TUGAS

Nama

Prodi

Mata kuliah

Dialog penanganan surat menyurat

(Surat masuk )

Kurir : datang memberikan surat

Kurir : memberikan surat kepada reseptionis dan reseptionis menerima surat masuk

Kurir: pengisian buku tamu

Kurir: Kurir mengisi buku tamu, nama: , tanggal( tanggal diterima surat), keperluan, paraf

Reseptionist: taraf surat oleh resepsionis ( pada surat yang diterima untuk bukti kurir)

Pencatat: surat dicatat oleh pencatat

Surat yang sudah diterima reseptionis diberikan kepada pencatat untuk diproses

Pencatat: pencatatan oleh pencatat

A. (Pengisian buku agenda surat masuk)

 membuka surat

 mencatat informasi yang terdapat dalam surat ke buku agenda

 lampiran (jumlah lampiran surat)

 tanggal( tanggal surat

 nomor(nomor surat

 perihal( perihal surat)

B. (pengisian kartu kendali)

  indeks (jenis surat)

 kode (kode surat sesuai indeks)

 lingkari huruf frem sebagai tanda surat masuk

 perihal (perihal surat)

 kolom isi ringkas (deskripsi singkat surat)

 kolom dari si pengirim surat

 pengelola (bagian yang akan mengelola surat)

 tanggal ( tanggal tanggal yang ada di surat)

 lampiran (sesuai jumlah lampiran)

 (Surat diberi cap sebagai tanda surat sudah dicatat)

Pengarah: pencatatan selesai kemudian di berikan surat kepada pengarah

Dari bagian pencatatan surat yang telah selesai diproses diberikan

kepengarah,dengan tujuan pemeriksaan dan penyimpanan kartu kendali

Pengarah memberikan surat maksud kepada sekretaris untuk ditindak lanjuti oleh pemimpin

Pemimpin: dari sekretaris surat kemudian diberikan kepemimpin untuk ditindaklanjuti

Proses penindaklanjuti surat oleh pimpinan

Kemudian pengisian lembar disposisi oleh pimpinan sebanyak dua lembar

 tanggal

 nomor agenda

 pengisian jenis sesuai dengan jenis surat

 lembar disposisi dipilih sesuai kebutuhan

 tanggal penerimaan surat

 kepada untuk pengesah surat

 kolom disposisi sesuai disposisi

  dari (pimpinan)

 paraf(dibubuhi pimpinan)

(Tujuan pengisian dua lembar disposisi adalah disimpan oleh pimpinan dan yang pokoknya
biro satunya untuk diisi perusahaan

Setelah surat selesai ditindaklanjuti pimpinan surat segera diberikan kepada bagian pelaksana
untuk diproses setelah itu surat diambil kembali oleh sekretaris dari pimpinan

Pimpinan,,Sekretaris,Pelaksana : dari pimpinan surat diberikan kepada pelaksana oleh

sekretaris untuk segera diproses

Sekretaris dan arsiparis: Dari pelaksana sekretaris memberikan kartu kendali kuning untuk
arsiparis

(Arsiparis menyimpan kartu kendali tersebut sesuai)

Pelaksana: pelaksana menindaklanjuti surat yang diberikan sekretaris

(proses pengelolaan surat oleh pelaksana setelah surat diterima, surat kemudian diproses sesuai
isi surat jika sudah selesai lembaran disposisi diambil oleh pelaksana

Pelaksana dan arsiparis: Dari pelaksana surat diberikan kepada arsiparis untuk disimpan
kemudian, (kartu kendali warna merah ditukar dengan kartu kendali kuning sebagai tanda bahwa
surat masuk selesai diproses, kemudian surat masuk disimpan oleh arsiparis sebagai arsip
perusahaan)
 Dialog surat-menyurat

(Surat keluar)

Sekretaris: sekretaris membuat surat untuk keluar

 mengetik surat keluar yang akan diberikan kepada pimpinan

 kemudian cetak

Sekretaris memberikan surat kepada pimpinan untuk di cek

Pimpinan: pengecekan surat oleh pimpinan jika ada kesalahan

 surat ditandatangani oleh pimpinan

Sekretaris: kemudian diberikan kembali pada sekretaris untuk diproses selanjutnya

Pencatat: kemudian surat diberikan kepada pencetak oleh sekretaris

Untuk melakukan pencatatan surat oleh si pencatat

 Proses pencatatan surat keluar

 Pemberian cap oleh pencatat tanda bahwa surat sudah dicatat

 Pengisian buku agenda

 Alamat (alamat tujuan surat)

 Tanggal (tanggal surat)

 Perihal (perihal surat)

 Pengisian kartu kendali surat keluar (3)

 Indeks jenis surat

 Kode sesuai indeks

 No kartu kendali sesuai urutan surat

 Perihal (perihal yang ada di dalam surat)

  Huruf (k) menandakan surat keluar

 Kolom ringkas (deskripsi singkat surat)

 Tanggal (tanggal surat)

 Lampiran (sesuai jumlah lampiran surat)

Setelah selesai satu surat dimasukkan ke amplop untuk dikirim, kemudian ke-2 surat dan kartu
kendali dimasukkan dalam map untuk diserahkan kepada pengarah

Pencatat dan pengarah: Surat diberikan kepada pengarah setelah surat diproses oleh pencatat
surat diberikan kepada pengarah untuk pengelolaan selanjutnya

Pencatatan dan sekretaris: Pemberian kartu kendali pada sekretaris dari pengarah pencatat
memberikan kartu kendali kepada sekretaris untuk disimpan

Dari sekretaris sruwet surat keluar yang kedua diberikan kepada arsiparis

pencatat dan arsiparis: Setelah surat keluar yang pertama diberikan kepada pengarah untuk
dikirim, surat keluar yang kedua beserta kartu kendali kuning diberikan kepada arsiparis untuk
disimpan menjadi arsip perusahaan

Pengarah dan reseptionis: Pengarah memberikan surat kepada reseptionis

Resepsionis: Reseptionis kemudian mengirimkan surat kepada kurir

Surat diberikan kepada kurir untuk dikirim

Reseptionis dan Kurir: Setelah kurir menerima surat yang diberikan oleh reseptionis
kemudian kurir mengantarkanya ke alamat yg di tuju.

GOOD LUCK