Prosedur Teknis Penghitungan Fisik

Persediaan (Stock Opname)

Diantara banyaknya permasalahan akuntansi persediaan, yang cukup banyak
ditanyakan adalah prosedur teknis penghitungan fisik persediaan (alias stock
opname), dalam praktek kerja yang sesungguhnya !ntuk itu "#$ merasa perlu
menyajikanya %ia tulisan ini, mudah&mudahan ada manfaatnya.
'engenai apa itu akuntansi persediaan (jurnalnya, penyajiannya dalam laporan
keuangan, termasuk penentuan nilai persediaan dalam berbagai metodeLIFO, FIFO,
Weighted-Aerage, Lo!er o" #ost or $et %eali&edyang esensinya adalah '(ost-"lo!),
saya rasa sudah sangat sering dan banyak dibahas. *A+ juga pernah bahas mengenai
perbandingan sistim perpetual dan periodik (jurnal-per-jurnal, transaksi-per-transaksi,
sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan sistim mana yang (o(ok diterapkan
untuk suatu perusahaan.
Itu semua, mestinya, sudah lebih dari (ukupsudah dipelajari sejak di bangku kuliah
bahkan mungkin sejak di bangku sekolah (bagi mereka yang kebetulan berasal dari -.+
jurusan akuntansi.,. *ika belum (ukup, silahkan ba(a /-A+ atau IA--nya.
(ang jarang dibahas (mungkin belum pernah ada yang bahas), adalah prosedur
teknis penghitungan "isik barang persediaanyang oleh publik dikenal dengan istilah
0sto(k opname,1 dalam tataran implementasi pekerjaan yang sesungguhnya. *A+ tidak
tahu persis mengapa hal ini jarangsekali dibahas. 2ntah karena dianggap tidak penting
atau bagaiamana3
4api ya sudahlah, *A+ bisa memaklumi5 kalau sudah menyangkut teknis pekerjaan yang
sesungguhnya, hanya mereka yang benar-benar terlibat langsung setiap harilah yang
tahuatau minimal pernah menjalaninya. -ayangnya, mereka (para praktisi, jarang
memiliki !aktu luang. 6i sinilah *A+daripada pengangguran dan kurang kerjaan
lebih baik di"ungsikan, membahas hal-hal yang (mungkin bagi sebagian orang, tidak
terlalu penting.
)agi "#$ pribadi (yang bukan akuntan), menguasai prosedur teknis penghitungan
fisik barang persediaan (stock opname) adalah sesuatu yang sangat %ital.
.enguasai akuntansi persediaan tetapi tidak tahu (aranya menangani proses
penghitungan "isik persediaan yang sesungguhnya, sama saja bohong. .engapa3



'engapa Penghitungan Fisik )arang Persediaan )ersifat *ital+
0Lho, untuk apa stock opname lagi, akuntansi persediaan kita sudah memakai
sistim perpetualsetiap pergerakan barang persediaan sudah langsung tercatat
koq,1 kata pega!ai a((ounting salah satu klien, ketika saya meminta physi(al (ount
(sto(k opname, sebelum saya mulai menjadi konsultan mereka.
4entu saja, saya tidak menyalahkan pendapatnya. 7anya saja, dalam hati saya berpikir8
0beginilah kalau teori ditelan mentah-mentah1. 9a. .asih hangat dalam ingataan saya
ketika, di bangku sekolah, diajari tentang perbedaan sistim periodik dengan sistim
perpetual. -aat itu (jika saya tak keliru,, dikatakan bah!a8
0/ada sistim periodik, saldo akhir persediaan ditentukan dengan (ara melakukan
penghitungan "isik, dan harga pokok penjualan dihitung dengan rumus8 persediaan
a!al : pembelian ; saldo akhir. -edangkan pada sistim perpetual tidak, karena setiap
transaksi persediaan sudah ter(atat, termasuk harga pokok penjualankarena sudah
diakui pada saat penjualan barang.1
*angan salah, meskipun saya (uma tamatan -.2A, saya masih ingat dengan teori itu.
