IS

N
IS
B
N
A
S
E
-P
N
A
S

AN N
P
E

U IA
E M S
A
S

RT N
I
E - 5 RG A
P E O
K ENG
P
HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISIR DENGAN
BAIK

DALAM SUATU ORGANISASI, PESAN-PESAN YANG DISAMPAIKAN OLEH PIMPINAN

KEPADA BAWAHANNYA, KADANGKALA TAK TERORGANISIR DENGAN BAIK.
MENYEBABKAN PESAN-PESAN TIDAK MENEMUI SASARAN ATAU BERHASIL
SESUAI DENGAN YANG DIKEHENDAKI.
TIDAK TEROGANISIR PESAN DENGAN BAIK DISEBABKAN OLEH BEBERAPA HAL
SEBAGAI BERIKUT:
1. BERTELE-TELE, SERINGKALI PESAN PEMBUKA AWAL SEBUAH SURAT TELALU
PANJANG, BARU KEMUDIAN MASUK TOPIK BAHASAN.
2. MEMASUKKAN BAHAN-BAHAN YANG TIDAK RELEVAN, INFORMASI YANG TIDAK
RELEVAN, TIDAK PENTING.
3. MENYAJIKAN IDE-IDE SECARA TIDAK LOGIS, ADANYA IDE-IDE YANG TIDAK
LOGIS DAN TIDAK TERKAIT DENGAN TOPIK BAHASAN YANG DISAMPAIKAN
PADA AUDIENS.
4. INFORMASI PENTING KADANGKALA TIDAK TERCAKUP DALAM PEMBAHASAN,
PESAN-PESAN YANG BOMBASTIS LEBIH DOMINAN, ADA KECENDERUNGAN
POIN-POIN PENTING JUSTRU TERLUPAKAN.
PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
MENGATUR IDE-IDE SECARA LOGIS, BERURUTAN, DAN TIDAK
BERTELE-TELE, IDE YANG DISAMPAIKAN AKAN DAPAT
MEMUASKAN KEBUTUHAN INFORMASI, MOTIVASI MAUPUN
PRAKTIS BAGI AUDIENS.
MENGORGANISASI PESAN-PESAN SECARA BAIK ADALAH
SUATU TANTANGAN BAGI KOMUNIKATOR.
UNTUK DAPAT MENGORGANISIR PESAN-PESAN DENGAN BAIK,
ADA 4 HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN, YAITU:
1. SUBJEK DAN TUJUAN HARUS JELAS.
2. SEMUA INFORMASI HARUS BERHUBUNGAN DENGAN SUBJEK
DAN TUJUAN.
3. IDE-IDE HARUS DIKELOMPOKKAN DAN DISAJIKAN DENGAN
CARA YANG LOGIS.
4. SEMUA INFORMASI YANG PENTING HARUS SUDAH TERCAKUP.
LANJUTAN
SUATU PESAN YANG DISUSUN DENGAN BAIK AKAN MEMBANTU
AUDIENS MEMAHAMI:
a. MEMBANTU AUDIENS MEMAHAMI SUATU PESAN,
MENGGUNAKAN POIN-POIN PENTING SECARA JELAS,
MENYUSUN IDE-IDE SECARA LOGIS DAN RUNTUT, DAN
MEMASUKAN SEMUA INFORMASI YANG RELEVAN DALAM
PESAN, AUDIENS DENGAN MUDAH AKAN MEMAHAMI
MAKSUD/TUJUAN PESAN.
b. MEMBANTU AUDIENS MENERIMA SUATU PESAN (TO THE
POINT).
c. MENGHEMAT WAKTU, PESAN YANG TIDAK TERORGANISIR
DENGAN BAIK AKAN MENGHABISKAN WAKTU AUDIENS.
d. MEMPERMUDAH PEKERJAAN KOMUNIKATOR,
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN YANG BAIK DAPAT
MEMBANTU PEKERJAAN KOMUNIKATOR, SEHINGGA DAPAT
SELESAI LEBIH CEPAT DAN EFISIEN.
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

