PENINGKATAN PRODUKTIVITAS

MELALUI TOTAL QUALITY

CONTROL
Pertemuan ke 12
Peningkatan Produktivitas Pekerjaan Kantor
Peningkatan produktivitas di bidang perkantoran mempunyai
beberapa ciri khas.
Hal utama harus ditegaskan bahwa pekerjaan tata usaha
merupakan masalah penting yang memerlukan perhatian khusus,
sebab di negara2 maju misalnya pegawai TU-nya meliputi lebih
dari 50% dari seluruh angkatan kerja.
Kunci bagi produktivitas ketatausahaan adalah menyusun
pengawasan yang baik agar terdapat keseimbangan alokasi
pekerjaan. Kesulitan yang ada dalam meningkatkan produktivitas
TU dan Jasa (swasta dan pemerintah) adalah cara memacu
pekerja kantor untuk lebih efektif melakukan pekerjaan.
Alasan pokoknya adalah kurangnya norma dan standar yang
disusun serta baik atas jenis2 pelaksanaan kerja TU yang ber-
beda2. Art Buchwald, seorang pengarang satire, akhir2 ini me-
ngetengahkan suatu rencana baru bagi pengurangan biaya
pemerintah. Dia menyatakan bahwa birokrasi tidak pernah
berkurang, kecuali jika para pejabat negara mempunyai inisiatif
melakukan hal itu.
Dia menyarankan bahwa setiap pegawai negeri yang menyusun
bagaimana mengurangi kerjanya akan dipensiun dengan
pembayaran penuh sepanjang hidupnya. Ini bagian dari polanya
yang tidak begitu lucu. Untuk sebagian besar pengusaha, gaji
adalah hanya setengah biaya dari satu jenis kerja, mungkin
kurang yang lainnya untuk ruangan penerangan dan pengaturan
udara, telpon dan perjalanan dinas, tempat penyimpanan arsip,
komputer dan mesin tik, tanpa memperdulikan kesejahteraan
sosial dan bagian terbesar adalah kertas2 kerja dimana seorang
pegawai yang tidak perlu menghabiskan waktunya untuk
menghasilkan pekerjaan2 lain yang tidak berguna.

Teknik Meningkatkan Produktivitas Lainnya

Ada sejumlah teknik peningkatan produktivitas lainnya seperti
manajemen, metoda perencanaan analisa masalah kritis = CPA,
evaluasi program dan teknik pengulasan = PERT, analisa
jaringan kerja ; evaluasi laba dan biaya penggunaan komputer
dsb.
Jadi semua teknik peningkatan produktivitas bagi para pekerja
lapangan maupun tata usaha terutama diarahkan pada/untuk:
 Mempertinggi kemampuan perorangan, dan

 Mengembangkan sikap positif para pegawai atau dengan

perkataan lain mengembangkan kemauan untuk bekerja lebih

baik.

Masalah2 Organisasi dan Manajemen dalam Peningkatan

Produktivitas
Ada konsesnsus yang menyatakan bahwa faktor2 penting dalam
meningkatkan produktivitas tergantung pada manajemen:
perencanaan yang lebih baik, prosedur kerja yang lebih efektif,
komunikasi yang lebih baik, sumber2 kemanusiaan yang lebih
efektif, kebijakan, pembuatan keputusan yang ditingkatkan dsb.
Dalam survai Ross terhadap 6000 manajer bahwa pemilihan yang
berlimpah bagi produktivitas yang ditingkatkan merupakan langkah
manajemen yang lebih baik.
Semua usaha untuk menaikkan produktivitas dalam perusahaan,
sektor atau negara memerlukan organisasi serta manajemen yang
kokoh adalah menyatukan langkah dalam semua sistem produksi
(atas jasa).
Pendekatan sistem produktivitas manajemen berlandaskan pada dua
konsep dasar:
a. Memusatkan pada output ((hasil2 sistemnya)
b. Keterpaduan bagian2 sub sistem organisasinya dalam satu
kesatuan.
Memperkenalkan dua konsep tsb pada praktek manajemen
membantu menggantikan input atau proses yang berorientasi
pada manajer dengan hasil2nya yang berorientasi pada manajer.
Jika dua kategori pertama manajer lebih banyak memikirkan
dokumen pemrosesan, volume data, pemeliharaan aturan dan
instruksi, maka akan lebih mementingkan format dan
organisasinya dibandingkan dengan manajemen sebenarnya,
sedangkan kategori yang berorientasikan pada hasilnya akan
lebih berkaitan dengan penambahan nilai baru terhadap sumber2
departemental (perusahaan) serta pencapaian hasil akhir yang
lebih baik sehingga lebih fleksibel dan lebih sesuai bagi
perubahan organisasi yang menghasilkan output lebih baik.
Manajemen yang berorientasi pada hasil itu lebih tepat bagi
pengadaan dan pelaksanaan sistem produktivitas, sedangkan
pelaksanaan yang berorientasi pada hasil akan lebih dinamis dan
fleksibel. Komunikasi mereka dan penghargaan berdasarkan pada
hasil, bukannya pada prosedur atau tujuan. Kesemuanya itu
menggalakkan inovasi dan inisiatif bawahan.
Itulah sebabnya suatu sistem efektif pengaturan produktivitas
harus berlandaskan pendekatan manajemen hasil ((MBO).
Sistem manajemen produktivitas terdiri dari dua bagian pokok:
Pengaturan Bawahan dan Pengaturan Kerja.
 Perusahaan yang mampu menghasilkan
produk yang berkualitas yang dapat bersaing
dalam pasar global. Salah satu usaha
perusahaan yang diterapkan dalam
peningkatan kualitas sumber daya manusia
(SDM) dengan menggunakan Total Quality
Management (TQM) (Soewarso, 2004).
Definisi TQM
 Pengertian TQM menurut Oakland (2014) adalah sebuah satu
kesatuan aktivitas yang sistematis yang dilakukan oleh
seluruh organisasi untuk secara efektif dan efisien mencapai
tujuan dari organisasi untuk memberikan produk dan jasa
dengan tingkat kualitas yang memenuhi kemauan konsumen.


