SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB 1. Pengerusi Pn Tan Tee Hwa (Pengetua) 1. Menasihat segala aspek pelaksanaan majlis 2. Mempengerusikan mesyuarat untuk meluluskan permohonan murid mengadakan MG 3. Membaca surat rayuan murid dan menubuhkan JK Murid 4. Memberi taklimat awal tahun (3x) dengan penetapan syarat dan peraturan 5. Membimbing murid melaksanakan tugas-tugas awal 6. Membimbing murid tatacara mengutip dan menyerahkan bayaran awal dan sepenuhnya murid tingkatan 5 (8x Mac, 2x April, 2x Mei, 5x Julai, 4x Ogos) 7. Menerima duit dan merekodkan kutipan bayaran 8. Menyerahkan kutipan kepada Bendahari (guru) 9. Berusaha mendapatkan tempat/dewan MG 10. Menulis surat permohonan tempahan dewan 11. Memberi maklumat berkaitan jubah kepada AJK 12. Menulis surat sewaan jubah/membantu murid memilih warna jubah 13. Melawat tempat MG/memandu kereta 14. Memastikan majlis berjalan lancar 15. Melawat tempat MG 2. Naib Pengerusi 1 Cik Rozinah bt Husain (PK TK) 1. Menulis surat permohonan sumbangan kepada PIBG 2. Membuat kertas kerja cadangan MG 3. Berbincang dengan Pengerusi untuk penetapan atur cara majlis 4. Merangka bidang tugas JK Kerja dan membuat penambahbaikan 5. Membentangkan bidang tugas/taklimat AJK 6. Mempengerusikan mesyuarat JK Kerja sekiranya Pengetua tidak ada 7. Memantau perjalanan majlis mengikut ketetapan 3. N.Pengerusi 2 PK HEM 1. Berbincang permohonan murid mengadakan MG 2. Memberi taklimat awal (4x) berkaitan syarat peraturan mengadakan MG 3. Memberi taklimat peraturan berpakaian 4. Membantu Pengerusi membimbing murid melaksanakan tugas- tugas awal mereka 5. Membimbing murid tatacara mengutip dan menyerahkan bayaran awal dan sepenuhnya murid tingkatan 5 (8x Mac, 2x April, 2x Mei, 5x Julai, 4x Ogos) 6. Memantau penerimaan duit dan merekodkan kutipan bayaran 7. Memastikan kutipan bayaran kepada Bendahari (guru) dibuat 8. Berusaha mendapatkan tempat/dewan MG 9. Menulis surat permohonan tempahan dewan 10. Memberi maklumat berkaitan jubah kepada AJK 11. Melawat tempat MG/memandu kereta 12. Memastikan majlis berjalan lancar 4. Naib Pengerusi 3-4 PK Kokurikulum PK Petang 1. Membantu merancang & memantau aspek-aspek kerja berkaitan 2. Memberi sumbang saran untuk penambahbaikan 3. Menyambut tetamu kehormat 4. Berada di pentas 5. Memantau perjalanan majlis dan membantu menyelesaikan sebarang permasalahan dengan merujuk Pengerusi SENARAI AHLI JAWATANKUASA & BIDANG TUGAS MAJLIS GRADUASI 2014 SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB 5. Guru-guru DG48 Pn Sarimah Mohamad Nor Pn Siti Radziah Abdullah 1. Mengenal pasti keperluan dan perkara-perkara yang perlu dibincangkan dalam mesyuarat 2. Menyelaras dan memastikan majlis berjalan lancar 3. Mengendalikan Raptai dan membuat