52

BAB IV
PEMBAHASAN

Bab ini membahas peranan pengendalian intern atas penjualan, piutang, dan
penerimaan kas. Supaya tujuan tercapai dilakukan audit operasional pada PT
Geotechnical Systemindo yang dibatasi pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan
kas. Karena penjualan kredit dapat menimbulkan risiko piutang tak tertagih dan
penjualan perusahaan yang diobservasi didominasi oleh penjualan kredit yaitu 81,5%
dari total penjualan pada tahun 2007, maka fungsi penjualan yang dibahas Penulis
adalah penjualan kredit.
Pelaksanaan audit operasional memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik
dan harus dilakukan melalui beberapa tahapan, sehingga pembahasan dimulai dengan
memaparkan tahapan-tahapan yang dilakukan Penulis dalam melakukan audit
operasional dengan menyusun audit program yang akan dijalankan untuk mencapai
tujuan audit. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan hasil audit operasional.

IV.1 Program Kerja Audit
Program kerja pemeriksaan atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas
adalah sebagai berikut:
1. Survey pendahuluan, tujuannya untuk mendapatkan informasi umum tentang
auditan yaitu mengenai bisnis dan operasi auditan khususnya penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas.
53

2. Penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen, tujuannya untuk
mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian manajemen yang
terdapat di perusahaan.
3. Pengujian terinci (pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan), tujuannya untuk
mengetahui apakah prosesnya sudah sesuai dengan kebijakan yang telah
ditetapkan manajemen perusahaan.
4. Pengembangan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti
kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.
IV.1.1 Survey Pendahuluan
Survey pendahuluan dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran mengenai
bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab dengan manajemen dan staff
perusahaan. Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada PT
Geotechnical Systemindo yang hanya mencakup kegiatan penjualan kredit sampai
dengan penagihannya, maka tujuan dari survey pendahuluan pada perusahaan ini adalah
untuk mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai perusahaan dan operasi
perusahaan sehingga diperoleh suatu pemahaman yang menyeluruh mengenai
perusahaan dan semua aspek penting dari perusahaan yang berkaitan dengan lingkup
audit operasional yang akan dilakukan.
Untuk mendapatkan pemahaman yang efektif, maka penulis melakukan
prosedur-prosedur sebagai berikut:
a. Bertemu dan melakukan pembicaraan awal dengan Finance & Accounting
Manager. Pada pertemuan awal ini penulis menjelaskan kepada manajemen
perusahaan mengenai tujuan dari pemeriksaan operasional atas penjualan kredit,
54

piutang dan penerimaan kas. Tujuan dari pemeriksaan operasional atas penjualan
kredit, piutang dan penerimaan kas antara lain:
- Menilai apakah terdapat pengendalian intern yang baik atas kegiatan
penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang berjalan saat ini.
- Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kebijakan dan
prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Mendeteksi adanya unsur kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas serta mencari upaya pemecahannya.
- Mengembangkan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang
ditemukan.
Adapun informasi-informasi yang diperoleh pada tahap ini, yaitu: sejarah
perusahaan, struktur organisasi dan job description, bidang usaha perusahaan,
prosedur-prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas.
b. Melakukan observasi non-partisipan, yaitu penulis tidak terlibat dalam aktivitas-
aktivitas yang diamati dan hanya sebagai pengamat independent. Kegiatan ini
dilakukan daam 2 tahap. Pada tahap pertama, penulis mengamati fasilitas
perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi,
kondisi dan tata letak. Tahap selanjutnya, penulis melakukan penelusuran.
Selama penelusuran, penulis menelaah aktivitas bagian penjualan dari awal
sampai akhir untuk memperoleh informasi praktis mengenai bagaimana aktivitas
sebenarnya dilakukan; ditaati atau tidaknya kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan serta ada atau tidaknya control dari manajemen terhadap aktivitas
bagian penjualan.
55

c. Wawancara, penulis melakukan wawancara tidak terstruktur dimana pedoman
wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang
akan ditanyakan. Wawancara dilakukan dengan manajemen perusahaan antara
lain dengan Finance & Accounting Manager, Accounting Supervisor dan Bagian
penjualan. Informasi yang diperoleh berguna bagi penulis untuk mengidentifikasi
permasalahan yang ada dalam perusahaan.
d. Menelaah informasi umum yang diperoleh.
IV.1.2 Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen
Salah satu metode yang digunakan oleh penulis untuk memahami dan menilai
pengendalian intern atas penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT Geotechnical
Systemindo adalah metode kuesioner. Kuesioner ini berisikan satu rangkaian pertanyaan
mengenai pengendalian dalam tiap bidang yang diaudit untuk mengindikasikan aspek-
aspek pengendalian intern yang mungkin tidak memadai.
Kuesioner ini akan membahas secara jelas mengenai sistem dan prosedur yang
berkaitan dengan penjualan sampai dengan penerimaan kas, seperti: pembuatan
dokumen, pengiriman produk, pencatatan penjualan dan piutang serta penerimaan kas
yang diterapkan di PT Geotechnical Systemindo. Kuesioner dirancang sedemikian rupa
agar mendapatkan jawaban yang relevan dan kompeten sebagai bahan pertimbangan
dalam mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan pengendalian intern atas penjualan,
piutang dan penerimaan kas.
Sehubungan dengan lingkup penelitian yang tidak terlalu luas maka penulis
mengantarkan dan menyerahkan sendiri kuesioner secara langsung kepada responden
untuk dijawabnya.
56

