MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

1. PENGENALAN

Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalah komponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan

pengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8/1991.

Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada mereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitangan yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya, kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan.

Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang boleh dijadikan panduan semasa berkesan. menjalankan tugasnya dengan cekap dan

2. MANUAL PROSEDUR KERJA ( MPK ). 2.1 Definisi Manual Prosedur Kerja

Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Ia juga 1

mengandungi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat

atau

sequential bagi menyiapkan sesuatu kerja. MPK mengandungi maklumat menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau pejabat, fungsi. Objektif prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab untuk melaksanakan prosedur tersebut. Ia digunakan sebagai rujukan untuk peringkat Jabatan/ Pejabat.

Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. Tugas-tugas yang dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan, kelewatan dan pembaziran masa. Oleh yang demikian, kewujudan Manual Prosedur Kerja adalah supaya pegawai-pegawai yang baru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan juga tanggungjawab serta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut.

Selain itu, Manual Prosedur Kerja juga memainkan peranan yang penting kepada pihak pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja. Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan, produktiviti, kualiti dan keberkesanan jabatan secara keseluruhan.

2.2

Rasional Penyediaan Manual Prosedur Kerja.

Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan Manual Prosedur Kerja. Salah

satu daripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatan supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut. Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatu program, projek dan aktiviti Jabatan.

Manual Prosedur Kerja juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuahJabatan/Pejabat.Manual Prosedur Kerja dapat member gambaran secara grafik ke atas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkan peringkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas.

Ini

dapat

memberi

kefahaman

kepada

staf

mengenai

tugas

dan

tanggungjawab masing-masing serta dijadikan asas kepada penilaian keberkesanan Jabatan. Manual Prosedur Kerja juga bertujuan untuk menetapkan keutamaan sesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

2.3

Perlaksanaan Dan Kandungan Manual Prosedur Kerja.

Latar Belakang Jabatan/Pejabat Senarai Borang Yang DIgunakan Objektif Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama

MANUAL PROSEDUR KERJA

Carta Jabatan/Pejabat

Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsifungsi Utama

Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat

Rajah 1 : Manual Prosedur Kerja

2.3.1

Latar Belakang Jabatan/Pejabat. Latar belakang jabatan/pejabat mencatatkan sejarah penubuhan sesebuah

jabatan/pejabat. Maklumat-maklumat seperti tujuan dan mtlamat jabatan/pejabat ditubuhkan serta akta atau perundangan yang berkaitan akan dikandungkan di dalam latar belakang ini. Maklumat-maklumat di dalam latar belakang boleh dijadikan asas 3

untuk membentuk strategi bertindak jabatan/pejabat. Ia juga menjadi sumber rujukan utama ke arah membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif

jabatan/pejabat. Selain membantu para

daripada itu maklumat-maklumat yang

tersebut juga dapat

penyelidik danmereka

berminat untuk mengetahui

dan mendapatkan bahan-bahan mengenai sesebuah jabatan/ pejabat.

2.3.2 Objektif Jabatan/Pejabat. Objektif jabatan/pejabat adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan/pejabat iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif jabatan/pejabat amat penting kerana ia menjelaskan dengan tepat tujuarah jabatan/ pejabat dan adalah asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh yang demikian pengurusan atasan hendaklah membentuk objektif jabatan/pejabat masingmasing dengan baik, menjelaskannya kepada ahli-ahli dalam jabatan/ pejabat dan mempastikan objektif ini dicapai. Objektif jabatan/pejabat juga menjadi asas bagi pembentukan objektif bahagian/unit.

2.3.3

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta organisasi jabatan/pejabat menggambarkan struktur yang menunjukkan

fungsi, aktiviti dan hierarki di dalam sesebuah jabatan/pejabat. Carta organisasi jabatan/pejabat ini dijadikan sebagai rangkakerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti jabatan/pejabat bagi membantu jabatan/pejabat mencapai objektif yang ditetapkan. Kepada seseorang pekerja di dalam jabatan/pejabat, carta organisasi jabatan/pejabat amat penting bagi menjelaskan perkara-perkara berikut: a. Aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan/pejabat. b. Rantaian perintah (chain of command) Bagi jabatan/pejabat pula, struktur atau carta organisasi jabatan/pejabat amat berguna bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan seperti: a. penambahan atau pengurangan kakitangan; b. pembesaran fungsi-fungsi jabatan/pejabat; c. perancangan latihan staf; dan d. saluran maklumat-maklumat pengurusan

Carta organisasi jabatan/pejabat adalah berbeza-beza di antara satu jabatan/ pejabat dengan jabatan/pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan peranan yang dimainkan. Ianya juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam jabatan/pejabat.