Dan, betul memang Secara teoritis (di atas kertasnya), dengan sistim perpetual,
mestinya setiap pergerakan barang sudah terekam dalam data transaksibaik di kartu
sto(k maupun di ledger persediaan (inentory ledger,. 'isalnya8
Ada pembelian bahan baku, di(atat dengan jurnal8
<6ebit=. /ersediaan ; >ahan baku?barang jadi
<+redit=. @tang 6agang
Lalu, bahan baku dikeluarkan dari gudang (untuk diolah di produksi,, di(atat dengan
jurnal8
<6ebit=. Work in /ro(ess (WI/, ; >ahan >aku
<+redit=. /ersediaan ; >ahan >aku
-elanjutnya, ,-P pindah ke barang jadi, di (atat dengan jurnal8
<6ebit=. /ersediaan >arang *adi (Finished Aood,
<+redit=. WI/ ; >ahan >aku
<+redit=. WI/ ; >iaya 4enaga +erja Langsung
>erikutnya, barang di pindahkan dari ,arehouse # ke ,arehouse ) misalnya,
di(atat dengan jurnal8
<6ebit=. /ersediaan >arang *adi ; Warehouse >
<+redit=. /ersediaan >arang *adi ; Warehouse A

Atau, barang dikirimkan ke toko.counter.tempat konsinyasi ((onsignment,,
di(atat dengan jurnal8
<6ebit=. /ersediaan ; 6ikonsinyasikan di 4oko A>#
<+redit=. /ersediaan ; Warehouse B
-uatu ketika, barang persediaan dipakai pribadi oleh Pak #nton (boss?eksekuti",
misalnya, di(atat dengan jurnal8
<6ebit=. /iutang ; /ak Anton
<+redit=. /enjualan
<6ebit=. 7arga /okok /enjualan
<+redit=. /ersediaan >arang *adi
)arang dipakai di dalam perusahaan sendiri (dan tidak akan dijual lagi,, di(atat
dengan jurnal8
<6ebit=. 7arga /okok /enjualan
<+redit=. /ersediaan >arang *adi
($ote8 Tidak ada pengakuan penjualan. Jika dijadikan aset tetap, maka perlu pengakuan
khusus untuk perolehan aset yang dibuat sendiri,.
)arang dikirimkan ke pelanggan (laku terjual,, di(atat8
<6ebit=. /iutang 6agang
<+redit=. /enjualan
<6ebit=. 7arga /okok /enjualan
<+redit=. /ersediaan >arang *adi
)arang kembali dari pelanggan (retur,, di(atat8
<6ebit=. /enjualan
<+redit=. /iutang 6agang
<6ebit=. /ersediaan >arang *adi
<+redit=. 7arga /okok /enjualan
($ote8 Menurut ketentuan IFR, barang persediaan retur dinilai dan diakui sebesar nilai
!ajarnya"pasarnya,.
Sehingga, apa yang diakatakan klien saya itu memang betul5 di atas kertas, semua
pergerakan barang persediaan sudah terekam, komplit, tak ada yang terle!atkan.
4etapi, ada tetapinya lhoC
T/T#P-, ada 0 kejadian (e%ent)1menyangkut barang persediaan1yang lolos dari
pencatatan (perekaman) sistim perpetual, yaitu8
2 Persediaan Scrap ; -isa-sisa bahan baku yang tidak bisa digunakan lagi, tetapi ada
nilainyaentah itu didaur ulang atau dijual kepada pihak lain. *ika suatu saat nanti
anda pernah menangani perusahaan je!elry (perhiasan, khususnya emas dan perak,,
anda akan tahu bah!a nilai s(rap di !ilayah ini sangat material. #arimana bisa tahu
berapa ada s$rap in%entory jika tidak melakukan penghitungan &isik
'ditimbang"diukur"dihitung()
3 Persediaan $edaluarsa (Obsolete -n%entory) ; +hususnya di perusahaan-
perusahaan pengolahan makanan?minumantermasuk di distributor dan pene(er,
potensi nilai persediaan barang kedualuarsa (obsolete, sangat tinggi. *bsolete in%entory
tidak bisa diketahui hanya dengan melihat data perpetual+perlu melakukan
penghitungan &isik 'physi$al $ount( untuk mengetahui angka pastinya.