PADA DASARNYA, UNTUK MENCAPAI PENGORGANISASIAN YANG BAIK

DIPERLUKAN DUA PROSES TAHAPAN, YAITU:
1. MENDEFENISIKAN DAN MENGGOLONGKAN IDE-IDE.
APABILA MENYUSUN PESAN YANG PANJANG DAN KOMPLEKS, MAKA
OUTLINE SANGAT DIPERLUKAN.
OUTLINE AKAN MEMBANTU MENVISUALISASIKAN HUBUNGAN
ANTARA BAGIAN YANG SATU DENGAN YANG LAIN.
OUTLINE JUGA MENUNTUN UNTUK MENGKOMUNIKASIKAN IDE-IDE
DENGAN CARA YANG LEBIH SISTEMATIK, EFISIEN, DAN EFEKTIF.
PERENCANAAN YANG BAIK OUTLINE AKAN MEMBANTU
MENGEKSPRESIKAN TRANSISI ANTARA IDE-IDE, SEHINGGA AUDIENS
AKAN MENGERTI DAN MEMAHAMI POLA PIKIR KOMUNIKATOR.
LANJUTAN
SUSUNAN SUATU OUTLINE SECARA GARIS BESAR DAPAT
DIGOLONGKAN KE DALAM TIGA GOLONGAN:
a. MULAILAH DENGAN IDE POKOK, AKAN MEMBANTU DALAM
MENETAPKAN TUJUAN DAN STRATEGI UMUM DARI SUATU
PESAN. IDE POKOK DAPAT DIRANGKUM DALAM DUA HAL
YAITU; (1) APA YANG ANDA INGINKAN TERHADAP AUDIENS
UNTUK MELAKUKANNYA ATAU MEMIKIRKANNYA; (2) ALASAN
YANG MENDASAR MENGAPA MEREKA HARUS MELAKUKAN
ATAU MEMIKIRKANNYA. IDE POKOK MERUPAKAN TITIK AWAL
UNTUK MEMBUAT OUTLINE.
b. NYATAKAN POIN-POIN PENDUKUNG YANG PENTING,
MENYUSUN POIN-POIN PENDUKUNG YANG PENTING SEBAGAI
PENDUKUNG IDE-IDE POKOK TERSEBUT.
c. ILUSTRASI DENGAN BUKTI-BUKTI ATAU TESTIMONI.
BAGAN ORGANISASI UNTUK ORGANISASI SUATU PESAN