Menurut Heizer, Render dan Munson (2017) manajemen

kualitas total adalah pengelolaan dari keseluruhan organisasi
sehingga unggul di segala aspek barang dan jasa yang
penting bagi pelanggan. Selanjutnya menurut Heizer, Render
dan Munson (2017) terdapat tujuh kosep program TQM yang
efektif yakni perbaikan berkesinambungan, six sigma,
pemberdayaan pekerja, benchmarking, just in time (JIT),
konsep Taguchi, dan pengetahuan perangkat
Menurut Goetsch dan Davis, ada sepuluh karakteristik Total Quality
Manajemen sebagai berikut “Tjiptono, 2003: 15”

 Fokus pada pelanggan

 Obsesi terhadap kualitas
 Pendekatan ilmiah
 Komitmen jangka panjang
 Kerjasama tim
 Perbaikan secara berkesinambungan
 Pendidikan dan pelatihan
 Kebebasan yang terkendali
 Kesatuan tujuan
 Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
 Sistem Manajemen Produktivitas

Pengaturan bawahan Pengaturan Kerja

- Penilaian - Menentukan tujuan

- Pengembangan bawahan - Pemecahan masalah
- Komunikasi - Pembuatan putusan-
- Delegasi dan pengawasan - Perencanaan aksi
- Gaya kepemimpinan - Pengaturan waktu
- Gaya organisasi
Gambar tadi menunjukkan hubungan antara manajemen tsb di
atas dengan faktor2 yang mempengaruhi produktivitas.
Untuk meningkatkan produktivitas, setiap manajer bisa
menggunakan/mempraktekan metode2 manajemen ini pada
semua tingkatan, sedangkan penerapannya yang terpenting
terdapat pada tingkat midle management dan pengawasan, sebab
disanalah hasil2 dicapai.
Konsekuensinya, ada potensi besar bagi pengembangan itu
sendiri, dimana pertanggungjawaban produktivitas terumuskan
dengan jelas. Misal, tidak ada sistem peningkatan produktivitas
kecuali jika serikat2 buruh berperan serta dalam perencanaan dan
realisasinya. Mereka harus melihat dari dekat agar mengerti
bahwa peningkatan produktivitas tidak tercapai pada pengeluaran
untuk upah dan kualitas kehidupan kerja.
Untuk inilah setiap organisasi yang efektif untuk meningkatkan
produktivitas dalam perusahaan paling sedikit harus mengga-
bungkan usaha2 manajemen secara umum dan fungsionalnya
dengan serikat buruh.
Tanggungjawab pokok manajemen dalam peningkatan
produktivitas pada perusahaan adalah penetapan tujuan, membuat
program peningkatan produktivitas serta memantapkan satu
sistem pengukuran produktivitasnya.
Bahasan:
(a) Penetapan Tujuan
 Untuk memulai rencana peningkatan produktivitas, pertama-
tama tetapkan ruang lingkupnya dimana peningkatan itu perlu
dan dapat dicapai. Cantumkan teknik2 peningkatan produkti-
vitasnya yang dimulai dari pengenalan tujuan2nya. Kenali unsur2
khusus produktivitas yang kritis terhadap jalannya pelaksanaan
perusahaan meliputi kuantitas, kualitas, kepuasan pelanggan serta
unsur2 lainnya. Setelah itu semua, rencanakan sarana yang
mengukur setiap unsur kritisnya. Jika tidak, kegunaan unsur tsb
bagi organisasi tidak dapat disusun secara kuantitatif.