4 Persediaan 5usak Dalam Penyimpanan (Damaged.)roken -n%entory) ;
+hususnya barang-barang yang bersi"at tidak '"ast-moing) (butuh !aktu lama untuk
habis terjual,, komungkinannya rusak dalam penyimpanan (apalagi yang memiliki
karakter "isik khusus8 tidak tahan lembab, tidak tahan suhu dingin, dll,, tergolong tinggi.
-ebagus-bagusnya gudang penyimpanan, yang namanya barang rusak tidak bisa
dihindari. ,arang rusak dalam penyimpanan tidak terekam dalam $atatan sistim
perpetual+sampai dilakukan penghitungan &isik 'sto$k opname(.
0 Persediaan Tercuri (Stolen -n%entory) ; +alau pengurangannya ter(atat, ya
namanya bukan barang ter(uri. 6engan kata lain, persediaan ter(uri juga tidak bisa
diketahui hanya dengan melihat kartu sto(k dan (atatan dari sistim perpetual. *ika ada
yang berpikir bah!a potensi barang hilang digudang adalah ke(il, (oba bayangkan
persediaan je!elry yang terbuat dari pre(ious metals?stones (emas, perak, berlian,
mutiara,"isik barangnya ke(il tetapi nilainya tinggi, sangat rentan terhadap
pen(urian?penggelapan.
$eempat kejadian itu, T-D#$ bisa diketahui hanya dengan melihat catatan
perpetual saja. -ehingga8
/erusahaan yang menggunakan sistim perpetual-pun .A-I7 7A%@- melakukan
penghitungan "isik (physi(al (ount?sto(k opname,untuk memastikan bah!a8 saldo
persediaan di buku sama dengan "isik persediaan yang sesungguhnya, dengan nilai yang
benar dan akurat.
%asanya saya sudah tidak perlu lagi menjelaskan (atau memberi alasan, lagi mengenai
betapa italnya penghitungan "isik persediaan, dalam proses akuntansi persediaan.
4inggal bagaimana (aranya menangani proses penghitungan "isik barang persediaan
(sto(k opname, saja. 4etapi sebelum itu, mungkin ada yang berpikir8
0aya kan orang a$$ounting, untuk apa pusing-pusing mikirin urusan sto$k opname,
bukankah itu tugasnya orang gudang"!arehouse)1




'engapa #kuntan (Pega6ai #ccounting !mumnya) ,ajib )isa
'enangani Penghitungan Fisik Persediaan+
>ah!a yang bertanggungja!ab atas kehilangan barang persediaan adalah !arehouse
manager dan anggota teamnya, I9A. >ah!a yang bertanggungja!ab atas kerusakan
barang adalah orang gudang, I9A. >ah!a yang bertanggungja!ab atas selisih antara
'kartu sto(k?buku persediaan) dengan 'kenyataan "isik persediaan) adalah orang
gudang, I9A.
Tetapi, O5#78 #99O!7T-78 bertanggungja6ab atas #$!5#S- :#PO5#7
$/!#78#7, yang di dalamnya termasuk8
7arga /okok /enjualan (dalam Laporan Laba %ugi, yang di dalamnya termasuk
penggunaan persediaan5 dan
-aldo akhir 0/ersediaan1 di $era(a (Laporan /osisi +euangan,.
-ehingga, pihak yang paling berkepentingan untuk memastikan bah!a kartu sto(k dan
buku persediaan me!akili kondisi yang sebenarnya adalah orang a((ounting (bukan
orang gudang,. 4erlibih-lebih auditor, mereka sangat berkentingan untuk tahu kondisi
persediaan yang sebenarnya. 6an kondisi persediaan yang sebenarnya hanya bisa
diketahui melalui proses penghitungan "isik.
Pertanyaan selanjutya; Kapan penghitungan fisik (stock opname) dilakukan?
$apan Penghitungan Fisik Persediaan Dilakukan+
4idak ada ketentuan pasti mengenai kapan penghitungan "isik harus dilakukan. -e(ara
teori, penghitungan "isik dilakukan di akhir periode pelaporan (setahun sekali,. /ada
tataran implementasi, semakin sering penghitungan "isik dilakukan semakin bagus.
