MANAJEMEN PERSEDIAAN INVENTORY

Teknik Mesin UII

A. Konsep Manajemen Persediaan

Simpanan material yang berupa bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi.

Alasan Mengelola Persediaan:

Persediaan merupakan investasi yang membutuhkan modal besar. Mempengaruhi pelayanan ke pelanggan. Mempunyai pengaruh pada fungsi operasi, pemasaran, dan fungsi keuangan.

Menetapkan Persediaan
Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh : Persediaan terlalu kecil Hilangnya kesempatan ; untuk menjual memperoleh laba Persediaan terlalu besar Adanya biaya besar ; memperkecil laba memperbesar resiko

Jenis Persediaan
1. Persediaan barang jadi, biasanya tergantung pada permintaan pasar (independent demand inventory). 2. Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah, ditentukan oleh tuntutan proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).

Tujuan Persediaan

1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (misal: safety stock). 2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian. 3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.

Fungsi Persediaan
1. Fungsi Decouping, dilakukan perusahaan yang mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah. Memungkinkan operasi internal dan eksternal. 2. Fungsi Econolic Lot Size, penyimpanan persediaan bahan dalam jumlah besar dengan mempertimbangkan adanya discount pembelian, kapasitas dan kondisi gudang serta keperluan operasi. 3. Fungsi Antisipasi, penyimpanan persediaan berfungsi sebagai penyelamat jika terjadi keterlambatan datangnya pesanan atau jika ada permintaan musiman.

Yang Perlu dipertimbangkan

1. Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan. 2. Struktur biaya persediaan.
a. b. c. d. Biaya per unit (item cost) Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost) Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost) Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss). e. Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost).

Pejelasan: b. Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

1. Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order) 2. Biaya pengiriman pemesanan 3. Biaya transportasi 4. Biaya penerimaan (Receiving cost) 5. Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

Penjelasan: c. Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost) Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital). Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

Tingkat persediaan akan berpengaruh pada:

Kualitas Kapasitas berlebih Rekayasa Produk Kemampuan merespon pelanggan Harga Tenggang waktu Lembur Profitabilitas keseluruhan

B. Klasifikasi Inventori, menurut Dobler at al:

Inventori Produksi Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies) Inventori In-Process Inventori Finished-goods

a. Inventori Produksi
Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk.

b. Inventori MRO
Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.

c. Inventori In-Process
Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.

d. Inventori Finished-goods
Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini. Contohnya di swalayan yang menjual produk-produk yang siap untuk dipakai.

C. Masalah dalam Menejemen Inventori

1. Item mana saja yang harus disimpan di gudang. Item mana yang ada akan terus disimpan atau sudah waktunya ditukar atau diganti. Mungkin ada yang sudah rusak atau ketinggalan jaman.

Kalau gudang rumah, mungkin g masalah Tapi kalau perusahaan ??

C. Masalah dalam Menejemen Inventori (lanjt)

2. Berapa jumlah persediaan yang harus dibeli. Kita harus mengetahui terlebih dulu biayabiaya yang berhubungan dengan inventori. 3. Kapan waktunya suatu pembelian harus dilakukan. Suatu inventori control yang bagaimana harus digunakan.

D. Biaya yang terkait Inventori

Menurut Dobler et al
Biaya Pemeliharaan (Carrying Cost) Biasanya berkisar antara 23-35 persen dari total nilai inventori perusahaan pertahun, yang terdiri dari : - Biaya kesempatan dari dana yang diinvestasikan sebesar 12-20 % - Biaya asuransi sebesar 2 4 % - Pajak properti sebesar 1 3 % - Biaya penyimpanan sebesar 1 3 %` - Kadaluarsa sebesar 4 10 % Total 20 40 % Biaya Akuisisi Faktor yang terkait dengan biaya akuisisi adalah proses pengadaan dan administrasi, yang terdiri dari : - Biaya operasi dan gaji pegawai - Biaya material seperti kertas, amplop, dan alat tulis lainnya. - Biaya pelayanan seperti telepon, fax dan biaya pengiriman.

E. Metode EOQ
Salah satu metode menejemen industri adalah Metode Economic Order Quantity (EOQ). Yaitu metode menejemen industri yang ekonomis berdasar jumlah permintaan. EOQ merupakan contoh dari system persediaan yang didorong (push inventory system) maka perolehan persediaan diawali dengan antisipasi permintaan di masa mendatang bukan reaksi terhadap permintaan saat ini.

Kebaikan EOQ:
Persediaan tradisional baik bagi beberapa kasus seperti persediaan obat yang penting untuk mengatasi serangan jantung Menyeimbangkan biaya persiapan biaya persiapan dan penyimpanan yang memaksimumkan laba atau meminimumkan biaya Saat biaya persiapan tinggi jadi lebih baik buat produk dengan jumlah besar Sangat baik saat mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian.