2.3.4

Fungsi Utama Jabatan/Pejabat.

Fungsi utama jabatan/pejabat adalah tugas-tugas utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat mencapai objektif penubuhannya. Fungsi-fungsi utama ini adalah bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah jabatan/pejabat.

Kegiatan- kegiatan ini ada yang khusus untuk jabatan/pejabat tersebut sahaja dan ada yang merupakan kegiatan biasa (common activity) bagi setiap jabatan/pejabat

2.3.5 Aktiviti-Aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia, peralatan, bahan, masa dan kos.

2.3.6

Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti. Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan

mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakantindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Proses kerja yang jelas dapat: a) Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas; b) Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perludiambil semasa menjalankan tugas; c) Membantu kerja penyeliaan; d) Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan; e) Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang; f) Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru g) Ia mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai; 5

h) Memudah dan melicinkan urusan harian pejabat; dan i) Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan.

Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut: a) Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja; b) Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut; c) Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses; dan d) Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan.

2.3.7

Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-

tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta aliran kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan peringkat

permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas. Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses kerja. Langkah-langkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut: a. Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat; b. Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti c. Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan.

2.3.8 Borang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran pejabat. Borang digunakan untuk: a. Menyimpan dan merekodkan maklumat; b. Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik; c. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan.

3. FAIL MEJA ( FM ).

3.1 Definisi Fail Meja

Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan jabatan/pejabat.

3.2 Rasional Penyediaan Fail Meja.

Fail Meja berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam jabatan/pejabat. Untuk tujuan ini Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas Fail Meja adalah senarai tugas dan

tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/pejabat.

Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam Fail Meja adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Peruntukan kuasa dan undangundang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam Fail Meja. Objektif Jabatan, objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing akan membantu individu- individu memahami peranan mereka dalam jabatan/pejabat

3.3

Perlaksanaan Dan Kandungan Fail Meja.

Fail meja mengandungi 14 perkara utama seperti yang ditunjukkan dalam

rajah di bawah.

Senarai Tugas Harian

Objektif Jabatan/Peja bat

Objektif Bahagian/Uni t Carta Organisasi Jabatan/Peja bat

Nombor Kerja

Senarai Borangborang Yang Digunakan

Carta Organisasi Kedudukan Pegawai

Fail Meja
Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai Tugas/Kuasa & Hubungan Pentadbiran

Senarai Undangundang/Perat uran Peraturanperaturan Carta Aliran Kerja

Proses Kerja

Senarai Semak/Check List

Rajah 2

Kandungan Fail Meja

3.3.1

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat. Penerangan mengenai carta organisasi jabatan/pejabat yang menunjukkan

fungsi jabatan/pejabat adalah sama seperti yang dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan Manual Prosedur Kerja.

3.3.2

Carta Organisasi Bahagian/Unit. Carta organisasi bahagian adalah pecahan dari carta jabatan/pejabat. Di

dalam Fail Meja, hanya carta bahagian yang berkaitan dengan individu/pekerja sahaja yang perlu disediakan. Misalnya, jika individu itu bertugas sebagai Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian Perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan dalam Fail Mejanya. Kedudukan individu ini perlu ditandakan dalam carta organisasi bahagian/unit berkenaan. Carta ini perlu untuk menjelaskan kepada pekerja yang bertugas di Bahagian tersebut mengenai: a. Aktiviti yang dilaksanakan oleh bahagian/unitnya; b. Siapa rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih tugasnya semasa ia berkursus, bertugas di luar pejabat atau bercuti; c. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya ia menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugas harian; dan d. Di mana dirinya/jawatannya ditempatkan di bahagian/unit berkenaan.

3.3.3 Objektif Jabatan/Pejabat. Penerangan mengenai objektif jabatan/pejabat adalah seperti yang dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan Manual Prosedur Kerja.

