STANDAR PELAYANAN RAPAT PERSIDANGAN

DADANG SUWANDA, SE, MM, Ak, CA.

Batam, 06 Maret 2014

MANAJEMEN PERSIDANGAN
ADALAH SERANGKAIAN TATA PERSIDANGAN RESMI YANG MELIPUTI ATURAN MENGENAI TATA TEMPAT, TATA PERSIDANGAN DAN TATA PENGHORMATAN SEHUBUNGAN DENGAN JABATAN DAN/ATAU KEDUDUKANNYA DILINGKUNGAN LEGISLATIF

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud : Menciptakan Segi Ketertiban Dalam Penyelenggaraan Sidang Dilingkungan Legislatif Tujuan : Penghormatan Dan Perlakuan Terhadap Proses Penyelenggaraan Sidang Yang Merupakan Suatu Cara Untuk Memecahkan Masalah Sesuai Tugas Dan Fungsi Legislatif

RAPAT PENGENALAN MASALAH (Pemerintah dan Dewan)

Sifat Rutin Sifat Sulit Sifat Benang Kusut Sifat Kerjasama

Sifat Hukum

Sifat Administrasi Turun Lapangan

JENIS-JENIS RAPAT RAPAT KOMISI RAPAT FRAKSI RAPAT PARIPURNA RAPAT GABUNGAN (Perhatikan Tatib PP 16)

Langkah-Langkah Dalam Persidangan

PENYATUAN ASPIRASI (RUMUSAN AWAL) KOMUNIKASI KEBIJAKAN ADVOKASI (RAPAT PIMPINAN) PENGGANDAAN DAN PERUBAHAN KONSEP PENENTUAN WAKTU, TEMPAT DAN PENYUSUNAN AGENDA UNDANGAN DAN LAMPIRAN (RAPAT PIMPINAN) PENYEBARAN UNDANGAN

SUSUNAN ACARA PERSIDANGAN

1. PEMBUKAAN (MC)- DOA; 2. SAMBUTAN KETUA DPRD, KEPALA DAERAH, Pj. PEMERINTAH ATAU YG MEWAKILI; 3. PENUTUP/DOA (MC)

SUSUNAN ACARA RAPAT PEMBAHASAN/PENETAPAN PERDA Pengantar/Pembukaan Ketua DPRD Pilihan ; Pembacaan Tatib DPRD, Pembacaan Susunan Acara, Rapat Pengesahan Urutan Acara Pilihan; Perkelompok/Bersama-sama, Pembahasan Pasal Demi Pasal Dibahas, Bagian Demi Bagian, Bab Per Bab; Penyampaian Pemandangan Umum/Kata Putus Ketua Bidang/Komisi (Menerima Atau Menolak); Rapat Pengesahan/Penetapan (Penandatanganan)

ACARA RESMI
Adalah Acara Yang Bersifat Resmi Yang Diatur Dan Dilaksanakan Oleh Pemerintah Atau Lembaga Tinggi Negara Dalam Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Tertentu, Dan Dihadiri Oleh Pejabat Negara Dan/Atau Pejabat Pemerintah Serta Undangan Lainnya

PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP PEJABAT LEGISLATIF DALAM ACARA PERSIDANGAN

HAK DALAM TATA TEMPAT (PRESEANCE / ORDER OF PRESEDENCE) YAITU TATA URUTAN SESUAI DENGAN KEDUDUKAN / JABATANNYA.

HAK DALAM TATA PERSIDANGAN (ROTATION ATAU SUSUNAN ) SESEORANG YANG BERKEDUDUKAN UTAMA, KEDATANGANNYA DAN SAMBUTANNYA PALING AKHIR DALAM SUATU ACARA YANG BERSIFAT CEREMONIAL, BERLAKU SEBALIKNYA (PENGARAHAN PALING UTAMA).

HAK DALAM PERLAKUAN (TREATMENT) YAITU PEMBERIAN PERLINDUNGAN, KEAMANAN, KETERTIBAN DAN FASILITAS SEBAGAIMANA MESTINYA, AGAR DAPAT MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA SECARA LEBIH BERHASIL GUNA DAN BERDAYA GUNA, NAMUN TIDAK BOLEH MENIMBULKAN SIKAP MEWAH.

TATA PERSIDANGAN DEWAN ADALAH ATURAN UNTUK MELAKSANAKAN PERSIDANGAN DILINGKUNGAN LEGISLATIF

LINGKUP TATA PERSIDANGAN

TATA PERSIDANGAN DALAM ACARA RESMI DIMAKSUDKAN UNTUK : - KESERAGAMAN - KELANCARAN - KETERTIBAN - KEHIDMATAN JALANNYA PERSIDANGAN MELIPUTI : - SUSUNAN DAN URUTAN PERSIDANGAN - PENYELEGGARAAN PERSIDANGAN - KELENGKAPAN PERSIDANGAN - PERLENGKAPAN PERSIDANGAN - PAKAIAN PERSIDANGAN

BENTUK PERSIDANGAN

1. SIDANG BIASA; 2. SIDANG PLENO; 3. SIDANG LUAR BIASA

SIFAT PERSIDANGAN
1. 2. Tergantung Pada Sifat Acara Yang Berlangsung (Acara Kenegaraan Atau Acara Resmi). Kemungkinan Dihadiri Oleh Sifat Acara Yang Dipersamakan Atau Pejabat

Dengan Acara Resmi, Misalnya : Sidang Orpol

Pejabat Negara

Pemerintah.

TIGA UNSUR PENTING DALAM PERSIDANGAN

1. TATA CARA . 2. TATA KRAMA. 3. PENERAPAN ATURAN.

TATA CARA:

Setiap Persidangan Harus Dilaksanakan Dengan Tertib Dan Lancar. Segala Tindakannya Menurut Aturan Dan/Atau Adat Kebiasaan Setempat

TATA KRAMA
Penggunaan Kata Kata Baik Dan Tepat Dalam Rangka Membawakan Acara.

Mengungkapkan Sesuatu Maksud Dan Segi Segi Pelayanan.

Tidak Boleh Terjadi Seseorang Atau Banyak Orang Merasa Kecewa Karena Tidak Memperoleh Perlakuan Sebagaimana Mestinya.

PENERAPAN ATURAN
Aturan Yang Berkenaan Dengan Pengaturan Tata Tempat, Tata Persidangan Belum Ada. Aplikasi Harus Selaras Dengan Situasi Dan Kondisi Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan Yang Berlaku.

PEDOMAN PENYELENGGARAN PERSIDANGAN Ruang Lingkup Perencanaan Persidangan Pelaksanaan Persidangan

RUANG LINGKUP
Supaya Persidangan Tertib, Hidmat Dan Lancar Perlu Dibuat Pedoman Persidangan. Pedoman Persidangan Menurut Perencanaan Dan Pelaksanaan Persidangan Untuk Dapat Menjawab Apa, Siapa Harus Berbuat Apa, Dimana, Bilamana, Dan Bagaimana Tata Caranya

PERENCANAAN PERSIDANGAN
Meliputi:

Kelengkapan Persidangan.
Perlengkapan Persidangan.

Langkah Langkah Persidangan.

Penetapan Pakaian Persidangan.

Susunan Acara Persidangan.

Juklak Persidangan.

KELENGKAPAN PERSIDANGAN
Penangg Undang Pejabat ung Peserta Petugas an Persidan Jawab Persidan Persidan Persidan gan. Persidan gan. gan. gan. gan.

PERLENGKAPAN PERSIDANGAN
MENUNJUK PADA DIMENSI MATERIALS : TEMPAT PERSIDANGAN. PERLENGKAPAN FISIK DAN SEGALA SESUATU YANG BERNUANSA LOGISTIK. PERALATAN UNTUK MENDUKUNG JALANNYA PERSIDANGAN.

LANGKAH LANGKAH PERSIAPAN

MELIPUTI : KOORDINASI ADMINISTRASI MENYUSUN LAYOUT MENYUSUN SEATING ARRANGEMENT ANTISIPASI TERHADAP HAL HAL YANG RENTAN TERJADI DAN UPAYA SOLUSINYA MENYUSUN ACARA MENYUSUN JUKLAK PERSIDANGAN.

Pelaksanaan Persidangan Adalah Tertib Persidangan Yg Harus Dilaksanakan Dengan Memperhatikan Halhal Sbb:
1.
2. 3. 4. 5.

Harus Berdasarkan Ketentuan/ Pedoman Peraturan Perundang Undang Yg

Berlaku Dan Memperhatikan Adat Istiadat/ Adat Kebiasaan Setempat. Harus Dilaksanakan Check Dan Re-check. Melaksanakan Kordiman (Koordinasi, Monitoring, Antisipasi). Menegakkan Disiplin Acara, Harus Konsekwen Melaksanakan Susunan Acara Persidangan Yang Ditetapkan. Mengutamakan Segi Kehati Hatian, Perhitungan Yang Tepat, Pertimbangan Yang Mantap, Memperhatikan Etika, Mewujudkan Segi Estetika, Menjaga Kehormatan Pemimpin Persidangan, Menjaga Ketertiban Dan Keamanan.

PRINSIP PRINSIP PENYELENGGARAAN PERSIDANGAN

1.
2.

3.
4.

5.

DIDASARKAN KEPADA PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN YANG BERLAKU. HARUS MENCERMINKAN SEGI SEGI ETIKA DAN ESTETIKA . HARUS BERUSAHA SEOPTIMAL MENCIPTAKAN KETERTIBAN DALAM PERSIDANGAN. TERAPKAN KORDINASI, CHECK DAN RECHECK, KOMUNIKASI EFEKTIF. HINDARI SEGI SEGI YANG BERNADA INSTRUKTIF DAN EMOSIONAL.

PAKAIAN PERSIDANGAN
1. 2. Disesuaikan Menurut Jenis Acara, Apakah Persidangan Resmi Atau Persidangan Biasa. Acara Kenegaraan : - PSL - PDU Kebesaran - Pakaian Nasional Acara Resmi : - PSH Atau Seragam Lainnya Yang Ditentukan.

3.

 PSH :Untuk Bekerja Sehari Hari Maupun Untuk Keperluan Lain Yang Bersifat Umum. PSR : Untuk Menghadiri Acara Kenegaraan, Menerima Tamu-tamu Dan Dipakai Dimalam Hari. PSL :Untuk Kegiatan Resmi Kenegaraan Atau Bepergian Keluar Negeri PSDH (pakaian Sipil Dasi Hitam): Untuk Jamuan Resepsi Resmi Atau Kenegaraan Khususnya Dalam Menjamu Tamu Tamu Resmi/ Kenegaraan Dari Atau Kunjungan Resmi/ Kenegaraan Keluar Negeri. PSN (pakaian Sipil Nasional): Untuk Menghadiri Acara Acara Resmi/ Kenegaraan Diluar Negeri. Peci Nasional: Harus Dipakai Pada Pakaian Sipil Nasional Dapat Dipakai Secara Suka Rela Pada Setiap Jenis Pakaian Sipil, Harus Dipakai Pula Apabila Ada Ketentuan Khusus Untuk Memakai Peci Nasional Itu.

MEKANISME MANAJEMEN PERSIDANGAN

PLANNING ( PERENCANAAN )
ORGANIZING ( PENGORGANISASIAN ) ACTUATING ( PENGGERAKAN ) COMMANDING ( PEMBERIAN PERINTAH ) COORDINATION CONTROLLING (PENGENDALIAN )

CONTOH; TATA TEMPAT SEATING ARRANGEMENT PELANTIKAN KDH DAN WAKIL KDH
1. 5 X 1 2 3 X 1 X 2 X 4 X 6 X

MEJA PIMPINAN

= Pejabat Pelantik, Duduk Ditengah. = Pimpinan DPRD, Duduk disamping kiri pejabat Pelantik. 3,5 = KDH dan Wakil KDH, Disamping Kanan Pejabat Pelantik. 4,6 = Calon Terpilih KDH dan Wakil KDH, Disamping Kiri Ketua DPRD.

PADA SAAT PENGAMBILAN SUMPAH / JANJI DAN PELANTIKAN 4 6 X X

X 1 = CALON KDH DAN WAKIL KDH BERDIRI MENGHADAP PEJABAT PELANTIK (1). = MEJA UNTUK PENANDATANGANAN B.A. PENGAMBILAN SUMPAH/JANJI DAN SERTIJAB DILETAKKAN SEBELAH KIRI PEJABAT PELANTIK.

- 4,6
-

3.

ROCHANIWAN BERDIRI DIBELAKANG / DISAMPING PEJABAT YANG AKAN DIAMBIL SUMPAHNYA.

4.

PADA SAAT SERTIJAB, MANTAN KDH DAN WAKIL KDH BERDIRI DISAMPING KANAN KDH DAN WAKIL KDH YANG BARU DILANTIK.

KELENGKAPAN PERSIDANGAN
PIMPINAN SIDANG. PENANGGUNG JAWAB SIDANG. PESERTA SIDANG. NOTULEN SIDANG. TIM PERUMUS HASIL. NARASUMBER/ STAF AHLI. PEMBAWA/PEMBACA ACARA.

PERLENGKAPAN SIDANG
TEMPAT SIDANG. BENDERA KEBANGSAAN DAN PERANGKATNYA. MIMBAR/MEJA SIDANG. SOUND SYSTEM. NASKAH YANG AKAN DIBACA. DLL YG BERDIMENSI LOGISTIK /PERALATAN (CASET RECORDER, DOKUMENTASI)

TAHAPAN ACARA DAN URUTAN ACARA DALAM PERSIDANGAN RESMI

1. Acara Pendahuluan / Persiapan. Adalah Bag. Awal Dari Suatu Sidang Yg Meliputi Persiapan Diruang Sidang Di Pimpin Oleh Pimpinan Sidang. 2. Acara Pokok Adalah Substansi Acara Yg Dilaksanakan / Di Pimpin Oleh Pimpinan Sidang Yg Kegiatannya Di Mulai Dari Pembukaan Dan Di Akhiri Dengan Salam Penghormatan Peserta Sidang. 3. Acara Penutup; Adalah Kegiatan Akhir Dari Suatu Persidangan Yg Di Pimpin Oleh Pimpinan

Sidang, Para Undangan Meninggalkan Sidang.

4. Acara Tambahan; Adalah Kegiatan Acara Setelah Acara Pokok Dimana Pimpinan Sidang Menambahkan Atau Mengarahkan Sesuatu Yg Dipandang Urgen.

SKENARIO ACARA PERSIDANGAN RESMI

Acara Pendahuluan/Persiapan
Peserta Sidang Memasuki Ruangan; Pimpinan Sidang memasuki ruangan. Laporan Panitia. Pimpinan sidang mengambil alih sidang.

Penutupan Sidang
Pimpinan Sidang Menutup Secara Resmi, Mengucapkan Terima Kasih Dan Meminta Maaf Kepada Peserta,selanjutnya Para Undangan Meninggalkan Ruangan Sidang

PERLU DIPERHATIKAN PROTOKOLER

TATA TEMPAT
1. PENGERTIAN Adalah Aturan Mengenai Urutan Tempat Bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat Tertentu Dalam Acara Kenegaraan Atau Acara Resmi.

Pada Hakekatnya Mengandung Unsur Unsur Siapa Yg

Berhak Lebih DiDahulukan, Siapa Yg Memperoleh Hak Menerima Prioritas Dalam Urutan.

ATURAN DASAR TATA TEMPAT

a. POSISI BERJAJAR, ORANG YANG BERADA DIKANAN LEBIH TINGGI DARI PADA ORANG YANG BERADA DI KIRI. (2.1) (3.1.2) (4.2.1.3) (5.3.1.2.4) RUMUS: SETELAH MENENTUKAN NO.URUT 1.MAKA NOMOR URUT BERIKUT RUMUSNYA ADALAH; JIKA JUMLAHNYA GENAP ANGKA GENAP DIKIRI, JIKA JUMLAHNYA GANJIL ANGKA GANJIL DI KIRI, HAL INI TERGANTUNG JUMLAH DAN KEMANA ARAH MENGHADAPNYA, RUMUSAN INI BIASA DIBERLAKUKAN UNTUK FRONT ROW (BARIS UTAMA). POSISI BERJAJAR PADA GARIS YANG SAMA RUMUSNYA:

b.

c.

d. e.

APABILA NAIK KENDARAAN: * PESAWAT TERBANG: V.V.I.P. NAIK PALING AKHIR TURUN LEBIH AWAL. * KAPAL LAUT/MOBIL/KERETA API : V.VIP. NAIK DAN TURUN PALING DAHULU. DATANG DAN PULANG PADA SUATU ACARA: V.V.I.P. DATANG PALING AKHIR, PULANG LEBIH DAHULU. JAJAR KEHORMATAN : * PENYAMBUTAN TERHADAP V.V.I.P. V.V.IP. HARUS DATANG DARI ARAH SEBELAH KANAN DARI PARA PENYAMBUT. * V.V.I.P. YANG MENYAMBUT. YANG DI SAMBUT HARUS DATANG DARI ARAH SEBELAH KIRI V.V.I.P.

3.

PENETAPAN PRESEANCE (TATA TEMPAT) PEJABAT NEGARA PEMERINTAH DAN TOKOH MASYARAKAT TERTENTU DI TINGKAT NASIONAL
PRESIDEN R.I. WAKIL PRESIDEN. MANTAN PRESIDEN DAN MANTAN WAPRES. KETUA LEMBAGA TERTINGGI /TINGGI NEGARA. PERINTIS PERGERAKAN KEBANGSAAN / KEMERDEKAAN. MENTERI NEGARA/SETINGKAT,WK.KETUA,LTTN, PANGLIMA TNI, KAS ANGKATAN, KAPOLRI. KETUA UMUM DPP PARPOL. KETUA MUDA M.A,ANGOTA LTTN, TERMASUK HAKIM AGUNG PADA M.A. PEMILIK TANDA KEHORMATAN R.I BERBENTUK (ADIPURA, ADIPRADANA, UTAMA, PRATAMA DAN NARARYA). PIMPINAN LPMD DAN PEJABAT PEMERINTAH TERTENTU. KETUA UMUM M.U.I, KETUA PRESIDIUM W..G.I, KETUA PERSEKUTUAN G.G.I, KETUA PARISADA HINDU DHARMA, KETUA WALUBI.

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.

PENETAPAN PRESEANCE (TATA TEMPAT) PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, DAN TOKOH MASYARAKAT TERTENTU DI TINGKAT DAERAH.
a. b. GUBERNUR, KETUA DPRD PROPINSI. PANGDAM/DANREM, KOMANDAN TINGGI KESATUAN ANGKATAN DAN POLR, KETUA PENGADILAN TINGGI, KEPALA KEJAKSAAN TINGGI. WAKIL GUBERNUR, SEKWILDA, WAKIL KETUA DPRD. KEP.KANWIL DEPARTEMEN/PIMPINAN LPND, WALIKOTA / BUPATI, KETUA PENGADILAN NEGERI, KEPALA KEJAKSAAN NEGERI, DANREM/SETINGKAT TOMASTU TINGKAT DAERAH. PEJABAT PEMDA LAINNYA SETINGKAT ASSISTEN.

c. d.

e.