.engapa3
Penghitungan fisik persediaan (in%entory physical count) memiliki 3 (dua) tujuan
strategis8
Dari aspek akuntansi keuangan, penghitungan "isik persediaan dilakukan
untuk menjamin keakuratan isi laporan keuangansehingga nilai aset
(khususnya persediaan, ter(ermin di dalam $era(a. @ntuk maksud ini, betul,
penghitungan "isik hanya perlu dilakukan setiap akhir tahun buku.
Dari aspek akuntansi manajemen, penghitungan "isik persediaan dilakukan
untuk tujuan pengendalian (ost dan biaya ((ost (ontrol,agar (ost terkait
dengan persediaan teralokasi dengan benar, sehingga harga jual per unit barang
bisa dihitung se(ara akurat. @ntuk maksud ini, jika penghitungan "isik hanya
dilakukan di akhir tahun buku, maka manajemen tidak memiliki kesempatan
untuk melakukan langkah-langkah pen(egahankarena bagaimanapun juga
sudah terjadi.
Itu sebabnya, dari sisi perusahaan, makin sering dilakukan penghitungan "isik makin
bagus. 4entu harus mempertimbangkan '(ost and bene"it)-nyabagaimanapun juga,
penghitungan "isik mengkonsumsi !aktu dan tenaga.
-aya pribadi melakukan penghitungan "isik setiap bulan (menjelang tutup buku
bulanan,, dengan maksud agar manajemen bisa melihat kondisi barang persediaan yang
sesungguhnya setiap bulantermasuk menganalisa arian(e yang timbul di !ilayah ini
(karena saya menerapkan standard dan target (osting,.
-ekalilagi. @ntuk tujuan pelaporan keuangan, penghitungan "isik persediaan (ukup
dilakukan saat menjelang tutup buku tahunan. -edangkan untuk maksud (ost (ontrol,
penghitungan "isik perlu dilakukan minimal sekali dalam sebulan.
/ertanyaan terakhir (yang paling sering diajukan, sehubungan dengan penghitungan
"isik persediaan8 bagaimana prosedur penghitungan fisik dijalankan, dalam
implementasi pekerjaan yang sesungguhnya?
Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan (-n%entory Physical 9ount)
6i bagian terakhir ini, saya akan bahas prosedur teknis penghitungan "isik persediaan,
selangkah-demi-selangkah, dari persiapan hingga rampung.
!ntuk menghitung jumlah fisik persediaan kartu perdana dan %oucher pulsa di
sebuah counter <P, tentu yang diperlukan hanya diri sendiri. /roses
penghitungannyapun tidak perlu rumit. 4inggal hitung8 satu, dua, tiga, empat, dst.
Sekarang bayangkan, anda seorang chief accountant, sedang berdiri di pintu gudang
barang persediaan berukuran DEEE meter persegi, dengan jenis item barang persediaan
ratusan ribuyang tumpukan raknya hingga setingga FE meter. -pa yang akan anda
lakukan untuk penghitungan &isik)
>ukan pekerjaan yang mudah. -eorang auditor biasanya hanya melakukan random
$ount (penghitungan a(ak, sekedar untuk menguji. 4etapi akuntan di dalam
perusahaan, harus melakukan &ull-$ount, hitung satu-per-satu, tanpa boleh ada yang
terle!atkan. @ntuk itu dibutuhkan persiapan yang tidak main-main. /rosesnya (dari
persiapan hingga selesai, bisa memakan !aktu semingguan penuh (tentu tergantung
olume persediaannya,.
(ang jelas anda tidak bisa lakukan sendiri (ang anda butuhkan adalah T/#'.
>erikut adalah komposisi 42A. yang akan anda libatkan dalam proses penghitungan
"isik persediaan (beserta rin(ian tugasnya,8
2 Team P/78<-T!78 ; 4erdiri dari beberapa orang yang akan melakukan
penghitungan "isik persediaan (tergantung seberapa besar olume persediaan dan
seberapa luas ukuran gudang dimana penghitungan dilakukan,. 4eam ini dikepalai oleh
sorang koordinator (sebut saja superisor, yang akan mengkoordinasikan proses
penghitungan "isik. 4ugas utama team ini adalah melakukan penghitungan dan
memasang tag?sti(ker pada barang yang telah dihitung dan menyerahkan (opy
tag?sti(ker ke team 4AA.
