Pengadaan Obat

• Pengadaan merupakan proses memperoleh persediaan, baik dengan cara

membeli, hasil donasi atau memproduksi sendiri.
• Perencanaan pengadaan obat di Unit Logistik Medik Instalasi Farmasi RSU Dr.
Soetomo Surabaya dibuat per 3 bulan sekali. Sedangkan pengadaannya dilakukan
ketika jumlah stock obat mencapai tingkat minimal (perpectual purchasing).
Keuntungan dari pemesanan ini adalah respon terhadap penggunaan obat lebih
cepat dibandingkan dengan pemesanan tiap 1 bulan sekali atau pemesanan
periodic karena seringnya pemesanan yang dilakukan
Hasil evaluasi
Hasil evaluasi yang didapatkan dari data penerimaan atau pengadaan obat meliputi :

1. Evaluasi Harga
Pada evaluasi harga diketahui bahwa harga obat dari supplier yang tercantum dalam SPK lebih tinggi daripada harga
yang tercantum dalam RAB dengan rata-rata selisih 10-24,89%. Penyimpangan ini masih dapat diterima karena standar
penyimpangan maksimal sebagai evaluasi adalah 25%.
Hal ini menandakan harga yang ditetapkan oleh tim perencanaan pengadaan cukup sesuai dengan harga di pasaran.
Harga pada SPK menjadi lebih tinggi daripada harga RAB karena :
A. Adanya kenaikan harga barang di pasaran termasuk kebutuhan medik
B. Adanya beban pajak dan profit rekanan yang belum di perhitungkan

2. Evaluasi Jenis
Diperoleh data bahwa jenis barang yang tertulis dalam RAB tidak semua terelisasi dalam SPK. Penyimpangan ini
berkisar antara 0-5%. Penyimpangan jenis ini dikarenakan adanya pengurangan jenis obat yang direncanakan sehingga
harus dibuat prioritas saat melakukan pengadaan.
3. Evaluasi Merek
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa <5% merek yang tercantum dalam RAM tidak sama dengan merek yang tercantum
dalam SPK. Hal ini disebabkan karena :
A. Tidak adanya stok dari supplier untuk merk yang direncanakan sehingga harus diganti merk lain dengan fungsi dan
kualitas yang sama
B. Adanya merger atau perusahaan farmasi
Contoh : Penggantian Mycostatin Merek Squibb dengan merek BMS (Briston Meyer Squibb)

4. Evaluasi Jumlah
Didapatkan hasil ketidak sesuaian jumlah yang tercantum dalam RAB dengan jumlah yang tercantum dalam SPK sebesar
<20%. Hal ini disebabkan karena adanya perbedaan harga antara SPK dan RAB sehingga dengan jumlah nilai tender yang
tetap perlu dilakukan penyesuaian terhadapt jumlah barang yang dipesan. Apabila jumlah nilai tender masih sisa maka
perlu dilakukan penyesuaian terhadap jumlah dengan menambah jumlah barang sesuai kesepakatan dengan panitia
pengadaan. Apabila ada kenaikan harga, maka barang yang direncanakan harus dikurangi.
5. Evaluasi Waktu
Pengadaan obat di Unit Logistik Medik Instalasi Farmasi RSU Dr. Soetomo Surabaya tahun 2005 berkisar antara 5-50 juta.
Dengan demikian, pengadaan obat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
a. Penunjukan langsung untuk pengadaan 5-50 juta dan lama administrasi maksimal 21 hari
b. Sistem tender untuk pengadaan >50 juta dan lama administrasi maksimal 57 hari

Berdasarkan surat perjanjian jual beli dengan supplier pasal 3 yang menyatakan bahwa pengadaan barang harus
dilakukan/diserahkan dalam rentang waktu yang tertulis daam SPK. Sehingga rekanan yang mengirimkan barang lebih
dari ketentuan (21 hari/57 hari) namun masih dalam rentang waktu yang tertulis di SPK dikatakan masih memenuhi
perjanjian jual beli.
Ketidaksesuaian waktu sebesar 0-3,33% disebabkan karena tanggal pada SPK mendahului tanggal RAB yang seharusnya
tanggal pada RAB lebih dulu dari tanggal SPK.