(b) Menentukan Program Peningkatan Produktivitas

Ujilah struktur dan organisasi manajemen secara ber-hati2
Dalam rangka menyusun perubahan2 yang perlu dalam memenuhi
program peningkatan produktivitas yang dirumuskan sesuai
dengan tujuan perusahaan. Meskipun terdapat perbedaan tujuan
dan pendekatan perusahaan, untuk menetapkan program
peningkatan produktivitas adalah sbb:
1. Dalam menentukan perlunya program dan sekaligus
memprakarsainya. Direktur memiliki peran yang
menentukan. Manajemen tertinggi harus disertakan dalam
pengembangan dan penetapan kebijakan peningkatan
produktivitas.
2. Langkah berikutnya dalam membentuk satu tim yang terdiri
dari Direksi dan wakil2 pegawai/pekerja dan mungkin juga
konsultan dari luar perusahaan.
3. Dengan mendasarkan pada ukuran perusahaan, maka untuk
melaksanakan program produktivitas perlu dibentuk unit tersendiri.
Dapat pula diikutkan koordinator khusus bidang permesinan industri
(mekanik), akuntan, organisasi dan metode maupun dari staf pimpinan.
4. Mendidik pimpinan menengah dan pengawasan itu merupa-kan suatu
hal yang penting. Orang yang bertanggungjawab atas pelaksanaan
program memerlukan latihan yang berkena-an dengan konsep
produktivitas.
5. Pegawai di semua lini/tingkat dilibatkan melalui pertemuan 2 perusahaan.
6. Programnya harus mengetengahkan laporan dan evaluasi hasil 2 berkala
yang memerlukan penyusunan dan tujuan.
7. Jika produktivitas harus diukur dalam setiap unit organisasi
perusahaan, maka pengukuran dan tujuan2nya harus
ditetapkan dan juga harus dibuatkan laporan berkala untuk
menetapkan standar bahwa penampilan unit2 tsb yang
memerlukan campur tangan manajemen dan standar
penampilan tertinggi sebagai dasar untuk hasil tertinggi yang
perlu mendapat penghargaan.
8. Bagian dari usaha menyeluruh adalah menaikkan tingkatan
kewaspadaan organisasi di semua faktor yang akan
menambah produktivitas serta sistem untuk meningkatkan
produktivitas.
(c) Menetapkan Sistem Pengukuran Produktivitas
Salah satu langkah penting adalah menentapkan sistem
pengukuran produktivitas dalam perusahaan. Masalah2 utama
dalam organisasi harus dipecahkan dan ditanggulangi dalam
kaitannya dengan peningkatan sistem pengukuran produktivitas
adalah sbb:
1. Tentukan unsur2 organisasi yang paling harus diperhatikan/
diawasi
2. Lakukan penelitian untuk menentukan jenis2 ukuran yang di-
kembangkan melalui aktivitas sejenis
3. Pilihlah konsep2 yang dikehendaki dan unit2 pengukuran
output dan input perusahaan maupun aktivitas lainnya.
(4) Hubungi pekerja dan bagian2 lain untuk menggunakan
ukuran2 tsb bagi penilaiannya dan cara menerapkan ukuran2
tsb pada pelaksanaannya.
(5) Yakinkan tersedianya data dan buatkan beberapa kompromi
bila perlu
(6) Pilihlah bobot yang sesuai, gabungkan formula2 dan metode
penomoran indeks.
(7) Pilihlah aktivitas, percontohan seksi atau kelompok2 per-
cobaan untuk mengetes sistem pengukuran
(8) Ujilah sistemnya pada aktivitas percobaan terpilih
(9) Sesudah melalui tenggang waktu yang cukup, evaluasilah
nilai sistemnya, buatkan beberapa modifikasi untuk dicoba.
Dalam menentukan sistem pengukuran ada 4 pertimbangan
khusus manajemen perusahaan, sbb:
1. Sebuah perusahaan tidak harus meniru/mengikuti pengukuran
produktivitas di tempat lain, namun juga hrus mengetahui
ukuran2 yang memenuhi kebutuhan khususnya.
2. Sekali sistem pernah diterapkan, maka usaha memperkirakan/
memperhitungkan secara mekanis masalah yang lebih jauh
harus dicegah.
3. Pengukuran output harus sekonkrit dan sesesuai mungkin
selagi dapat dilihat membantu memotivasi.
4. Apa saja ukuran yang dikenalkan harus terlihat adanya
peningkatan yang konstan, dan betul2 terukur.
3. Peningkatan Produktivitas pada Tingkat Negara
Efektivitas nasional tergantung pada produktivitas perusahaan
perorangan, maupun kekuatan2 lingkungan politik, ekonomi,
sosial, kebudayaan dan lingkungan lainnya yang berada di luar
pengawasan peerusahaan. Keterpaduan dan kekuatan2 tsb
membedakan antara produktivitas total nasional dengan jumlah
perhitungan sederhana dan produktivitas perusahaan perorangan.