F. Just In Time / JIT

JIT merupakan pendekatan yang meminimalkan total biaya penyimpanan dan biaya persiapan yang sangat berbeda dari trandisional. Dalam JIT, tidak menerima biaya persiapan (atau biaya pemesanan) malah JIT mencoba menekan hingga nol

Biaya Pemesanan dikurangi dengan cara :

1. 2. Kontrak Jangka Panjang dengan Pemasok Pengisian Kembali Yang Berkesinambungan (continuous replenishment) - Pembuat barang mengambil alih fungsi manajemen persediaan pengecer dengan memberitahu pengecer kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali dan pengecer meninjau usul ini. Contoh : Yang dijalankan Wal-Mart dan Proctec & Gamble Pertukaran Data Elektronik (Electronic data interchange EDI) - suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang intinya : suatu metode terotomatisasi dari pengiriman informasi dari computer ke computer. - EDI memungkinkan para pemasok mengakses database para pembeli, sehingga memungkinkan pemasok tahu kapan pembeli butuh pesanan barang karena ada tukuren barang

3.

Biaya Pemesanan dikurangi dengan cara (lanjt) :

4. JIT II - Kemitraan JIT ke tingkat yang lebih tinggi, dengan menempatkan wakil pemasok yang bekerja di lapangan (secara penuh), difasilitasi pelanggan tetapi dibayar oleh pemasok, menghadiri pertemuan perencanaan produksi, memiliki otoritas untuk membuat pesanan atas nama pelanggan. Contoh : JIT II yang dijalankan oleh IBM, Intel, AT&T dll.

Keterbatasan JIT
Sering timbul masalah dengan pemasok, meski ada kontrak jangka panjang Pandangan negative dari karyawan yang merasa diperas tenaganya Jika tidak dijalankan dengan baik, ada resiko kehilangan penjualan yang bisa jadi merusakkan penjualan yang hilang selamanya.

G. Manfaat Manajemen Inventori

Manajemen Persediaan memungkinkan perencanaan yang efektif dengan menjaga jumlah yang optimal dari persediaan yang menghasilkan pengurangan biaya persediaan.

Manfaat manajemen persediaan:

1. Pengontrolan Persediaan yang Lebih Baik 2. Pengoptimalan Ruangan & Penggunaan Sumber Daya 3. Pengurangan Persediaan dan Meningkatkan Ketersediaan Kas 4. Pengelolaan yang baik dan manajemen yang proaktif 5. Peningkatan Tingkat Pelayanan

1. Pengontrolan Persediaan yang Lebih Baik

Fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka. Akses yang instan terhadap data-data yang kritis meliputi ketersediaan persediaan, jumlah yang ada, jumlah yang harus diorder lagi dan biaya yang dapat diketahui pada saat itu juga terhadap persediaan, Sistem dengan kemampuan mengelolah beberapa lokasi yang berbeda-beda memungkinkan manajemen dari gudan-gudang yang berbeda-beda dan penelusuran persediaan.

2. Pengoptimalan Ruangan & Penggunaan Sumber Daya

Otomatisasi, pemusatan dan perampingan dari tugas-tugas manajemen persediaan meliputi perputaran bahan-bahan (material routing), arus kordinasi bahan-bahan melalui bisnis proses yang berbeda dan kunci pemantauan kinerja membantu pengguna mengoptimalkan penggunaan tenaga kerja, ruangan, peralatan. Lay out perusahaan

3. Pengurangan Persediaan dan Meningkatkan Ketersediaan Kas

1. Mengurangi biaya operasional dari penyimpanan dan pengasuransian dari stok, 2. Level persediaan yang ideal berarti tidak ada biaya yang mengikuti jumlah yang tidak diperlukan dari bahan-bahan, barang dalam proses dan barang jadi.

4. Pengelolaan yang baik dan manajemen yang proaktif

Laporan yang luas dan peralatan analisis untuk membantu pengguna mencapai kinerja persediaan yang maksimal. Pemantauan pengukuran dari isu-isu kinerja dan identifikasi pergerakan yang lambat dari persediaan, kemandekan dan hal-hal lain yang tidak efisien sehingga bisa diambil tindakan yang benar yang sehingga tidak terjadinya kepanikan.

5. Peningkatan Tingkat Pelayanan

Pelanggan tidak hanya meminta kecepatan pengantaran tetapi juga ketepatan, kepercayaan. Pengintegrasian dengan penjualan meningkatkan pengetahuan pelanggan akan preferensi pengepakan dan pengiriman, dan memungkinkan otomatisasi untuk memenuhi instruksi; indetifikasi dari daerah distribusi untuk dibagi antara beberapa pelanggan Hal ini menjamin bahwa produk yang benar berada ditempat yang benar pada waktu yang tepat. Tingkat pelayanan tertinggi dapat menyediakan pelanggan dengan respons yang cepat terhadap permintaan atau perubahan persyaratan dalam hal ini bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan.