Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk: Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Merekam data transaksi bisnis perusahaan Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan; contoh: surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debet, kartu jam kerja, dll

Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan; contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, dll

Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan; contoh: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, dll

Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya tindakan; contoh: formulir surat permintaan pembelian
Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan; contoh:formulir laporan penerimaan barang

Dokumen sumber: dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu
Dokumen pendukung: dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut perlu diperhatikan: Pemanfaatan tembusan atau copy formulir
Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas Unsur internal check dalam merancang formulir

Nama dan alamat perusahaan pada formulir

Nama formulir Nomor identifikasi pada setiap formulir Pencetakan garis pada formulir Pencantuman nomor urut tercetak

Rancangan formulir yang hanya memerlukan

pengisian tanda atau X, atau dengan mencantumkan jawaban Ya atau Tidak Formulir ganda Pembagian Zona

Empat keadaan dasar perlunya penggunaan formulir:

Jika suatu keadaan harus dicatat

Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali Jika berbagi informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama Jika diperlukan penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi

Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat dalam formulir tersebut? Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau digunakan berisis informasi yang sama? Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir telah disusun menurut elemen yang logis? Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik, mesin khusus, atau dengan proses penggandaan yang lain?

Apakah formulir tersebut akan dismpan dalam suatu arsip?

Formulir yang digunakan perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempuraan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir yang digunakan sekarang. Untuk itu, perlu dilakukan suvey untuk mengumpulkan informasi: 1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri 2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan

Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan Oleh karena itu, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat

DEBIT

KREDIT

Kolom-kolom dalam jurnal umum: 1. Kolom tanggal 2. Kolom keterangan 3. Kolom nomor bukti 4. Kolom nomor rekening 5. Kolom debit dan kredit

Jurnal khusus diperlukan apabila jurnal umum tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi Mengapa jurnal umum perlu dipecah? 1. Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi terjadinya tinggi 2. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan ke dalam buku besar dan untuk menggolongkan transaksi yang dicatat 3. Untuk memungkinkan pengerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan beberapa orang 4. Untuk menciptakan pengendalian intern

Jumlah jurnal yang memadai

Jurnal digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok

Penggunaan jurnal berkolom Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum

Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan

Jurnal penjualan: untuk mencatat transaksi penjualan, baik kredit maupun tunai Jurnal pembelian: untuk mencatat transaksi pembelian kredit Jurnal penerimaan kas: untuk mencatat transaksi penerimaan kas

Jurnal pengeluaran kas: untuk mencatat transaksi pengeluaran kas

Jurnal umum: untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus

Jurnal umumnya berbentuk buku yang dijilid, sementara dalam akuntansi dengan komputer, jurnal berbentuk arsip transaksi dalam bentuk pita magnetik (magnetik tape) atau magnetik disk, yang setelah dicek kebenaran dan kesahihannya, digunakan untuk meng-update arsip induk.

Dokumen Sumber

Jurnal

Buku Besar

Buku Besar Jurnal diperoleh dari pembuatan dokumen sumber dan posting ke dalam buku pembantu

Jurnal
Buku Pembantu Dokumen Sumber

Secara Periodik Dokumen Sumber

Membuat rekap Dokumen sumber

Rekap Dokumen sumber

Buku Besar

Arsip dokumen Sumber secara Kronologis berfungsi Sebagai jurnal

Dokumen Sumber

Terminal

Arsip transaksi

Arsip induk yang belum dimutakhirkan

Run updating

Arsip induk yang telah dimutakhirkan

Mengumpulkan informasi mengenai karakteristik transaksi yang terjadi dalam perusahaan Membuat jurnal standar untuk setiap jenis transaksi yang frekuensi terjadinya tinggi Merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut

Tugas ini diselesaikan per kelompok dan dipresentasikan oleh masing-masing kelompok:

Rancanglah formulir bukti setoran bank dengan lengkap. Rancanglah Jurnal standar untuk toko elektronik sebagai berikut: Jurnal Penjualan. Jurnal Pembelian