PENGELOLAAN

OBAT RUMAH
SAKIT
TIM DOSEN MANAJEMEN FARMASI
LATAR BELAKANG
1. Obat merupakan sarana intervensi penting dlm
pelayanan medis
2. Pembelanjaan obat di RS merupakan komponen
pembiayaan yg paling besar.
3. Umumnya penerimaan dana dari sektor obat di
rumah sakit swasta merupakan penunjang utama
bagi pemasukan dana rumah sakit.
4. Banyak dijumpai inefisiensi pengelolaan dan
penggunaan obat di RS.
5. Masih adanya mis-persepsi ttg pengg. obat di RS.
TUJUAN PENGELOLAAN
OBAT DI RUMAH SAKIT
1. Agar obat tersedia di saat diperlukan
2. Kuantitas mencukupi
3. Mutu terjamin
4. Mendukung “Good Quality Care” di rumah
sakit.
5. Menambah pendapatan Rumah Sakit (Swasta).

Diperlukan efisiensi pengelolaan obat rumah sakit

MANFAAT EFISIENSI
PENGELOLAAN OBAT
 Dari sisi managemen dan keuangan
 Pengurangan beban manajemen dan administrasi
 Mengurangi pemborosan
 Menurunkan biaya pengelolaan dan investasi obat
 Menghindari kekurangan obat
 Meningkatkan pendapatan RS

 Dari sisi medik

Meningkatkan mutu pelayanan medik di bidang
obat
PERENCANAAN
Tahap :
 1. Seleksi
 2. Analisis metode perencanaan
 3. Analisis data berkala
 4. Menentukan priortas
 5. Menghitung jumlah kebutuhan yang paling ekonomis
 6. Menghitung waktu pengadaan yang paling ekonomis.
SELEKSI DAN PERENCANAAN
SELEKSI
 Proses kegiatan sejak meninjau masalah kesehatan di rumah sakit,
identifikasi pemilihan terapi, bentuk sediaan, kriteria pemilihan,
standarisasi/penyusunan formularium
 Penentuan seleksi obat merupakan tugas dari PFT
 Apoteker di PFT harus ambil peran aktif
SELEKSI DAN PERENCANAAN

SELEKSI

Apa yang
Berapa
harus
estimasinya
disediakan
• Pentingnya seleksi obat
• Personalia yg terlibat
• Prinsip umum
• Kriteria Seleksi
• Metode estimasi
• Proses seleksi
PENTINGNYA SELEKSI OBAT
 Banyaknya jenis obat dapat mempersulit seleksi
 70% obat adalah produk me-too, duplikatif atau non essensial drug.
 Obat yg toksisitasnya sangat besar dibanding khasiatnya, harus
merupakan pilihan sekunder.
 Informasi tentang khasiat dan toksisitas obat baru relatif kurang
memadai.
PERSONALIA YANG TERLIBAT
Dapat berupa :
 Tim yang ditunjuk
 Komite yang dibentuk/PFT

