BAB IV

URAIAN KERJA

4.1 Peta Konsep

Surat di buat di bagian

Kepegawaian

Mengumpulkan Surat
Yang Sudah di
Menyiapkan Seluruh tandatangani Kepala
Alat tulis kerja LPMP
(termasuk menyalakan
komputer). Menuliskan Surat Kedalam Buku
Masuk Ke Aplikasi Agenda Surat Masuk/Surat
E-Officce Keluar dan dipisahkan 3 bagian
untuk di bagikan

Pemberian Nomer Surat

(Khusus Surat Keluar)

4.2 Menyiapakan Seluruh Alat Tulis Kerja

Menyiapkan dan mengeluarkan seluruh alat tulis kerja dari tempat nya
diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Pulpen
2. Pensil
3. Penghapus
4. Buku agenda surat masuk dan keluar
5. Tipex
6. Penggaris
7. Komputer
8. Scanner
9. Printer
10. Telepon
11. Photocopy
 4.1.1 Pengertian Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Dalam bagian tata usaha, baik dalam instansi pemerintahan maupun
perusahaan, tentu tidak asing dengan kata pengelolan surat.
Sedangkan pengertian surat adalah suatu sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi, yang dibuat atau diterima oleh petugas unit dengan
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.
Jadi pengelolaan surat adalah suatu rangkaian pekerjaan yang
berhubungan dengan penyampaian suatu informasi secara tertulis dari satu
pihak ke pihak lainnya, dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan
serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.
1. Pengertian Pengelolaan Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh suatu perusahaan/organisasi
yang berasal dari seseorang/perusahaan/organisasi lain.
Pengelolaan Surat Masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak
penerimaan surat masuk, pengolahan/penyelesaian sehingga surat
tersebut disimpan.
2. Pengertian Pengelolaan Surat Keluar
Pengurusan Surat Keluar adalah sejak perintah pembuatan surat hingga
surat itu dikirimkan dan tindasannya disimpan.
Surat keluar adalah semua surat yang dikirimkan atas nama suatu
organisasi/perusaahan kepada pihak lain.
Surat keluar yang dikitimkan kemungkinan disebabkan oleh tiga faktor :
a. Surat keluar merupakan jawaban dari surat masuk yang diterima.
b. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya perusahaan
membutuhkan pegawai baru, peralatan dll.
c. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan,
surat edaran.

4.1.3 Pengeleloaan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

 Buku Agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mecatat surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan disebut
Agendaris.
Buku Agenda ada 3 macam, yaitu :
a. Buku Agenda Tunggal atau Campuran
Buku Agenda Tunggal atau Campuran adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman.
No Surat Dari/ Isi Kode
Tanggal M/K Keterangan
Urut Nomor Tanggal Kepada Ringkasan Arsip

b. Buku Agenda Berpasangan

Buku Agenda Berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan
untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di
halaman sebelah kanan/ sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
Hal Kiri Agenda Surat Masuk
Surat Kete
No Tanggal Diteruskan Kode
Pengirim Perihal rang
Urut Terima Tanggal Nomor Kepada Arsip
an

Hal Kanan Agenda Surat Keluar

Surat Hal dengan
No Dikirim Kode
Perihal Surat Keterangan
Urut Tanggal Nomor Kepada Arsip
nomor/tanggal

c. Buku Agenda Kembar

Buku Agenda Kembar adalah buku agenda yang digunakan untuk
mencatat surat masuk dan keluar yang disediakan buku sendiri-sendiri.
Buku Agenda Surat Masuk
No Tangg Tangga
No Asal Kode Para
Uru al l Isi Surat Dokumen
Surat Surat Surat f
t Surat Agenda

Buku Agenda Surat Keluar

No No Isi
Tanggal Tujuan Arsip Kode Pemohon Paraf
Urut Surat Surat

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda, yaitu :

a. Buku Verbal
Buku Verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar dalam satu tahun. Buku ini disebut juga buku agenda.
Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku Ekspedisi
Buku Ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar suat
dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut
Ekspeditor.
c. Buku Arsip/ Klaper
Buku Arsip/ Klaper adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan
nomor urut masing-masing.
d. Disposisi
Yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk bersangkutan.
e. Blangko Konsep
Yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat
konsep surat.
f. Blanko surat
Yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telat tercetak
untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
 g. Taklik
Yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab
meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh
pimpinan.
h. Cap agenda
Yaitu cap segiempat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat
pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku
agenda tersebut.