Area Lingkungan Peningkatan Produktivitas

a. Perubahan struktual ekonomi makro, ekonomi skala
b. Struktur kebijakan tenaga kerja
c. Kebijakan pendidikan dan latihan
d. Perubahan teknologi, kebijakan penelitian dan pengembangan
e. Infrastruktur (prasarana)
f. Faktor2 lingkungan alam, bahan baku dan energi
g. Faktor siklus perdagangan
Untuk membuat ukuran singkat atas pengaruh lingkungan
terhadap produktivitas sangat sulit. Namun demikian ada
sejumlah metode kualitatif yang menggambarkan, se-tidak2nya
trend utama dari pengaruhnya melalui kegitan Litbang,
pendidikan, manajemen, tenaga kerja dan kualitasnya.
Bagaimanapun tanpa mendiskusikan pengaruh terhadap
produktivitas, dapat dilihat cara2 utama mempengaruhi
peningkatan yang efektif.
 Usaha2 Organisasi Nasional untuk Menaikkan Produktivitas
a. Pertimbangan Umum
Semua usaha untuk meningkatkan produktivitas dalam skala
nasional memerlukan organisasi yang kuat untuk menangani
semua bagian dari sistem produksi atau jasa.
Karena produktivitas itu tergantung pada sejumlah faktor di
dalam maupun di luar perusahaan atupun sektor, maka penting
sekali memciptakan kondisi ekonomi, sosial, politik, per-
undang2an, organisasi dan kondisi eksternal lainnya yang ber-
kaitan dengan peningkatan produktivitas. Satu2nya organisasi
yang dapat berusaha menjaga keseimbangan semua faktor dalam
dan luar, adalah negara dengan perangkat legislatifnya.
Oleh karena itulah salah satu masalah penentu peningkatan
produktivitas pada skala nasional adalah menciptakan saling
pengertian diantara lembaga yang menaruh manfaat atas
produktivitas melalui pembagian pendapatan secara merata,
memperkuat keamanan kerja dan sosial, per-undang2an ketenaga-
kerjaan, peranserta pekerja dalam proses manajemen dan
perubahan2 berarti progresif lainnya. Masalah itu jauh lebih
penting dari hanya peningkatan produktivitas itu sendiri, namun
tak ada di skala yang terus dalam skala nasional tanpa dapat
memecahkan masalah tsb. Namun demikian dikarenakan adanya
saling hubungan antara produktivitas dan masalah ini maka pe-
ngembangan program peningkatan produktivitas nasional dan
realisasinya, dalam skala yang terbatas sekalipun, boleh saja
berlaku surut dan dapat mempercepat pemecahannya.
Untuk melakukan program produktivitas nasional yang mem-
bawa hasil beberapa negara telah mendirikan beberapa organisasi
khusus bertaraf nasional, berdasarkan daerah atau sektor
ekonominya. Biasanya organisasi tsb meliputi dua lembaga yang
berwenang menentukan masalah produktivitas dan kebijakan
peningkatan produktivitas.
Ada sekitar 150 pusat kegiatan nasional, dan regional dibidang
produktivitas dan kualitas jalannya kerja, lembaga2 dan per-
kumpulan2 di seluruh dunia yang mencoba memecahkan masalah
tsb di atas dengan tingkat kesuksesan yang ber-beda2.
Masalah2 pokok yang berhubungan dengan pusat kegiatan
semacam itu a dalah:
1. Mempercepat proses pelaksanaan tujuan2 nasional
2. Mengembangkan sistem dan sarana pengukuran produktivitas
yang baru
3. Melaksanakan penelitian terapan
4. Menyebarkan informasi dan data yang terkumpul
5. Menawarkan tenaga ahli kepada organisasi yang berminat
6. Memberikan jasa komparasi produktivitas antar perubahan,
antar sektor dan atau antar negara.
b. Lingkup Utama Organisasi Peningkatan Produktivitas
Pada tingkat sektoral dan nasional terdapat kebijakan independen
(tak terikat) yang mungkin membantu atau malah menghalangi
pertumbuhan produktivitas dan efektivitas perekonomian
