Tata Naskah Dinas di Lingkungan

Kementerian Dalam Negeri

Oleh: Drs. Khalid Efendi, M.Pd
Materi Pokok
1. Dasar Hukum dan Konsep Tata Naskah
Dinas
2. Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Dalam Negeri
3. Penyelenggaraan Naskah Dinas
Pengertian Naskah Dinas

3
Naskah dinas
1. Kata naskah :
• Script ( Inggris) ; 1. handschrift, , tekst, script, 2. copie,
exemplaar (Belanda).
• Karangan yang masih ditulis dengan tangan, bahan-
bahan berita yang siap untuk diset; rancangan.
2. Kata dinas:
• dienst; instantie; (Belanda)
• bagian pekerjaan umum yang mengurus pekerjaan
tertentu; jawatan;
• segala sesuatu yang bersangkutan dengan jawatan
(pemerintah) bukan swasta.
Sumber: Kamus Inggris Indonesia; Kamus Belanda-Indonesia
4
Pengertian Naskah Dinas

1. Permendagri No. 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah

Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah
2. Permenpan Reformasi Birokrasi Nomor 80 tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
3. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2014
4. Permendagri No. 42 Tahun 2016 tentang Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
5
Naskah dinas menurut Permendagri No. 54 Tahun 2009

Naskah dinas adalah semua informasi

tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan
instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas umum
pemerintahan dan pembangunan.
6
Permenpan Reformasi Birokrasi Nomor 80 tahun 2012

Naskah dinas adalah komunikasi tulis

sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dibuat dan/atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan
instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan.

7
Naskah Dinas menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional RI
Nomor 2 Tahun 2014

Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai

alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi
negeri, BUMN/BUMD dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.

8
Permendagri No. 42 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri

Naskah Dinas adalah informasi tertulis

sebagai alat komunikasi kedinasan yang
dibuat dan atau dikeluarkan oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri.

9
… semua informasi tertulis
 berupa karangan yang masih ditulis dengan
tangan (konsep) , berkas/ perbal (verbal),
rancangan ,
 maupun naskah yang telah diketik, diparaf,
ditandatangani, diberi cap/stempel (telah
memiliki keabsahan) , bersangkutan dengan
kewenangan dan tanggung jawab seseorang
pejabat di lingkungan instansi pemerintah.
Sumber: H. Mufti Wirjadihardja, 1987
10
Perbal (verbal): konsep; berkas
1. Lembaran konsep yang dianggap sumber pertama dan
aslinya dari sesuatu surat atau keputusan-keputusan
pejabat yang bersifat naskah memuat coretan/
perubahan/ penyempurnaan aslinya, berkas-berkas
yang berhubungan dengan itu, memuat nama
pembuat konsep, pengetik, pemeriksa naskah (juru
kol) dan penandatangan.
2. Perbal juga berarti berkas, yaitu surat-surat yang
memerlukan jawaban dan sudah dicatat dalam
agenda, dikumpulkan dalam satu berkas atau map,
agar tidak tercecer.
Sumber: H. Mufti Wirjadihardja, 1987
11
Aliran informasi dalam naskah dinas
1. Informasi mengalir dari atasan kepada
bawahan.
2. Informasi mengalir dari bawahan kepada
atasan
3. Informasi mengalir secara horizontal dan
lintas-saluran.
4. Informasi mengalir dari/kepada pihak
luar instansi
12
Informasi mengalir dari atasan kepada bawahan
Isinya: Informasi ini berupa perintah berisi
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan

Menggunakan media:
a. instruksi,
b. surat edaran,
c. surat perintah,
d. surat tugas,
e. nota dinas,
f. memorandum (memo)..
13
Informasi mengalir dari bawahan kepada atasan

Isinya: Informasi ini berupa

pemberitahuan/ saran, pendapat
kepada atasan
Menggunakan media:
a. nota dinas,
b. memorandum (memo),
c. laporan,
d. telaahan staf.
14
Informasi mengalir secara horisontal/ lintas
saluran
Isinya: Informasi ini berupa pertukaran
informasi antar pejabat setingkat

Media yang digunakan:

a. memorandum (memo),
b. nota dinas,
c. surat dinas,
d. dan telaahan staf .
15
Informasi mengalir kepada pihak luar instansi

Isinya: Informasi tulisan kepada/dari pihak luar

instansi
Menggunakan media:
a. surat dinas,
b. surat perjanjian,
c. pengumuman,
d. surat undangan ,
e. dsb
16
Kepada siapa informasi disampaikan?
1. Khalayak ramai .
 Misalnya peraturan bupati, pengumuman,
pemberitahuan;
2. Terbatas kepada sejumlah orang.
 Misalnya, surat-surat dengan kualifikasi
sangat rahasia, rahasia, penting, dan
konfidensial; surat edaran, instruksi, surat
perintah, surat tugas, nota dinas;
3. Kepada seseorang .
 Misalnya memo, surat panggilan, surat
keterangan, surat dinas, surat undangan,
rekomendasi, piagam, sertifikat, surat tanda
tamat pendidikan dan pelatihan.
17
Apakah fungsi naskah dinas?
1. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya. Isi naskah dinas merupakan gambaran
mentalitas pengirimnya;
2. Alat pengingat karena naskah dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan;
3. Pedoman kerja, seperti keputusan atau instruksi;
4. Bukti hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian;
5. Alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya
sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan
administratif.
18
Alat komunikasi kedinasan
1. Sarana penyampaian kebijakan pokok atau
kebijakan pelaksanaan, seperti peraturan,
pedoman, petunjuk pelaksanaan, instruksi,
prosedur tetap, dan surat edaran;
2. Sarana korespondensi , seperti surat dinas, nota
dinas, memorandum, surat undangan, laporan;
3. Sarana pengarahan pimpinan (directive) kepada
bawahan, seperti , surat perintah, surat tugas,
surat edaran, pengumuman;