Bagan memproses dan mendistribusikan surat masuk sistem agenda :

Penerimaan dan Penyortiran

Pengagendaan

Pendisposisian

Penyaluran

Penyimpanan

Proses penanganan surat masuk sistem buku agenda, yaitu :

4.1.4 Penerimaan dan Penyortiran Surat

Surat surat masuk diterima dengan meneliti alamatnya dan
membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Kemudian dilakukan
penyortiran, jika surat yang diterima surat pribadi, maka surat langsung
disampaikan kepada yang bersangkutan begitupun surat rahasia diberikan
langsung kepada pimpinan. Dan surat bukan rahasia atau surat dinas dibuka
dan dibaca.
 4.1.5 Pengagendaan
Setelah dibaca, surat dicatat pada buku agenda surat masuk sesuai
isi surat. Contoh buku agenda surat masuk :
Tangg Kod
No Tangga al No Asal Isi e Dokume
Paraf
Urut l Surat Agend Surat Surat Surat Sura n
a t

Lalu surat diberi lembar disposisi sesuai dengan isi buku agenda. Setelah
didisposisi, surat dan disposisi diberikan kepada Kasubbag Umum. Contoh
lembar disposisi :
Lembar Disposisi
Nomor Agenda :
Hari/Tanggal Agenda :
Tanggal Surat :
Nomor Surat :
Asal Surat :
Lampiran :
Sifat Surat :
Isi Surat :

Tanggal Instruksi Diteruskan Kepada

Petugas :

4.1.6 Pendisposisian
Kasubbag Umum membaca surat itu, lalu surat diberi paraf kecil.
Kemudian diberikan kepada petugas untuk diserahkan kepada Kepala LPMP.
Kepala LPMP membaca surat itu, kemudian diberikan intruksi pada lembar
disposisi dan menuliskan atau mengarahkan kepada siapa saja/bagian apasaja
yang akan memproses surat itu.

4.1.7 Penyaluran
Jika Kepala LPMP sudah menuliskan intruksi, maka surat dan lembar
disposisi tersebut digandakan sesuai bagian/orang yang telah ditunjuk oleh
pimpinan pada lembar disposisi. Saat surat diberikan, penerima harus
menandatangani bukti penerima dalam buku ekspedisi masuk.

Contoh buku ekspedisi masuk :

No Dispo Nomor
Tanggal Tujuan Penerima Paraf
sisi Surat

4.1.8 Penyampaian
Jika surat selesai diproses maka surat discan terlebih dahulu lalu
disimpan dalam filing cabinet berdasarkan tahun surat, di belakang guide
berdasarkan bulan, dan dalam folder berdasarkan tanggal surat.

4.1.9 Pengeleloaan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Bagan Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda :

Perintah Pembuat Surat

 Pembuatan Konsep

Persetujuan Konsep

Pengetikan

Penelitian

Penomoran

Pengiriman Penyimpanan

Proses penanganan surat keluar sistem buku agenda:

a. Perintah Pembuatan Surat
Perintah pembuatan surat dapat berupa disposisi rep (reproductive) dari
Kepala LPMP/ Kepala Subbagian Umum kepada Kepegawaian.
b. Pembuatan Surat
Perintah pembuatan surat diterima oleh Kepegawaian, yang
bersangkutan segera membuat surat 3 rangkap. Lalu diberikan kepada
Kepala Subbagian Umum.
c. Penelitian dan Penandatanganan
Kasubbag memeriksa surat, jika surat kurang tepat maka dikembalikan
untuk diketik ulang. Jika surat telah tepat maka surat rangkap 1
diberikan paraf kecil atau oke disebelah kiri tandatangan pimpinan.
Lalu diberikan kepada Kepala LPMP untuk dibubuhi tandatangan pada
3 rangkap surat dan diberikan kepada bagian Tatalaksana.

