1. SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT 06/07/10 Pengurusan GERKO 2.

Skop / Tajuk ( 2 jam ) Sistem dan jenis-jenis fail Prosedur penulisan surat rasmi Komunikasi rasmi melalui media eletronik 06/07/10 3. Apakah Sistem Fail? Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail 06/07/10 4. Definisi fail Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama 06/07/10 5. Ciri-Ciri Umum Sistem Fail Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi 06/07/10 6. Ciri-Ciri Umum Sistem Fail Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum 06/07/10 7. Pengkelasan Fail Fail boleh dikelaskan berdasarkan; Abjad Perkara Angka Tempat dan kawasan Menggunakan kod; Nombor Ringkasan 06/07/10 8. Tahap pertama: 01. Kurikulum 02. Kokurikulum 03. Hal Ehwal Pelajar 04. Kewangan 05. Asrama .pengkelasan fail 06/07/10 Kokurikulum SRKBT/02 9. ..pengkelasan dan nombor fail Tahap kedua 06/07/10 Kokurikulum/Unit Berunifom SRKBT/02/03/ Nombor Perkara 02/01 JK Kokurikulum 02/02 Sukan dan permainan 02/03 Unit Berunifom 02/04 Kelab dan Persatuan 10. ..pengkelasan dan nombor fail SRKBT/02/03/02 Pandu Puteri 06/07/10 Tahap Ketiga Nombor Perkara 01 Persekutuan Pengakap 02 Pandu Puteri 03 Puteri Islam 04 Bulan Sabit Merah 11. ..pengkelasan dan nombor fail SRKTB/02/03/02/01( ) - Mesyuarat 06/07/10 Tahap keempat Nombor Perkara 01 Mesyuarat 02 Maklumat Ahli 03 Perlembagaan 04 Perancangan tahunan 12. Peringkat Keselamatan Fail 06/07/10 JENIS FUNGSI WARNA RAHSIA BESAR Keselamatan Negara Kuning berpalang merah (depan & belakang) RAHSIA Tender Kewangan Merah Jambu berpalang Depan / Belakang SULIT Laporan sulit Soalan Hijau TERHAD Fail peribadi Dokumen Putih BIASA Terbuka Harian Putih 13. Sampul Kecil Satu fail sementara dibuka keranafail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif 06/07/10 14. Kertas Minit Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam 06/07/10 15. Penutupan Fail Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan Serta Merta(Am 99) 06/07/10

16. Prosedur Penulisan Surat Rasmi Kategori Surat Rasmi : Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohn ceramah. Memohon lawatan. 06/07/10 17. Format Umum Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) Tarikh Alamat Penerima Melalui (jika berkenaan) Menghadap / pembukaan surat 06/07/10 18. .format umum Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip 06/07/10 19. Komunikasi rasmi Media eletronik Radio Televisyen E-mail Faks Media cetak Akhbar Majalah Lain-lain Poster Banner Brosur 06/07/10 20. Bahan Rujukan Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), Pengurusan Kokurikulum , Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Kementerian Pendidikan Malaysia. (1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum Sekolah Rendah . Kuala Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa dan Pustaka 06/07/10 21. Rumusan Guru penasihat / jurulatih yang baik perlu arif mengenai pengurusan fail dan dapat menulis surat yang tepat dan berkesan Mengawas dan memantau jawatankuasa menguruskan fail dan surat menyurat Surat menyurat merupakan imej persatuan dan organisasi 06/07/10