Keuntungan :
 Meminimumkan kepentingan pribadi
 Pemilihan lebih tepat dan sempurna karena ada personalia dg latar belakang
yg tepat dan pengalaman yg luas.
KRITERIA SELEKSI
Persiapan seleksi
 Determinasi penyakit yang umumnya ada dan
menganalisa kecenderungan
Misal :
Digeneratif, Infeksi pernafasan, Infeksi saluran gastroin
testinal, Infeksi saluran uriner, Luka (injuries).
 Karakteristik pasien (anak, orang dewasa, ibu hamil, dll)
 Tingkat pengetahuan dan keterampilan petugas kesehatan
 Telaah kebijakan pelayanan kesehatan (Asuransi
Kesehatan, Askin dll)
KRITERIA WHO UNTUK
SELEKSI OBAT ESENSIAL
 Sesuai dg kebutuhan penyakit
 Efektif dan aman
 Bermutu dari sisi ketersediaan hayati dan stabilitas
 Memenuhi kriteria cost-benefit ratio terhadap biaya pengobatan total
 Jenis obat telah dikenal betul, mempunyai perilaku farmakokinetik
yang baik
 Obat diproduksi di negara sendiri
 Obat tunggal
PEDOMAN SELEKSI OBAT
 Obat yang dipilih harus bermutu
 Jenis obat sesedikit mungkin. Hindari duplikasi dan kesamaan jenis
dan bentuk sediaan obat.
 Obat baru hanya dipakai bila lebih besar keuntungannya dibanding
obat yang sudah ada.
 Kombinasi obat dipakai bila lebih menguntungkan dibanding obat
tunggal.
 Pilih obat yang merupakan drug of choice penyakit yang ada.
 Kontraindikasi, efek samping harus diamati agar diperoleh gambaran
rasio risiko dan keuntungan produk
 Upayakan jenis obat termasuk sediaan obat generik
 Penggunaan obat tradisional sangat dimungkinkan apabila ada
permintaan khusus.
PRINSIP UMUM SELEKSI OBAT
1. Pilih jenis obat seminimum mungkin
 Tergantung dari jenis penyakit
 Sesuai data epidemiologi
2. Utamakan obat generik daripada obat paten
3. Pilih satu sediaan obat untuk setiap jenis obat
4. Gunakan daftar obat sesuai dg tingkat penggunaan (level of use)
5. Gunakan standar normal pengobatan yang umum.
IMPLIKASI SELEKSI OBAT DI
RS
1. Formularium Rumah Sakit
2. Penerapan sistem formularium
METODE PERENCANAAN
 Metode Konsumsi
 Metode Epidemiologi
 Kombinasi Metode Konsumsi dan Epidemiologi
PEDOMAN PERENCANAAN
 DOEN, Formularium Rumah Sakit, Standar Terapi Rumah Sakit,
Ketentuan setempat yang berlaku.
 Data catatan medik
 Anggaran yang tersedia
 Penetapan prioritas
 Siklus penyakit
 Sisa persediaan
 Data pemakaian periode yang lalu
 Rencana pengembangan
 METODE EPIDEMIOLOGI
Metode Perencanaan berdasarkan pada
epidemiologi morbiditas, yang bertujuan untuk
 Mengetahui kebutuhan perbekalan kesehatan suatu populasi masyarakat
tertentu (obat program KB, obat program imunisasi)
 Memperkirakan kebutuhan obat atas dasar data epidemiologi
 Data yang diperlukan berupa : morbiditas, jenis penyakit yang
penting, problem kesehatan, jumlah episode setiap penyakit per
periode, kebutuhan obat yang mudah diperkirakan dengan rata-rata
standard terapi.
 Sangat cocok bila ada data statistik kesehatan yang lengkap dan
program kesehatan yang mapan, standar terapi yg mantap.
 Tidak cocok apabila data statistik kesehatan tidak baik dan variasi
kondisi antar daerah sangat besar, standar terapi yang kurang dipatuhi
LANGKAH-LANGKAH
PERENCANAAN METODE
EPIDEMIOLOGI
1. Susun daftar masalah kesehatan/penyakit utama yang terjadi
2. Lakukan pengelompokan pasien misal : umur
 Anak 0 - 4 tahun
 Anak 5 - 14 tahun
 Wanita 15 - 44 tahun
 Laki-laki 15 - 44 tahun
 Orang tua > 45 tahun
Prinsip penggolongan umur harus sesederhana mungkin
3. Tentukan frekuensi tiap penyakit per tahun/per periode
4. Susun standard terapi rata-rata/terapi ideal
5. Dengan mengetahui data epidemiologi, estimasikan tipe dan
frekuensi pengobatan yang diperlukan.
Contoh : untuk kasus diarrhea, estimasikan :
 90% kasus diberi oral rehidrasi
 10% kasus diberi cairan intra vena
 5% kasus perlu metronidazole untuk amuba
 10% kasus perlu antibiotik untuk disentri basiler dan kolera.
 Susun daftar obat yang dikuantifikasikan
 Hitung jumlah episode pengobatan untuk setiap penyakit
 Hitung kuantitas obat yang dibutuhkan
 Hitung safety stock, atau jumlah obat diperkirakan hilang
METODE KONSUMSI

 Perhitungan kebutuhan didasarkan pada data riil konsumsi obat periode

yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
LANGKAH-LANGKAH
METODE KONSUMSI
1. Lakukan Evaluasi :
a. Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu.
b. Evaluasi suplai obat periode lalu
c. Evaluasi data stock, distribusi dan penggunaan obat periode lalu
d. Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat.
2. Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan
memperhatikan :
a. perubahan populasi cakupan pelayanan
b. perubahan pola morbiditas
c. perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
a. Penetapan periode konsumsi
b. Perhitungan penggunaan tiap jenis obat periode lalu.
c. Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan kehilangan
d. Lakukan koreksi terhadap stock-out
e. Hitung lead time untuk menentukan safety stock
 RUMUS (YANG TELAH
DISEDERHANAKAN)
CT = (CA x T) + SS – Sisa stock

