MAIL HANDLING

Penanganan Surat Masuk

Dan Surat Keluar
PENGERTIAN SURAT
MASUK
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi .
Surat masuk dapat diterima melalui:
1. Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan buku
ekspedisi
2. Kurir kantor pos
3. Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkutan bagi
organisasi yang mempunyai PO Box di kantor POS
 LANGKAH PENGURUSAN
SURAT MASUK
PENERIMAAN PENYORTIRAN PEMBUKAAN SAMPUL JURNAL

MEMBACA,MENGGARIS PEMBERIAN TANGGAL DAN

BAWAHI,MEMBERI CATATAN PENTING PEMERIKSAAN LAMPIRAN
/MEMBERI TANDA

PENGAGENDAAN SURAT PENGARAHAN SURAT MASUK

PENDISTRIBUSIAN/PENYAMPAIAN SURAT PENGGANDAAN SURAT MASUK

PENYIMPANAN SURAT
Penerimaan:
Tugas Penerimaan surat dilakukan dengan cara:
• Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
• Meneliti ketepatan alamat si pengirim
• Menggolongkan surat sesuai sesuai dengan jenisnya
• Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat
telah diterima.
 P e n y o r ti r a n S u ra t M a s u k
• P e n y o r ti ra n s u ra t a d a la h k e g ia t a n
m e m is a h -m is a h k a n s u ra t u n tu k
p e n g o la h a n le b ih la n ju t . P e k e r ja a n
p e n y o r ti ra n m e l i p u ti tu g a s tu g a s
s e b a g a i b e r ik u t.
a . m e n g g o lo n g k a n s u r a t:
S u r a t m a s u k d a p a t d ig o lo n g k a n
b e rd a s a rk a n :
1 . m e n u r u t w u ju d n y a
2 . m e n u r u t s ifa t n y a
3 . m e n u ru t k e a m a n a n is in y a
4 . m e n u ru t p ro s e s p e n y e le s a ia n y a
5 . m e n u r u t k e g ia t a n n y a
6 . m e n u ru t s a s a ra n y a n g d it u ju
7 . m e n u r u t d in a s p o s
• P em bukaan s a m p u l S u r a t :A d a la h
s u a tu k e g ia t a n m em buka dan
m e n g e lu a r k a n s u r a t d a r i s a m p u ln y a
u n t u k m e m e r ik s a b a g ia n a m p lo p
s e c a r a t e l i ti a g a r j a n g a n a d a y a n g
t e r ti n g g a l d i d a l a m n y a .
• P e m b e r ia n ta n g g a l d a n p e m e r ik s a a n
la m p ir a n :
fu n g s in y a u n tu k t e r le b ih d a h u lu
h a ru s d ib u b u h k a n s te m p e l
a g e n d a /m e s in s t e m p e l p a d a r u a n g
y a n g k o s o n g d i b a g ia n a t a s a t a u
b a w a h h a la m a n p e r t a m a s u r a t .
• M e m b a c a ,m e m b e r i g a r is b a w a h ,d a n
m em buat c a ta ta n p e n ti n g /m e m b e r i
t a n d a u n t u k m e m p e r h a ti k a n h a l - h a l
yang p e n ti n g , m e n g g a r i s baw ahi
k a lim a t y a n g d a p a t m e m b e r ik a n
g a m b a r a n t e n t a n g is i s u r a t ,m e m b e r i
c a t a t a n h a l - h a l y a n g p e n ti n g d a n
yang akan dapat m e m b a n tu
p im p in a n d a la m m e m b a c a s u r a t .
• P e n g a g e n d a a n s u r a t a d a la h : K e g ia t a n
m e n c a t a t s u r a t k e d a la m buku
a g e n d a d e n g a n c a ra m e m b e ri n o m o r
u n it s u r a t t e r s e b u t .
T e r d a p a t ti g a m a c a m b u k u
a g e n d a ,y a itu :
1. B u k u A g e n d a Tu n g g a l
2. Buku Agenda Kem bar
3. B u k u A g e n d a B e rp a sa n g a n
• P e n g a ra h a n s u ra t m a s u k :s u ra t-s u ra t
y a n g p e r lu d ip r o s e s le b ih la n ju t ,h a r u s
d ia r a h k a n d a n d it e r u s k a n k e p a d a
p e ja b a t y a n g b e r h a k
m e n g o la h n y a .p e n g a r a h a n s u r a t
in i,b ia s a n y a d it u lis d a la m le m b r
d is p o s is i.
• L e m b a r d i s p o s i s i a d a l a h :l e m b a r y a n g
d is e d ia k a n o le h a g e n d a r is u n t u k
m e m b u b u h k a n d is p o s is i p im p in a n .
• D is p o s is i p im p in a n a d a la h :lc a t a t a n
b e r u p a s a r a n /t a n g g a p a n /in s t r u k s i
s e t e la h s u r a t d ib a c a o le h p im p in a n .
• P e n g g a n d a a n s u r a t m a s u k : d ila k u k a n
u n t u k s u r a t y a n g s if a t n y a
p e n ti n g , s a n g a t s e g e r a d a n h a r u s
d it a n g a n i s e k a lig u s o le h b e b e r a p a
p e ja b a t , d im a n a s u r a t a s lin y a h a n y a
s a t u le m b a r.
• P e n d i s t r i b u s i a n /p e n y a m p a i a n s u r a t :

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi .

