DIGITALISASI

DOKUMEN NIKAH
OLEH : KISWATI, SS.,MPA

DISAMPAIKAN PADABIMBINGAN TEKNIS

PENINGKATAN KUALITAS MANAJEMEN
KELEMBAGAAN KUA

DI RANGKAYO BASAHOTEL
PADANG PANJANG
TANGGAL17 DESEMBER 2021
 PENGERTIAN ARSIP

• Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
(UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan )
 KATEGORI ARSIP
- ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

- ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
ARSIP AKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.

ARSIP INAKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

ARSIP VITAL
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
 TANGGUNGJAWAB PENGELOLAAN ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. Tanggungjawab Pencipta Arsip 1. Tanggungjawab LKD
2. Pengelolaan Arsip Dinamis Meliputi : 2. Pengelolaan arsip statis meliputi :
- penciptaan arsip, - akuisisi
- penggunaan, - pengeolahan
- pemeliharaan, dan - preservasi
- penyusutan arsip - akses arsip statis

5
 Dilakukan terhadap

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

meliputi
1. Arsip Vital
2. Arsip Aktif
3. Arsip Inaktif

TANGGUNGJAWAB
LEMBAGA
LEMBAGA
PENCIPTA KEARSIPAN
KEARSIPAN
PENCIPTA ARSIP
ARSIP
 PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS

PENCIPTA ARSIP: LEMBAGA KEARSIPAN:

a. lembaga negara; a. ANRI;
b. pemerintahan daerah; b. arsip daerah provinsi;
c. perguruan tinggi negeri; c. arsip daerah kabupaten/kota;
d. BUMN dan/atau BUMD. d. arsip perguruan tinggi.

melakukan melakukan
a. penciptaan arsip (pembuatan dan
a. akuisisi arsip statis;
penerimaan arsip);
b. pengolahan arsip statis;
b. penggunaan dan pemeliharaan
c. preservasi arsip statis;
arsip;
d. akses arsip statis.
c. penyusutan arsip.

untuk untuk

menjamin ketersediaan arsip dalam menjamin keselamatan arsip sebagai

penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
 RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

• Pasal 31 PP 28/2021 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 tentang Kearsipan :

Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi :
a. Penciptaan Arsip : pembuatan dan penerimaan arsip
b. Penggunaan Arsip : u/kepentingan eksternal dan internal, berdasarkan SKKAD
c. Pemeliharaan Arsip : pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif,
penyimpanan arsip, dan alih media arsip
d. Penyusutan Arsip : pindah, musnah, serah
ALIH MEDIA ARSIP
 DASAR HUKUM
1. UU NO 43/2009 TTG KEARSIPAN
2. PP NO 28/2012 TTG PELAKSANAAN UU NO 43/2009
3. PERATURAN ANRI NOMOR 9/2018 TTG PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS
4. PERATURAN ANRI NOMOR 6/2021 TTG PWNGWLOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
5. PERKA ANRI NO 20/2011 TTG AUTENTIKASI ARSIP
 PASAL 48 PP 28/2012

Dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis dapat dilakukan alihmedia arsip

Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam
rangka memudahkan akses Arsip.
Alih media = e archives =
digitalisasi?

13
 PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK

 Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima dalam
format elektronik atau Arsip hasil alih media.

14
 E-ARCHIVE

• Electronic Archive (e-Archive) atau digitalisasi arsip adalah

sistem atau tata cara mengumpulkan informasi dalam bentuk
dokumen yang direkam dan disimpan memakai teknologi
komputer berupa dokumen elektronik (Document Management
System/E-Documents) yang bertujuan supaya dokumen mudah
dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.
 Insert or Drag and Drop your Image

TUJUAN ALIHMEDIA

1. Untuk penyelamatan fisik dan informasi

2. Memudahkan akses
3. Meminimalisir ruang simpan
4. Mengikuti perkembangan teknologi informasi
 SYARAT ALIHMEDIA
1. Dapat dilakukan dengan media dan sarana sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi
2. Dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara
utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan
3. Melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan dan akses informasi
4. Dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem
elektronik
5. Dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang dapat dipahami oleh pihak yang
bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan
6. Memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan
7. Pimpinan pencipta arsip menetapkan kebijakan alihmedia arsip
METODE PENGALIHMEDIAAN
1. Alih Media Arsip bisa dilakukan dengan cara :
- metode pengkopian
- konversi
- migrasi sarana prasaran
2. Menentukan prioritas Arsip yang di Alih Media
3. Penentuan pelaksana Alih Media.
4. Dapat dilaksanakan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan
 KRITERIA ARSIP YANG DIALIHMEDIAKAN

1. Arsip dialihmediakan karena beberapa hal, antara lain :

a. Kondisi Fisik Arsip dan nilai informasinya : Misalnya sudah rapuh/rentan mengalami
kerusakan secara fisik;
b. Format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru;
c. Medianya secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi.
2. Alih Media diutamakan terhadap :
a. Informasi yang bedasarkan peraturan perundang-undangan harus tersedia dan
dapat diakses
b. Berketerangan permanen dalam JRA.
TINDAKLANJUT SETELAH
ALIHMEDIA
1. Arsip yang telah dialihmediakan harus dibuatkan daftar arsip dan berita acara arsip
yang dialihmediakan.
2. Alih Media Arsip diautentikasi oleh pimpinan Pencipta Arsip dengan memberikan
tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media.
3. Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud dapat dilakukan dengan
metode antara lain :
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright); atau
d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi
 DAFTAR ARSIP YANG DIALIHMEDIAKAN

1. Daftar Arsip Dinamis yang dialihmediakan paling sedikit memuat informasi :

a. unit pengolah;
b. nomor urut;
c. jenis Arsip;
d. jumlah Arsip;
e. kurun waktu; dan
f. keterangan.
2. Mencantumkan proses Alih Media yang dilakukan, pelaksana ; dan
3. Ditandatangan oleh pimpinan unit kearsipan.
 CONTOH DAFTAR ARSIP HASIL ALIHMEDIA

No Jenis/Series Media Arsip Jumlah Alat Waktu Keterangan

Arsip
Semula Menjadi
1 Berkas Kertas Format Pdf 1 berkas scanner 14 Berkas
Pendaftaran Nikah Desember pendaftaran an.
2021 Abdul
 CONTOH BERITA ACARA
BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP
Nomor :.........................
Pada hari ini ................tanggal..............bulan..............tahun.............. yang bertanda
tangan dibawah ini:
NAMA :
NIP :
PANGKAT/GOL :
JABATAN :
Telah melaksanakan alih media arsip Bagian Hukum dan Perundang-undangan Tahun 2011 sebagaimana tercantum dalam daftar arsip
alih media. Dari hasil alih media tersebut juga telah dilakukan autentikasi berupa pemberian watermark pada arsip hasil alih media
sebagai tanda bahwa telah sesuai dengan aslinya.

Pimpinan Unit Pengolah

 DIGITALISASI DOKUMEN NIKAH
1. Jenis Dokumen Nikah
2. Tetapkan dokumen yang akan dialimediakan
3. Metode yang digunakan
4. Sarana yang digunakan
5. Pelaksana
TERIMA KASIH