19
Alat komunikasi kedinasan
4. Sarana untuk mencatat hal-hal tertentu,
seperti lembar disposisi, notula;
5. Sarana untuk melakukan pembuktian
sesuatu kegiatan, seperti sertifikat, berita
acara, surat perjanjian, surat pengantar dan
sebagainya
6. Sarana untuk menerangkan kebenaran
sesuatu hal, seperti surat keterangan, surat
pernyataan.
20
Pejabat Berwenang
Wewenang Pemerintahan
• Wewenang adalah hak yang dimiliki oleh
Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan atau
penyelenggara negara lainnya untuk
mengambil keputusan dan/atau tindakan
dalam penyelenggaraan pemerintahan.
• Kewenangan Pemerintahan adalah kekuasaan
Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan atau
penyelenggara negara lainnya untuk bertindak
dalam ranah hukum publik.
Jenis-jenis Pemberian wewenang
1. Atribusi adalah pemberian kewenangan kepada Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan oleh Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945 atau Undang-Undang
2. Delegasi adalah pelimpahan kewenangan dari Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggungjawab
dan tanggung gugat beralih sepenuhnya kepada penerima
delegasi
3. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau
Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggungjawab
dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat.
Siapa Pejabat Berwenang?
Pejabat yang Pejabat yang
Pejabat yang mendapat mendapat
mendapat pelimpahan pelimpahan
pemberian kewenangan mandat
kewenangan delegatif
atributif

24
UU Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan

Fungsi Pemerintahan adalah fungsi

dalam melaksanakan Administrasi
Pemerintahan yang meliputi fungsi
pengaturan, pelayanan,
pembangunan, pemberdayaan, dan
pelindungan. (pasal 1.ayat 2)
Permendagri No. 43 Tahun 2015

Visi Kemendagri:

… agar mampu mendorong terciptanya pelayanan

publik yang optimal di daerah melalui pengawalan
secara optimal terhadap penyelenggaraan berbagai
urusan pemerintahan di Daerah dalam melindungi,
melayani, memberdayakan, dan menyejahterakan
masyarakat, khususnya dalam pemenuhan
pelayanan dasar oleh Pemerintah Daerah.
Keputusan Administrasi Pemerintahan
• Keputusan Administrasi Pemerintahan
yang juga disebut Keputusan Tata
Usaha Negara atau Keputusan
Administrasi Negara adalah ketetapan
tertulis yang dikeluarkan oleh Badan
dan/atau Pejabat Pemerintahan dalam
penyelenggaraan pemerintahan
• Legalisasi adalah pernyataan Badan
dan/atau Pejabat Pemerintahan
mengenai keabsahan suatu salinan
surat atau dokumen Administrasi
Pemerintahan yang dinyatakan sesuai
dengan aslinya.
Kaidah dalam Penulisan Naskah Dinas
Prinsip Ketelitian
• Naskah Dinas diselenggarakan secara
teliti dan cermat dari bentuk, susunan
pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa
dan penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan.
Prinsip Kejelasan
• Naskah Dinas diselenggarakan dengan
memperhatikan kejelasan aspek fisik
dan materi dengan mengutamakan
metode yang cepat dan tepat.
Prinsip Singkat dan Padat

• Naskah Dinas diselenggarakan dengan

menggunakan bahasa Indonesia yang
baik dan benar.
Prinsip Logis dan Meyakinkan
• Naskah Dinas diselenggarakan secara
runtut dan logis dan meyakinkan serta
struktur kalimat harus lengkap dan
efektif.
Rangkuman
1. Naskah dinas adalah beragam informasi, ditransfer/ dipindahkan
melalui tulisan, diproses (konsep, berkas, ketik, paraf, tandatangan,
stempel), menggunakan media komunikasi kedinasan
2. Dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi
pemerintah (mengalir melalui posisi /jabatan dalam
organisasi/unit kerja, instansi) maupun keluar instansi
3. Sebagai pendukung komunikasi kedinasan internal instansi
maupun dengan pihak luar (masyarakat) dalam rangka
penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
34
Self learning
1. Kumpulkan berbagai naskah dinas yang tersimpan
di unit organisasi tempat Saudara bertugas
2. Coba Saudara susun naskah dinas dalam
klasifikasi sbb:
a. Aliran informasi atasan-bawahan
b. Aliran informasi bawahan-atasan
c. Aliran informasi lintas saluran
d. Aliran informasi dari/kepada pihak luar instansi

35