a.

Buka perisian > Microsoft Office Word 2010

b. Klik >Mailings pada menu bar

c. Kemudian klik menu >Start Mail Merge dan pilih >Step by Step Mail Merge Wizard

d. Di sebelah kanan akan muncul paparan sub menu Mail Merge seperti di bawah. Kemudian pilih Letters untuk proses membuat dokumen dalam bentuk surat

e. Kemudian, untuk langkah pertama klik >Next: Starting document di bahagian bawah paparan sub menu yang sama.

f.

Apabila muncul paparan seterusnya, langkah kedua ialah, pilih >Use the current document

g. Kemudian klik >Next: Select recepients di bahagian bawah untuk proses seterusnya.

h. Apabila muncul paparan seterusnya, langkah ketiga, pilih >Type a new list dan klik menu >Create untuk membuat data baru yang akan digunakan di dalam surat.

i.

Apabila paparan menu >New addres list muncul klik sub menu >Customize Colums untuk mengganti atau menukarkan judul data yang akan di masukan untuk dokumen yang akan dihasilkan.

j.

Apabila sub menu >Customize Colums muncul, anda boleh menukarkan judul data tersebut dengan menggunakan butang >Rename dan setelah selesai, klik butang >OK. Berikut contoh paparan judul data yang telah ditukarkan kepada judul baru.

k. Apabila sub menu >New Address List masih dipaparkan, masukkan data mengikut kategori. Anda boleh menggunakan butang New Entry untuk menambah senarai penerima. Setelah selesai memasukkan data, klik butang >OK.

Hasilnya seperti berikut:

l.

Secara automatic, paparan >Save Address List akan muncul, kemudian simpan data tersebut dengan memberi nama data seperti data1 dan klik butang Save.

m. Kemudian, untuk langkah ke-4, klik >Next: Write your letter

n. Kemudian, taip kandungan surat yang hendak dibuat Mail-Merge. Berikut adalah contoh surat yang telah ditaip:

Setelah selesai menaip, pastikan cursor tetikus diletakkan di bahagian atas semula untuk memasukkan data penerima.

o. Setelah selesai menaip surat, klik >Insert Merge Field

p. Paparan >Insert Merge Field akan seperti di bawah muncul dan pilih judul yang ingin dimasukkan ke dalam surat dengan menekan butang Insert. Kemudian tutup paparan tersebut.

q. Setelah selesai memasukkan judul data tersebut, paparan surat anda akan bertukar seperti rajah berikut:

Anda boleh menggunakan butang tab pada papan kekunci komputer untuk mengubah format kedudukan bagi Ruj.Kami dan Tarikh.

r.

Setelah selesai proses tadi, klik >Next: Preview your letters.

s. Paparan seperti berikut akan muncul di dalam surat anda.

t.

Pada paparan >Preview your letters, anda boleh memilih kepada siapa dokumen tersebut untuk dicetak dan anda juga boleh mencari senarai penerima dokumen yang hendak dicetak.

u. Setelah selesai proses pada langkah 5, klik >Next: Complete the merge dan langkah terakhir akan dipaparkan.

v. Klik >Print untuk mencetak dokumen yang dihasilkan tadi.

w. Dan paparan untuk memilih dokumen yang hendak dicetak keluar secara automatik. Anda boleh memilih All untuk mencetak kesemua dokumen yang dihasilkan tadi.

x. Kemudian, pilih pencetak yang anda gunakan. y. Setelah anda selesai mencetak, simpan dokumen anda.