TUGAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN BISNIS

TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

NUR RAHMAH SARI

14/371416/PEK/19351

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2014

Teknik Dokumentasi Sistem

Dokumentasi meliputi naratif, flowcharts, diagram, dan bahan tertulis lain yang
menjelaskan bagaimana sistem bekerja. Informasi ini memuat tentang siapa, apa, kapan,

dimana, mengapa, dan bagaimana pencatatan, proses, dan penyimpanan data, informasi yang
dihasilkan, serta pengendalian sistem.
Alat dokumentasi dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan deskripsi

grafis

mengenai sumber, aliran,

proses,

penyimpanan, serta tujuan suatu data. Ada empat elemen dasar dari DFD: Sumber
dan Tujuan Data, Arus Data, Proses Transformasi, dan Penyimpanan Data.
Simbol

Nama
Penjelasan
Sumber dan Tujuan Orang atau organisasi yang mengirim data
Data
ke sistem atau menerima data dari sistem
digambarkan dengan kotak segiempat
Arus Data

Proses Transformasi

Penyimpanan Data

Arus data masuk atau keluar dari suatu

proses
digambarkan
dengan
garis
melengkung atau garis lurus dengan tanda
panah
Proses yang mengubah data dari input ke
output digambarkan dengan lingkarang

Penyimpanan data digambarkan dengan

dua garis horisontal

2. Flowcharts
Flowcharts merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menggambarkan
beberapa aspek sari sistem infomasi secara jelas, ringkas, dan secara logis.
Flowcharts menggunakan standar simbole tertentu untuk menggambarkan prosedur
proses transaksi perusahaan dan arus data dalam suatu sistem.
Simbol flowcharting dibagi dalam empat kategori berikut:
1) Input/Output
Simbol

Nama

Penjelasan

Dokumen

Sebuah dokumen atau laporan

Beberapa salinan
dari satu dokumen

Digambarkan dengan dokumen yang saling

tumpang-tindih dengan nomor dokumen di
sisi kanan atas

Input/Output
Jurnal/Buku Besar

Beberapa fungsi input atau output pada

flowchart program. Juga digunakan untuk
menggambarkan jurnal akuntansi dan buku
besar di dokumen flowchart
Informasi yang ditunjukkan oleh online
output seperti terminal, monitor, atau layar.

Display

Online Keying

Data yang dicatat oleh alat online, seperti

terminal atau komputer

Terminal atau
Komputer

Menggambarkan terminal, komputer, atau

alat elektronik lain yang memungkinkan
adanya input dan output

2) Processing Symbol
Simbol

Nama

Penjelasan

Proses Komputer

Fungsi kerja proses komputer; biasanya

menghasilkan perubahan pada data atau
informasi

Operasi Manual

Proses operasi yang dilakukan secara

manual

Operasi Pelengkap

Fungsi pemrosesan yang dilakukan dengan

alat selain komputer

3) Storage Symbols
Simbol

Nama

Penjelasan

Magnetik disk/drive

Data yang disimpan di Magnetik disk/drive

Magnetic Tape

Data yang disimpan di Magnetic Tape

File

File atau dokumen yang disimpan secara

manual

4) Flow and Miscellaneous Symbols

Simbol

Nama
Arus Dokumen atau
Proses
Arus Data/Informasi

Communication Link

Penjelasan
Arah dari arus dokumen atu proses; arus
normal yaitu ke bawah dan ke kanan
Arah dari arus data/informasi; sering
digunakan untuk menunjukkan data yang
disalin dari satu dokumen ke dokumen lain
Transmisi data dari satu lokasi ke lokasi
lain melalui saluran komunikasi

Penghubung
pada Menghubungkan arus pada halaman yang
halaman yang sama
sama
Penghubung
pada Catatan dari, atau keluar ke halaman lain
halaman berbeda
Terminal

Keputusan

Awal, akhir, atau poin yang terpotong

dalam suatu proses atau program; juga
digunakan untuk menunjukkan pihak
eksternal
Tahap pembuatan keputusan

Flowcharts terbagi ke dalam tiga kategori, yaitu:

1) Document Flowchart. Menjelaskan aliran dari dokumen dan informasi di
antara area pertanggungjawaban tertentu dalam organisasi. Menunjukkan

darimana dokumen berasal, pendistribusiannya, tujuannya, serta segala hal

yang terjadi selama dokumen diproses dalam sistem.
2) System Flowcharts. Menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang
dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Menggambarkan hubungan
antara input, proses, dan output suatu sistem.
3) Program Flowcharts. Menggambarkan rangkaian dari operasi logis yang
dilakukan menggunakan komputer dalam menjalankan suatu program.
Perbedaan DFD dengan Flowcharts
DFD menekankan aspek logis/konsep dari proses bisnis. Jadi lebih mengenai
gambaran tentang tugas-tugas apa saja yang dilakukan dan yang akan dicapai.
Sedangkan Flowcharts menekankan pada aspek fisik dari proses bisnis. Jadi lebih
menekankan gambaran mengenai bagaimana pekerjaan dilakukan, departemen apa
yang melakukan, dokumen apa yang dialirkan dan berapa rangkap, media simpan apa
yang digunakan, proses manual atau komputer, dan lain-lain.

Problems 3.1
Prepare flowcharting segments for each operations
a. Processing transactions stored on magnetic tape to update a master file stored on
magnetic tape

Transaksi

File Master

File Update

File Master Baru

b. Processing transaction stored on magnetic tape to database stored on a magnetic disk

Transaksi

File Update

Database

c. Converting source documents to magnetic tape using a computer-based optical

character reader (OCR)

Source Documents
Converting Document source to Magnetic Tape
Source
by OCR
Data
d. Processing OCR document online to update a database on magnetic disk

OCR Document

Update Database

Database

e. Reading data from a magnetik disk into the computer to be printed on a report

Data File

Processing Data

Report

f. Using a computer or terminal to key data from source documents to a file stored on a
magnetic disk

Data File
Source Document
Key Data

g. Manually sorting and filling invoices numerically

N
Invoices

Sorting and filling Invoices

h. Using a terminal to enter source document data and send it to a remote location where
an online processing system records it in a dabatase stored on magnetic disk
Online Processing System

Database

Source Document

i. a scheduled automatic backup of an internal hard drive to an external hard drive

Internal Hard Drive

Scheduled automatic backup

Eksternal Hard Drive

j. Using a terminal to query customer sales data mantained on a magnetic disk

Query customer sales data maintained

Database

Payroll transaction file

k. Entering employee hours recorded on time cards in the payroll transaction file
Time Cards

Update wage data maintained

Enter time cards data

maintained on disk and updating wage data maintained on the payroll master file

Payroll master file

Vendor

l. Using a terminal to access a price list maintained on disk to complete a purchase

order. An electronic copy of the purchase order is sent to the vendor and a backup
copy is printed and filed by vendor name

Complete purchase order

Purchase order

Price Data

m. Updating an airline reservation on Web-based airline reservation system from a home

computer

DAFTAR PUSTAKA

Romney, Marshall B. 2012. Accounting Information System. England. Pearson