3 Team T#8.ST-9$/5 ; terdiri dari beberapa orang yang khusus menangani 4AA atau
sti(ker. 6engan dikoordinasikan oleh seorang superisor, team ini bertanggungja!ab
untuk mendistribusikan tag?sti(ker yang akan digunakan dalam penghitungan "isik.
-etiap tag dikeluarkan?diserahkan kepada anggota team penghitung, di(atat pada
spreadsheet. 6engan kata lain, setiap tag yang dikeluarkan sudah dialokasikan untuk
ditempelkan di rak?blo(k rak yang pasti. >erikutnya, team ini bertanggungja!ab untuk
memastikan tag kembali dalam jumlah yang sama seperti pada saat dikeluarkan. -aat
tag masuk kembali, mereka isi ti(k mark di spreadsheet. *ika sudah benar maka tag
diserahkan ke 4eam Input 6ata
4 Team -7P!T D#T# ; 4eam ini terbagi lagi menjadi G kelompok orang8
Kelompok pertama, bertugas menjumlahkan Huantity barang di atas tag (yang
kembali dari 4eam penghitung dan tag,. 6isamping itu, kelompok pertama ini
juga bertugas membandingkan antara kode barang yang ada di spreadsheet
dengan kode barang yang ada di atas masing-masing tag. -etelah Huantity
dijumlah dengan benar, tag diserahkan ke kelompok kedua.
Kelompok kedua, terdiri dari beberapa orang data entry yang bertugas
memasukan angka-angka Huantity yang ada di atas tag kembali, ke dalam
komputer (spreadsheet,. *ika tag kembali bertahap, maka petugas data entry
memasukan data se(ara bertahap juga. -etiap kelompok tag yang kembali
datanya dimasukan ke dalam komputer (spreadsheet,. +elompok tag yang
datanya telah dimasukan di stempel dengan tanda 0telah diinput1, tagnya diikat
menjadi satu untuk disimpan di tempat terpisah. -etelah semua kelompok tag
angkanya dimasukan, maka data input (yang di spreadsheet, disort per kode
barang, lalu di sub-total. -elanjutnya mereka membandingkan antara data
persediaan yang ada spreadsheet asli dengan spreadsheet hasil penghitungan
"isik. *ika ada perbedaan, mereka perlu memberi tahu team penghitung, untuk
dilakukan penghitungan ulangentah sebagian atau keseluruhan.
Itulah I 42A. yang anda butuhkan untuk melakukan penghitungan "isik persediaan,
khususnya di lingkungan perusahaan yang memiliki olume persediaan yang besar.
Bagimana prosedur langkahlangkah penghitungannya?
Langkah-langkah pelaksanaan penghitungan "isik saya bagi menjadi I "asedengan
jad!al !aktu yang berbeda.
F#S/&2 P/5S-#P#7 T#<#P -
(Waktu8 seminggu menjelang proses penghitungan, ; >erikut adalah langkah-langkah
persiapannya8
:angkah&2. /esan 4AA (kartu juga boleh, yang sudah ada nomor serinya, sejumlah
jenis barang persediaan (Jjumlah kode barang,. 4entu 4AA harus ada ruang yang (ukup
untuk menulis (ode barang, Huantity, keterangan (note, dan para" penghitung.
:angkah&3. *ika buku persediaan ada dalam suatu sistem (so"t!are,, reie! data
barang persediaan. #ari barang yang tanpa kode, beri keterangan 0/2%L@ +O621 pada
"ield keterangan. Lalu printout. 6i atas kertas printout beri stabile dengan !arna
men(olok. -erahkan printout tersebut ke Warehouse .anager (+epala Audang,, minta
agar barang yang ada tanda 0/2%L@ +O621 diisi kode se(epatnya.
:angkah&4. .inta orang gudang menata barang persediaan agar dipa(k dan
ditempatkan di rak sesuai jenis dan urutan kodenya. -atu jenis barang di bungkus atau
di tempatkan di satu rak, dengan label kode barang, !arna, ukuran, dan jumlahnya
masing-masingsesuai dengan ersi mereka.