IDE POKOK

POIN PENDUKUNG POIN PENDUKUNG POIN PENDUKUNG

BUKTI.1 BUKTI.2 BUKTI.3 BUKTI.4 BUKTI.5 BUKTI.6

LANJUTAN
2. MENENTUKAN URUTAN DENGAN RENCANA
ORGANISASIONAL, ADA DUA PENDEKATAN PENTING YAITU;
a. PENDEKATAN LANGSUNG (DIRECT APPROACH) SERING
DISEBUT JUGA DENGAN ISTILAH PENDEKATAN DEDUKTIF
(DEDUCTIVE APPROACH), DI MANA IDE POKOK MUNCUL
PALING AWAL, KEMUDIAN DIIKUTI BUKTI-BUKTI
PENDUKUNGNYA. BISA DIGUNAKAN KALAU REAKSI AUDIENS
CENDERUNG POSITIF ATAU MENYENANGKAN.
b. PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG (INDIRECT APPROACH)
SERING JUGA DISEBUT DENGAN ISTILAH PENDEKATAN
INDUKTIF (INDUCTIVE APPROACH), DI MANA BUKTI-BUKTI
MUNCUL TERLEBIH DAHULU, KEMUDIAN DIIKUTI DENGAN
IDE POKOKNYA. BISA DIGUNAKAN BILA REAKSI AUDIENS
CENDERUNG NEGATIF ATAU TIDAK MENYENANGKAN.
KEDUA PENDEKATAN INI DAPAT DITERAPKAN UNTUK PESAN
SINGKAT (MEMO DAN SURAT) MAUPUN PESAN-PESAN
FORMAL ATAU PANJANG (LAPORAN, USULAN, DAN
PRESENTASI).
LANJUTAN
MEMILIH RENCANA ORGANISASIONAL YANG PALING
COCOK SEBAGAI BERIKUT:
a. DIRECT REQUEST, PENYAMPAIAN YANG LANGSUNG
PADA POIN YANG DITUJU. BISA BERBENTUK MEMO,
DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN LANGSUNG.
b. PESAN-PESAN RUTIN, GOOD NEWS, ATAU GOODWILL,
JIKA ANDA MEMBERIKAN PESAN RUTIN SEBAGAI
BAGIAN DARI BISNIS TETAP ANDA, PARA AUDIENS
KEMUNGKINAN AKAN NETRAL. JIKA ANDA
MENGUMUMKAN PENURUNAN HARGA, MENERIMA
UNDANGAN, ATAU UCAPAN SELAMAT TEMAN SEJAWAT,
PARA AUDIENS AKAN SENANG MENDENGARNYA. LEBIH
COCOK MENGGUNAKAN PENDEKATAN LANGSUNG.
LANJUTAN
c. PESAN-PESAN BAD NEWS, JIKA ANDA MENGUMUMKAN
PENOLAKAN SUATU LAMARAN, MENOLAK KREDIT,
PERAMPINGAN KARYAWAN, PENURUNAN PANGKAT,
MAKA AUDIENS ANDA UMUMNYA AKAN KECEWA ATAU
TIDAK SENANG MENDENGARNYA, GUNAKAN
PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG. BERITANYA TEMPAT
DITENGAH-TENGAH SURAT DENGAN MENGGUNAKAN
BAHASA YANG HALUS.
d. PESAN-PESAN PERSUASIF, BILA AUDIENS BENAR-
BENAR TERTARIK, DAPAT DIGUNAKAN PENDEKATAN
TIDAK LANGSUNG. ANDA PERLU MEMBUKA PIKIRAN
AUDIENS ANDA DENGAN MELAKUKAN PERSUASIF,
SEHINGGA MEREKA DAPAT MEMAHAMI FAKTA YANG
ADA.
LANJUTAN
KEBANYAKAN PESAN-PESAN SINGKAT DAPAT MENGGUNAKAN SALAH
SATU DARI KEEMPAT DASAR RENCANA ORGANISASIONAL.
UNTUK PESAN-PESAN YANG LEBIH PANJANG, SEPERTI PEMBUATAN
LAPORAN DAN PRESENTASI, PERLU POLA YANG LEBIH KOMPLEKS.
POLA TERSEBUT DAPAT DIBEDAKAN DALAM DUA KATEGORI, YAITU:
1. INFORMASIONAL, PADA UMUMNYA LAPORAN DAN PRESENTASI YANG
PALING MUDAH ADALAH INFORMASIONAL YANG HANYA SEKEDAR
MENYAJIKAN FAKTA-FAKTA YANG BERHASIL DITEMUKAN.
YANG TERMASUK KE DALAM KATEGORI INFORMASIONAL ANTARA
LAIN; INSTRUKSI OPERASI, LAPORAN STATUS, DESKRIPSI TEKNIS, DAN
DESKRIPSI PROSEDUR DALAM SUATU PERUSAHAAN.
PESAN-PESAN INFORMASIONAL YANG PANJANG JELAS MEMILIKI
SUATU IDE POKOK.
SELANJUTNYA DIKEMBANGKAN KE DALAM SUBTOPIK-SUBTOPIK
YANG DISUSUN SECARA KRONOLOGIS, GEOGRAFIS, ATAU TINGKAT
PENTINGNYA.
LANJUTAN
2. ANALITIKAL, SECARA UMUM, MENGORGANISASI
LAPORAN DAN PRESENTASI ANALITIKAL (SECARA
ANALIS) YANG DIDESAIN KE ARAH SUATU KESIMPULAN
TERTENTU, ADALAH LEBIH SULIT.
MANAKALA TUJUAN ANDA ADALAH MELAKUKAN
KOLABORASI DENGAN AUDIENS DI DALAM
MEMECAHKAN SUATU MASALAH ATAU MELAKUKAN
PERSUASIF UNTUK SUATU TINDAKAN TERTENTU, ANDA
HARUS MEMILIH SUATU RENCANA ORGANISASIONAL
YANG MEMBERIKAN ARGUMEN SECARA LOGIS.
EMPAT RENCANA ORGANISASIONAL UNTUK PESAN-PESAN SINGKAT

REAKSI AUDIENS RENCANA PEMBUKA ISI PENTUP

ORGANISASI
TERTARIK DIRECT REQUEST MULAI DENGAN RINCI RASA HORMAT
PERMITAAN ATAU DAN ADANYA
IDE POKOK TINDAKAN
KHUSUS
SENANG PESAN RUTIN, MULAI DENGAN RINCI RASA HORMAT,
GOOD NEWS, IDE POKOK ATAU REFERNSI KE
GOOD WILL GOOD NEWS GOOD NEWS
TIDAK SENANG BAD NEWS MULAI DENGAN BERI ALASAN RASA HORMAT
PERNYATAAN JAWABAN
NETRAL SEBAGAI NEGATIF.
TRANSISI KE NAYATAKAN
KABAR BURUK KABAR BURUK,
DAN BERI SARAN
POSITIF
TIDAK TERTARIK PESAN PERSUASIF MULAI DENGAN TUMBUHKAN PERLU TINDAKAN
PERNYATAAN HASRAT AUDIENS
YANG
MENGUNDANG
PERHATIAN