Keterangan :
CT = Kebutuhan per periode waktu
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
T = Lama kebutuhan (bulan/tahunan)
SS = Safety stock
 KEUNTUNGAN DAN KEKURANGAN
METODE KONSUMSI DAN
EPIDEMIOLOGI
KELEBIHAN KEKURANGAN
Konsumsi
- Tak perlu data epidemologi &
standard pengobatan
- Bila data konsumsi lengkap &
pola preskripsi tak ber-ubah,
pola perskripsi relatif konstan
maka kelebihan stock sangat
kecil
- Tidak dapat dijadikan dasar
dalam mengkaji pengguna-an
obat & perbaikan pres-kripsi
- Tidak dapat diandalkan jika
terjadi kekurangan stock obat
lebih dari 3 bulan, obat
berlebih, atau adanya
kehilangan
- Tak perlu catatan pola penyakit
yang baik.
 kelebihan kekurangan
Konsumsi - Data konsumsi harus akurat
- Mudah - Penggunaan obat yang
- Sederhana berlebih dapat terjadi
- Dapat diandalkan bila data - Obat macet
konsumsi di catat dg baik
 KELEBIHAN KEKURANGAN
Epidemologi - Rumit
- Mendorong pencatatan - Lama
epidemioligi yang baik, - Harus dilaksanakan oleh tenaga
profesional
pemantapan standar terapi
 KELEBIHAN KEKURANGAN
Epidemologi - Butuh waktu lama
- Perkiraan kebutuhan mendekati - Data penyakit sulit di peroleh
kebenaran dengan pasti mungkin karena tak
- Dapat digunakan pada program melapor/diagnosis tak ditulis
baru. dengan lengkap, atau penyakit
tidak terdaftar dalam daftar
penyakit.
- Pola penyakit & pola preskripsi
tidak selalu sama
- Dapat terjadi kekurangan obat
karena ada wabah atau
kebutuhan insidentil
- Variasi obat terlalu luas
PENERAPAN PERENCANAAN
OBAT DI RS
1. Menggunakan kombinasi : konsumsi dan epidemologi
Misal : - Infus cairan dasar
- Injeksi antibiotika generik dll
- Alat kesehatan habis pakai spuit,
infuset, IV Cateter dll.

2. Untuk obat & Alkes yang terkadang fluktuatif maka dapat

menggunakan metode konsumsi dg koreksi² pola penyakit,
perubahan, jenis/jumlah tindakan, perubahan pola peresepan,
perubahan kebijakan pelayanan kesehatan.
3. Farmasis harus mengikuti perkembangan perubahan pola penyakit,
dan perubahan-perubahan terkait dan secara terus menerus
melakukan data berkala analisa.
METODE EPIDEMOLOGI
DIGUNAKAN UNTUK :
 Perencanaan kebutuhan penyakit tertentu, terutama penyakit yang
perlu menggunakan obat mahal.
 Program pengembangan pelayanan kesehatan RS yang baru.
 Harus disertai kesepakatan penatalaksanaan terapi/tindakan antara
pihak SMF, Farmasi, pihak manajemen RS.
 Farmasi perlu sering berkomunikasi dengan pihak terkait dan
memonitor jumlah tindakan/kunjungan & persediaan obat.
ANALISA DATA BERKALA
 Analisa data berkala yakni analisis data yang dikumpulkan dari waktu
ke waktu untuk mendapatkan gambaran atau dimiliki pelayanan di
RS.
 Data berkala = deret berkala
 Analisa ini dapat digunakan untuk melakukan koreksi-koreksi
perkembangan (kenaikan/penurunan) penyakit/tindakan medik baik
pola perencanaan epidemiologi/konsumsi.
PROBLEM PERENCANAAN DI RS
 GAP Anggaran : antara perhitungan kebutuhan
anggaran dengan anggaran yang tersedia di RS.
 Upaya untuk mengatasi problem tsb dgn prioritas
pemilihan obat untuk meningkat-kan efektifitas
dan efisiensi pengelolaan obat.
 Efektifitas : situasi telah memberikan pelayanan yg
cukup, tdk terjadi kekosongan obat.
 Efisiensi : efektifitas dicapai dengan biaya
minimal.
UNTUK MENENTUKAN PRIORITAS PEMILIHAN
OBAT MENGGUNAKAN ANALISA :

 ANALISA ABC (PARETO)