3.3.4 Objektif Bahagian/Unit. Objektif bahagian/unit adalah pecahan kepada objektif jabatan/pejabat dan ia dinyatakan dalam bentuk objektif jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian. Setiap aktiviti yang dijalankan oleh bahagian/unit haruslah menyumbang ke arah pencapaian objektif jabatan/pejabat pada keseluruhannya. Objektif bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas, boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan

berkesan berasaskan objektif-objektif yang ditetapkan. Tujuan menyediakan objektif bahagian/unit adalah seperti berikut: a. memberi tujuarah yang jelas kepada setiap bahagian bagi mencapai objektif jabatan/pejabat; b. menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya memenuhi objektif jabatan/pejabat; c. menjadi asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/ unit berkenaan; d. menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang bahagian/unit; e. membolehkan seseorang pengurus menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu; dan f. merupakan mekanisma penyelarasan antara penyelia-penyelia dan

pekerja-pekerja.

3.3.5 Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terpennci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas,

tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Setiap senarai tugas perlu mengandungi perkara-perkara berikut: a. Nama Jabatan/Pejabat/Bahagian/Unit b. Jawatan Yang Disandang c. Tugas dan tanggungjawab

Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan. Ini untuk memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Hubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu diketahui. Ini penting dijelaskan bagi membantu pegawai menyelesaikan sesuatu tugas. Hubungan kerja pegawai lain dibahagikan kepada empat cara iaitu:

10

Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan sejawat Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar

Senarai tugas, kuasa dan hubungan kerja perlu dimasukkan ke dalam FM kerana: dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang pegawai; memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk seseorang pegawai; memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan; setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan; dan menjelaskan hubungan di antara seseorang pegawai dengan pegawai lain samada didalam jabatan/pejabat atau dengan pegawai-pegawai di

jabatan/pejabat yang lain.

3.3.6 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti. Tiap-tiap aktiviti mempunyai peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-pegawai sesebuah jabatan/ pejabat. Ia merupakan peraturanperaturan jabatan/ pejabat yang mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti.

3.3.7 Proses Kerja Bagi Aktiviti-Aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai. Konsep proses kerja adalah seperti yang diterangkan dalam Bahagian Kandungan Manual Prosedur Kerja. Untuk Fail Meja, senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang dan peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses kerja. Bagi menyediakan proses kerja, tindakan seperti berikut perlu dilaksanakan: a. Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan proses kerja; b. Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut; c. Mulakan dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses;

11

d. Senaraikan pegawai yang perlu dirujuk; dan e. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang b erkaitan dengan tugas berkenaan.

3.3.8 Carta Aliran Kerja. Penerangan mengenai carta aliran kerja adalah seperti yang diterangkan dalam Bahagian Kandungan MPK. Carta aliran kerja bagi FM seseorang pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang terdapat dalam MPK bagi aktiviti yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. Langkah-langkah dalam aktiviti yang

melibatkan pegawai berkenaan perlu ditandakan. Dengan menandakan langkahlangkah ini pegawai berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai tanggungjawab dan peranannya dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti.

3.3.9 Senarai Semak/Checklist. Checklist ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Ia boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan ataupun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/bidang aktiviti yang dilakukan. Sebolehbolehnya, checklist disusun mengikut tertib turutan tindakan di mana sesuai.

Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti seperti memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek pembangunan, persediaan sebelum mengadakan

mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan dan perancangan kemajuan kerjaya. Checklist perlu disediakan kerana ia: a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti harian; b. Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja; c. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama yang melibatkan aktiviti teknikal seperti jadual perjalanan udara dan laut, prosesan alatan dalam

12

'assembly line' dan pengekalan kualiti; d. Menjadi alat pengawasanyangmudahdirujukdalamusaha menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah; e. Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas kabinet, kertas cadangan atau yang berkaitan dengan pemprosesan lesen/permit/ kelulusan; f. Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai-bagai unit; dan g. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas.

3.3.10 Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai. Konsep borang adalah seperti penerangan konsep borang dalam Bahagian Kandungan Manual Prosedur Kerja. Senarai borang-borang dalam Fail Meja adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya. 3.3.11 Senarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan. Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam Fail Meja adalah petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya arahan-arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam Fail Meja. Senarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia: a. Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah; b. Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan,yang biasanya tersimpan dipelbagai bahagian/unit dalam sesebuah jabatan/ pejabat; dan c. Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan.

