LANGKAH_LANGKAH PENGURUSAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat
diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :
a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi
b.      Petugas Kantor Pos
c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :
a.       Penerimaan
Tugas penerimaan surat adalah  :
1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran
Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :
1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-
surat dinas lainnya.
2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting,
dan surat dinas rahasia.
3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat
tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.
4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang
memang berhak.
Bentuk lajur-lajur untuk buku-buku penerimaan dapat dilihat pada contoh berikut ini  :
Penerimaan Surat Tercatat/Terdaftar, Rahasia, Pribadi,
Kilat dan Wesel Pos

J
e
ni
s
S
u
ra
Diterima Dari Untuk t

N N
Tan J a Ala Ba a
gga a m ma gia m
l m a t n a

c.       Pencatatan
Pekerjaan pencatatan, tugasnya  :
1)      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap
inti maksud dari isi surat,

dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang  dianggap penting.

2)      Pemeriksaan lampirannya
3)      Membubuhkan cap (time stamp atau electric clock dating machine) yang merupakan
stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.
4)      Mengagendakan surat masuk.  Petugasnya disebut Agendaris.
Buku Agenda terdapat 3 (tiga) macam, yaitu  :
1)      Buku Agenda Tunggal

Surat
No. Tanggal M/ Isi
Urut Terima K Nomor Tanggal Dari/Kepada Ringkas Ket.
2)      Buku Agenda Kembar
Surat Masuk

Surat Kod
No. Tgl. Diterusk e
Ur Teri T Nom Pengiri Perih an Arsi
ut ma gl or m al Kepada p
Surat Keluar

Surat
No. Dikirim Keterangan Kode
Urut Tgl. Nomor Kepada Perihal Lampiran Arsip
3)   Buku Agenda Berpasangan
Format buku agenda berpasangan dibuat dengan cara menggabungkan format agenda surat
masuk (sebelah kiri) dan format agenda surat keluar (sebelah kanan)
d.      Pengarahan dan Penerusan
Kegiatan-kegiatannya  :
1)      Surat masuk dilampiri lembar disposisi oleh Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
2)      Surat masuk berikut  lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan/kepala bagian untuk
memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut
berupa instruksi atau informasi.
3)      Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan  kembali kepada Sekretaris atau
Kepala Tata Usaha
e.       Pendistribusian Surat
Kegiatan-kegiatannya  :
1)      Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam Buku Ekspedisi Intern.
2)      Surat didistribusikan melalui Buku Ekspedisi Intern kepada Unit Pengolah (Alamat
Disposisi)
3)      Penerima surat membubuhkan paraf pada Buku Ekspedisi Intern, sebagai bukti surat telah
diterima
4)      Surat diproses oleh unit pengolah sesuai dengan disposisi pimpinan
f.       Penyimpanan Surat
Apabila surat telah selesai diproses, maka surat tersebut harus disimpan (sepanjang masih
mempunyai nilai guna), dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor
yang bersangkutan.
Contoh :
Buku Ekspedisi Intern  :

Paraf&
No. Tgl. Nomor Tgl.
Urut Surat Surat Dikirim Kepada Terima
Lembar Disposisi

Rahasia :
Penting :
Indeks  : Biasa    :