IV.1.3 Pengujian Terinci
Pengujian terinci merupakan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk
mengetahui apakah prosesnya sudah sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan
manajemen perusahaan. Dalam hal ini penulis melakukan observasi terhadap kegiatan
dari fungsi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang terdapat di perusahaan.
Pada tahap ini penulis merancang program audit atas proses transaksi penjualan
kredit sampai dengan pencatatan penerimaan kas untuk mencapai tujuan audit yang telah
ditetapkan.
IV.1.3.1 Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan
A. Tujuan Pemeriksaan: untuk menilai apakah pesanan pelanggan diproses sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan.
B. Prosedur Audit
1. Memeriksa apakah terdapat prosedur pemrosesan pesanan pelanggan secara
tertulis atau tidak.
2. Memeriksa apakah pesanan pelanggan yang diproses telah lengkap dan jelas
mengenai:
- Nama, alamat dan tujuan pengiriman.
- J enis produk dan jumlah produk yang dipesan.
- Harga satuan dan total harga.
- Syarat pembayaran
- Otorisasi dari pihak yang berwenang.
3. Memeriksa apakah pesanan pelanggan yang diproses dilengkapi dengan SC
yang diparaf oleh pelanggan.
57

4. Memeriksa apakah terdapat pesanan yang terlambat diproses.
5. Memeriksa apakah semua pesanan hanya akan diproses apabila sudah
mendapat persetujuan kredit.
6. Membuat rekomendasi.
IV.1.3.2 Pemeriksaan terhadap Prosedur Persetujuan Kredit
A. Tujuan Pemeriksaan: untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit
yang terjadi mendapatkan persetujuan kredit dari pihak yang berwenang dan
persyaratan apa yang harus dapat dipenuhi oleh pelanggan.
B. Prosedur Audit
1. Mendapatkan dan mempelajari prosedur persetujuan kredit yang telah ditetapkan.
2. Memeriksa apakah persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
3. Memeriksa apakah persyaratan pelanggan diidentifikasi dengan jelas.
4. Memeriksa apakah perusahaan memiliki bagian kredit tersendiri.
5. Membuat rekomendasi.
IV.1.3.3 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pembuatan Faktur dan Surat Jalan
A. Tujuan Pemeriksaan:
- Untuk memastikan bahwa pembuatan faktur dan surat jalan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.
- Untuk mengetahui apakah pembuatan faktur dan surat jalan sudah sesuai dengan
purchase order yang ada.



58

B. Prosedur Audit
1. Mendapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam proses pembuatan faktur
dan surat jalan (D/O).
2. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung pembuatan faktur.
3. Mambandingkan apakah faktur penjualan yang dibuat telah sesuai dengan
dokumen pendukungnya mengenai:
- Nama dan alamat pelanggan
- Harga satuan produk, jumlah produk dan total harga
- Tanggal faktur dan nomor faktur
4. Memeriksa apakah harga jual dan syarat pembayaran yang tercantum dalam
faktur penjualan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5. Memeriksa perhitungan matematis dari faktur penjualan dan dokumen
pendukung.
6. Memeriksa penomoran faktur.
7. Memeriksa apakah faktur penjualan sudah diotorisasi oleh pihak yang
berwenang.
8. Memeriksa apakah Delivery Order bernomor urut tercetak.
9. Memeriksa apakah Delivery Order tersebut sudah diotorisasi pihak yang
berwenang dan telah ditandatangani oleh pelanggan.
10. Membuat rekomendasi.



59

IV.1.3.4 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pengiriman
A. Tujuan Pemeriksaan:
- Untuk memastikan bahwa mekanisme penunjukkan perusahaan jasa yang akan
digunakan setiap harinya berjalan dengan baik.
- Untuk memastikan bahwa perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang
digunakan telah memenuhi persyartan hukum dan perusahaan.
- Untuk memastikan bahwa pencatatan ongkos angkut sudah dilakukan dengan
akurat dan sesuai dengan surat pengiriman.
B. Prosedur Audit
1. Memeriksa apakah ada prosedur pemilihan perusahaan jasa pengangkutan dan
pengiriman.
2. Memeriksa apakah terdapat kontrak panjang dengan perusahaan jasa
pengangkutan dan pengiriman.
3. Memeriksa apakah selalu terdapat surat penawaran dari perusahaan jasa.
4. Memeriksa apakah perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa dan
memiliki daftar prestasi mereka.
5. Memeriksa apakah produk yang dipesan dikirim tepat waktu.
6. Memeriksa apakah dokumen pengiriman diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
7. Memeriksa apakah pengiriman yang dilakukan telah sesuai dengan surat jalan
dan faktur.
8. Membuat rekomendasi.


