Enterprise Resource Planning (ERP)

Aplikasi Pada Industri

mengaplikasikan bagaimana suatu jaringan kegiatan produksi dan distribusi dari

suatu perusahaan dapat bekerja bersama-sama untuk memenuhi tuntutan
konsumen.

Tujuan utama dari SCM adalah:

1.penyerahan / pengiriman produk secara
tepat
waktu demi memuaskan konsumen
2. mengurangi biaya
3. meningkatkan segala hasil dari seluruh
supply
chain (bukan hanya satu perusahaan)
4. mengurangi waktu
5. memusatkan kegiatan perencanaan dan
distribusi

Komponen SCM dan Teknologi

Sistem SCM memiliki kemampuan sebagai berikut:
1.Aliran informasi bergerak sangat cepat dan
akurat antara elemen jaringan supply chain
seperti: Pabrik, Suppliers, Pusat distribusi,
Konsumen, dan sebagainya).
2. Informasi bergerak sangat cepat untuk
menanggapi perpindahan produk
3. Setiap elemen dapat mengatur dirinya
4. Terjadi integrasi dalam proses permintaan dan
penyelesaian produk
5. Kemampuan internet.

Peralatan fungsional yang dimiliki sistem SCM adalah:

Demand management/forecasting
Perangkat peralatan dengan menggunakan teknik-teknik peramalan secara
statistik. Perangkat ini dimaksudkan untuk mendapatkan hasil peramalan yang
lebih akurat.
Advanced planning and scheduling
Suatu peralatan dalam rangka menciptakan taktik perencanaan, jangka
menengah dan panjang berikut keputusan-keputusan menyangkut sumber yang
harus diambil dalam rangka melengkapi jaringan supply
Transportation management
Suatu fungsi yang berkaitan dengan proses pendisitribusian produk dalam
supply chain
Distribution and deployment
Suatu alat perencanaan yang menyeimbangkan dan mengoptimalkan jaringan
distribusi pada waktu yang diperlukan. Dalam hal ini, Vendor Managed
Invetory dijadikan pertimbangan dalam rangka optimalisasi.
Production planning
Perencanaan produksi dan jadwal penjualan menggunakan taraf yang dinamis
dan teknik yang optimal.

 Available to-promise
Tanggapan yang cepat dengan mempertimbangkan alokasi, produksi
dan kapasitas transportasi serta biaya dalam keseluruhan rantai
supply .
Supply chain modeler
Perangkat dalam bentuk model yang dapat digunakan secara mudah
guna mengarahkan serta mengontrol rantai supply. Melalui model
ini, mekanisme kerja dari konsep supply chain dapat diamati.
Optimizer
The optimizer ibarat jantung dari sistem supply chain management.
Dalamnya terkandung: linear & integer programming, non-linear
programming, heuristics and genetic algorithm. Genetic algorithm
adalah suatu computing technology yang mampu mencari serta
menghasilkan solusi terbaik atas jutaan kemungkinan kombinasi atas
setiap parameter yang digunakan

Permasalahan yang biasa terjadi pada Supply Chain Management

adalah :
1. Distribusi Konfigurasi Jaringan: Jumlah dan lokasi supplier,
fasilitas produksi, pusat distribusi ( distribution centre/D.C.), gudang
dan pelanggan.
2. Strategi Distribusi: Sentralisasi atau desentralisasi, pengapalan
langsung, Berlabuh silang, strategi menarik atau mendorong, logistik
orang ke tiga.
3. Informasi: Sistem terintregasi dan proses melalui rantai suplai
untuk membagi informasi berharga, termasuk permintaan sinyal,
perkiraan, inventaris dan transportasi dsb.
4. Manajemen Inventaris: Kuantitas dan lokasi dari inventaris
termasuk barang mentah, proses kerja, dan barang jadi.
5. Aliran dana: Mengatur syarat pembayaran dan metodologi untuk
menukar dana melewati entitas didalam rantai suplai.

