Standard Operating

Procedure (SOP)
Layanan dan
penyusunannya
SPMAIP
 Standar Operasional Prosedur (SOP)
 Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan di unit, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan.

 Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang

berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk
memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja
dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri
dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan
prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir
(Laksmi, 2008:52).
 Tujuan SOP
 Setiapaktivitas dilakukan dengan variasi
sekecil-kecilnya, walaupun dilakukan oleh
orang yang berbeda-beda
 Kitatidak tergantung kepada orang, namun
membuat sistem yang bisa dijalankan oleh
siapapun juga.
 SOPmenjadi dasar untuk melakukan
perbaikan terus-menerus
 MANFAAT SOP
 Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan
oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
 Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada
intervensi manajemen, sehingga akan mengurangl keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
 Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
 Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai
cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
 Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi.
 Prinsip Penyusunan SOP

 Kemudahan dan kejelasan.

 Efisiensi dan efektivitas.
 Keselarasan.
 Keterukuran.
 Dinamis.
 Berorientasi pada pengguna (mereka yang
dilayani).
 PRINSIP PELAKSANAAN SOP

 1. Konsisten.
 2. Komitmen.
 3. Perbaikan berkelanjutan.
 4. Mengikat.
 5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
 6. Terdokumentasi dengan balk.
 FORMAT DOKUMEN SOP
 TUJUAN
 Tujuan dibuatnya prosedur
 RUANG LINGKUP
 Cakupan wilayah kerja SOP
 DEFINISI
 Definisi yang digunakan dalam prosedur
 REFERENSI
 Dokumen luar unit yang dipakai rujukan
 TANGGUNG JAWAB & PROSEDUR
 orang yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan prosedur
 Uraian prosedur dalam bentuk narasi
 KEADAAN KHUSUS
 Kondisi khusus yang berkaitan dengan prosedur
 DOKUMENTASI
 CATATAN MUTU DARI FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (C)
 LAMPIRAN
 INSTRUKSI KERJA (IK)
 FORM-FORM HASIL DARI PROSEDUR (F)
 Instruksi Kerja (IK)
 Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur
secara  rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan
satu fungsi saja sebagai pendukung SOP
 Setiap SOP belum tentu membutuhkan IK Karena SOP sudah lebih jelas
dan lengkap
 Dokumen Instruksi Kerja terdiri dari
 Instruksi Kerja
 Menjelaskan urutan kerja yang menunjuk pada orang/pejabat
 Diagram Alir (flow chart)
 Diagram alir dibuat untuk memperjelas instruksi kerja dalam bentuk
naratif menjadi bentuk diagram flowchart
Contoh SOP
Contoh Instruksi Kerja (IK)
Simbol-simbol: diagram alir
 Dokumen:
 Mulai
 Multidokumen
 Decision:

 Kegiatan Manual

 Proses :  Data:

 Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-

 Input Manual:
Page Connector
 Kartu:

 Penguhubung Prosedur dalam satu halaman

On-Page Connector
Simbol,Bagan Arus Kegiatan
Rincian prosedur

 Tampilan  Sortir

 Penghubung  Delay

 Penggabungan  Penguraian

 Arsip Tetap  Arsip sementara

 Pemaduan  Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung

 Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada

umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi,
monitoring, dll

 Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah):

Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur
Simbol Bagan Arus Penyimpanan

 Pita tertanda:  Penyimpanan Internal

 Data tersimpan/Stored Data  Disrect Acces Storage

 Disket Magnetik  Sequential Acces Storage