Chapter 02 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

I. GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI
SIKLUS TRANSAKSI
Aktivitas ekonomi perusahaan diproses oleh tiga siklus transaksi yaitu, siklus pengeluaran, siklus
konversi, dan siklus pendapatan. Siklus ini terdapat dalam semua jenis bisnis, baik itu berupa
mencari laba ataupun yang nirlaba.
SIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas bisnis ini dimulai dengan pemerolehan bahan baku, properti, dan tenaga kerja melalui
pertukaran dengan kas. Pada umumnya transaksi pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit
diantara mitra dagang. Terdapat beberapa subsistem utama dalam silus ini yaitu, sistem
pembelian/utang, sistem pengeluaran kas, sistem penggajian dan sistem aktiva tetap.
SIKLUS KONVERSI
Pada siklus konversi ini terdiri atas dua subsistem utama. Yang pertama yaitu, Sistem produksi,
yang mana melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses
produksi. Termasuk pula dalam penetapan kebutuhan bahan baku ke produksi, otoritas kerja yang
harus dilakukan dan pelepasan bahan baku ke produksi serta pengarahan pergerakan bahan
dalam prosesnya. Yang kedua yaitu dan Sistem akuntansi biaya yang memantau arus informasi
biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan kemudian digunakan untuk
penilaian persediaan, penganggaran, pengendalian biaya, dan keputusan manajemen.
SIKLUS PENDAPATAN
Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan, yang melibatkan
pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit.
Subsistem utama yang terdapat dalam siklus pendapatan ini yaitu pemrosesan pesanan penjualan
dan penerimaan kas.
II. PENCATATAN AKUNTANSI
SISTEM MANUAL
Pada bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan dalam
siklus transaksi. Yang dimulai dengan pembahasan mengenai pencatatan tradisional yang
digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal dan buku besar) dan kemudian mengkaji
perangkat magnetisnya dalam sistem berbasis komputer.

SHABRINA AMALIYAH (A31112309)

Chapter 02 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Dokumen, menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi yang terjadi dan dapat digunakan untuk
memulai pemrosesan transaksi. Terdapat tiga jenis dokumen yaitu:
1. Dokumen sumber, digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang
diperlukan untuk memproses siklus transaksi
2. Dokumen produk, merupakan hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu
mekanisme proses
3. Dokumen perputaran, adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber
dari sistem lainnya
Jurnal, catatan ayat - ayat secara kronologis. Pada titik tertentu dalam proses transaksi, ketika
semua fakta yang relevan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara
kronologis. Terdapat dua jenis jurnal :
1. Jurnal khusus, digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusu yang muncul dalam volume
besar
2. Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk memcatat transaksi yang jarang
terjadi atau yang tidak sama.
Buku besar, adalah sebuah buku akun keuangan, yang menggambarkan pengaruh keuangan dari
transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan,
dan saldo lancar dari setiap akun. Terdapat dua jenis buku besar:
1. Buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun
pengendali,
2. Buku besar pembantu, yang berisi perincian akun individual yang membentuk akun pengendali
tertentu.
JEJAK AUDIT
Berguna untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Salah satu tujuan
dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Jejak audit berperan
penting dalam proses pengujian akun dan transaksi utama perusahaan untuk sampai pada opini
keseluruhan tentang kelayakan penyajian laporan keuangan.
SISTEM BERBASIS KOMPUTER
Jenis File
Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer dapat disajikan dalam 4 jenis file magnetis:
1. File Master, nilai data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya buku besar umum
dan buku besar pembantu.

