ALAT & bahan KEARSIPAN

1. ALAT SORTIR

Alat yang digunakan untuk memisahkan

surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam
folder

2. FOLDER

untuk menyimpan arsip yang

selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam kotak arsip secara vertikal.

3. HANGING FOLDER

Folder yang mempunyai besi

penggantung. Fungsi besi
penggantung ini adalah untuk
dipasang pada gawang/pengait yang
ada di dalam filing cabinet.

KEARSIPAN Page 1
 4. MAP SNELHECTER

Map yang mempunyai penjepit

di tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Arsip
yang akan disimpan di dalam
map snelhecter terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan
perforator.

5. NUMERATOR

Alat untuk membubuhkan nomor pada

lembaran dokumen (cap nomor).

6. ORDER

Map besar dengan ukuran punggung

sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan
di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan
perforator.

KEARSIPAN Page 2
 7. PERFORATOR

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

8. STAPLER

Alat yang digunakan untuk

menyatukan sejumlah kertas.

9. TICKLER FILE

Alat semacam kotak yang terbuat dari

kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip berbentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil, seperti lembar pinjam
arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki
jatuh tempo.

KEARSIPAN Page 3
 10. CARDEX (CARD INDEX) CABINET

Cardex (card index) cabinet

adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan kartu indexks
dengan menggunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung
plastik tempat menyimpan kartu
indeks. Alat ini terbuat dari
bahan besi baja

11. ROTARY

Alat semacam filing cabinet tetapi

penyimpanan arsipnya dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakkan secara
berputar sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga. Alat ini terbuat dari
bahan yang kuat, dari logam atau besi,
dan arsip disimpan pada alat ini secara
lateral.

12. ROLL O’PACK

Lemari arsip dengan penggerak mekanik

dan index sistem. Memudahkan dalam
penyimpanan, pencarian dan
penghematan ruang. Efektif digunakan
untuk perusahaan yang memiliki arsip
berjumlah sangat banyak

KEARSIPAN Page 4
 13. FILING CABINET

almari arsip dalam bentuk laci yang

dapat ditarik keluar-masuk. Filing
cabinet ini biasanya terdiri dari 5
atau 6 laci yang tersusun ke bawah.
Filing cabinet terbuat dari jenis
metal yang kuat, tahan lama, dan
tidak membuat lembab. Filing
cabinet juga dapat dibuat dari bahan
plastik. Fungsinya: untuk
menyimpan arsip / warkat yang
sangat berharga bagi kelangsungan
hidup suatu perusahaan atau
organisasi

14. ROTARY FILLING SYSTEM (ALAT PENYIMPANAN BERPUTAR)

Rotary adalah semacam filing

cabinet tetapi penyimpanan arsip
dilakukan secara berputar. Alat ini
dapat digerakkan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan
penemuan kembali arsip tidak
banyak memakan tenaga. Alat ini
terbuat dari bahan yang kuat seperti
logam atau besi. Arsip disimpan pada
alat ini secara lateral

15. LEMARI ARSIP

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari

biasa yang terdiri atas susunan rak-rak.
Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja
atau jenis metal yang lainnya. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari bahaya
kebakaran. Fungsi: digunakan untuk
menyimpan arsip-arsip atau warkat

KEARSIPAN Page 5
 16. RAK ARSIP

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu

tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral
(menyamping). Arsip-arsip yang
akan disimpan di rak terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam ordner
atau kotak arsip. Rak arsip dapat
dibuat dari kayu atau besi.

17. RAK/LACI KARTU

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang

disusun secara teratur dalam rak,
untuk menyimpan kartu-kartu
ukuran kecil yang disusun secara
vertikal. Alat ini terbuat dari kayu
dan banyaknya laci dapat
disesuaikan dengan kebutuhan.

18. MICROFILM

Adalah suatu alat untuk

memproses fotografi, dimanaa
arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil, untuk
memudahkan penyimpanan dan
penggunaan

KEARSIPAN Page 6
 19. KOMPUTER

Adalah rangkaian peralatan

elektronik yang dapat
melakukan pekerjaan secara
sistematis, berdasarkan instruksi/
program yang diberikan, serta
dapat menyimpan dan
nmenampilkan

20. PAPER SHREDDER

Untuk menghancurkan kertas

21. GUIDE

Lembaran kertas tebal atau karton

manila yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah
antara jenis subjek/klasifikasi dalam
penyimpanan arsip.

KEARSIPAN Page 7
 22. KARTU TUNJUK SILANG

Adalah alat bantu dalam menemukan

arsip selain dengan kartu indeks.
Digunakan untuk arsip yang
mempunyai lebih dari satu
judul/caption/nama; dan jika
arsip/surat yang disimpan memiliki
lapiran dokumen lain yang disimpan
di tempat berbeda.

23. KARTU INDEKS

Digunakan sebagai alat bantu untuk

memudahkan penemuan kembali arsip
yang dibutuhkan.

24. PORTEPEL

Digunakan untuk memasukkan suatu

arsip atau warkat yang siap untuk
dikirimkan ke suatu tempat yang
membutuhkan arsip atau warkat

KEARSIPAN Page 8
 25. LABEL

Label adalah alat yang digunakan

untuk memberi judul pada
map/folder yang biasanya
diletakkan pada bagian tab dari
sebuah folder/guide. Label terbuat
dari bahan kertas sengan berbagai
ukuran yang mempunyai perekat
pada bagian belakang, sehingga
tidak perlu diberi lem lagi ketika
ingin menempelkan lebel pada
tempat yang diinginkan.

26. STOPMAP FOLIO

Map yang memiliki daun penutup

pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang
ada di dalamnya agar tidak jatuh.

KEARSIPAN Page 9
 REFERENSI

http://lingkaranmedia.blogspot.com/2012/11/daftar-istilah-nama-alat-alat-
kearsipan.html
http://dian4nggraeni.wordpress.com/2010/05/14/bahan-dan-alat-kearsipan/

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/01/jenis-jenis-peralatan-arsip.html

http://muhammadzen-kabkarimun.blogspot.com/2010/11/pengelolaan-arsip.html

http://danang-leo-handoko.blogspot.com/2012/01/menentukan-kebutuhan-alat-
dan-bahan.html

KEARSIPAN Page 10