Tugasnya ,yaitu:
 Surat yang berdisposisi terlebih dahulu di catat dalam
buku ekspedisi intern.
 Menyampaikan surat melalui buku ekspedisi kepada
pajabat yang bersangkutan .Buku ekspedisi diparaf
sebagai tanda surat telah diterima.
 Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya
kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku
pengarahan.
• P e n y im p a n a n s u r a t:p e n y im p a n a n
s u r a t m e r u p a k a n k e g ia ta n
m e n y im p a n s u r a t d e n g a n
m e n g g u n a k a n s is t e m te r te n t u .
 PENGERTIAN SURAT
KELUAR
 Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan
sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat
masuk yang diterima dari organisasi ,kantor lain,
atau perorangan agar terjalin rangkaian
hubungan timbal balik yang serasi yang
berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
 LANGKAH PENGURUSAN SURAT KELUAR

PERSIAPAN PEMBUATAN KONSEP PERSETUJUAN KONSEP SURAT

PENGETIKAN KONSEP SURAT MENGGAGENDAKAN SURAT

PEMERIKSAAN KONSEP PENANDATANGANAN SURAT PEMBERIAN CAP DINAS

SURAT

PENGIRIMAN SURAT PENYAMPULAN SURAT MELIPAT SURAT

PENYIMPANAN SURAT
 Persiapan
Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat
untuk menunjang dalam pengelolaan surat.Dalam persiapan menulis
surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
 Menentukan jenis ,ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan
dalam menulis surat .
 Mengemukakan ide,fakta, dan informasi yang lengkap dan mudah
difahami.
 Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.
 Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim,kata-kata sulit,dan
istilah-istilah yang sulit.
 Menggunakan bahasa yang singkat,jelas dan sopan
 Menggunakan bahasa baku.
Setelah memperhatikan hal-hal tersebut, penulis surat harus mengerti
dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang
disampaikan kepada penerima surat.
Pembuatan Konsep Surat

Pembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat

rencana dan penyusunan penulisan surat –surat keluar.
Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar
konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.
Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau bagian
tata usaha dengan ide yang berasal dari pimpinan atau
kepala bagian atau kepala seksi.
Konsep surat tergantung kepada jenisnya;
Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat
otomatis yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang
lainnya.
 Jenis Konsep Surat

 Dari segi pembuatannya , konsep surat dapat dibuat

dengan dua sistem:
1. Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit
tertentu, yaitu bagian surat menyurat(mail departement)
2. Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh masing-
masing bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.
 Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi menjadi
dua jenis,yaitu:
1. Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan
2. Surat yang dibuat oleh konseptor
Persetujuan Konsep Surat

 Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka

konsep surat harus dimintakan persetujuannya
kepada pimpinan . Apabila pada konsep surat
tersebut terdapat kesalahan atau perlu adanya
tambahan , maka konsep surat tersebut dibetulkan
oleh pimpinan .Surat yang telah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan ,selanjutnya sebagai
tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan
yang berkepentingan membubuhkan parafnya
pada blanko isian lembar konsep.
 Mengagendakan Surat

 Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam buku

agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor
surat.

Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009

001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

A : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang dipakai)
V : Menunjukkan bulan surat dibuat
2009: Menunjukkan tahun surat dibuat
             
 Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah mendapatkan kode
atau nomor surat , kemudian diserahkan kepada unit pengetikan.Oleh juru
ketik , konsep surat diketik ke dalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.
Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu:
a. Pemakaian surat
b. Bentuk-bentuk surat
c. Redaksi surat

Bentuk –bentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa macam,yaitu:

a. Bentuk surat full block style
b. Bentuk surat block style
c. Bentuk surat resmi block style
d. Bentuk surat hanging paragraph
e. Bentuk surat idented Style
f. Bentuk surat dinas
Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga
konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah melalui
koreksi kesalahan .Pemeriksaan konsep surat yang telah di ketik
dilakukan oleh:
a. Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan
dari mesin atau setelah di cetak dengan komputer sebelum
diserahkan kepada pimpinan.
b. Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat diserahkan
kembali kepada konseptor untuk diperiksa
c. Penanggung jawab Surat: Sebelum menanda tangani surat
,penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat
terlebih dahulu.
d. Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa oleh
agendaris
Penandatanganan Surat

 Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau

kesalahan, kemudian surat jadi disampaikan
kepada pimpinan atau pejabat berwenang untuk
menandatanganinya .Surat yang akan
ditandatangani oleh pimpinan sebaiknya
diletakkan pada map khusus.
Pemberian Cap Dinas

 Surat –surat yang telah ditanda tangani oleh

penanggung jawab surat ,kemudian dicap atau
distempel.
 Apabila terdapat surat-surat yang belum
diberi stempel, maka surat tersebut diragukan
keabsahannya dan dianggap kurang sah.
Stempel dibubuhkan sebelah kiri
menyinggung sedikit tandatangan.
Melipat Surat

 Surat-Surat yang telah ditandatangani dan telah diberi

stempel harus dipisahkan.
 Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan
atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip
 Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke
dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam car melipat
surat,yaitu:
Delapan Macam cara Melipat
surat
1. Lipatan Tunggal
2. Lipatan Ganda Sejajar
3. Lipatan baku
4. Lipatan baku rendah
5. Lipatan akordion
6. Lipatan akordion rendah
7. Lipatan model prancis
8. Lipatan model baron
Penyampulan Surat

Setelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi

sampul atau amplop.Pada sampul harus dilengkapi
dengan:
a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop surat
b. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop
surat
c. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah
nomor
d. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.
Pengiriman Surat

Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam buku

verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi adalah
mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang dituju
.Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:
a. Dikirim langsung
b. Dikirim melalui pos
Pengiriman surat keluar terdiri dari dua macam:
a. Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda
menggunakan buku ekspedisi intern
b. Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi ekstern
Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan

tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem
kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi
Terima
Kasih