penyelarasan pelaksanaan atur cara (10 Okt/Jumaat) 4. Memastikan semua AJK menyempurnakan tugas masing-masing sebelum, semasa dan selepas majlis 5. Membantu pemantauan pelaksanaan majlis seperti dijadualkan/dirancang 6. Menangani isu/permasalahan timbul dengan merujuk Pengerusi dan Naib Pengerusi sebelum membuat tindakan 7. Membuat semakan ikrar murid supaya mantap dan sesuai dengan majlis 8. Bertanggungjawab menyelaraskan atur cara majlis mengikut ketetapan 9. Sentiasa memantau teliti pejalanan majlis dan merujuk pengerusi dan naib pengerusi 10. Membuat semakan teks ucapan murid supaya padat dan bersesuaian 11. Membuat palaporan keseluruhan pelaksanaan MG sebagai Penyelaras 12. Menyediakan atur cara majlis dan menyerahkannya kepada juruacara majlis 13. Bina whatsapp group untuk tugas-tugas penyelarasan dan atur cara Majlis Graduasi. 6. Setiausaha Pn Madiha @ Sarah Aisyah Mansor 1. Menyediakan surat panggilan dan membuat minit mesyuarat (taklimat hari ini dianggap sebagai mesyuarat) 2. Menyediakan borang penilaian ketua AJK 3. Mewujudkan Fail Majlis Graduasi mengikut AJK 4. Memberi sesalinan dokumen dan surat menyurat kepada JK Dokumentasi 5. Bekerjasama dengan SU PIBG untuk jemputan PIBG 6. Memastikan kad/surat jemputan beserta atur cara 7. Menetapkan kriteria tertentu [ pakaian dan sebagainya dalam kad / surat jemputan 8. Menyediakan senarai kosong untuk kehadiran guru, murid dan ibu bapa 9. Mengenal pasti bilangan dan menyelaraskan kehadiran para jemputan (utk AJK jamuan & AJK Penempatan 10. Menaikkan notis bidang tugas di papan kenyataan guru 7. Guru Kelas GURU KELAS 5A = Pn Noor Zalida 5B = Pn. Manmeet 5C = Pn Roszam 5D = Pn Noor Fazillay 5M = Pn Siti Shazalina 5K = Pn Wan Hasnurain 1. Memastikan semua pelajar dapat menghadiri MG 2. Menyediakan senarai nama pelajar dan mengenal pasti kehadiran mereka 3. Memastikan semua pelajar telah membayar RM80 4. Menyerahkan status kehadiran dan pengambilan jubah 5. Memastikan serahan dan pemulangan jubah pelajar ikut kelas berjalan lancar 6. Menyerahkan jubah kepada AJK Pengurusan Jubah 7. Memastikan jubah dalam keadaan baik 8. Membaca watikah graduasi mengikut kelas SENARAI AHLI JAWATANKUASA & BIDANG TUGAS MAJLIS GRADUASI 2014 SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB 9. Bekerjasama dengan AJK lain untuk kelancaran majlis 10. Menyediakan dummy sijil graduasi sekolah 11. Sijil sebenar akan dikeluarkan sewaktu ambil slip SPM 8. Upacara Perarakan Masuk Dewan Pn Nor Raudah Mohd Yunus (K) Pn Zulita Khozali 1. Berada lebih awal di luar dewan untuk tugasan 2. Mengatur dan menguruskan Upacara Perarakan 3. Masuk Dewan VIP, YDP PIBG, Pengetua, semua PK, ,Guru-guru Kanan 4. Menyediakan anggaran perbelanjaan (petugas) 5. Bekerjasama dengan juruacara 9.
