial control. (George Terry)

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara

lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan.
 Lingkup Pekerjaan Kantor
(Office Work)
Leffingwell dan Robinson merinci macam pekerjaan kantor sbb:
• Receiving dispatching and shipping orders (menerima pesanan, mengantarkan, dan
mengirimkan dengan kapal);
• Billing (membuat rekening);
• Corespondence, dictation, typing;
• Filling;
• Passing credit and collection put standing accounts (menyampaikan hutang dan
mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan).
• Handling, distributing and dispatching mail (mengurus, membagi-bagi, dan mengirimkan
surat-surat pos)
 Lingkup Pekerjaan Kantor
(Office Work)
Leffingwell dan Robinson merinci macam pekerjaan kantor sbb:
• Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat;
• Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh;
• Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan
sistem, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu;
• Membuat warkat-warkat – mencatat data yang diinginkan.
 Distribusi Pemakaian Waktu
kerja Perkantoran
Penelitian George Terry pada perusahaan di Amerika:
1. Typing (mengetik) 24,6%
2. Calculating (menghitung) 19,5%
3. Checking (memeriksa) 12,3%
4. Filing (menyimpan warkat) 10,2%
5. Telephoning (menelpon) 8,8%
6. Duplicating (menggandakan) 6,4%
7. Mailing (mengirim surat) 5,5%
8. Other (lain-lain) 12,7%

100%
 TataUsaha dan Pekerjaan Kantor
(Administrasi DalamArti Sempit)
Istilah: Pekerjaan kantor (office work) = tatausaha

Yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun,

mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi.
 TataUsaha dan Pekerjaan Kantor
Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, membedakan beberapa
pekerjaan tatausaha, yaitu:
1. Menulis (membuat warkat asli)
2. Membaca
3. Menyalin (termasuk menempel, memperbanyak, dan
melubangi kartu)
4. Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan,
membagi)
5. Membandingkan (mengecek)
6. Memilah (menggolongkan dan menyatukan)
7. Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan
dan tertulis)
Inti Tatausaha
Tata Usaha tugas Pelayanan yang berwujud 6 pola perbuatan:
• Menghimpun – mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan
• Mencatat – membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan2
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang diperlukan
• Mengolah – mengerjakan keterangan dengan maksud yang lebih berguna
• Menggandakan – memperbanyak dengan berbagai cara dan alat untuk
jumlah yang diperlukan
• Mengirim – menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak ke pada pihak yang lain
• Menyimpan – menaruh dengan berbagai cara dan alat pada tempat yang
aman
 Objek Pekerjaan Tatausaha

INFORMASI

VISUAL AUDIAL

Berupa Pita
Tulisan Gambar
Rekaman (tape)

Membantu
Warkat
ingatan
 Hubungan Tatausaha
Yaitu kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama
lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggungjawab,
melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam
rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan operatif, yang diwujudkan dalam bentuk
surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau macam
warkat lainnya.

Korespondensi
Di Indonesia
Kearsipan
Penyetensilan/
penggandaan

Ekspedisi
Peran Tatausaha

Mungkinkah
suatu organisasi
Tanpa menyelenggarakan
Tata Usaha?
Peran Tatausaha
Every job in organization today has some office or paper
work aspects. In most jobs, these aspects are only incedental
to the activity of chief concern, which may be production,
sales, finance, purchasing, personnel, engineering, or one of
many others. The paperwork aspets must be managed,
nevertheless. (Littlefield dan Petersson)

Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai

segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam
kebanyakan pekerjaan, segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari
aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan,
keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari
banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi
pekerjaan kertas itu harus diurus
Peran Tatausaha
The office was once considered as nothing more than the focal point of
internal and external communication, capable only of dispatching a few
letters upon occasion and of preparing records of no practical value. The
present tendency, fortunately, is to view the office as a loving, vital
organism. It lives as a centralized, service rendering unit. It is accepted
as a full partner ini the productive efforts of modern business. Without
the office factory wheels do not turn and the sale of goods or service is
not possible. (Coleman Maze)
Kantor tatausaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik temu dari
tatahubungan kedalam dan keluar yang hanya mampu kadangkala
mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak
mempunyai nilai praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah
memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting.
Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan.
Ini diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif
dari perusahaan modern. Tanpa kantor tatausaha, roda pabrik tidak
berputar dan penjualan barang atau jasa tidaklah mungkin.
Fungsi/Peran Pokok Tatausaha
• Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu
organisasi.
• Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk
pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
atau melakukan tindakan yang tepat.
• Membantu kelancaran perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan.
Fungsi/Peran Pokok Tatausaha
Office work is not at all comparable to the function of production,
sales, finance, engineering purchasing, personnel, or other
functions that may be necessary in any given organization.
Instead, it is a process, or a group of processes, necessary for
carrying out each of these functions. Its special contribution is
that of providing information needed in performing each of them.
(Littlefield dan Peterson)

Pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-

fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian,
atau fungsi-fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu
organisasi tertentu. Namun hal ini adalah suatu proses atau sekelompok
proses yang diperlukan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-
fungsi tersebut. Kontribusinya yang utama ialah menyediakan
keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.
 Ciri Utama Tatausaha
• Bersifat pelayanan (service work)
• Bersifat menyeluruh ke segenap bagian
dalam organisasi
• Dilaksanakan oleh semua pihak dalam
organisasi
Tatausaha = Service work (Terry) – pekerjaan pelayanan.
Fungsi: Facilitating function (memudahkan/
meringankan
Service unit (Harry Wylie dan Robert Brecht)
– melayani bagian lain
Paper work
Ciri Khusus Tatausaha
 More mental work usually required-more “hard-to-measure” tasks
Greater variability of work from case to case
 Numerour small, low volume tasks not thought to justify standards
 Irregularity of work flow of much office work

• Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental--lebih banyak

tugas yang sukar diukur.
• Corak satu pekerjaan dengan pekerjaan lain sering berubah-ubah
• Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga
tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
• Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan
perkantoran
 Ciri Tatausaha

Ciri apapun yang diberikan/yang

terlihat pada tatausaha, yang pasti
bahwa pekerjaan tatausaha tidak
dapat berjalan sendiri. Pekerjaan
tatausaha memerlukan perencanaan,
pengaturan, penyusunan pengarahan,
pengendalian dan penyempurnaan.
SEKIAN N TERIMA KASIH
SEKIAN DAN TERIMA KASIH
IED MUBARAK, PLEASE FORGIVE ME FOR EVERYTHING I HAVE
BEEN DONE WRONG, and MAY THIS RAMADHAN BE BLESSING and
HOPEFULLY WE ALL CAME OUT AS A BETTER PERSON THAN
BEFORE - Happy Ied 1429 H, and Have a nice Holiday
Happy,
and Have a Nice Holiday 4 U all
See you next class