Cara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut: a. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan langsung 13

dengan tugas jawatan berkenaan. Undang-undang dan peraturan tersebut adalah seperti Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan, Perintah Am, Akta akta tertentu, Peraturan Pejabat, Arahan dan lain-lain; b. Sediakan senarai undang-undang dan peraturan tersebut dengan

mencatitkan bilangan,tahun dikeluarkan, tarikh serta tajuk ringkas sesuatu arahan tersebut; c. Kandungkan petikan daripada perundangan dan peraturan tersebut

yang mana mempunyai kaitan dengan jawatanjawatan berkenaan.

3.3.12 Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai. Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam Fail Meja adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan. Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan. Tujuan menyenaraikan jawatankuasajawatankuasa ini supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa- jawatankuasa yang dianggotainya dan membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa jawatankuasa tersebut. Senarai ini juga membolehkan pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui jawatankuasa jawatankuasa yangperlu dianggotainya.Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama, kekerapan mesyuarat dan jenis keanggotaan sama ada Pengerusi, Setiausaha, Ahli Tetap, Ahli Turut Hadir, Ahli Jemputan dan lain-lain.

3.3.13 Norma Kerja. Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakantugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia Juga menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja, sama ada penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja, norma kerja boleh

diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan. Norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesllapan bekerja. Bagi mewujudkan norma kerja, langkah-langkah berikut boleh diikuti: 14

Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan/ keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat. Jika belum ada norma kerja diwujudkan dari sumber-sumber lain,jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

3.3.14 Senarai Tugas Harian. Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti- aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik- baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk. Senarai tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal. Dengan itu dapat menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan. Senarai tugas harian boleh disediakan sama ada di sebelah petang selepas waktu pejabat ataupun sewaktu mula bekerja di

sebelah pagi. Tandakan mana-mana tindakan yang telah selesai dan catitkan alasan bagi tindakan yang memerlukan Penggunaan senarai tugas tindakan susulan atau tertangguh. dengan keperluan

harian boleh

diselaraskan

seseorang pegawai iaitu boleh disediakan secara mingguan atau bulanan. Ada juga jenis jawatan yang hanya sesuai menggunakan checklist sebagai panduan dalam perancangan kerja mereka. Dengan itu senarai tugas harian tidak akan digunakan.

4.0 PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Secara umumnya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja mempunyai beberapa perbezaan antara satu sama lain. Jadual di bawah menunjukkan beberapa perbezaan yang ringkas antara kedua-duanya.

15

Manual Prosedur Kerja (MFK) Dokumen rujukan peringkat jabatan

Fail Meja (FM) Dokumen rujukan peringkat individu atau jawatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas Berasaskan tugas dan tanggungjawab jabatan Satu MPK untuk satu jabatan individu Satu FM bagi satu jawatan

Mengandungi maklumat menyeluruh bagi Mengandungi maklumat atau panduan semua aktiviti-aktiviti dalam jabatan untuk mengendalikan tugas yang

ditetapkan bagi satu-satu jawatan Jadual 1 : Perbezaan diantara Manual Prosedur Kerja (MFK) dan Fail Meja (FM)

Berdasarkan jadual di atas, perbezaan kedua-dua dokumen rujukan ini akan di jelaskan dengan lebih terperinci lagi. Perbezaan pertama ialah Manual Prosedur Kerja merupakan dokumen bagi semua pegawai atau staf di peringkat jabatan. Manual Prosedur Kerja ini berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan seperti sejarah, rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur kerja, dan pegawai atau staf yang dipertanggungjawabkan melaksanakan prosedur tersebut. Ia merupakan

rujukan dalam pembentukan struktur dan fungsi atau objektif jabatan atau pejabat dan membolehkannya berfungsi dengan cekap dan berkesan. Fail Meja pula merupakan dokumen rujukan rasmi bagi individu atau jawatan yang mengandungi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam sesuatu jawatan. Ia berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam sesuatu jabatan.