nasional yang kegiatannya terutama:
1. Memantapkan iklim sosial dan politik untuk memberikan
sebanyak mungkin peran serta masyarakat yang menunjang
tujuan dan prioritas nasional.
2. Melaksanakan kebijakan pemerintah (sektoral) yang bertujuan
meningkatkan produktivitas pada skala nasional
3. Memantapkan/meningkatkan keefektifan badan2 statistik pe-
merintah yang sangat erat berkaitan dengan pengumpulan
 data dan analisa pada tingkat ekonomi sektoral dan makro
dan untuk digunakan pemrosesan data produktivitas.
4. Memulai/menentukan proses ekonomi makro yang mapan dan
fleksibel serta cocok untuk mengkoordinir kebijakan sektoral
bagi pemanfaatan opetimal sumber2 daya manusia dan
material nasional yang utama
5. Mengembangkan per-undang2an nasional untuk memperkuat
basis legislatif hubungan antar perusahaan dan badan2/
lembaga pemerintah.
6. Meningkatkan peranan insentif keuangan pemerintah seperti
pajak, kredit, kebijakan distribusi pendapatan dan lainnya.
Kekhususan Peningkatan Produktivitas di Negara2
Berkembang
Kebijakan dan tindakan yang diinginkan dalam meningkatkan
produktivitas di negara maju sudah tentu berbeda dengan di
negara2 berkembang.
Pada peningkatan produktivitas. Pola peningkatan produktivitas
pada tingkat negara dan perusahaan di negara2 berkembang harus
didasarkan pada kekhususan perkembangan ekonomi dan
sosialnya. Strategi bagi penambahan kesempatan kerja harus
mempertimbangkan tersedianya modal, tingkatan teknologi, dan
pemusatan tenaga kerja. Modal adalah kelemahan paling utama
di negara berkembang sedangkan tenaga kerjanya berlebihan.
Meskipun terdapat perbedaan pada negara2 berkembang masih
mungkin kiranya faktor2 sosek yang dapat membantu
merencanakan pendekatan2 untuk membuat rerangka peningkatan
produktivitas.
1. Struktur ekonomi dan industri yang belum juga menyediakan
kesempatan adanya peningkatan produktivitas pada skala
nasional melalui hubungan sektor manufaktur (pengolahan)
yang produktif
2. Infrastruktur yang tidak memadai termasuk juga pelayanan
pemerintah dan yang lainnya (transportasi dan komunikasi,
kepariwisataan, perbankan dan keuangan, perencanaan dan
pengawasan, R & D, pemda dll) yang menghambat distribusi
 dan pendistribusian kembali output serta menciptakan
hambatan sampingan terhadap pertumbuhan produktivitas.
Hal ini tidak diusahakan dieliminir.
3. Kekurangan modal investasi dan kurangnya teknologi tepat
guna yang baru.
4. Rendahnya tingkat kemampuan dan keterampilan bekerja
buruh dan manajer dan kondisi tersedianya sumber2 tenaga
kerja yang banyak
5. Pengembangan pasar yang lemah (miskin)
6. Ketidakseimbangan hubungan ekonomi internasional dengan
negara2 miskin, pola2 perdagangan yang jelek di negara
berkembang
7. Mekanisme perencanaan pemerintah yang lemah .
 Ketidakstabilan sosial politik yang menghambat penge-
nalannya terhadap rencana ekonomi jangka panjang banyak
terdapat dinegara2 berkembang. Untuk menambah faktor yang
lebih banyak mungkin saja, tetapi tidak melengkapi model
universal terhadap peningkatan produktivitas di negara2
berkembang dan hanya membantu keperluan penting.
Dengan mempertimbangkan jumlah tenaga kerja yang tersedia di
negara berkembang salah satu prioritas setelah penciptaan
lapangan kerja adalah latihan dan pendidikan tenaga kerja.
Perusahaan/negara perlu menjaga dan meningkatkan aktivitas
seleksi, latihan, pelaksanaan dan evaluasi kinerja. Agar
terciptanya efektivitas, efesiensi dan kualitas kerja yang baik.