Skenario Pada pagi hari pukul 10.00 seorang kurir mendatangi PT.

ri pukul 10.00 seorang kurir mendatangi PT. Global Sarana untuk memberikan surat yang diberi oleh PT. Mandala Store.

Kurir : “Selamat pagi, permisi saya ingin memberikan surat dari PT. Mandala Store”.

Resepsionis : “Selamat pagi, silahkan kami terima suratnya”

Kemudian, kurir memberikan surat tersebut kepada resepsionis. Staff resepsionis langsung melakukan penyortiran surat dan menandatangani buku bukti pengiriman.

Kurir :”Silahkan bu, untuk menandatangani lembar berikut sebagai bukti bahwa PT Global Sarana telah menerima surat dari PT Mandala Store.”

Resepsionis :” Baik bu ( resepsionis mendatangani lembar tersebut..) sudah bu.”

Kurir :” Baik, terimakasih”

Resepsionis :” Sama-sama bu”

Resepsionis langsung mengantarkan surat tersebut kepada bagian pencatatan surat.

Resepsionis :” Permisi bu, ini ada surat untuk dicatat ulang.”

(Pencatat surat membuka amplop kemudia membaca surat tersebut.)

Statt pencatat surat :”Baik bu, akan saya catat segera”

(Pencatat surat langsung mengisi kartu kendali, staff pencatat surat mengambil 1 lembar kartu kendali, setelah pencatat surat memberikan surat serta kartu kendali kepada staff pengarah surat)

Staf pencatat surat : “permisi saya mau memberikan surat,tolong di cek ulang”
pengarah surat : “Baik akan saya cek ulang suratnya”

(Pengarah surat mengecek kembali dan menyimpan kartu kendali lembar pertama,setelah itu pengarah surat memberikan surat tersebut kepada unit pengolahan)

pengarah surat:”permisii ini suratnya”

unit pengolahan: “Baik terimakasih”

(Unit pengolahan mengecek surat tersebut dan menyimpan kartu kendali lembar ketiga,setelah itu di berikan kepada pimpinan)

Unit pengolahan:”permisi bu ini ada surat”

Pimpinan :”Baik akan saya cek”

(Pimpinan membaca surat tersebut dam mengisi lembar disposisi diteruskan kepada staff keuangan)

(Pimpinan memberikan surat dan kartu kendali kepada unit pengolahan,setelah itu unit pengolahan memberi kartu kendali kepada penata arsip)

Unit pengolahan:” permisi bu inii tolong disimpan kartu kendalinya”

penata arsip:” Baik bu”

(Penata arsip menyimpan kartu kendali di dalam lemari)

Setelah itu,

(Unit pengolahan juga langsung memberikan surat dan lembar disposisi kepada staff keuangan)

Unit pengolahan: “permisi Bu ini ada surat yang harus di tindak lanjuti”
Staff keuangan: “baik akan saya cek terlebih dahulu”
(Staff keuangan mengecek surat)
Staff keuangan: “ berikan surat balasan kepada PT Mandala store bahwa PT global sarana akan melunasi hutang tersebut pada tanggal ...”
Unit pengolahan: “baik akan saya sampaikan kepada staff pencatat surat”

(Unit pengolahan memberikan surat kepada staff pencatat surat)

Unit pengolahan: “permisi, Bu tolong buatkan surat balasan untuk PT Mandala store bahwa hutang PT global sarana akan di lunasi pada tanggal... “
Staff pencatat surat: “baik akan saya buatkan”

(Staff pencatat surat membuatkan surat balasan kepada PT Mandala store, lalu setelah di selesai dibuatkan, staff pencatat surat memberikan surat balasan kepada resepsionis untuk diberikan kepada kurir dan diantarkan ke PT Mandala store)

Staff pencatat surat: “ini ada surat balasan untuk PT Mandala store,tolong untuk di berikan hari ini”
Resepsionis: “baik Bu akan saya antar kan surat ini ke kurir untuk diberikan kepada PT Mandala store”

(Resepsionis langsung mengantarkan surat ke kurir untuk di antarkan ke PT Mandala store)

Resepsionis: “permisi tolong antarkan surat ini ke PT Mandala store”

Kurir:”baik”

(Kurir menerima surat itu dan mengantarkan surat tersebut ke PT Mandala store)