Saat ini konsumen menjadi semakin kritis, mereka

menuntut penyediaan produk secara tepat tempat,
tepat waktu. Perusahaan manufaktur yang antisipatif
akan hal tersebut akan mendapatkan pelanggan
sedangkan yang tidak antisipatif akan kehilangan
pelanggan. Supply chain management menjadi satu
solusi terbaik untuk memperbaiki tingkat produktivitas
antara perusahaan-perusahaan yang berbeda.
(USAHAWAN NO. 02 TH XXX FEBRUARI 2001)

ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur
maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses
bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan. Atau dengan kata lain ERP digunakan untuk
mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD,
marketing, supply chain, logistics, dll. SAP adalah perusahaan yang memiliki
pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP.
Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office System yang
mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan
dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer
Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office Syistem ,yang langsung berurusan dengan pelanggan
seperti sistem untuk e-Commerce , Customer Relationship Management
(CRM), e-Government dan lain-lain. Konsep ERP dapat dijalankan dengan
baik,jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik Hardware /
software sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah .
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning ( MRP II) dimana
MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning
(MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya
menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory),
pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini
nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber
daya manusia.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim
Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource.
Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal
tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong
dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,
Peoplesoft dan JD.Edwards.
Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim operasi bisnis
kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini :
Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan
membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala
keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya
tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung berapa lagi
sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses
pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP
juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada
tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek
yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistim ERP tersebut
termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Beberapa keuntungan penggunaan ERP :

Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management
bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan
lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice
sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi
dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan,
terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak
business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Suksesor Penerapan
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman.
Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah
proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang
bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan
kemungkinan munculnya permasalahan. Pengetahuan tanpa
pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang
terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa
diimplementasikan. Pengalaman tanpa pengetahuan bisa
menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan
kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan

ERP antara lain :
1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process
design dan pengembangannya.
2. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
3. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi
dengan sistem yang baru.
4. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik.
5. Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan
ERP

CRM (Costumer Relation Management)

Costumer Relation Management adalah salah satu aplikasi dari ilmu
MIS. Dalam sebuah industri yang perkembangannya pesat.
Costumer adalah mata rantai yang tak terpisahkan dari struktur
industri. Mengapa? Karena kostumer lah yang menjadi pembeli dari
produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kita. Sebuah
perusahaan tak akan pernah bisa berjalan dengan baik apabila tak
ada yang membeli produk atau jasanya. Dunia bisnis sekarang ini
telah menjadi semakin sulit dan semakin crowded. Banyak sekali
competitor yang selalu bermunculan dengan ide-ide baru dan
inovasi tercanggih setiap saatnya. Akibatnya kostumer tentu akan
memiliki banyak sekali pilihan, jika ia tak puas dengan layanan
sebuah perusahaan ia akan dengan mudah berpindah ke produsen
yang lain. Bagaimana caranya agar kostumer tersebut tidak
melakukan hal itu dan selalu loyal terhadap produk perusahaan
kita? CRM lah salah satu jawabannya.

CRM adalah sebuah strategi bisnis yang berbasis kostumer, seperti strategi bisnis
lainnya tujuan akhir dari CRM adalah untuk memaksimalkan keuntungan dan
pendapatan. Sedangkan tujuan utama dari CRM adalah meningkatkan kepuasan
pelanggan. Beberapa teknologi yang melatarbelakangi CRM diantaranya adalah
mendapatkan, menyimpan, analisis terhadap kostumer, vendor, partner, dan proses
informasi internal.
Sedangkan fungsi-fungsi lain yang mendukung CRM adalah sales, marketing,
training, pengembangan professional, manajemen performa, human resource
development, dan kompensasi. Keseluruhan teknologi dan fungsi-fungsi yang
melingkupi CRM haruslah terintegrasi sebagai bagian tak terpisahkan strategi
bisnis yang fokus pada kostumer. Karena banyak dari perusahaan yang
mengimplementasikan CRM namun sayangnya hanya terbatas pada instalasi
software CRM saja, tanpa adanya will untuk meletakkan kostumer diatas
segalanya.