60

IV.1.3.5 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang

A. Tujuan Pemeriksaan:
- Untuk menilai apakah pencatatan piutang telah dicatat sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan piutang tersebut sudah
berjalan dengan efektif.
- Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan
sebagaimana mestinya.
B. Prosedur Audit
1. Mendapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur
pencatatan piutang perusahaan.
2. Memeriksa apakah jumlah piutang yang dicatat telah sama dengan jumlah yang
tercantum pada Purchase Order dari pelanggan.
3. Memeriksa apakah pencatatan piutang didukung oleh dokumen-dokumen yang
mendukung timbulnya piutang.
4. Memeriksa apakah pelanggan dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran
utangnya.
5. Memeriksa apakah perusahaan membuat dan mengirimkan surat pernyataan
piutang kepada pelanggannya.
6. Membuat rekomendasi.




61

IV.1.3.6 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
A. Tujuan Pemeriksaan:
- Untuk menilai apakah penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut sudah
berjalan dengan efektif.
B. Prosedur Audit
1. Mendapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur
pencatatan piutang perusahaan.
2. Memeriksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dipostingkan
ke akun yang benar.
3. Memeriksa apakah pencatatan penerimaan kas berdasarkan bukti penerimaan kas
dan telah sesuai dengan faktur.
4. Membuat rekomendasi.
IV.1.4 Pengembangan Hasil Temuan
Berdasarkan survey pendahuluan, penelaahan dan pengujian atas sistem
pengendalian manajemen dan pengujian terinci (pemeriksaan terhadap transaksi
perusahaan). Penulis mengembangkan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur
temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat serta membuat rekomendasi.




62

IV.2 Pembahasan
Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit, piutang dan
penerimaan kas diperoleh dari Internal Control Quetionaire (ICQ), wawancara dan
program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. ICQ dikelompokkan
menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu penjualan, piutang dan penerimaan kas, dengan kriteria
evaluasi berdasarkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang
memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, praktik yang sehat dan
karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
IV.2.1 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit berdasarkan ICQ
menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang
memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, praktik yang sehat dan
karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Pengendalian intern atas
penjualan di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana diilustrasikan oleh Tabel 4.1







63

Tabel 4.1 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Penjualan


No. Pertanyaan Ya Tidak
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-27)
*


1 Apakah penyimpangan dari daftar harga disetujui oleh
pejabat perusahaan yang berwenang?

3 0
2 Apakah order pembelian dari customer harus disetujui
oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai
harga, syarat kredit dan syarat lainnya?

3 0
3 Apakah D/O hanya orang tertentu yang berhak
mengotorisasi?

3 0
4 Apakah transaksi yang tidak diotorisasi dapat
dideteksi?

3 0
5 Apakah ada bagian kredit tersendiri?

0 3
6 Apakah pencatatan transaksi ke dalam catatan
akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap?

3 0
7 Apakah dilakukan oleh karyawan yang berwenang?

3 0
8 Apakah ada pejabat berwenang yang selalu
mengevaluasi laporan penjualan itu?

3 0
9 Apakah credit limit ditentukan oleh pejabat yang
berwenang?

3 0
Kisaran Nyata 24 3
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan
wewenang secara tegas (0-3)
*


1 Apakah fungsi penjualan dipisahkan dari fungsi kredit,
akuntansi dan penyimpanan?
3 0
Kisaran Nyata 3 0
64


No. Pertanyaan Ya Tidak
Praktik yang sehat (0-60)
*

1 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price
list)?

3 0
2 Apakah ada control yang memadai untuk memastikan
harga yang telah disetujui diterapkan secara konsisten?

2 1
3 Apakah terdapat control yang ketat untuk memastikan
pesanan customer disetujui sesuai dengan ketentuan
kredit?

3 0
4 Apakah ada persyaratan customer baru diidentifikasi
dengan jelas?

1 2
5 Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada
Delivery Order (DO)?

3 0
6 Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian
potongan yang tertulis?

0 3
7 Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan
(Purchase Order) dari pembeli?

3 0
8 Apakah DO:
- terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak?
- barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan
dengan DO?

3 0
9 Apakah faktur penjualan terkontrol dengan pemberian
nomor urut tercetak?