d. Penomoran
Tatalaksana membubuhi nomor 3 rangkap surat tersebut sesuai dengan
buku agenda surat keluar. Lalu surat digandakan sesuai alamat tujuan,
 dan dibubuhi cap lembaga. Kemudian dibuatkan amplop cokelat jika
untuk pegawai, dan amplop untuk keluar kemudian amplop dibubuhi
cap kembali.
Contoh buku agenda surat keluar :
No No Isi
Tanggal Tujuan Arsip Kode Pemohon Paraf
Urut Surat Surat

e. Pengiriman dan Penyaluran

Setelah dibuatkan amplop, surat untuk pegawai diberikan kepada yang
bersangkutan dan jika surat untuk keluar diberikan kepada ekspeditor. Saat
surat diberikan, penerima harus menandatangani bukti penerima dalam buku
ekspedisi masuk.
Contoh buku ekspendisi keluar :
No Tanggal Nomor Surat Tujuan Penerima Paraf

Sedangkansurat asli rangkap 1 yang telah dibubuhi paraf Kasubbag

diberikan kepada Kepegawaian untuk disimpan, rangkap 2 diberikan kepada
bagian keuangan jika bersangkutan dengan tugas atau keuangan dan
rangkap 3 disimpan di Tatalaksana untuk diarsipkan.

f. Penyimpanan
Surat rangkap 3 discan terlebih dahulu sebelum diarsipkan. Jika telah
discan suratdiarsipkan berdasarkan sistem tanggal dan disimpan dalam
filing cabinet berdasarkan tahun surat, di belakang guide berdasarkan kode
surat, dan dalam folder berdasarkan tanggal surat.

4.1.10 Pengelolaan Surat Masuk Sistem Online

Surat masuk discan terlebih dahulu, lalu didisposisi secara online.
Langkah-langkah disposisi online :
a. Buka link https://persuratan.kemdikbud.go.iduntuk log in.
 b. Setelah masuk, lalu klik “surat masuk”.
c. Klik “Tambah” yang berada di pojok kanan atas dan sesuaikan dengan
jenis sifat surat.
d. Lalu isi “nomor” dan “tanggal” sesuai surat, “dari” sesuai alamat
pengirim, “kode hal” sesuai kode nomor surat, “tujuan” dituju untuk
Kepala LPMP, Kepala Subbagian Umum, dan staf persuratan, “hal”
sesuai perihal surat, tembusan jika ada, lalu kli “choose file” untuk
memasukan surat masuk yang telah discan. Kemudian klik “tambah
surat masuk”.
e. Tunggu hingga pempinan mengisi disposisi. Untuk mengetahui surat
telah diberi disposisi pimpinan cukup mengecek “disposisi
dikeluarkan”.
f. Klik nomor surat yang akan didisposisi.
g. Klik “cetak” untuk diprint. Lalu gandakan surat masuk beserta disposisi
yang diprint sesuai perintah pimpinan untuk bagian yang diteruskan
pimpinan agar memproses surat itu.
4.1.11 Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Online
Surat Keluar yang telah diberikan tandatangan pimpinan digandakan
dan dibubuhi cap lalu discan dan diberi nomor. Langkah-langkah
disposisi online :
a. Masuk ke persuratan kemdikbud, lalu klik “surat keluar”.
b. Lalu klik “Tambah” di pojok kanan atas.
c. Pertama isi “tanggal”, “jenis surat”, dan “kode hal” sesuai surat. Isi
“dari” sesuai nama pegawai yang mengetik/ membuat surat tersebut,
“penandatangan” sesuai orang yang akan menandatangi surat tersebut
dan biasanya Kepala LPMP, Kasubbag, atau Kepala Seksi. “Kepada/
tujuan” diisi kepada siapa surat itu ditujukan, jika untuk pejabat maka
klik “pejabat”, jika untuk staf lpmp klik “staf”, atau jika surat ditujukan
untuk pihak luar maka klik “eksternal”. “Hal” dan“Isi/Ringkasan” diisi
sesuai perihal dan isi surat. “Tembusan” diisi jika ada, dan “Lampiran”
diisi oleh surat yang telah discan sebelumnya. “Tambah Keterangan”
 jika perlu dan “Pengonsep Surat” diisi sesuai orang yang mengonsep
atau membuat surat tersebut. Dan terakhir klik “Tambah”.

