 According to J.C.

Denyer, Office System is the

satandard sequence of operation in a particular
business activity (the paying of wages, sales
invoicing etc) and is concerned with how these
operation performed (method) as well as with
where and when they are performed

 Urutan-urutan baku operasi dalam suatu kegiatan

perusahaan (pembayaran upah, pembuatan
faktur penjualan dll) dan berkenaan dengan bagai
mana operasi-operasi itu dilaksanakan (caranya)
maupun (juga) dimana dan bila mana kegiatan itu
diselesaikan
Sistem, terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur
dan metode dalam penyelesaian atau melaksanakan pekerjaan

Kantor/organisasi merupakan sebuah sistem kesatuan untuk

mencapai tujan yang terdiri dari sub sistem, dalam hal ini berupa
metode dan prosedur. Dengan kata lain Organisasi juga bisa
disebut sebagai kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian/sub-sub
yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya

Metode berisi tentang aktivitas operasional, sedangkan Prosedur

merupakan suatu proses pekerjaan
 Input – sumber daya

 Processing – perubahan input menjadi output

 Output – hasil kerja yang mungkin berupa informasi atau

dokumen

 Feedback – tanggapan sebagai bentuk evaluasi

 Controlling – tindakan perbaikan sebagai tindak lanjut tanggapan

Menurut McLeod dan Schell (2001), karakteristik sistem yang baik
adalah:
 Fleksibel, mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah
 Mudah diadaptasikan, mudah diadaptasikan dengan kondisi yang
baru
 Sistimatis, tidak mempersulit aktivitas pekerjaam yang telah ada
 Fungsional, dapat membantu mencapai tujuan yang telah
ditentukan
 Sederhana, mudah dipahami dan dilaksanakan
 Pemanfaatan sumber daya yang optimal, sumber daya yang
dimiliki dapat dioptimalkan pemanfaatannya
Menurut Martin dkk (2002), dalam organisasi yang ideal ada 4
(empat) jenis sistem:
 Sistem pada tingkat operasional – memonitor aktivitas untuk
mengetahui: Jumlah penjualan, jumlah bahan baku, jumlah
karyawan yang mengikuti pelatihan dll
 Sistem pada tingkat Staf (perkantoran) – mendukung pekerjaan
yang dilakukan pegawai teknis
 Sistem pada tingkat manajemen – sistem informasi yang
mendukung pelaksanaan fungsi-fungsi manajemenn – MIS &
Decision Support System
 Sistem pada tingkat strategis – mendukung perencanaan jangka
panjang yanag dilakukan oleh senoir atau pejabat puncak
organisasi – Executive Support System (ESS)
 Arus kerja berjalan tanpa hambatan (without bottle-necks)
 Terhindar dari pekerjaan rangkap atau warkat rangkap
 Menjaga/terhindar dari gerak karyawan yang berlebihan
(mondar-mandir)
 Terhindar dari tulis menulis yang tidak perlu
 Menfaatkan sebaik mungkin kelebihan spesialisasi (4-S)
 Terhindar dari pengecekan dan pencatatan yang tidak perlu
 Menjaga jumlah pekerjaan dengan perbekalan pada tingkat yang
minimum
 Menerapkan prinsip-prinsip manajemen dengan baik
 Memanfaatkan sebaik mungkin semua peralatan perkantoran
 Menggunakan azas keserderhanaan
Sistem perkantoraan yang baik dapat menjamin:
 Lancarnya semua pekerjaan, tanpa penundaan kerja dan
menghilangkan Bottle-necks
 Meminimalkan pekerjaan perkantoran (Paper-work)
 Berjalannya koordinasi antar unit kerja
 Maksimumnya pelayanan kerja terhadap langganan/tamu
 Pekerjaan yang cepat dan akurat
 Penghematan biaya tenaga kerja langsung dan penggunaan kas
kecil
Menurut J.C. Denyer, untuk menjaga berlangsungnya suatu
sistem perkantoran yang baaik maka perlu dilakukan:
 Panduan tertulis (Office manual) yang memuat: apa yang harus
dilakukan, mengapa, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus
dilaksanakan
 Panduan ini di jilid dengan bentuk yang mudah di baca atau
dibuka (Loose-leaf form)
 Menuliskan semua prosedure dan mekanisme pekerja untuk
mendapatkan:
- memudahkan pengawasan
- hubungan antar bagian yang berkaitan dengan pelaksanaan
prosedur mudah diketahui
- kekuasaan dan tanggung jawab masing-masing
Langkah awalnya:
 Apakah tujuan kantor

 Apakah jenis tugas pokok kantor untuk mencapai

tujuannya
 Siapa yang akan melakssanakan pekerjaan itu
(siapkan pegawai yang akan terlibat dan apa
keterlibatan mereka sebelumnya)
 Metode apa yang digunakan pada masing-masing
pekerjaan
 Kualitas pekerjaan yang dilakukan sebelumnya

 Tentukan pembagian pekerjaan (working chart)

sebagai pedoman dalam aktifitas kantor
Langkah pokok yang perlu dipedomani:
 Tentukan tujuan setiap unit kerja atau sub sistem yang
akan dilakukan (seperti penghematan biaya)
 Periksalah/ujilah metode atau bentuk prosedure yang akan
di pakai melalui inspeksi, interview, atau melalui catatn
harian
 Periksa setiap tahap dan unit kerja/sub sistem dan atur
kerangka kerja untuk mengidentifikasikan masalah yang
mengakibatkan tidak efisiennya hasil kerja
 Tulis konsep yang akan ditentukan untuk membuat sistem
kerja yang baru(uraian dan langkah kerja)
Sistem perkantoran itu merupakan ururan atau tahapan
penyelesaian suatu pekerjaan dalam sebuah kantor pada semua
tingkat atau lini organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin
pekerjaan perkantoran akan berjalan dengan lancar dan baik
Setiap kelompok terdiri dari 4 – 5 orang mahasiswa
Masing-masing kelompok menyiapkan laporan hasil
pengamatan dan penelitianya tentang objek yang telah
dipilih, yaitu:

1. Administrasi Jurusan Administrai Niaga

2. Lab Pengetikan Manual & Elektronik
3. Lab Komputer
4. Lab Simulasi
5. Lab Seminar Manajemen
6. Lab Manajemen
Laporan dibuat paling tidak memuat:
1. Halaman Judul
2. Kata Pengantar
3. Daftar isi
4. Bab I, Pendahuluan,
5. Bab II, Keadaan Objek Pengamatan (Objek masing-maising), yang
memuat kondisi objektifnya, pemakaian/aktivitas yang dilakukan
pada objek, dan peralatan yang ada (apa yang dilakukan dalam/pd
objek)
6. Bab III. Pembahasan, yang memuat penjabaran dan opini penulis
berdasarkan data dalam bab II yang berlandaskan teori atau
referensi untuk menggambarkan Sisitem Perkantoran (bila perlu
buatkan alur kegiatan/pemakaian objek penelitian
7. Bab IV Kesimpulan, yang memuat sisi positif dan negatif yang
diambil dari pembahasan dan beberapa saran atau rekomendasi
8. Bila ada daftar pustaka, lampiran, dan lainnya