3 0
10 Apakah faktur yang batal tersimpan untuk
pemeriksaan?

0 3
11 Apakah pengiriman yang dilakukan selalu tepat
waktu?

2 1
12 Apakah produk yang dikirim selalu sesuai dengan
pesanan customer?

3 0
65


Sumber:Data diolah dari kuesioner
Keterangan:
(*) Kisaran Teoritis



No. Pertanyaan Ya Tidak
13 Apakah perusahaan menggunakan jasa pengangkutan
dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan
customer?

3 0
14 Apakah terdapat Surat Kontrak Kerja dengan
perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman?

0 3
15 Apakah dibuat daftar prestasi perusahaan jasa
tersebut?

0 3
16 Apakah ada control yang memadai untuk memastikan
faktur penjualan yang diterbitkan berasal dari
penjualan aktual?

3 0
17 Apakah selisih waktu antara penerbitan faktur dan
pengiriman barang telah dimonitor?

2 1
18 Apakah selalu dibuat laporan penjualan setiap
periode?

3 0
19 Apakah dilaksanakan Budgeting System?

2 1
20 Apakah diberlakukan credit limit bagi customer? 3 0
Kisaran Nyata 42 18
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung
jawabnya (0-3)
*

1 Apakah bagian penjualan cukup mengenal produk
sehingga dapat mengerjakan tugasnya dengan efektif?

3 0
Kisaran Nyata 3 0
66

Dari Tabel 4.1, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian
intern atas penjualan baik tunai maupun kredit yang sudah dijalankan perusahaan antara
lain:
a. Perusahaan telah melakukan pembagian tanggung jawab dan wewenang sehingga
tidak ada satu orang yang mengendalikan semua tahap transaksi. Fungsi penjualan
terpisah dari fungsi kredit, akuntansi dan penyimpanan.
b. Tanggung jawab karyawan pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas
sudah didefinisikan dengan jelas sehingga karyawan mengetahui akan bertanggung
jawab atas hal apa.
c. Memperlihatkan hubungan pelaporan yang jelas. Bagian penjualan membuat
laporan penjualan dan melaporkannya kepada Sales Manager untuk dievaluasi.
d. Perusahaan sudah memiliki kebijakan yang menjadi pedoman untuk melaksanakan
transaksi penjualan kredit sampai dengan penerimaan kas dan sudah
dikomunikasikan kepada karyawan yang berwenang atas fungsi penjualan, piutang
dan penerimaan kas. Kebijakan-kebijakan itu antara lain:
- Penggunaan dokumen yang cukup memadai dalam melaksanakan transaksi
penjualan, misalnya: nama dokumen sudah tercantum dengan jelas sehingga
mudah diidentifikasi; tersedia kolom tandatangan bagi pejabat yang memiliki
otorisasi; bernomor urut tercetak sehingga penggunaannya dapat dipertanggung
jawabkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan; memiliki tembusan dengan
warna yang berbeda sehingga mempermudah pendistribusiannya antar bagian
yang terlibat transaksi penjualan kredit dalam perusahaan.
67

- Dokumen-dokumen yang dikeluarkan telah mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang sehingga setiap transaksi penjualan dan pencatatan piutang dan
penerimaan kas dapat dibukukan secara lengkap dan dapat
dipertanggungjawabkan.
e. Terdapat prosedur yang jelas mulai dari penerimaan pesanan sampai dengan
pengiriman barang pesanan.
f. Perusahaan telah melaksanakan Budgeting System.
g. Transaksi penjualan baik tunai maupun kredit selalu dilakukan berdasarkan
Purchase Order dari pelanggan.
h. Setiap pengiriman didasarkan pada Delivery Order sehingga menjamin tidak ada
pengeluaran barang yang tidak diotorisasi pejabat yang berwenang.
i. Penunjukan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman selalu diotorisasi oleh
pejabat yang berwenang.
Selain dari kuesioner, dilakukan juga analisis atas penjualan dengan
menggunakan perbandingan data penjualan selama tahun 2007, yaitu kwartal I sampai
kwartal IV sebagaimana yang ditunjukkan dalam Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Penjualan PT Geotechnical Systemindo Kwartal I-IV Tahun 2007
Penjualan 2007 Jumlah Naik/Turun (%)
Kwartal I 1,064,839,546
Kwartal II

1,894,468,458.76

77.91%
Kwartal III

11,829,335,986.35

524.41%
Kwartal IV

5,759,485,726.11

- 51.31%
Sumber: PT Geotechnical Systemindo
68

Penjualan tertinggi terjadi di kwartal ke-3 dengan kenaikan 524.41% dari
penjualan kwartal ke-2. Berdasarkan hasil wawancara dengan Senior Sales Manager
diketahui bahwa penjualan tahun 2007 ini telah mencapai target yang ditentukan.
Pencapaian pada kwartal ke-3 murni adalah hasil usaha marketing perusahaan karena
tidak ada promosi secara besar-besaran.
IV.2.2 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Piutang
Evaluasi pengendalian intern atas fungsi piutang berdasarkan ICQ
menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang
memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan praktik yang sehat.
Pengendalian intern atas piutang di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana
diilustrasikan oleh Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Piutang
No. Pertanyaan Ya Tidak
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-9)
*

1 Apakah hanya orang tertentu yang memegang kartu
piutang?
3 0
2 Apakah penghapusan piutang diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang?
3 0
3 Apakah perusahaan membentuk penyisihan piutang tak
tertagih?