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbeza. Namun begitu, setiap jabatan/pejabat perlu ada kedua-duanya. Setiap satu Manual Prosedur Kerja adalah untuk satu jabatan sahaja, manakala Fail Meja adalah bagi satu jawatan. Hanya satu Manual Prosedur Kerja bagi satu jabatan,

sementara fokus utama Fail Meja adalah untuk individu. Dengan itu, setiap individu bagi setiap jabatan atau pejabat haruslah mempunyai Fail Meja yang tersendiri. 16

Perbezaan yang seterusnya, Manual Prosedur Kerja adalah dokumen yang mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti yang berasaskan fungsi, dan bidang tugas jabatan atau pejabat. Dengan maklumat ini, individu dalam jabatan atau pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa menjalankan tugas. Dokumen ini juga menetapkan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit. Ini membolehkan setiap individu mengetahui parameter masing-masing serta

mengetahui tugas-tugas bahagian/unit individu lain dalam pejabat/jabatan. Manual Prosedur Kerja juga menunjukkan Rantaian Perintah untuk membantu Ketua Jabatan memberi arahan, mengawal kerja, mempercepatkan proses membuat keputusan. Fail Meja pula mengandungi maklumat atau panduan untuk

mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan berpandukan tugas, dan tanggungjawab individu. Ini merupakan panduan tentang kedudukan individu dalam pejabat/jabatan. Fail Meja dapat membantu meningkatkan kecekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang lengkap dan terperinci. Dokumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan hubungan kerja untuk membantu pegawai mengurus tanggungjawab mereka, mengetahui had kuasa serta menjelaskan hubungan kerja antara staf. Biasanya, Fail Meja ini ditempatkan di atas meja para pegawai.

Selain

itu, perbezaan

yang lain adalah Manal Prosedur Kerja

mengandungi maklumat menyeluruh tentang aktiviti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk carta. Setiap jabatan atau pejabat mempunyai carta organisasi yang tersendiri sebagai panduan dan rangka kerja bagi semua aktiviti jabatan. Manual Prosedur Kerja didokumentasikan secara sistematik iaitu dengan mewujudkan beberapa unit atau seksyen atau bahagian untuk melaksanakan aktiviti. Contohnya, Bahagian Gaji hanya beroperasi untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja. Fail Meja pula mengandungi maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu jawatan. Setiap jawatan dalam Perkhidmatan Awam dinyatakan senarai tugas, tanggungjawab dan bidang kuasa yang terperinci supaya pegawai dapat menjalankan tugas dengan cekap dan berkesan. 17

Fail Meja merupakan dokumen yang wajib disediakan bagi satu jawatan danlebihmemfokuskankepada tugasindividu.Tujuannyaadalahuntuk meningkatkan lagi tahap kecekapan penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing.

Manakala penyediaan Manual Prosedur Kerja lebih khusus untuk penggunaan pejabat sahaja. Manual Prosedur Kerjadisediakan khas untuk meningkatkan

lagi kecekapan dan keupayaan jabatan tersebut secara menyeluruh. Setiap individu bagi setiap jabatan dan pejabat mempunyai dan menyediakan Fail Meja.

Perbezaan yang terakhir pula ialah segala proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dapat dikenalpasti dengan merujuk Manual Prosedur Kerja. Tetapi Fail Meja memberikan panduan terperinci mengenai tugas harian setiap individu. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diharapkan kedua-duanya dapat dijadikan rujukan utama pejabat dan jabatan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan.

Di dalam Fail Meja disediakan panduan yang terperinci tentang tugas harian setiap individu. Annual Prosedur Kerja pula lebih menerangkan secara menyeluruh tentang segala proses peraturan pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dalam jabatan.

5.0 KESIMPULAN
Secara keseluruhannya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memainkan peranan penting bagi melancarkan perjalanan kerja sesebuah organisasi. Selain itu, dua perkara ini saling melengkapi antara satu sama lain. Tanpa Fail Meja sebagai tunjang kepada Manual Prosedur Kerja, sesuatu organisasi tidak akan seragam, sistematik dan cekap.

Manual Prosedur Kerja lebih fokus kepada dokumen rujukan untuk pihak

18

jabatan dimana ia menerangkan fungsi dan bidang tugas sesebuah jabatan manakala Fail Meja pula menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab serta cara

menjalankan tugas yang telah ditetapkan.

Oleh itu, berikut merupakan rumusan kepentingan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja: Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. Mewujudkan keseragaman dalam kaedah menjalankan kerja. Menentukan peratuan jabatan/pejabat dipatuhi. Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan penambahbaikan sistem dibuat. Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

Justeru, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi menghasilkan satu kerja yang berkualiti, berkesan dan cekap. Ia bertindak sebagai sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber tenaga baru.

19

RUJUKAN

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991

( Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja )

20