:angkah&0. -iapkan sti(ker yang berisi tulisan 0*A$AA$ 6I7I4@$A1 untuk nanti di
tempelkan di barang yang tidak diikutsertakan dalam penghitungan "isik. >arang-
barang yang tidak diikutsertakan dalam penghitungan "isik, yaitu8
>arang persediaan yang nilainya sudah dihapus (!ritten o"",
>arang petsediaan titipan dari pelanggan (atau (onsignment pihak lain,
>arang persediaan yang masuk selama proses sto(k opname
>arang?peralatan?tempat penyimpanan barang
/eralatan kerja
>arang supplies kantor
:angkah&=. >uat da"tar team dan anggotanya seperti yang sudah disebutkan diatas.
>ertahu mereka mengenai kapan dan dimana penghitungan "isik akan dilaksankan.
F#S/&3 P/5S-#P#7 T#<#P --
(Waktu8 sehari menjelang sto$k opname dilaksanakan, ; >erikut adalah langkah-
langkahnya8
:angkah&2. >eritahu semua team bah!a sto(k opname akan dilakukan keesokan
harinya. *ika ada Internal Auditor, undang juga mereka untuk ikut menyaksikan proses
sto(k opname (meskipun mereka tidak harus ada,.
:angkah&3. >eritahu Warehouse .anager agar barang masuk (diterima, mulai besok
pagi-pagi harus dipisahka dan diberi sti(ker 0*A$AA$ 6I7I4@$A1.
:angkah&4. >eritahukan Warehouse .anager (((8 .arketing .anager, bah!a
pengiriman barang (pengeluaran barang dari gudang,, 4I6A+ 6I>OL27+A$ selama
proses penghitungan berlangsung, dimulai sejak besok pagi-pagi.
:angkah&0. >eritahu Warehouse .anager menginput semua transkasi persediaan per
hari ini ke dalam sistemtanpa ada yang ketinggalan, karena anda akan printout data
persediaan di akhir jam kerja hari ini. @ntuk transkasi yang diinput di a((ounting, sta""
gudang harus serahkan bukti transaksinya paling lambat pukul K sore hari ini. -etelah
itu, komputer gudang akan diisolasi?disegel.
:angkah&=. >erithau Warehouse .anager bah!a transaksi persediaan hanya boleh
dilakukan paling lambat pukul D sore.



F#S/&4 P/78<-T!78#7 F-S-$.STO9$ OP7#'/
(Waktu8 .agi hari saat sto$k opname dimulai, ; >erikut adalah langkah-langkahnya8
:angkah&2. /agi hari menjelang penghitungan "isik persediaan. /eriksa dan pastikan
semua transaksi persediaan kemarin sudah masuk ke sistem. *ika ada yang ketinggalan,
masukan segera. -etelah yakin semua transaksi kemarin sudah masuk ke sistem,
selanjutnya do!nload data persediaan yang telah diupdate, konersikan ke "ormat
2L(el, disimpan dengan nama 0#y(le #ount -preadsheet GM 6esember GEFG1. 2mail "ile
(y(le (ount spreadsheet ke superisor team data entry.
:angkah&3. +umpulkan semua team penghitung untuk di brie"ing. >erikan instruksi
penghitungan (satu orang anggota menghitung satu blok nomor rak tertentu, lihat tugas
team penghitung di atas,. *ika gudangnya (ukup luas, mungkin perlu memberikan
mereka peta gudangagar mereka tahu di mana letak rak yang harus mereka hitung,
masing-masing. +husus untuk menghitung barang yang ada di rak bagian atas, pastinya
perlu "orkli"t, tugaskan orang-orang yang sudah berpengalaman melakukan itu.
:angkah&4. Ingatkan superisor team penghitung agar dia menga!asi proses
penghitungan dengan baik. *ika ada anggota teamnya yang sudah selesai menghitung
barang yang ada di raknya, superisor perlu menugaskan mereka untuk menghitung
rak lainnya yang belum ada penghitungnya. *ika menemukan barang rusak?kedaluarsa,
mereka harus menyisihkan barang tersebut untuk diletakkan di rak khusus dan tag-nya
diisi tanda 0%@-A+?+26AL@A%-A1.
:angkah&0. -erahkan tag kepada (oordinator team 4AA. -elanjutnya (oordinator ini
membagikan tag kepada masing-masing anggota team penghitunguntuk diisi saat
mereka melakukan penghitungan "isik. *ika ada anggota team penghitung yang
kehabisan tag, team tag harus segera memberikan tag tambahan yang diperlukan. 4ugas
team tag lainnya adalah memastikan tidak ada tag yang hilang. *ika sampai hilang,
mereka harus telusuri dan (ari tahu penyebabnya.
:angkah&=. @ntuk setiap blok rak yang selesai dihitung, petugas penghitung
mengembalikan tag yang telah diisi data penghitungan "isik kepada team tag. 4eam tag
men(o(okan tag kembali tersebut dengan da"tar tag yang didistribusikan di a!al
proses. *ika sudah di sesuai, tag diserahkan ke team data entry. *ika ada perbedaan,
maka harus didiskusikan dengan superisor team penghitung, untuk di(ari tahu apa
penyebabnya. *ika ada tag kembali bertanda 0%@-A+?+26AL@A%-A1, maka tanda itu
diberi stabile agar team data entry langsung lihat.
:angkah&>. kelompok pertama team data entry menjumlahkan setiap angka yang ada
di tag (yang diterima dari team tag,, sehingga tiap satu tag berisi hanya satu angka total
Huantity dengan satu kode barang. +elompok kedua team data entry memasukan angka
yang ada di masing-masing tag ke dalam komputer (spreadsheet,. 4ag yang ada tanda
0rusak?kedaluarsa1 di isi keterangan yang sama saat melakukan input ke dalam
komputer. -etelah semua tag kembali dan selesai diinput ke dalam komputer, maka
team data entry melakukan sorting (pengurutan?indeksasi, data spreadsheet per kode
barang, hasilnya dibandingkan dengan data asli yang ada di system. *ika ada arian(e
(perbedaan,, maka harus dibi(arakan dengan superisor team penghitunguntuk
di(ari tahu apa penyebabnya, dimana selisih terjadi, apakah perlu dilakukan
penghitungan ulang. +eterangan 0rusak?kedaluarsa1 juga dijadikan satu kelompok data.
:angkah&?. 6i akhir proses akan terlihat apakah data persediaan di system -A.A
dengan data hasil penghitungan "isik atau 4I6A+. *ika setelah dilakukan penghitungan
ulang arian(e masih tetap ada, itu artinya8
(a, ada barang hilang5 atau
(b, data persediaan selama ini tidak akurat.
6an tugas anda hanya sebatas menemukan perbedaan itu, tak lebih. *ika ada internal
auditor yang ikut menyaksikan proses sto(k opname, minta pendapatnya, terutama
sekali untuk arian(e (perbedaan, yang timbul, tetapi tidak bersi"at !ajib. ($ote8
biasanya, data arian(e itu akan ditindaklanjuti oleh internal auditor untuk inestigasi
lebih lanjuttentunya setelah didiskusi dengan audit (omitee jika ada atau langsung ke
(ontroller dan #FO,.
:angkah&@. 6ata arian(e akhir (setelah dilakukan penghitungan ulang,, barang rusak
dan kedaluarsa, diserahkan ke Warehouse .anager, untuk ditandatanganisebagai
tanda persetujuan atas aian(e tersebut. *ika dia keberatan, maka dia bisa melakukan
penghitungan sendiritentunya dengan disaksikan oleh internal auditor.
:angkah&A. -erahkan semua data sto(k opname ke atasanentah itu dia seorang
(ontroller atau direktur keuangan (#FO,. .inta approal dan instruksi lebih lanjut
mengenai apa yang harus dilakukan atas data arian(e, barang rusak dan barang
kedaluarsa yang ditemukan.
Sampai di situ, prosedur penghitungan fisik telah selesai -elanjutnya tinggal
menunggu instruksi lebih lanjut mengenai arian(e, barang rusak dan barang
kedaluarsa yang ditemukan selama proses to(k opnameapakah dibuatkan inentory
adjustment3 Apakah barang rusak dan kedaluarsa di !rite-o""3 Atasan lah yang harus
memutuskan hal itu. 4entu atasan pasti tahu bah!a dari aspek standar akuntansi,
barang seperti itu harus di !rite-o"". 7anya saja, anda tidak boleh melakukan itu tanpa
persetujuan. .engenai sangsi atas arian(e, barang rusak dan barang kedaluarsa,
biasanya menjadi keputusan manajemen leel atasminimal diputuskan oleh
(ontroller atau #FO.