0 3
Kisaran Nyata 6 3
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan
wewenang secara tegas (0-3)
*

1 Apakah pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang
mengerjakan buku besar?

3 0
Kisaran Nyata 3 0
69


Sumber: Data diolah dari kuesioner
Keterangan:
(*) Kisaran Teoritis

Dari Tabel 4.3, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian
intern atas piutang yang sudah dijalankan perusahaan antara lain:
a. Perusahaan telah memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang dan
pencatatan piutang.
b. Perusahaan membuat aging schedule piutang setiap minggu.
No. Pertanyaan Ya Tidak
Praktik yang sehat (0-24)
*

1 Apakah dibuat kartu piutang?

3 0
2 Apakah kartu piutang dicocokkan dengan buku besar
piutang?

2 1
3 Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang?

3 0
4 Apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai syarat
pembayaran?

3 0
5 Apakah penagihan piutang dilakukan berdasarkan tanggal
jatuh tempo?

3 0
6 Apakah dilakukan follow up terhadap customer yang
tidak membayar tepat waktu?

3 0
7 Apakah pelaksanaan dilakukan dengan cara pengiriman
surat atau telepon?

3 0
8 Apakah perusahaan menerapkan system punishment
kepada customer yang terlambat membayar hutangnya?

0 3
Kisaran Nyata 20 4
70

c. Perusahaan memiliki prosedur yang jelas dalam pencatatan piutang dan
penagihannya.
d. Pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang mengerjakan buku besar.
e. Adanya pencocokan kartu piutang dengan buku besar piutang.
Selain dari kuesioner, dilakukan juga analisis atas perputaran piutang PT
Geotechnical Systemindo selama tahun 2007 sebagai berikut:
Penjualan kredit Rp 16.746.725.719,53
Piutang, awal Rp 507.034.761
Piutang, akhir Rp 6.045.570.795,55
Piutang rata-rata Rp 3.276.302.778
Perputaran piutang = Penjualan kredit bersih = 16.746.725.719,53
Piutang rata-rata 3.276.302.778

= 5 kali
Periode rata-rata pengumpulan piutang (hari) = 360 x piutang rata-rata
Penjualan kredit bersih

= 360 x 3.276.302.778
16.746.725.719,53

= 71 hari
Berdasarkan hasil analisis atas piutang PT Geotechnical Systemindo tahun 2007
diketahui bahwa rata-rata hari pengumpulan piutang perusahaan adalah 71 hari,
sedangkan batas waktu pelunasan yang diberikan adalah 60 hari. Hal ini menunjukkan
rata-rata pelunasan piutang lebih lama 11 hari dari persyaratan kredit. Namun,
seharusnya rata-rata hari pengumpulan piutang adalah 60 hari, yaitu sama dengan batas
71

waktu yang telah ditentukan atau akan lebih baik apabila rata-rata hari pengumpulan
piutang kurang dari 60 hari.
Kondisi ini disebabkan oleh kebijakan penagihan piutang yang lentur sehingga
piutang tidak segera dilunasi, sehingga mengakibatkan cash inflow perusahaan ikut
terganggu yang disebabkan oleh jangka waktu untuk mengkonversikan piutang menjadi
uang tunai lebih lambat. J ika tidak segera ditanggapi maka kondisi ini akan
menyebabkan risiko piutang tak tertagih menjadi lebih besar.
Terhadap masalah tersebut penulis merekomendasikan agar perusahaan
mempertimbangkan untuk mendorong pengumpulan piutang lebih cepat dengan diskon
tunai, mengimplementasikan kebijakan pembebanan bunga atas piutang yang telah jatuh
tempo atau merevisi kebijakan kredit untuk mempercepat penagihan kas.
IV.2.3 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penerimaan Kas
Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penerimaan kas berdasarkan ICQ
menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang
memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan praktik yang sehat.
Pengendalian intern atas penerimaan kas di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana
diilustrasikan oleh Tabel 4.4.




