PENANGANAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

A. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar ialah semua surat yang di kirimkan atas nama suatu organisasi kepada pihak lain. Ada 3
faktor di lakukannya surat keluar, antara lain:
1. Ingin memberitahukan sesuatu hal yang penting kepada pihak lain,
2. Merupakan jawaban surat yang di terima sebelumnya, dan
3. Merupakan kebutuhan.
Sekarang kita akan membicarakan langkah-langkah dalam penanganan surat keluar secara umum.

B. Menyiapkan Surat Keluar

Surat-surat tertentu tidak boleh di tandatangani sekretaris atas nama pimpinan. Surat-surat
tersebut misalnya surat pernyataan simpati, janji untuk bertemu atau pembatalan janji, ucapan
selamat atau ucapan turut berduka cita, dan surat untuk pejabat tinggi. Apabila surat semacam ini
di tandatangani oleh sekretaris, pengaruhnya akan kurang baik. Dengan demikian, surat-surat
semacan ini harus di tandatangani sendiri oleh pimpinan.
Langkah-langkah yang dapat di lakukan sekretaris dalam upaya menyiapkan surat keluar antara lain
menyiapkan konsep, mengetik konsep surat tersebut, memeriksanya, dan melakukan pemisahan
surat. Setelah itu, surat di mintakan tanda tangan kepada pimpinan.
1. Pembuatan Konsep Surat (draft)
Konsep surat (draft) adalah kegiatan merancang isi dan bentuk surat sebagai bahan tertulis
dengan menggunakan manual yang akan di ketik dengan rapi kemudian di kirimkan ke alamat
yang di tuju. Pembuatan konsep surat dapat di lakukan oleh pimpinan/atau atasan atau
sekretaris/konseptor.
a. Konsep surat pimpinan/atasa
Konsep surat yang dibuat oleh pimpinan/atasan secara langsung berupa lenbaran konsep
surat dan di serahkan kepada sekretaris.
Sekretaris mendapatkan lembar konsep yang di buat oleh pimpinan. Dalam hal ini konsep
sudah jadi, baik isi maupun bentuk surat. Apabila terjadi kesalahan sebaiknya gunakan paraf
koreksi sehingga konsep benar-benar siap untuk di ketik.

b. Konsep surat sekretaris/konsektor

Konsep surat di buat oleh sekretaris atas intruksi/perintah dari pemimpin. Kemudian, hasil
konsep surat yang di buat oleh sekretaris di serahkan kepada pimpinan untuk di koreksi
kembali. Setelah naskah surat dikoreksi, maka naskah surat di kembalikan kepada sekretaris
untuk diketik dan dikirimkan kepada pihak yang setuju.

2. Pengertian Konsep Surat

Konsep suratyang telah mendapat persetujuan dan telah di paraf oleh pimpinan, selanjutnya di
serahkan kepada juru ketik untuk segara di ketik.

SMK AL-MUKHTARIYAH
CINISTI BAYONGBONG GARUT
 3. Pemeriksa Surat
Sebaiknya seorang sekretaris memeriksa semua surat yang keluar, apakah isi surat sudah cocok
dengan alamat si pengirim pada amplop atau belum.

4. Pemisahan Surat
Pemisahan surat di lakukan untuk  memisahkan surat yang di tandatangani sendiri dengan surat
yang di buat oleh pimpinan dan harus di tandatangani oleh pimpinan.

5. Penandatanganan Surat
Setelah surat diketik, maka sebaiknya di periksa kembali kebenarannya, apakah masih ada
kesalahan, maka surat di berikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

C. Pengiriman Surat
Di kantor yang besar, biasanya persiapan untuk mengirim surat dilakukan oleh bagian
sentral surat-menyurat. Di kantor yang lebih kecil, kemungkinan sekretaris sendiri yang
harus mengelem, menimbang, dan membubuhi prangko. Sebaiknya seorang sekretaris
harus mempunyai persediaan prangko yang cukup untuk memenuhi kebutuhan yang
mendesak. Di samping itu, seorang sekretaris juga hanya memiliki tarif pos berisi daftar
bermacam-macam cara pengiriman (pos udara, laut, kilat).
Surat di kirim ke dalam maupun ke luar instansi tersebut. Pengiriman surat ke dalam
instansi menggunakan buku ekspedi intern dan pengiriman surat keluar instansi dengan
menggunakan buku ekspendesi ekstern.
Untuk surat intern harus di cantumkan dengan jelas alamat dan bagian orang yang di tuju.
Bila surat bersifat pribadi atau rahasia, maka sebaiknya di masukkan ke dalam amplop
dengan tulisan “Khusus Pimpinan” atau “Rahasia”, contoh Lihat Tabel 1: Buku ekspedisi
Intern.
Bila mengetik amplop untuk di kirim, alamat di ketik pada bagian kanan bawah amplop dan
nama kota di tulis dengan huruf besar. Biasanya, nama daerah juga perlu di cantumkan
sebab banyak nama kota yang sama di daerah yang berlainan.
Tabel 1
BUKU EKSPEDISI INTERN
No
Paraf & Tgl
Uru Tanggal Surat Dikirim kepada Nomor Surat Nama Penerima
diterima
t

SMK AL-MUKHTARIYAH
CINISTI BAYONGBONG GARUT
  
Tabel 2 (Tata Cara Pengisian Lembar)
BUKU EKSPEDISI EKSTERN
No
Paraf & Tgl
Uru Tangal Surat Dikirim Kepada Nomor surat
diterima
t

 
 

Lajur Buku Agenda Surat Keluar

BUKU AGENDA KELUAR
Tgl &
Tgl No. Tgl,
No. No/Kode. Dikirim Ringkasan Isi
Pengirima Kode Lampiran Diteruskan Ket.
Urut Index kepada Pokok Surat
n Surat Surat Kepada
Keluar

SMK AL-MUKHTARIYAH
CINISTI BAYONGBONG GARUT
Lajur Buku Agenda Tunggal
BUKU AGENDA TUNGGAL
surat Diteruskan ke…. Keterangan
No. Tanggal No Dikirim
Urut Pengiriman Agenda Kepada Tangga Nomo Lampira
Perihal
l r n

 
NB : Buku agenda tunggal adalah buku yang di gunakan untuk mencatat surat masuk dalam unit tertentu.

SMK AL-MUKHTARIYAH
CINISTI BAYONGBONG GARUT
Lajur Buku Agenda Kembar
BUKU AGENDA KEMBAR
Surat Diteruskan ke… Keterangan
No Tanggal Nomor Terima Dikirim
Urut Terima Agenda Dari Kepada Tangga Nomo Lampira Periha
l r n l

 
NB : Buku agenda kembar adalah buku agenda yang di gunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar dalam unit tertentu.

SMK AL-MUKHTARIYAH
CINISTI BAYONGBONG GARUT