4.2 Alur Kerja

Di LPMP Jawa Barat Penulis mempelajari pengelolaan surat masuk dan surat
keluar dengan online dan manual.
Proses pengelolaan surat masuk :

Proses keluar surat keluar :

4.3 Pembahasan
Di LPMP Jawa Barat penulis mempelajari Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar menggunakan online dan manual. Berikut langkah-langkah
mengelola surat masuk dan keluar :
a. Surat di terima dan disortir
Surat surat masuk diterima dengan meneliti alamatnya dan mebubuhkan
tanda terima pada buku ekspedisi. Kemudian dilakukan penyortiran,
jika surat yang diterima surat pribadi, maka surat langsung disampaikan
kepada yang bersangkutan begitupun surat rahasia diberikan langsung
kepada pimpinan. Dan surat bukan rahasia atau surat dinas dibuka dan
dibaca.
b. Pengagendaan
Setelah dibaca, surat dicatat pada buku agenda surat masuk sesuai isi
surat yaitu nomor agenda, tanggal surat, tanggal diterima, nomor surat,
asal surat, perihal, kode, jenis surat, dan paraf petugas. Lalu surat diberi
lembar disposisi sesuai dengan isi buku agenda. Setelah didisposisi,
surat dan disposisi diberikan kepada Kasubbag Umum.

c. Pendisposisian
Kasubbag Umum membaca surat itu, kemudian surat diberi paraf kecil.
Kemudian diberikan kepada petugas untuk diserahkan kepada Kepala
 LPMP. Kepala LPMP membaca surat itu, kemudian diberikan intruksi
pada lembar disposisi dan menuliskan atau mengarahkan kepada siapa
saja/bagian apasaja yang meproses surat itu.
d. Penyampaian Surat
Jika Kepala LPMP sudah menuliskan intruksi, maka surat dan lembar
disposisi tersebut digandakan sesuai bagian/orang yang telah ditunjuk
oleh pimpinan pada lembar disposisi. Saat surat diberika, penerima
harus menandatangani bukti penerima dalam buku ekspedisi intern.
e. Pengarsipan
Jika surat selesai diproses maka surat disimpan dalam filing cabinet
berdasarkan tahun surat, di belakang guide berdasarkan bulan, dan
dalam folder berdasarkan tanggal surat.

3. Kegiatan Mengarsipkan Surat Keluar

a. Pembuatan Surat
Surat dibuat oleh petugas pengetik atas perintah pimpinan. Surat dibuat
3 rangkap, lalu diberikan kepada Kasubbag Umum.
b. Pemeriksaan dan Penandatangan
Kasubbag memeriksa surat, jika surat kurang tepat maka dikembalikan
untuk diketik ulang. Jika surat telah tepat maka diberikan paraf kecil
atau oke disebelah kiri tandatangan pimpinan. Lalu diberikan kepada
Kepala LPMP untuk dibubuhi tandatangan pada 3 rangkap surat .
c. Penomoran
Setelah surat dibubuhi tandatangan Kepala LPMP, surat diberikan
nomor sesuai dengan buku agenda surat keluar. Lalu surat digandakan
sesuai alamat tujuan, dan dibubuhi cap lembaga. Kemudian dibuatkan
amplop, dan amplop dibubuhi cap kembali.
d. Pengiriman
Setelah dibuatkan amplop, surat diberikan kepada ekspeditor untuk
dikirim. Sedangkan surat asli rangkap 1 diberikan kepada pengetik
untuk disimpan, rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan jika
 bersangkutan dengan tugas atau keuangan dan rangkap 3 disimpan di
Tatalaksana.
e. Pengarsipan
Surat rangkap 3 diarsipkan berdasarkan sistem tanggal dan disimpan
dalam filing cabinet berdasarkan tahun surat, di belakang guide
berdasarkan bulan, dan dalam folder berdasarkan tanggal surat.