Anda di halaman 1dari 6

PERENCANAAN ARSITEKTUR BISNIS DI BIDANG MEDIS

RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH SURABAYA


Rosita Rismawatie1, Eto Wuryanto1, dan Taufik1
Program studi S1 Sistem Informasi, Departemen Matematika, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Airlangga

ABSTRAK
Skripsi ini bertujuan untuk membuat sebuah perencanaan arsitektur bisnis dengan menggunakan kerangka kerja
TOGAF ADM yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnis di bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya.
Perencanaan arsitektur bisnis mengacu pada tahapan TOGAF ADM. Terdapat empat tahap yang harus dilakukan.
Pada tahap pertama, menentukan ruang lingkup organisasi. Tahap kedua, dilakukan identifikasi rencana strategi Rumah
Sakit Muhammmadiyah Surabaya. Tahap ketiga, dilakukan identifikasi kondisi proses bisnis saat ini, menganalisis
permasalahan yang terjadi dan membuat perbaikan proses bisnis. Dan pada tahap terakhir, dilakukan analisa gap dari
kondisi proses saat ini kemudian merumuskan rencana implementasi.
Persentase hasil analisa gap adalah partial fit 50%, gap 40%, dan fit 10%. Hasil yang dicapai dari perencanaan
arsitektur bisnis berupa model perbaikan proses bisnis menggunakan BPMN dan strategi implementasi proses bisnis.
Kata kunci : arsitektur, proses bisnis, TOGAF ADM, Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya.
ABSTRACT
The aims of this skripsi was to make an business architecture planning using the TOGAF ADM framework that
appropriate with business process needs in Medical Department at the Surabaya Muhammadiyah Hospital.
Business architecture planning refers to the TOGAF ADM phases. There are four phases to do when planning a
business architecture. In first phase was determine the scope in the medical department. In second phase was to identify the
strategic plan of medical department. In third phase was to identify business process condition, an analyze the problems,
and to make improvement the business process. In last phase was doing a gap analysis and then formulated an
implementation planning.
Percentage gap analysis are partial fit 50%, 40% gap, and fit 10%. The result that achieved by business
architecture planning was business process improvement model using Business Process Modeling Notation (BPMN) and
the implementation planning of business process.
Keywords : architecture, business process, TOGAF ADM, Surabaya Muhammadiyah Hospital.
PENDAHULUAN
Sektor kesehatan merupakan salah satu sektor
berkas ke poliklinik tujuan pasien, hal ini menyebabkan
penting dalam kehidupan masyarakat. Salah satu sarana
tidak efektif dan efisiennya waktu dan pekerjaan petugas
dari sektor kesehatan adalah rumah sakit. Rumah sakit
pendaftaran.
merupakan tempat untuk mewujudkan pelayanan
Untuk
mengatasi
permasalahan
tersebut
kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Dengan
dibutuhkan suatu sistem informasi yang sesuai dengan
lingkup pelayanan yang sangat luas, sistem informasi
kebutuhan proses bisnis bidang medis Rumah Sakit
dapat digunakan sebagai sarana strategis untuk
Muhammadiyah Surabaya. Dalam membangun sebuah
memberikan pelayanan yang berorientasi kepada
sistem informasi dibutuhkan suatu perencanaan arsitektur
kepuasan pelanggan.
yang matang. Perencanaan untuk sebuah organisasi lebih
Rumah
Sakit
Muhammadiyah
Surabaya
dikenal dengan perencanaan arsitektur enterprise atau
merupakan salah satu institusi yang menyediakan
Enterprise Architecture Planning (EAP).
layanan kesehatan dilengkapi fasilitas yang memadai
METODE PENELITIAN
bagi masyarakat di Surabaya. Bidang medis merupakan
Tahapan penelitian mengacu pada siklus TOGAF
salah satu bidang yang memiliki peran penting untuk
ADM (The Open Group Architecture Process
memberikan pelayanan kesehatan yang optimal kepada
Architecture Development Method). Langkah-langkah
masyarakat.
yang dilakukan dalam penelitian adalah sebagai berikut :
Contoh permasalahan yang dihadapi adalah Proses
a. Fase Preliminary : framework and principle
pendaftaran pasien baru maupun lama yang datang untuk
Fase ini merupakan fase persiapan perencanaan
berobat, masih dikerjakan secara manual. Pasien baru
arsitektur enterprise. Tujuan dari fase ini adalah
datang dengan menunjukkan identitas diri kemudian
menjelaskan tehnik pengumpulan data, menentukan
petugas membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
memeriksa data pasien tersebut di komputer karena
ruang lingkup, mengetahui landasan hukum Rumah
penyimpanan data pasien di komputer masih berupa
Sakit Muhammadiyah Surabaya, dan menetapkan
Microsoft Excel. Sedangkan pasien lama hanya perlu
prinsip arsitektur enterprise.
menunjukkan kartu berobat kemudian petugas mencari
b. Fase A : Architecture Vision
berkas rekam medik milik pasien, hal ini meyebabkan
Fase ini bertujuan untuk menentukan kebutuhan yang
pasien harus menunggu lama. Petugas masih
dibutuhkan dalam perencanaan arsitektur bisnis yang
menggunakan buku besar sebagai media pencatatan data
meliputi : profil rumah sakit muhammadiyah
diri pasien, hal ini menyebabkan terjadi kemungkinan
surabaya, unit organisasi, pendefinisian visi dan misi,
data pasien tercatat lebih dari satu kali. Selain itu,
tujuan bisnis, dan sasaran bisnis Rumah Sakit
petugas juga harus mondar-mandir untuk mengantar
Muhammadiyah Surabaya.