Persiapan, Perhiasan Pentas
Back drop utk majlis Majlis Graduasi (Ibu bapa) Pn. Nik Syazwani Nik Azman (K) Murid
(Bekerjasama dengan En Saadon: pegawai di YPC) 1. Menyedia, menghias, dan menyiapkan back drop & pentas selewat-lewatnya sehari sebelum majlis. (Masukkan 3 wajah murid yg membantu awal)
MAJLIS GRADUASI SMK CONVENT SENTUL TARIKH: 11 OKTOBER 2014 TEMPAT: DIRASMIKAN OLEH:
2. Menyediakan alas meja kecil bawah pentas 3. Menyediakan 3 atau 5 kerusi sofa utk tetamu khas sama ada 4. Membuat anggaran perbelanjaan 5. Pastikan semua perhiasan dalam keadaan baik, betul posisinya dan ceria pada hari majlis 6. Menyediakan pasu, gubahan bunga, dan menghias Rostrum 7. Memastikan keadaan dewan berada dalam keadaan bersih dan kemas sebelum/selepas majlis 8. Berurusan dengan ibu bapa pelajar yang menyediakan backdrop MG 10. Persembahan ICT
Pn Harnida Zaman Zahari (K) En Mazwan Othman Bantuan murid 1. Mengendalikan upacara perasmian MG selepas ucapan 2. Menyediakan persembahan multi media (peralatan multi media disediakan oleh YPC. Sekolah hanya sediakan pen drive) 3. Hadir untuk raptai pada 10 Oktober (Jumaat) di YPC 4. Memastikan upacara perasmian dilaksanakan dengan lancar 5. Menyelaras upacara perasmian dengan pengacara majlis 6. Menyedia & menguruskan tayangan slide selepas bacaan ikrar 11. Buku Program Pn Nor Haizan Embong 1. Mendapatkan semua isi kandungan untuk buku program 2. Menyediakan buku program, termasuk buku program khas kedua-dua majlis dan menyiapkannya selewat-lewatnya 3 hari sebelum majlis 3. Memastikan Buku Program disemak oleh Naib Pengerusi sebelum diriso 4. Menyerahkan Buku Program khas kedua-dua majlis kepada JK Jemputan untuk diedarkan kepada tetamu khas (VIP. AJK PIBG, Pentadbir, dokumentasi) 15 set 5. Mengedarkan buku program Majlis Graduasi yang biasa untuk guru pada hari majlis ( 35 set ). Gunakan dulang beralas 12. Hadiah, Sijil & Cenderamata En Lim Eng Seng (K) Pn Sagunthala a/Maniam 1. Mendapatkan senarai nama graduan daripada ketua JK Pengurusan & Penyeliaan Graduan / Penyelaras Tingkatan (yang sudah bayar sewa jubah) untuk tujuan penyusunan sijil SENARAI AHLI JAWATANKUASA & BIDANG TUGAS MAJLIS GRADUASI 2014 SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB Pn Noor Mazita Ismail Datin Cheam Swee Har Bantuan murid 2. Menentukan cenderamata yang sesuai untuk tetamu khas yang merasmikan majlis (keputusan mesyuarat pengurusan: fruits basket dan pewter plak) 3. Menyediakan anggaran perbelanjaan (pembelian sijil, dll) 4. Menyediakan sijil graduan, 3 sijil 5. Penghargaan dan sijil murid mithali dan ditandatangani Pengetua 2 hari sebelum majlis 6. Menyediakan meja untuk sijil termasuk segala keperluan lain seperti alas meja, skirting , dulang, alas dulang dan sebagainya sehari sebelum majlis 7. Mengenal pasti dan menyediakan fail yang sesuai untuk graduan 8. Ketua menghadiri raptai penuh 9. Sila dapatkan bilangan sijil yang diperlukan daripada guru-guru tingkatan 5 10. Menguruskan penyampaian sijil-sijil & cenderamata di atas pentas 11. Menyediakan ajk hadiah pendua untuk menyambut hadiah VIP 13. Pengurusan & Penyeliaan graduan
Pn Bong How Lian (K) Ainil Shahnaz Mohd Sham Cik Manimekalai a/p Muthusamy Zuraida Razak & Semua guru kelas T.5 mengikut giliran 1. Taklimat khas kepada pelajar tingkatan 5 akan kehadiran dan disiplin dan etika pakaian Majlis 2. Mendapatkan senarai nama graduan T5 & penerima sijil-sijil penghargaan / anugerah. 3. Memastikan kehadiran para graduan & penerima sijil penghargaan ke raptai majlis 4. Mengaturkan susunan tempat duduk para graduan & penerima sijil penghargaan (ikut kelas) 5. Melabel tempat duduk para graduan mengikut no bilangan dalam senarai nama kelas (bantuan En Saadon) Susunan 12 kerusi kiri 12 kerusi kanan 6. Menyiap & mengaturkan 10 orang graduan / penerima sijil berdekatan tangga sebagai persediaan naik pentas 5 minit sebelum dipanggil naik pentas (kenal pasti kedudukan dewan) 7. Memastikan pergerakan para graduan & penerima sijil-sijil berjalan lancar 8. Mengawal disiplin para graduan & penerima sijil penghargaan semasa upacara dan sehingga majlis tamat 9. Melatih cara-cara menerima sijil 10. Memastikan graduan bersiap sedia di tapak letak kereta di depan kantin 15 minit sebelum upacara perarakan masuk ke dewan berlangsung. 11. Memastikan para graduan & penerima sijil penghargaan beratur di depan kantin mengikut susunan duduk di Dewan 12. Menyediakan anggaran perbelanjaan 14. Pengurus Jubah Graduasi Cik Fauziah Abd Ghani (K) Neng Hafizah Mohd Yusof Pn Nurul Suhaila Zuraida Osman Azemah Syuhada Baharom 1. Semua pentadbir/Guru DG48(Pengetua+4PK+4GK+ 5 guru kelas: veny, sarah, sarimah, norreha, siti radziah, noor zalida, hasnita, Lim. Pn Noor Zalida pakai jubah berlainan kr DG48. 2. Membuat tempahan jubah utk pibg (mereka bayar sendiri) Dapatkan maklumat daripada SU PIBG: Nor Raudah 4. (Keputusan mesyuarat Pengurusan: RM15 sehelai jubah dibiayai sendiri oleh pibg/pentadbir) 3. Ingatkan pelajar bawa cermin/pin untuk kekemasan SENARAI AHLI JAWATANKUASA & BIDANG TUGAS MAJLIS GRADUASI 2014 SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB En Mohd Muzlimi
Bantuan guru tingkatan: 5A = Pn Noor Zalida 5B = Pn. Manmeet 5C = Pn Roszam 5D = Pn Noor Fazillay 5M = Pn Siti Shazalina 5K = Pn Wan Hasnurain 4. AJK mengutip jubah dengan bantuan guru kelas 5. Mengendalikan urusan rundingan harga jubah, menyewa / meminjam dan prosidur memulangkan jubah 6. Memastikan jubah graduasi lengkap dan dalam keadaan baik semasa mengambil & memulangkannya 7. Mengaturkan pengangkutan untuk mengambil & memulangkan jubah 8. Menetapkan tempat menyimpan jubah 9. Mengagih sebelum Majlis & mengumpul jubah graduasi semula selepas Majlis dan peralatan lain dengan dibantu oleh guru2 kelas 10. Memberi taklimat tatacara mengambil, memakai dan memulangkan jubah kepada para graduan 11. Memastikan jubah yang disewa/dipinjam & yang dipulangkan oleh pelajar berada dalam keadaan yang baik dan bersih 12. Mendapatkan kelulusan pengetua untuk corak dan warna jubah untuk VIP & Ahli PIBG dan pentadbir 13. Memastikan semua jubah gradusi diserahkan kepada pelajar dan dikutip semula selepas majlis graduasi pada hari yang sama (cadangan: simpan IC pelajar sebagai jaminan) 15. Juruacara Majlis Pn Awatif Ismail (K) Pn Intan Shafinas 1. Mendapatkan atur cara terkini daripada Penyelaras 2. Menyelaras secara bersama dengan J/K Pengurusan & Penyeliaan Graduan, JK Hadiah & Cenderamata, JK Perasmian dan JK Jemputan tentang tertib penerimaan sijil /pingat, JK Siaraya dan aspek-aspek teknikal lain untuk kelancaran pengacaraan majlis. 3. Menyediakan alas meja dan hiasan yang bersesuaian untuk meja pengacara 4. Menghadiri semua raptai yang dijalankan untuk kordinasi majlis 5. Mengumumkan nama pelajar setiap kelas untuk menerima sijil graduan. 16. Doa Selamat En. Mohd Muzlimi Junoh 1. Menyediakan draf doa & membaca doa bersesuaian dengan objektif majlis 17. Persembahan Multi media
Persembahan murid Pn Nor Azlina Razab (K) 1. Menyelaraskan semua aspek persembahan, peralatan dan kostum. Pastikan sewaan kostum diluluskan oleh Pengerusi 2. Menentukan tertib naik pentas / atas pentas 3. Memastikan kehadiran peserta persembahan 20 minit sebelum majlis bermula 4. Memastikan persembahan mencapai standard persembahan yang berkualiti 5. Menentukan tempat menunggu peserta 6. Menentukan bilangan, tempoh dan kesesuaian (Cadangan: 8 10 minit) 7. Melatih peserta 8. Menghadiri raptai 18. Jamuan Pn Zuraima Zakaria (K) Pn Nordalila Ismoi Pn Tan Leh Lew Hjh Zakiah Abdul Jalil 1. Menentukan menu dan cara hidangan (roti bun). 2. Membuat anggaran perbelanjaan atas nasihat pengetua 3. Menyediakan tempat jamuan, alas meja, cawan, pinggan mangkuk dan peralatan lain yang perlu dengan bantuan pengusaha kantin SENARAI AHLI JAWATANKUASA & BIDANG TUGAS MAJLIS GRADUASI 2014 SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB 4. Menempah makanan dan minuman 5. Memastikan kantin menyediakan meja & hidangan untuk tetamu khas (10 Pentadbir + VIP & AJK PIBG) 6. Memastikan jamuan bersedia setengah jam sebelum masa jamuan yang ditetapkan 7. Menyediakan makanan vegetarian jika perlu. (dapatkan maklumat daripada AJK Jemputan) 8. Menyediakan air mineral & gelas untuk VIP, PIBG dan Pengetua semasa majlis berlangsung 19. Kebersihan Dewan dan Kawasan
Cik Muniammal a/p Batumalai (K) Pn Nur Syahirah Mohd Ramle Pn Geraldine Sharon
(bantuan En Saadon: pegawai YPC) 1. Memastikan seluruh kawasan Dewan bersih sebelum dan selepas majlis 2. Memastikan dewan dalam keadaan bersih. 3. Memastikan kebersihan tandas & kekemasan dewan sebelum, semasa & selepas majlis 4. Memastikan keadaan dewan / tapak pemeriksaan barisan kehormat berada dalam keadaan kemas selepas majlis. 5. Memastikan semua dalam keadaan bersih . 6. Orang terakhir meninggalkan dewan 20. Penyusunan perabot Cik Kamala Devi a/p Subramaniam 1. Menentukan jenis & bilangan perabot yang sesuai untuk kegunaan di atas dan di bawah pentas & perabot untuk Upacara Pemeriksaan Barisan Kehormat 2. Menyediakan set sofa / meja / alas meja yang diperlukan JK Perhiasan Pentas utk vip. 3. Menyedia, menyusun & melabel perabot [ label kerusi utk graduan tingkatan 5 / vip / AJK PIBG / guru ] dengan kerjasama JK Pengurusan & Penyeliaan Graduan 21. Alat siaraya
Pn Hasnita @Halina Hasmat (K) BantuanMurid
(Bantuan En Saadon: pegawai YPC) 1. Menyediakan keperluan mikrofon, stand, amplifier, dawai dan peralatan lain untuk dewan (tinjauan) 2. Memastikan sistem PA dan mikrofon dalam keadaan baik 2 hari sebelum majlis. Ambil tindakan segera jika ada sebarang kerosakan. 3. Memasang mikrofon dan peralatan lain yang perlu untuk semua raptai . Pastikan bateri utk mic berkuasa penuh. Sediakan bateri tambahan. 4. Memasang & sentiasa memastikan mikrofon berfungsi dengan baik pada hari raptai, satu jam sebelum majlis dan semasa majlis. Pastikan skuad memasang & menguji sistem PA 1 jam sebelum majlis. 5. Sentiasa berada bersama dengan skuad siaraya sebelum dan semasa majlis pelancaran untuk memastikan tidak berlaku sebarang gangguan dan kerosakan yang akan mencacatkan majlis 6. Menyediakan Portable Mic untuk kegunaan Upacara Pemeriksaan Barisan Kehormat 7. Kelulusan muzik latar gamelan atau selainnya daripada Pengetua 8. Menyimpan semua peralatan sebaik sahaja majlis tamat 22. Fotografi/ Dokumentasi Cik Kamaliah Razali (K) Pn Fitri Yanti Abd Jalil 1. Menyelaras bilangan / jenis foto yang diambil 2. Menentukan cara pengambilan gambar supaya lebih tertib. 3. Memberi keterangan gambar-gambar yang bersesuaian untuk SENARAI AHLI JAWATANKUASA & BIDANG TUGAS MAJLIS GRADUASI 2014 SMK CONVENT SENTUL KL BIL JAWATAN KUASA NAMA GURU BIDANG TANGGUNGJAWAB Dokumentasi, laporan untuk majalah dan laman web sekolah. 4. Memastikan Skuad Fotografi berpakaian sekolah kemas 5. Mengambil tempahan dan mengambil foto semasa graduan menerima sijil gradan. 6. Memastikan bateri kamera dicaj dan memori mencukupi 7. Menyerahkan dokumentasi 2 minggu selepas majlis 23. Pengangkutan En Azmizi Abdullah (K) Krisnahveny a/p Kaaruppiah Datin Cheam Swee Har(urusan awal) 1. Membuat tempahan 5 bas untuk 180 pelajar+10 guru 2. Menguruskan taklimat/syarat/masa/tempat menunggu kepada pelajar dan guru-guru pengiring 3. Memastikan semua pelajar berada di sekolah selewat-lewatnya jam 7 pagi. Bertolak selewat-lewatnya 7.15 pg 4. Membuat senarai semak kehadiran pelajar mengikut bas yang ditentukan untuk pergi dan balik (guru pengiring memastikan pelajar yang balik bersama ibu bapa dicatat) 5. Menetapkan 2 guru pengiring setiap bas yang bertanggungjawab 6 orang Guru kelas /penyelaras/veny/azmizi/norreha 24. Disiplin Pn Mastura Mohamad (K) Pn Azzlina Dahlan
Bantuan Pengawas 1. Menjaga disiplin pelajar di dewan & kawasan sekitarnya. Memberi taklimat pengangkutan kepada semua murid dan senarai nama guru pengiring 2. Memastikan tiada pelajar berkumpul di depan / sekitar pentas semasa persembahan, upacara perarakan masuk, perasmian, penerimaan sijil graduan, kecuali jurugambar 3. Memastikan tiada pelajar yang menghalang laluan semasa Upacara Perarakan Masuk Dewan dan laluan tetamu ke tempat jamuan 4. Memastikan pelajar-pelajar tidak berkeliaran di sekitar kawasan Dewan selepas majlis 25. Laman Web Sekolah En Mohd Muzlimi Junoh 1. Membuat dan menyiapkan laporan ringkas MG sebagai promosi, sekurang-kurangnya seminggu selebelum tarikh 11 Oktober 2. Menyediakan laporan ringkas majlis untuk majalah sekolah dalam masa 3 hari dan dihantar kepada Pn Neesa. Sedia dan hantar laporan untuk laman web sekolah pada hari yang sama / selewat-lewatnya keesokan harinya 26. Teks Ucapan Pn Syuhaida Mohamed (BM) Norazlina Sabri (urusan awal) 1. Menyediakan teks ucapan VIP dan pengetua sekurang- kurangnya 3 hari sebelum MG 2. Menyerahkan teks ucapan beserta atur cara kepada VIP, Pengetua dan Naib Pengerusi sekurang-kurangnya 1 hari sebelum MG 3. Menyerahkan Buku Teks Ucapan untuk VIP, pengetua dan Naib Pengerusi pada hari majlis (gunakan dulang beralas) 27. Pendaftaran graduan Pn Nurhidayu Yahya (K) Pn Suhaimanira Mustapha 1. menyediakan senarai graduan mengikut kelas 2. menyediakan senarai kehadiran ibu bapa 3. membuat analisis peratus kehadiran 4. menyerahkan senarai kepada AJK Dokumentasi