KETENTUAN TATA TEMPAT

Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah Dan Tomastu Mendapat Penghormatan Dan Perlakuan Sesuai Dengan Kedudukannya. Jika Mereka Tidak Memperoleh Hak Sebagaimana Mestinya Dalam Suatu Acara, Maka Hal Itu Disebut Pelecehan Jabatan.

PENETAPAN PRESEANCE BAGI PERORANGAN

a. ISTERI / SUAMI : MEMPEROLEH PRESEANCE SETINGKAT SUAMI/ISTRINYA YG BERKEDUDUKAN SEBAGAI PEJABAT NEGARA/PEJABAT PEMERINTAH/TOMASTU. TUAN RUMAH : MENDAMPINGI PEMBESAR UPACARA (TUAN RUMAH ADALAH GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA). MANTAN PEJABAT NEGARA/PEMERINTAH : MEMPEROLEH TATA TEMPAT SETINGKAT LEBIH RENDAH DARI YG BERDINAS AKTIF, TETAPI MENDAPAT TEMPAT PERTAMA DALAM GOLONGAN YG SETINGKAT LEBIH RENDAH.

b.

c.

d. PEJABAT YANG MEWAKILI : TIDAK MEMPEROLEH URUTAN TEMPAT DARI PEJABAT YG DIWAKILI, BAGINYA BERLAKU URUTAN TEMPAT SESUAI DENGAN KEDUDUKAN JABATANNYA. e. JABATAN RANGKAP : SESEORANG YG MEMANGKU JABATAN LEBIH DARI SATU YANG TIDAK SAMA TINGKATNYA, MAKA BAGINYA BERLAKU TATA TEMPAT YANG URUTANNYA LEBIH DAHULU.

SEATING ARRANGEMENT A. PENGERTIAN: ADALAH PENGATURAN TEMPAT DUDUK BAGI PIMPINAN SIDANG, ISTRI/SUAMI DARI PEJABAT TERTENTU DAN PARA UNDANGAN DALAM SUATU SIDANG YG BERSIFAT RESMI.

PRINSIP DALAM MENYUSUN SEATING ARANGEMENT

ADALAH JUMLAH ORANG HARUS MENYESUAIKAN DENGAN KAPASITAS RUANGAN SIDANG, AGAR TERWUJUD ESTETIKA DAN ETIKA DALAM PENGATUARAN SUATU PERSIDANGAN.

MEKANISME PENYUSUNAN SEATING ARRANGEMENT

1. Identifikasi Gol: Penerima Preaseance Vip Dan V.I.C (Very

Important Citiwen) Dari Kelompok Pejabat Negara, Pejabat Pem.

Dan Tomastu. 2. Membagi Kelompok Kelompok Dalam Ruangan Sidang

Menjadi:
Front Row (Baris Utara) First Row (Baris Pertama Sayap Kanan Dan Kiri Front Row)

Behind Front Row (Belakang Baris Utama)

Second Row (Baris Kedua Di Belakang Baris Pertama) Row Lainnya.

3.

Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Di Front Row

Mendampingi V.V.I.P/ Pimpinan Sidang (2.1) (3.1.2)

(4.2.1.3) (5.3.1.2.4) (6.4.2.1.3.5). 4. 5. 6. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Difirst Row Disebelah Kanan Front Row : 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Di First Row

Disebelah Kiri Front Row; 10.9.8.7.6.5.4.3.2.1.

Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Dibelakang Front Row (Penyusunan Nya Sama Dengan Front Row).

Catatan : Penghormatan Dan Perlakuan Terhadap Lagu Kebangsaan Dalam Persidangan.

Pada Saat Lagu Kebangsaan Diperdengarkan/ Dinyanyikan Seluruh Peserta Sidang Mengambil Sikap Sempurna Dan Memberikan Penghormatan.

TERIMA KASIH

Insya Allah

...Perbuatan hari ini Harus Lebih Baik dari Hari kemarin, sedangkan Perbuatan Hari esok harus lebih baik dari hari ini...