SHABRINA AMALIYAH (A31112309)

Chapter 02 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk
merubah atau memperbarui data dalam file induk.
3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi,
misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standar untuk penghitungan pajak.
4. File Arsip, berisi catatan teransaksi pada masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan
datang.
Jejak Audit Digital
Sama dengan jejak kertas, jejak audit digital memungkinkan penelusuran transaksi. Auditor yang
berusaha untuk mengevaluasi akurasi dari angka piutang yang dipublikasikan dalam neraca, dapat
melakukannya melalui langkah-langkah :
1. bandingkanlah saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali Piutang
Dagang di file master.
2. rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.
3. pilih percontoh dari ayat-ayat yang diperbarui pada akun di buku besar pembantu AR dan
telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan.
4. dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasi dokumen sumber spesifik yang dapat ditarik dari file-file ini
dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisa mengonfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen sumber ini
dengan cara menghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.
III. TEKNIK DOKUMENTASI
Pada bagian ini terdapat enam teknik dokumentasi dasar yang akan dibahas, yaitu: diagram arus
data, diagram relasi entitas, bagan alir sistem, bagan alir program, bagan alir dokumen dan
diagram tata letak catatan.
DIAGRAM ARUS DATA DAN DIAGRAM RELASI ENTITAS
Dua teknik desain dan dokumentasi sistem yang banyak digunakan adalah diagram relasi entitas
dan diagram arus data.
Diagram arus data (data flow diagram---DFD), menggunakan symbol untuk menyajikan entitas,
proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. Entitas dalam DFD
adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang dimodelkan. Entitas ini mewakili sumber dan
tujuan dari data. Entitas dapat berupa sistem lain atau fungsi yang saling berinteraksi, atau berada
diluar perusahaan, seperti pelanggan dan pemasok.
Diagram relasi entitas (entity relationship---ER), teknik dokumentasi yang digunakan untuk
menyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah sumber daya fisik (mobil, kas, atau persediaan),
kegiatan (memesan persediaan, menerima kas, atau mengirim barang), pelaku (staf penjualan,
pelanggan, atau pemasok) yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data.
Hubungan antara Diagram ER

SHABRINA AMALIYAH (A31112309)

Chapter 02 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Diagram arus data dan diagram ER mencerminkan berbagai aspek dari sistem yang sama, namun
saling berhubungan dan bisa direkonsiliasi. DFD adalah model proses sistem dan model diagram
ER yang digunakan oleh data di dalam sistem atau dipengaruhi oleh sistem. Kedua diagram ini
saling terhubung melalui data; setiap data yang disimpan dalam DFD mewakili entitas data dalam
diagram ER.
BAGAN ALIR
Bagan alir sistem, adalah bentuk grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik. Elemen
yang termasuk departemen organisasional, sistem manual, catatan akuntansi (dokumen, jurnal,
buku )
Bagan alir program, menyediakan perincian yang penting untuk melakukan audit teknologi
informasi .
Bagan alir , tujuannya memberikan penjelasan terhadap sistem yang digunakan.
DIAGRAM TATA LETAK CATATAN
Diagram tata letak catatan, digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang
membentuk file atau tabel basis data. Diagram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data,
dan panjang setiap atribut (atau field) dalam record. Informasi struktur data yang terperinci
diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis tertentu kegagalan sistem, analisis
laporan kesalahan, dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit dan debugging.
IV. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Sistem akuntansi berbasis computer dibagi menjadi dua kelompok besar: sistem batch dan sistem
real-time.
Perbedaan Antara Sistem Batch Dan Real-Time
- Jeda waktu. Sistem batch menyusun transaksi ke dalam kelompok untuk sebuah pemrosesan.
Sedangkan pada Sistem real-time memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa
muncul.
- Sumber daya. Secara umum sistem batch memerlukan lebih sedikit sumber daya (seperti biaya
pemrograman, waktu computer, dan pelatihan bagi pengguna) daripada sistem real-time.
Sedangkan pada Sistem real-time menggunakan file akses langsung memerlukan peralatan
penyimpanannya yang lebih mahal, seperti cakram magnetis.
- Efisiensi Operasional. Pada Sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar
transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidakefisienan operasional. Namun demikian,
pemrosesan batch dari akun yang nonkritis memperbaiki efisiensi operasional dengan
mengeliminasi aktivitas yang tidak diperlukan pada saat-saat penting dalam pemrosesan.

SHABRINA AMALIYAH (A31112309)

Chapter 02 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Efisiensi Versus Efektivitas. Dalam memilih cara pemrosesan data, desainer harus

mempertimbangkan masalah efisiensi dan efektivitas. Misalnya, para pengguna sistem reservasi
penerbangan tidak bisa menunggu hingga 100 orang penumpang sebelum transaksi diproses. Jika
akses segera ke informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time
merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang
merugikan terhadap kinerja pengguna, dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan
data secara batch, maka pemrosesan batch merupakan pilihan yang lebih tepat.
Perbedaan Karakteristik antara Pemrosesan Batch dan Real-Time
METODE PEMROSESAN DATA

KARAKTERISTIK
PEMBEDA
Kerangka Waktu Infomasi

Batch

Real-Time

Terdapatnya jeda antara waktu Pemrosesan dilakukan ketika

terjadinya

kegiatan

ekonomis kegiatan ekonomi terjadi.

dengan waktu pencatatannya.

Sumber Data

Umumnya, lebih sedikit sumber Lebih banyak sumber daya

daya (peranti keras, pemrograman, yang
pelatihan) yang dibutuhkan.

Efisiensi Operasional

dibutuhkan

daripada

pemrosesan batch.

Record tertentu diproses setelah Semua record yang berkaitan

peristiwa terjadi untuk menghindari dengan
penundaan operasional.

peristiwa

diproses

segera.

Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

- Sistem Warisan Versus Sistem Modern
Tidak semua organisasi atau perusahaan menggunakan sistem informasi yang modern. Pada
sistem warisan umumnya memiliki fitur berikut ini: memiliki aplikasi berbasis mainframe,
berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk pentimpanan
data, namun basis data hierarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang
lebih maju.
Sistem modern cenderung berbasis klien-server (jaringan) dan memproses transaksi secara realtime. Meskipun ini merupakan tren di banyak organisasi atau perusahaan, juga masih banyak
sistem modern yang berbasis mainframe dan menggunakan pemrosesan batch.
- Pembaruan File Master dari Transaksi
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan record file
utama mencakup perubahan nilai dari satu beberapa field untuk mereflsikan pengaruh dari suatu
transaksi.
- Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

SHABRINA AMALIYAH (A31112309)

Chapter 02 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

Setiap record dalam file basis data memiliki lokasi disket tertentu atau alamat yang ditentukan oleh
nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi valid yang ada untuk setiap record, pembaruan
record harus terjadi di tempatnya.
Pemrosesan Batch Dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time
Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya pada perusahaan besar adalah
menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan
mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna, kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah
atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari
kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan lama. File transaksi kemudian
diproses dengan cara batch untuk mencapai operasional yang efisien.
Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah :
- staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan item
yang dibeli dan akun pelanggan.
- sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record pelanggan dan
memperbarui saldo akunnya untuk merefleksikan jumlah penjualan.
- selanjutnya, sistem memperbarui jumlah yang ada di record persediaan untuk merefleksikan
pengurangan persediaan. Hal ini menyediakan informasi terbaru ke staf lainnya mengenai
ketersediaan persediaan.
- record penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan yang diproses secara batch
pada akhir hari kerja. Proses batch ini mencatat setiap transaksi dalam jurnal penjualan dan
memperbarui akun buku besar umum yang terkait.
Pemrosesan Real - Time
Sistem real-time memproses seluruh transaksi pada saat sedang terjadi. Sistem semacam ini
memiliki banyak keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan,
peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan
perbaikan keputusan pelanggan. Pemrosesan real-time sesuai dengan sistem yang memproses
volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini
menggunakan teknologi local are network (LAN) dan wide are network (WAN).

SHABRINA AMALIYAH (A31112309)