72

Tabel 4.4 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Penerimaan Kas
Sumber: Data diolah dari kuesioner
Keterangan:
(*) Kisaran Teoritis

Dari Tabel 4.4, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit,
piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian
intern atas penerimaan kas yang sudah dijalankan perusahaan antara lain:
a. Rekonsiliasi Bank dilakukan oleh karyawan selain yang menyiapkan cek.
b. Transaksi penerimaan kas dicatat dengan segera.
c. Adanya pencocokkan bukti setoran/transfer dengan faktur.
d. Perusahaan menyimpan bukti setoran/transfer yang disahkan oleh Bank.
No. Pertanyaan Ya Tidak
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-3)
*

1 Apakah penerimaan kas dicatat dengan segera?

3 0
Kisaran Nyata 3 0
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang
secara tegas (0-3)
*


1 Apakah yang melakukan rekonsiliasi Bank adalah orang
selain yang menyiapkan cek?


3 0
Kisaran Nyata 3 0
Praktik yang sehat (0-6)
*

1 Apakah bukti setoran dicocokkan dengan faktur?

3 0
2 Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti
setor yang disahkan oleh Bank?

3 0
Kisaran Nyata 6 0
73

Namun, berdasarkan hasil kuesioner, wawancara dan program audit atas
penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas di atas dapat diperoleh pula kelemahan-
kelemahan pengendalian intern yang masih perlu mendapat perhatian dan
penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang masih
terdapat pada PT Geotechnical Systemindo antara lain:
A. Penjualan
1. Seringkali Sales Confirmation (SC) tidak diparaf oleh pelanggan dan dealing
dilakukan hanya melalui telepon. Ketika melakukan observasi, penulis
menemukan bagian penjualan melakukan dealing dengan pelanggan melalui
telepon dan sales confirmation tidak difax kepada pelanggan untuk diparaf.
Penulis kemudian melakukan wawancara dengan bagian administrasi penjualan
untuk memastikan kondisi ini. Ternyata, hal ini sudah sering dilakukan dalam
menerima pesanan dari pelanggan.
Menurut prosedur penerimaan pesanan yang telah ditetapkan perusahaan, SC
harus disetujui oleh pelanggan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom
yang sudah tersedia dan difax kembali ke perusahaan. SC yang sudah diparaf
digunakan sebagai bukti kesepakatan tertulis antara perusahaan dengan
pelanggan.
Kondisi seperti ini dapat terjadi karena karyawan di bagian penjualan merasa
prosedur terlalu rumit dan bertele-tele. Mereka tidak memahami apa yang ingin
dicapai control. Bagi mereka dealing melalui telepon jauh lebih efektif
dibandingkan menunggu fax Sales Confirmation yang sudah diparaf oleh
pelanggan. Akhirnya, sistem control yang baik gagal dijalankan karena aspek
perilaku karyawan di bagian penjualan.
74

Hal ini dapat menyebabkan salah penanganan pesanan atau pesanan pelanggan
bersangkutan tidak diproses. Dampak negatif lainnya adalah dapat
menimbulkan kerugian bagi perusahaan seperti piutang tak tertagih karena
kemungkinan adanya penyimpangan yang dilakukan oleh bagian penjualan.
Penyimpangan dapat berupa penggunaan pelanggan fiktif atau harga jual yang
tidak sesuai.
Sebaiknya setiap dealing melalui telepon juga harus disertai dengan dokumen
tertulis. Sales Confirmation harus difax ke pelanggan untuk diparaf dan difax
kembali oleh pelanggan ke bagian penjualan. Ini merupakan salah satu bentuk
control yang dijalankan perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan melalui
manajemennya harus mengkomunikasikan kepada karyawan mengenai
pelaksanaan control dan tujuannya.
2. Perusahaan tidak membentuk bagian kredit tersendiri untuk memproses
persetujuan kredit pelanggan sehingga proses seleksi dan persetujuan kredit
diotorisasi oleh General Manager dan Director.
Dalam transaksi penjualan kredit, sebelum pesanan dari pelanggan dipenuhi
harus lebih dahulu diperoleh otorisasi persetujuan kredit. Bagian kreditlah yang
bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan kemudian
memberikan otorisasi persetujuan kredit atau penolakan pemberian kredit.
Tidak dibentuknya bagian kredit tersendiri disebabkan karena perusahaan
berpendapat bahwa tanggung jawab atas fungsi kredit ini masih dapat dilakukan
oleh General Manager dan Director walaupun pemberian kredit hanya
berdasarkan status customer lama atau baru.
75

Hal ini akan menghasilkan keputusan yang subjektif dalam pemberian kredit
karena proses seleksi terhadap pelanggan tidak dilakukan sebagaimana
mestinya seperti proses seleksi yang dilakukan oleh bagian kredit yang
dibentuk khusus untuk menangani persoalan kredit.
Perusahaan perlu membentuk bagian kredit tersendiri yang fungsinya untuk
meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi persetujuan kredit.
Dengan terbentuknya bagian kredit ini diharapkan dapat menjalani fungsinya
dengan baik sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi
persoalan kredit macet dari pelanggan.
3. Perusahaan menerima pesanan tidak hanya dari pelanggan lama tetapi juga
banyak pesanan yang berasal dari pelanggan baru. Akan tetapi, dalam
pemberian kredit perusahaan tidak melakukan pengidentifikasian atau analisa
terhadap pelanggan yang baru pertama kali bertransaksi dengan perusahaan.
Seharusnya setiap pelanggan baru yang melakukan transaksi penjualan kredit
dengan perusahaan harus melalui proses seleksi yang ketat untuk menilai
kemampuannya dalam memenuhi kewajibannya sebelum perusahaan
memutuskan untuk menerima dan memproses pesanan pelanggan baru.
Perusahaan menganggap bahwa kebijakan yang mengharuskan pelanggan baru
membayar cash apabila nilai transaksi kecil atau 50% dari nilai transaksi
sebagai down payment apabila nilai transaksi cukup besar sudah baik. Selain
itu, proses seleksi yang ketat dalam pemberian kredit di nilai perusahaan dapat
menyulitkan dalam mencari pelanggan baru.
Kondisi ini menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan sewaktu melakukan
penagihan piutang kepada pelanggan dan semakin bertambahnya pembayaran
76

piutang tidak tepat waktu sehingga meningkatkan risiko piutang tak tertagih.
Dengan demikian perusahaan berpotensi menderita kerugian material di masa
datang.
Penulis menyarankan agar perusahaan melakukan pengidentifikasian atau
analisa terhadap customer baru dalam pemberian kredit mengingat nilai
transaksi dilakukan dalam jumlah yang cukup besar. Perusahaan melalui bagian
kredit dapat melakukan pengidentifikasian pelanggan baru melalui analisa
Laporan Keuangan pelanggan. Dengan demikian, jumlah pelanggan yang
sering terlambat melunasi hutangnya dapat dikurangi.
4. Perusahaan tidak membuat Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa
pengangkutan dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan pelanggan.
Seharusnya perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang digunakan
berdasarkan Surat Kontrak Kerja yang sudah disetujui pejabat yang berwenang.
Hal ini terjadi karena dalam perusahaan memang tidak terdapat kebijakan
pembuatan Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa tersebut.
Kondisi demikian tidak menguntungkan pihak perusahaan. Perusahaan jasa
pengangkutan dan pengiriman tidak dapat dituntut apabila tidak dibuatkan Surat
kontrak Kerja. Dengan demikian perusahaan lemah secara hukum apabila
terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan selama pengiriman barang.
Penulis menyarankan sebaiknya perusahaan melalui bagian pengiriman
mengumpulkan semua data dan dokumen mengenai perusahaan jasa
pengangkutan dan pengiriman yang digunakan secara lengkap seperti fotocopy
SIUP, Akta Pendirian, KTP, jumlah kendaraan pengangkut/truk yang tersedia,
daftar truk yang digunakan dan STNK. Seluruh dokumen ini disimpan dengan
77

baik dan lengkap. Disarankan juga kepada perusahaan agar membuat SKK
pengiriman barang yang didalamnya memuat tanggung jawab terhadap barang
selama dalam pengiriman.
5. Ada beberapa perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang yang
digunakan oleh perusahaan untuk mengirim barang pesanan pelanggan. Akan
tetapi, perusahaan tidak memiliki daftar prestasi masing-masing perusahaan
jasa pengangkutan dan pengiriman yang pernah digunakan. Seharusnya
perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa yang digunakan dan
mendokumentasikan hasil evaluasi tersebut sehingga dapat dilakukan
perbandingan.
Tidak dilakukannya evaluasi terhadap perusahaan jasa pengangkutan dan
pengiriman yang digunakan dapat disebabkan karena fungsi pengiriman
ditangani oleh bagian pembelian. Adanya perangkapan tugas menyebabkan
bagian ini tidak dapat menjalankan fungsi pengiriman dengan baik.
Dengan tidak memiliki daftar prestasi perusahaan jasa pengangkutan dan
pengiriman akan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan untuk mengetahui
kekuatan armada dan kemampuan finansial perusahaan jasa tersebut. Tidak
mengetahui kekuatan armada perusahaan jasa juga menjadi rentan terhadap
kehilangan barang dan keterlambatan pengiriman. J ika sudah terjadi demikian,
maka dapat menurunkan kepercayaan pelanggan dan akhirnya menimbulkan
kerugian bagi perusahaan sendiri.
Sebaiknya perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa
pengangkutan dan pengiriman yang digunakan. Evaluasi yang dilakukan dapat
berupa ketepatan waktu pengiriman, keamanan barang kiriman dan tarif atau
78