Teknologi pendukung CRM

Costumer Database
Sebuah sistem tak akan pernah berjalan dengan baik tanpa
adanya database. Begitu pula dengan CRM ini. Yang
menjadi tulang punggung dari sistem ini tak lain dan tak
bukan adalah database dari kostumer. Informasi yang
diperoleh dari konsumen baik berupa interaksi dengan
perusahaan dan prospek kedepannya akan sangat
berharga, termasuk juga informasi yang diperoleh dari
order kostumer, informasi tentang support yang diberikan,
request kostumer, complain, interview dan survey yang
telah diberikan. Bagi sistem CRM kesemua hal itu adalah
input yang sangat berharga bagi perusahaan.

 Costumer Intelligence
Costumer intelligence adalah sebuah upaya untuk
mengkotak-kotakkan kostumer sesuai dengan needs dan
kebutuhannya masing-masing. Tentu saja hal ini bisa
dilakukan dengan bantuan software atau manual
manusia. Setelah ia dikotak-kotakkan kita akan dengan
mudah memasukkan kostumer itu kedalam permainan
strategi bisnis perusahaan. Contohnya adalah
pembagian kostumer potensial, kostumer biasa, dan
kostumer tak potensial. Ini akan memudahkan kita
untuk mengetahui apakah kostumer itu cukup puas atau
tidak.

 Costumer Capacity and Competency Development

Tujuan utama dari teknologi pendukung ini adalah continous
improvement yang memungkinkan perusahaan berada sedikit lebih
dekat dengan apa yang dimaui oleh kostumer. Sistem yang
kompleks memang dibutuhkan untuk mencapai hal ini, tapi bukan
hanya itu saja, praktek langsung jauh lebih powerful untuk
mencapai level kepuasan pelanggan yang diinginkan, kombinasi
sempurna dari manusia dan teknologi akan menghasilkansalah satu
core competencies yang memungkinkan perusahaan terus berada di
depan dalam kompetisi CRM. Kesuksesan dalam memilih tools,
teknologi, dan praktek langsung akan kemudian ditiru oleh
perusahaan yang lain ketika kombinasi itu terbukti sukses. Hal ini
akan menyebabkan perusahaan kita menjadi market leader dalam
CRM. Tentu saja market leader tak kan dapat dipertahankan lama
bila tak ada perubahan dinamis didalam perusahaan yang
disesuaikan dengan pergerakan keinginan kostumer.

Operasional CRM
Karena kekuatan utama dari CRM adalah database dari kostumer,
maka yang paling bertanggung jawab dalam penyediaan data ini tak
lain adalah front office, yaitu tak lain adalah sales, marketing, dan
juga tak ketinggalan service. Setiap interkasi dengan kostumer akan
dicatat dan masuk dalam sistem kontak history kostumer. Jika
memang dibutuhkan data ini akan bisa diolah kembali untuk
kepentingan perusahaan. Salah satu kelebihan yang diperoleh dari
kontak history kostumer adalah kostumer dapat berinteraksi dengan
berbagai macam contact channel di dalam perusahaan dari waktu ke
waktu tanpa harus menjelaskan pada para officer komplain apa saja
yang telah mereka hadapi terdahulu.

Yang perlu diperhatikan dalam CRM

CRM adalah sebuah sistem yang berbasis akan database
kostumer, informasi dari kostumer akan dengan segera diekstrak
demi kepentingan perusahaan. Dalam proses pengumpulan data
sebagai bagian dari solusi CRM, sebuah perusahaan harus
mengingat bahwa privasi costumer dan kemanan data harus
menjadi prioritas utama. Beberapa penerap CRM yang baik
malah tidak memperbolehkan data kostumernya di-share atau
diakses oleh pihak ketiga. Dalam hal ini mereka telah melakukan
hal yang benar. Yaitu perlindungan terhadap data dan privasi
kostumer.

Pertanyaan dan diskusi ?