penunjang medis, komite medis, satuan pemeriksaan


internal, serta administrasi umum dan keuangan.
c.

d.

Fase B : Business Architecture


Fase ini bertujuan memahami kondisi arsitektur bisnis
saat ini, menganalisis permasalahan yang terjadi dan
membuat perbaikan proses bisnis yang sesuai dengan
harapan dan kebutuhan dari bidang medis Rumah
Sakit
Muhammadiyah
Surabaya
dengan
menggunakan Business Process Modeling Notation
(BPMN).
Fase E : Opportunity and Solution
Fase ini bertujuan untuk mengetahui kesenjangan
antara arsitektur bisnis saat ini dengan usulan
perbaikan arsitektur bisnis dengan menggunakan Gap
analysis tool. Dari hasil analisa gap dibuat rencana
implementasi dan faktor-faktor penentu keberhasilan
implementasi.

HASIL DAN PEMBAHASAN


FASE PRELIMINARY : FRAMEWORK AND
PRINCIPLE
Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini
menggunakan metode sebagai berikut :
a. Observasi dilakukan untuk mengetahui gambaran secara
umum proses bisnis yang sedang berjalan.
b. Wawancara dilakukan untuk memastikan kebenaran serta
mendapat pernyataan resmi langsung dari sumbernya.
Materi wawancara meliputi Standar Operasional
Prosedur (SOP) dan kebutuhan bisnis terhadap
pengembangan sistem informasi.
c. Studi berkas dilakukan untuk untuk memahami proses
bisnis, menganalisa permasalahan, dan mendapatkan
solusi. Dokumen-dokumen yang digunakan untuk
studi berkas meliputi pembahasan mengenai TOGAF
ADM, Standar Operational Procedure (SOP) serta
rencana strategis di bidang medis Rumah Sakit
Muhammadiyah Surabaya, dan landasan hukum
Rumah Sakit Muhammadiyah.
Menetapkan Prinsip Arsitektur Enterprise
Prinsip arsitektur enterprise digunakan untuk mengetahui
penggunaan sistem informasi serta sebagai petunjuk
untuk mendefinisikan kebutuhan arsitektur bisnis di
bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya.
Prinsip yang dimaksud adalah sebagai berikut:
a. Berlandaskan hukum
b. Berorientasi layanan
c. Mempertimbangkan kondisi teknologi informasi
organisasi saat ini
d. Partisipasi manajemen
e. Kebutuhan bisnis Bidang Medis Rumah Sakit
Muhammadiyah Surabaya merupakan dasar perubahan
sistem informasi.
FASE A : ARCHITECTURE VISION
Struktur Organisasi Dinas Pertanian
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 340 Tahun 2010 Bab 2 pasal 9 bahwa
struktur organisasi pada rumah sakit paling sedikit terdiri
atas Kepala Rumah Sakit atau Direktur Rumah Sakit,
unsur pelayanan medis, unsure keperawatan, unsur

Gambar 1 Struktur Organisasi Rumah Sakit


Muhammadiyah Surabaya
Visi dan Misi Rumah Sakit Muhammadiyah
Surabaya
Visi Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya adalah
terwujudnya rumah sakit yang bermutu dan islami.
Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya menetapkan misi
sebagai berikut:
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu.
2.

Melaksanakan dakwah melalui layanan kesehatan


yang islami.

3.

Meningkatkan kualitas sumber daya insani.

Tujuan Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya


Untuk mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan,
Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya menetapkan
beberapa tujuan bisnis yaitu :
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik dan
sesuai dengan nilai-nilai islami.
2.

Menjadikan rumah sakit yang bersih, rapi dan


bersahaja.

3.

Mengedepankan etika dan mengutamakan kepuasan


pasien dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat.

Sasaran Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya


Untuk mewujudkan tujuan bisnis maka Rumah Sakit
Muhammadiyah Surabaya menetapkan sasaran bisnis
sampai akhir tahun 2013 dengan rincian sebagai berikut :
1. Terpenuhinya sarana peralatan medis yang memadai
sejalan dengan master plan rumah sakit.

2.

Terselenggaranya pelayanan medik dan penunjang


medik yang berorientasi pada kepuasan pelanggan.

3.

Terlatihnya kompetensi SDI yang handal disegala


bidang.

4.

Berkembangnya administrasi manajemen dan sistem


informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang
berbasis teknologi informasi.

5.

Berkembangnya dakwah islamiyah dan dakwah


lingkungan.

FASE B : BUSINESS ARCHITECTURE


Kondisi Arsitektur Saat Ini
Salah satu proses bisnis yang terdapat pada bidang medis
Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya adalah
pelayanan rawat jalan.

Gambar 4 Aktivitas pemeriksaan pasien


Permasalahan yang terjadi adalah penggunan paperwork
sebagai media pencatatan, penggunaan paperwork yang
berlebihan dapat menambah biaya pengeluaran.

Gambar 5 Aktivitas pemeriksaan laboratorium


Permasalahan yang terjadi adalah pencatatan identitas
pasien menyebabkan terjadinya duplikasi tugas.
Gambar 2 Proses bisnis rawat jalan

Gambar 6 Aktivitas pembayaran rawat jalan


Permasalahan yang terjadi adalah menghitung total biaya
pemeriksaan mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam
penghitungan karena petugas masih harus melihat daftar
biaya yang ada pada buku besar dan menggunakan
kalkulator dalam menghitung total biaya.
Gambar 3 Aktivitas pendaftaran pasien
Permasalahan yang terjadi adalah terjadinya waktu
tunggu karena petugas pendaftaran membutuhkan waktu
yang lama untuk pencarian kartu status pasien yang
disimpan pada lemari penyimpanan berkas.

Usulan perbaikan
Dengan adanya permasalahan yang terjadi dan dihadapi,
maka dibuat perbaikan proses menggunakan prinsip
ESIA (Eliminate, Simplify, Integrate, Automate). Berikut
perbaikan proses pada proses bisnis pelayanan rawat
jalan.

Berdasarkan hasil analisa gap business architecture,


dapat disimpulkan bahwa proses bisnis yang terdapat
pada bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah
Surabaya saat ini perlu dilakukan perbaikan, hal ini dapat
terlihat dari besarnya persentase partial fit sebesar 48%
dan gap sebesar 43%.

Gambar 7 Aktivitas pendaftaran pasien terkomputerisasi


Pencatatan identitas pasien dan pencarian rekam medik
pasien diotomatisasi.
Gambar 11 Persentase hasil analisa gap business
architecture
Keterangan :
a. F (Fit): aktivitas proses bisnis saat ini sudah baik,
sehingga tidak ada alternatif untuk perbaikan.
b. P (Partial Fit): aktivitas proses saat ini cukup baik. Akan
tetapi diperlukan alternatif agar dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi aktivitas tersebut.
c. G (Gap): aktivitas saat ini tidak efektif dan efisiensi
sama sekali

Gambar 8 Aktivitas pemeriksaan pasien terkomputerisasi


Pencatatan hasil pemeriksaan dibuat otomatisasi,
penulisan surat pengantar masuk rumah sakit dan form
laboratorium dibuat otomatisasi dan disederhanakan

Gambar 9 Aktivitas pemeriksaan laboratorium


terkomputerisasi
Penerimaan form laboratorium di eliminasi.

Strategi Implementasi
Untuk menerapkan perbaikan proses bisnis
dibutuhkan suatu strategi implementasi. Strategi
implementasi yang diterapkan adalah membuat urutan
implementasi proses bisnis berdasarkan tingkat prioritas.
Metode yang digunakan untuk menentukan urutan
implementasi proses bisnis pada bidang medis adalah
wawancara.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala
bidang medis, bidang medis memiliki program utama
yaitu terselenggaranya pelayanan medik dan penunjang
medik yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Dari
hasil wawancara tersebut, dapat ditentukan urutan yang
paling utama adalah proses pelayanan rawat jalan dan
rawat inap. Urutan proses bisnis juga didasarkan pada
manfaat yang paling banyak dihasilkan dari proses bisnis
tersebut. Dari hasil laporan wawancara, urutan penerapan
proses bisnis dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1 Urutan upaya perbaikan proses bisnis

Kebijakan
Gambar 10 Aktivitas pembayaran rawat jalan
terkomputerisasi
Pada aktivitas ini dilakukan penyederhanaan dan juga
otomatisasi.
FASE E : OPPORTUNITIES AND SOLUTION
Analisa Gap
Dalam penelitian ini, analisa gap digunakan untuk
mengidentifikasi kesenjangan antara kondisi arsitektur
bisnis saat ini dengan kebutuhan arsitektur bisnis yang
akan datang.

Terselenggaranya pelayanan medik


dan penunjang medik yang
berorientasi pada kepuasan
pelanggan

Peningkatan pelayanan pembayaran


Peningkatan pelayanan di instalasi
farmasi

Kandidat urutan prose


Proses pendaftaran pa
rawat jalan dan rawat
Proses pemeriksaan m
visit dokter, dan kelua
inap
Proses pemeriksaan
laboratorium
Proses pembayaran ra
jalan, rawat inap, dan
Proses penjualan obat
resep dan non resep

4.

Perubahan pola pengelolaan berkas


rekam medis

Proses pengadaan obat di a.


kamar obat dan logistik
farmasi
Proses koding
Proses Indeksing

Langkah
selanjutnya
setelah
rencana
implementasi adalah menentukan faktor-faktor yang
menjadi penentu keberhasilan rencana implementasi
usulan perbaikan proses bisnis. Adapun faktor-faktor
penentu keberhasilan tersebut adalah :
1. Keterlibatan, dukungan serta komitmen yang kuat
dari manajemen dapat membantu mempercepat
proses implementasi. Dalam kegiatan pengembangan
arsitektur bisnis juga dibutuhkan staff teknologi
informasi yang mempunyai tugas mengelola
kebutuhan teknologi informasi bidang medis Rumah
Sakit Muhammadiyah Surabaya.
2. Ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
memahami teknologi informasi. Untuk menerapkan
perbaikan proses bisnis berbasis teknologi informasi
dibutuhkan pelatihan SDM untuk meningkatkan
pemahaman, keterampilan dan pengetahuan dibidang
teknologi informasi.
3. Tersedianya fasilitas yang sesuai untuk peningkatan
kualitas pelayanan. Diperlukan dukungan fasilitas
berbasis teknologi informasi dalam menerapkan
perbaikan proses bisnis, perbaikan proses bisnis tidak
akan berhasil tanpa penggunaan teknologi yang
sesuai. Untuk menyediakan fasilitas yang sesuai
diperlukan dukungan manajemen dalam menyediakan
anggaran pemenuhan perangkat teknologi.
4. Penyusunan Standard Operational Procedure (SOP)
yang sesuai dengan perbaikan proses bisnis. SOP
merupakan acuan bagi para pelaku bisnis yang dapat
mempermudah dan meminimalisasi kesalahan dalam
melaksanakan tugasnya.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang diperoleh
maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Analisis arsitektur bisnis di bidang medis Rumah
Sakit Muhammadiyah dilakukan dengan cara :
a) Observasi atau pengamatan langsung terhadap
kondisi arsitektur bisnis yang terdapat pada
bidang medis Rumah Sakit Muhammadiyah
Surabaya.
b) Wawancara dengan kepala bidang medis dan
masing-masing kepala seksi mengenai proses
bisnis dan masalah yang terjadi di bidang medis
Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya.
c) Studi berkas yang terkait dengan perencanaan
arsitektur bisnis, seperti Standar Operational
Procedure (SOP), rencana strategi, dan lain lain.
d) Setelah mengetahui kondisi proses bisnis saat ini
maka dilakukan penggambaran proses bisnis
dengan menggunakan BPMN, menganalisa
permasalahan proses bisnis saat ini, dan
menggambarkan perbaikan proses bisnis mengacu
pada prinsip ESIA (eliminate, simplify, integrate
dan automate).
2. Perencanaan arsitektur bisnis di bidang medis Rumah
Sakit Muhammadiyah Surabaya mengacu pada
tahapan TOGAF ADM, yaitu :

b.

c.

Fase preliminary : Framework and Principle


Mengetahui konfrmasi izin penelitian dari pihak
Rumah
Sakit
Muhammadiyah
Surabaya,
menjelaskan
tehnik
pengumpulan
data,
menentukan ruang lingkup organisasi, mengetahui
landasan hukum Rumah Sakit Muhammadiyah
Surabaya, dan menetapkan prinsip arsitektur
enterprise.
Fase A : Architecture Vision
Mengetahui profil rumah sakit muhammadiyah
surabaya, unit organisasi, pendefinisian visi dan
misi, tujuan bisnis, sasaran bisnis, dan rencana
strategi Rumah Sakit Muhammadiyah Surabaya.
Fase B : Bussiness Architecture
Arsitektur bisnis saat ini memiliki masalah yang
menghambat produktivitas kerja pelayanan di
rumah sakit yaitu penggunaan paperwork yang
berlebihan, sering terjadinya pergerakan orang
dan perpindahan kertas, terjadi duplikasi tugas
karena aktivitas yang dilakukan masih manual,
terjadi waktu tunggu untuk pencarian berkas
rekam medis dan pembayaran. Dari permasalahan
tersebut dilakukan perbaikan proses bisnis yang
mengacu pada prinsip ESIA (eliminate, simplify,
integrate dan automate). Aktivitas yang
dieliminasi seperti penyerahan dan penerimaan
berkas rekam medis/form laboratorium/kitir
tindakan medik, pengarsipan berkas rekam medis,
dan perakitan berkas rekam medis. Aktivitas yang
diotomatisasi
dan
disederhanakan
seperti
pencatatan
kamar
perawatan/poli
tujuan,
pengisian form laboratorium/kitir tindakan
medik/resep obat, pembuatan surat pengantar
masuk rumah sakit, pengisian dan pengarsipan
bon permintaan barang/obat, dan penghitungan
total biaya pemeriksaan/total harga obat.
Fase E : Opportunities and Solutions
Persentase hasil analisa gap yang diperoleh adalah
partial fit 50%, gap 40%, dan fit 10% sehingga
dapat diketahui bahwa proses bisnis di bidang
medis perlu dilakukan perbaikan agar dapat
meningkatkan produktivitas kerja pelayanan.

SARAN
Penelitian ini berfokus pada perencanaan
arsitektur bisnis untuk pembuatan EAP (Enterprise
Architecture Planning). Oleh karena itu disarankan untuk
melanjutkan penelitian ke tahapan lain yang tidak
dilakukan pada penelitian ini yaitu Fase Fase D :
technology Architecture, Fase F : migration planning,
Fase G : implementation governance, dan Fase H :
architecture change management..
DAFTAR PUSTAKA
Hadisaputra, A., Tjoeng, F.,2009. Analisa Sistem
Manajemen terhadap Kelangsungan Bisnis dari Bengkel
Otomotif Chung Service, Universitas Binus.
http://library.binus.ac.id [diakses tanggal 17 September
2012]
Lusa, S., Dana, I.S., 2011. Kajian Perkembangan dan
Usulan Perancangan Enterprise architecture

Framework. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi


Informasi 2011 (SNATI 2011), Juni 2011, Yogyakarta.
[diakses tanggal 30 Januari 2012].

Mutyarini, K., Sembiring, J. 2006. Arsitektur Sistem


Informasi untuk Perguruan Tinggi di Indonesia. ProSiding KNTI ITB. [diakses tanggal 18 Januari 2012].

Magaline, F. Sistem Informasi. apr1lsi.comuf.com/SI.pdf. [diakses tanggal 10 Mei 2012].

Owen, M., Jog, R. 2003. BPMN and Business Process


Management Intoduction To The New Business Process
Modeling Standard, Popkin Software, [diakses tanggal
11 Mei 2012].