ongkos angkut. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan sebagai
perbandingan antar perusahaan jasa tersebut. Dengan demikian perusahaan
dapat melihat keunggulan atau prestasi dari masing-masing perusahaan jasa
pengangkutan dan pengiriman sehingga tidak salah dalam penunjukkan
perusahaan jasa yang akan digunakan.
B. Piutang
1. Dalam melakukan transaksi penjualan kredit, perusahaan tidak memiliki
kebijakan mengenai sanksi terhadap pelanggan yang terlambat membayar
hutangnya yang telah jatuh tempo.
Bagi perusahaan yang melakukan transaksi penjualan kredit, umumnya
memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran yang mencakup sistem
punishment di dalamnya. Syarat pembayaran dengan sistem punishment ini
diberlakukan dengan tujuan supaya pelanggan dapat segera melunasi hutangnya
pada saat jatuh tempo. Saat ini perusahaan hanya menetapkan kebijakan
mengenai syarat pembayaran piutang, yaitu antara 14 hari, 30 hari sampai 60
hari.
Perusahaan menyatakan bahwa keterlambatan dalam pembayaran piutang
merupakan hal yang masih dapat diterima selama pelanggan menunjukkan
itikad baik untuk tetap memenuhi kewajibannya. Pemberlakuan punihment
dianggap dapat menyulitkan perusahaan dalam mempertahankan pelanggan.
Hal ini menunjukkan lenturnya kebijakan penagihan piutang perusahaan dalam
menyikapi penundaan pembayaran piutang oleh pelanggan.
Sikap perusahaan yang lentur dalam menyikapi keterlambatan pembayaran dari
pelanggan dapat menyebabkan semakin tingginya risiko piutang tak tertagih
79

yang membawa dampak kerugian material bagi perusahaan. Pembayaran dari
pelanggan yang melebihi tanggal jatuh tempo pada akhirnya juga dapat
mempengaruhi cash flow perusahaan.
Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengimplementasikan
pembebanan bunga atas piutang yang telah jatuh tempo. Untuk menyiasati
banyaknya keterlambatan pembayaran piutang ini, perusahaan bisa menetapkan
kebijakan baru mengenai syarat pembayaran yang dapat memancing customer
untuk segera melunasi hutangnya. Misalnya syarat pembayaran 2/10, n/30;
artinya pembayaran dalam waktu 10 hari atau kurang maka pelanggan akan
mendapat potongan harga sebesar 2%, pembayaran dilakukan dalam 30 hari.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan hasil kuesioner diketahui bahwa perusahaan
tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih.
Piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai yang dapat
direalisasi, yaitu sebesar jumlah tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang
tidak dapat ditagih atau diterima. Begitu pun dengan prinsip akuntansi
konservatifme yang merupakan prinsip berjaga-jaga juga mengharuskan
perusahaan untuk mengakui segera kerugian yang akan terjadi dan tidak
mengakui keuntungan yang akan diproleh.
Perusahaan tidak membentuk akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan
karena perusahaan menganggap bahwa pelanggan mampu membayar
hutangnya meskipun risiko piutang tak tertagih cukup tinggi.
Dengan tidak dibuatnya penyisihan atas piutang tak tertagih akan
mengakibatkan piutang perusahaan yang disajikan dalam laporan keuangan
menjadi overstated karena belum tentu piutang tersebut dapat terealisasi
80

sepenuhnya. Piutang yang besar pada Neraca perusahaan dapat membuktikan
bahwa perusahaan tidak memiliki kebijakan yang baik dalam hal pemberian
kredit dan penagihan piutang.
Penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak
tertagih untuk mengantisipasi lonjakan biaya yang cukup besar pada periode
tertentu apabila terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar.
Estimasi jumlah piutang tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman
perusahaan.
3. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa perusahaan tidak mengirimkan
surat pernyataan piutang secara periodik kepada debiturnya.
Untuk menciptakan praktik yang sehat dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi khususnya pencatatan piutang, perusahaan dapat membuat dan
mengirimkan surat pernyataan piutang kepada debiturnya untuk mencocokkan
kebenaran catatan akuntansi perusahaan dengan debiturnya.
Kondisi ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa data yang
dimiliki telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya tanpa harus
melakukan pencocokkan catatan akuntansi dengan perusahaan debiturnya.
Hal ini tentunya mengakibatkan catatan piutang perusahaan belum tentu
mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya karena kesalahan dapat saja
terjadi baik karena human error maupun kesengajaan.
Terhadap masalah ini penulis menyarankan agar perusahaan membuat dan
mengirimkan surat pernyataan piutang beserta rincian faktur kepada debiturnya
minimal 2 bulan sekali. Selain untuk meyakinkan bahwa catatan piutang
81

memiliki tingkat keandalan yang tinggi, praktik yang sehat ini juga dapat
memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan.