ALUR PENANGANAN SURAT BALASAN (SURAT KELUAR)

Pimpinan Pimpinan memberi

Pengolah membuat
memberikan memo tanda koreksi dan
konsep surat
ke pengolah paraf

Pengolah
Pengolah Pelaksana mengetik
mengoreksi konsep
Mengecek hasil konsep surat dengan
jika terdpat tanda
ketikan komputer
koreksi

Pelaksana Pengarah
Mengetik surat Pengolah memintakan
Melengkapi surat
sesuai dengan nomor ke pengarah
keluar
tanda koreksi

Pengolah memberi Pimpinan Pengolah meminta

tanda pembebas membubuhan cap dan cap tangga,
untuk surat yang tandatangan perusahaan dan ttd
disimpan

Menyerahkan surat Agendaris

jeoada agendaris mengagendakan surat
keluar

Surat rangkap ke 1 untuk dikirim Surat rangkap ke 2 untuk disimpan

Surat di serahkan Surat di serahkan
ke ekspeditur ke arsiparis
 Agendari mencatat Arsiparis
di buku ekspedisi menyimpan arsip

Melengkapi
identitas pada
amplip

Melipat surat

Mengirimkan surat.

Keterangan :

1. Jika pimpinan membuat disposisi pada surat masuk untuk dibalas maka pimpinan membuat
memo/ dikte untuk surat balasan yang diberikan kepada pengolah
2. Pengolah mebuat konsep surat berdasarkan memo yang telah diterima dari pimpinan
3. Setelah konsep selesai kemudian pengolah memberikan konsep surat epada pimpinan untuk
diberi paraf
4. Pimpinan mengecek hasil konsep surat dan memberikan tanda koreksi jika terdapat koreksi
kemudian memberikan paraf
5. Pengolah mengoreksi kembali konsep suratnya yang kemudian diberikan kepada pelaksana
6. Pelaksana mengetik konsep surat yang diberikan pengolah untuk dietik di komputer kemudian
diberikan kembali kepada pengolah untuk di koreksi
7. Apabila terapt koreksi pengolah memberikan tanda koreksi dan menugaskan pen;aksana untuk
megetik kembali apabila kesalahannya lebih dari 3
8. Pelaksana mengetik kembali konsep surat tersebut sesuai dengan tanda tanda koreksi kemudian
dicetak dua rangkap. Rangkap satu utnuk dikirim dan rangkap dua untuk di simpan.
9. Surat yang telah dibuat dan dicetak oleh pelaksana kemudia dimintakan nomor kepada
pengarah oleh pengolah.
10. Pengarah memberikan nomor pada surat secara manual
11. Pengolah kemudian memintakan tanda tangan, cap tanggal dan cap perusahaan kepada
pimpinan
12. Kemudian pengolah memberikan tanda pembebas untuk rangkap pertama yang annatinya akan
disimpan.
13. Pengoah juga memberikan surat rangkap dua untuk di kirim dan disimpan kepada agendaris
14. Agendaris menerima surat dari pengolah kemudian mengagendakan surat tersebut .
15. Kemudian surat 2 rangkap tersebut diberikan kepada arsiparis dan ekspenditur (rangkap ke 1
untuk ekseditur yang nantinya dikirim dan rangkap kedua diberikan ke arsiparis untuk disimpan)

Arsiparis

1. Menerima surat dari agendaris kemudian menyimpan surat tersebut sesuai dengan sistem
penyimpanan yang dianut

Ekspenditur

1. Menerima surat keluar dari agendaris yang akan dikirim dan kemudian dicatat dalam buku
ekspedisi
2. Sebelum surat dikirim agendaris melengapi identitas dari ampop seperti nomor suratm, alamat
yang dituju dan cap perusahaan
3. Selain ampop surat sebelum dimasukand iamplop juga harus dilipat oleh ekpeditur sesuai
dengan lipatan surat yang baku.
4. Ekspeditur mengirim surat tersebut sesuai dengan alamat yang dituju