 ANALISA VEN
 ANALISA PUT
ANALISA VEN
(VITAL, ESSENSIAL, NON
ESSENSIAL)
Semua jenis obat yang tercantum dlm daftar obat
dikelompokkan ke dlm 3 kelompok VEN sebagai berikut :
 Kel. Vital, kelompok obat yang sangat utama (pokok/vital)
antara lain : obat penyelamat jiwa, obat untuk pelayanan
kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit penyebab
kematian terbesar, dibutuhkan sangat cepat.
 Kel. Essensial, obat yang bekerja kausal yaitu obat yang
bekerja pada sumber penyebab penyakit, tidak untuk
mencegah kematian secara langsung/kecacatan.
 Kel. Non Essensial, merupakan obat penunjang yaitu obat
yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan
kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
PENGGOLONGAN OBAT SISTEM
VEN DAPAT DIGUNAKAN :
 Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
 Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital
agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat.
UNTUK MENYUSUN DAFTAR VEN PERLU DITENTUKAN
TERLEBIH DAHULU KRITERIA PENENTUAN VEN. DLM
PENENTUAN KRITERIA PERLU MEMPERTIMBANGKAN
KEBUTUHAN MASING-MASING SPESIALISASI.

Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai

aspek antara lain :
- Klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya.
Langkah-langkah menentukan VEN.
1. Menyusun kriteria menentukan VEN
2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan

Penentuan Kritera VEN dilakukan oleh tim yaitu Panitia

Farmasi
CONTOH MENENTUKAN SISTEM VEN
Karakteristik masing- vital Esensial Non Ess.
masing obat atau target
kondisi
Dapat mengancam ya Kadang-kadang Jarang
kehidupan
Dapat menyebabkan ya Kadang-kadang Jarang
terjadi cacat
Dapat mencegah penyakit ya Tidak Tidak
serius
Dapat menyembuhkan ya Ya Tidak
penyakit serius
Obat untuk tidak Mungkin Ya
menghilangkan gejala dan
kondisi yang ringan
Kerja obat Mencegah, Menyembuhkan Menyembuhkan
menyembuhkan penyakit atau self limited disease
penyakit, mencegah mengobati palliative
komplikasi komplikasi mengobati gejala
ringan komplikasi
Terbukti khasiatnya Selalu Mungkin Ya dan tidak
Tidak terbukti khasiatnya Tidak pernah Jarang Ya dan tidak
ANALISA ABC (ALWAYS, BETTER, CONTROL) ATAU
PARETO.
 Berdasarkan atas nilai ekonomis barang
 Gol. A : jika nilai penggunaan paking tinggi 75
– 80% dari total biaya dengan jumlah 10-20% dari
total jenis obat.
 Gol. B : jika nilai penggunaan banyak
menghabiskan 15-20% dari total biaya dengan
jumlah 30% dari total jenis obat.
 Gol. C : jika tidak butuh penanganan khusus
menghabiskan biaya 5-10% dari total biaya dengan
menggunakan jumlah obat 50% dari total jenis obat.
ANALISA PUT (PRIORITAS UTAMA TAMBAHAN)

- Prioritas : termasuk didalamnya kategori vital A, Vital

B, Vital C.
- Utama : termasuk didalamnya Kategori Essensial A,
Essensial B, Essensial C.
- Tambahan : termasuk didalamnya kategori non
essensial A, non essensial B, non essensial
C.

Pengadaan di RS lebih memilih pada kategori priotas

& utama. (lebih menekankan vital & essensial)
 PENGADAAN
Pengadaan : Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang
direncanakan dan disetujui, dapat melalui pembelian, produksi/
pengemasan kembali, sumbangan. Diharapkan memperoleh perbekalan
yg efisien (tak terjadi stock out).

Tahap-tahap pembelian:
1. Meninjau jenis obat yang
akan dipesan.
2. Menentukan alokasi anggaran
yang kemungkinan ada
penyediaan
3. Determinasi jml obat yang
dibutuhkan
4. Penyusunan alokasi
anggaran yang ada
5. Pilih metode pembelian
6. Memiliki pemasok
7. Penyiapan dokumen kontrak
8. Memantau status pemesanan
9. Penerimaan dan pemeriksa-
an barang
10. Pembayaran, Penyimpanan
11. Pengumpulan
data/penggunaan konsumsi
obat
PEMILIHAN METODE PEMBELIAN
1. Tender terbuka :
- berlaku untuk semua rekanan terdaftar, sesuai kriteria.
- butuh konsolidasi dan team yang kuat.
2. Tender terbatas/lelang tertutup
- Berlaku untuk rekanan tertentu/terbatas dan punya
reputasi baik.
- Harga dpt dikendalikan, beban kerja lebih ringan daripada
lelang terbuka.
3. Pembelian negosiasi dan kontrak kerja
- Dilakukan pendekatan langsung dengan rekanan terpilih
untuk tawar-menawar untuk mencapai persyaratan spesifik,
harga, penetapan jumlah penetapan service dilivery.
4. Pengadaan langsung ke distribusi untuk persediaan yang perlu
segera tersedia.
PENGADAAN MODERN (JUST IN TIME)
1. Pengadaan negosiasi & kontrak
- Spesifikasi
- harga dalam jangka waktu yang disepakati bersama.
- Penetapan jumlah total periode tertentu
- Penetapan jumlah pengiriman
- Kesempatan dilivery time
2. Pemanfatan Teknologi Informasi (on line) di kedua belah pihak dan
terbuka.
3. Fasilitas evaluasi bersama
PENGADAAN ALKES HABIS PAKAI/OBAT DI RS
Dapat menggunakan metode JIT diperlukan
kondisi :
1. Penerapan standard terapi yang mantap
2. Pola konsumsi pasti
3. Trend dapat diprediksi dengan mantap
Keuntungan :
4. Harga murah
5. Tak membutuhkan gudang besar
6. Ada jaminan kualitas barang
7. Ada jaminan dilivery obat dengan jumlah yang pasti (cegah
kekosongan obat)
8. Ada keterbukaan kedua belah pihak untuk bersama-sama
memperbaiki kualitas pelayanan.
3. PEMILIHAN PEMSOK
Pemasok : lembaga yang menyediakan/ memasok produk kepada konsumen.
Pemasok obat untuk rumah sakit : industri farmasi dan pedagang besar farmasi
(PBF).

Agar memperoleh obat yang bermutu baik perlu pemilihan pemasok yang baik
dan produk yang memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi mutu.
KRITERIA UMUM PEMILIHAN PEMASOK
1. Telah memiliki persyaratan hukum untuk
melakukan produksi dan penjualan.
2. Telah terakreditasi sesuai persyaratan CPOB dan
atau lembaga terkait (ISO 9000)
3. Reputasi baik
- tak melanggar hukum
- tak memproduksi obat yg tidak memenuhi
syarat.
- telah melaksanakan penjagaan mutu penjualan
4. Mampu memenuhi kewajiban sesuai kesepakatan.
PROSES INDENTIFIKASI PEMASOK OBAT
1. Mengevaluasi sistem mutu yang ditetapkan pemasok melalui
evaluasi dokumen & evaluasi lapangan.
2. Menganalisis informasi tentang unjuk kerja pemasok
3. Untuk pemasok baru, maka perlu inspeksi visual sampel sediaan
obat, kemasan dan pengadaan.
4. Menguji mutu sediaan di laboratorium (jika ada)
5. Mengkaji pengalaman pemasok yg dipublikasikan
6. Mengkaji mutu produk kerja, harga, service dilivery,
risponsibility.
7. Mengkaji kepuasan konsumen (dokter, perawat).
8. Menilai sertifikasi pemasok (terkait dengan kekuatan finansial,
kemampuan logistik) dan lokasi.
Proritas :
- Sole distributor lingkup nasional
- Lakukan evaluasi kinerja pemasok dengan merit rating
(boleh sederhana).
4. PEMANTAUAN STATUS PESANAN
Tujuan : untuk mempercepat pengiriman seba-
gai efisensi suplai dapat ditingkatkan.

Pemantauan berdasarkan :
 Sistem VEN, dimana V harus diprioritaskan
dipantau ktersediaan didistributor.
 Status pemesanan dipantau secara berkala.
 Disusun dalam daftar atau bagan berisi nama
obat, kemasan, jumlah obat yang telah
diterima/belum diterima, batas dead line.
5. PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN OBAT
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan
farmasi yang telah diadakan sesuai dengan
aturan kefarmasian melalui pembelian,
konsinyasi atau hibah.
Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi :
1. Ada dokumen pengiriman barang yang syah
(faktur lengkap, ada obat, jumlah, bach, ED)
2. Dari distributor utama/yang ditunjuk.
3. Disertai material safety data sheet (MSDS)
4. Khusus untuk alkes/kedokteran
5. Harus mempunyai certifikate of origin
6. ED minimal 2 tahun.
Terima Kasih