BIDANG TUGAS

PEMBANTU
PERKERANIAN DAN
OPERASI
UNIT DOKUMEN PELAJAR
(HEP)
(PN. ANIDA BT ADNAN)

1 | Page

WAKTU
BERTUGAS

WAKTU BERTUGAS DAN WAKTU

HARI
AHADRABU

REHAT PAGI
9.00 PAGI 9.15 PAGI

REHAT TENGAHARI
12.45-2.00 TGHR

KHAMIS

9.00 PAGI 9.15 PAGI

12.00-2.30 TGHR

REHAT
PEMBANTU PERKERANIAN DAN OPERASI
UNIT DOKUMEN PELAJAR (HEP)

2 | Page

MASA BERTUGAS : AHAD - RABU (7.30 PAGI - 4.30

PETANG)
KHAMIS (7.30 PAGI 3.00 PETANG)

RANCANGAN
TUGAS DAN
JUSTIFIKASI
JANGKAMASA
TUGAS UTAMA
3 | Page

DAN BEBANAN
TUGAS

RANCANGAN TAHUNAN 2014-2015

BIL

PERANCANGAN TUGAS

1.

(UNIT HEP)
FAIL PERIBADI PELAJAR

HARIA
N

BULANA
N

TAHUNA
N

CATATAN

JANGKA MASA YANG

DIGUNA PADA TUGAS
TAMBAHAN MELEBIHI
TUGAS UTMA

Kemaskini dari
masa ke semasa
Mengikut
Program &
Aktiviti di dalam
Takwim
Sepanjang tahun
Mengikut
Program &
Aktiviti
Sepanjang tahun
April- Disember Februari
April- Disember Februari
Januari- awal
November

Semasa dan setiap

hari
Semasa dan setiap
hari

Web PPD JB/

email
Januari
-November

Setiap hari

2.

SIJIL PROGRAM DALAMAN

PELAJAR

3.

SIJIL PROGRAM LUAR

PELAJAR

4.

6.

SIJIL BERHENTI PELAJAR

TINGKATAN 5.
TESTIMONIAL PELAJAR
TINGKATAN 5.
KEDATANGAN PELAJAR

7.

(PENTADBIRAN )
Maklumat PPD JB

8.

KEDATANGAN PELAJAR

5.

(UNIT AKADEMIK)
4 | Page

Semasa dan setiap

hari

Sebelum Mac tahun

berikutnya
Sebelum Mac tahun
berikutnya
Setiap hari

9.

15
.

16
.
18
.

FAIL KSSM SETIAP

PELAJAR TINGKATAN 1
(KEMASUKAN BARU)
(UNIT KUALITI)
FAIL DAN TULANG FAIL

(PEJABAT AM)
KERJA PEJABAT JIKA PERLU
(PPH)
TUGAS MAJLIS-MAJLIS
RASMI TAHUNAN LPH

November
Februari/ jika
perlu

Semasa
bergantung kuantiti
& tempahan

Dari masa ke
semasa atas
arahan

Semasa
bergantung kuantiti
& tempahan

Menanggung
tugas

Semasa

Hujung tahun
Oktober Januari

3 bulan semasa,
sebelum dan
selepas

TUGAS-TUGAS
UTAMA
5 | Page

 BEBANAN
TUGAS
TAMBAHAN

TUGAS UTAMA
1. (HEP)
1. FAIL PERIBADI PELAJAR
2. SIJIL PROGRAM DALAMAN PELAJAR
3. SIJIL PROGRAM LUAR PELAJAR
4. SIJIL BERHENTI PELAJAR T5
5. TESTIMONIAL PELAJAR T5
6 | Page

6. TUGAS KEDATANGAN PELAJAR

2. (PENTADBIRAN)
MAKLUMAT PPD JB
BEBANAN TUGAS TAMBAHAN
1.
KERJA-KERJA SET KAUNTER
TEMUDUGA IBUBAPA/PELAJAR
KEMASUKAN PELAJAR T1 & T4
2. KERJA-KERJA SET KAUNTER
PENDAFTARAN PELAJAR MASUK T1 & T4
3. UNIT KUALITI
4. UNIT AKADEMIK
5. AHLI JAWATANKUASA MAJLIS PPH

(1) TUGAS FAIL PERIBADI

PELAJAR
7 | Page

 PERINCIAN
TUGAS UTAMA
JUSTIFIKASI
PERINGKAT KERJA

(1)

(HEP)
TUGAS - FAIL PERIBADI PELAJAR

1. Menyiapkan fail pelajar baru iaitu fail peribadi fail hijau dan fail biru @kad
001, setiap pengambilan kemasukan T1 dan T4 setiap tahun.
2. Memastikan fail lengkap dengan dokumen yang diminta ketika proses
kemasukan seperti gambar, salinan kad pengenalan, alamat terkini dan
sebagainya.
3. Jika tidak lengkap, guru mentor perlu minta dari pelajar semasa perjumpaan
KP.
4. Mengemaskini maklumat pelajar dan kelas dalam sps.(rujuk PK HEP)
5. Mengemaskini maklumat pelajar yang baru masuk/daftar ke SMIH.(rujuk PK
HEP)
6. Menyediakan fail peribadi pelajar baru.
8 | Page

7. Mengemaskini maklumat / senarai nama mentor/KP yang terkini.(rujuk PK

HEP)
8. Mengemaskini fail peribadi setiap pelajar lama mengikut KP masing-masing.
9. Mengemaskini fail-fail Mentor/KP dari masa ke semasa.
10.
Kemaskini pelajar yang berhenti dan kemasukan baru (semasa)
11.
Memastikan guru/mentor menyimpan semula fail yang diambil,
mengikut manual yang dipapar pada pintu almari fail.
12.
Memastikan semua maklumat pelajar dan KP disimpan didalam fail
unit dokumen pelajar.
13.
Memastikan dan merekod sijil dan fail pelajar yang dimaklumkan
berhenti ke unit dokumen .(rujuk Kerani Pentadbiran)
14.
Menyiapkan label nama Mentor/KP untuk memudahkan urusan
simpanan fail dan rujukan fail bila perlu.

JUSTIFIKASI :
Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur.
Jumlah pelajar setiap kali kemasukkan T1 awal tahun adalah lebih kurang
150 orang.
Fail-fail perlu siap di susun dalam fail kotak KP masing-masing seawal
Januari.
Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan fail-fail peribadi pelajar
dalam jumlah tersebut memerlukan masa yang panjang. Antara bulan
Oktober hingga awal Januari.
Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja
tersebut tanpa bantuan.
Mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak sehingga lewat
malam hampir setiap hari selepas waktu pejabat.
Mengambil inisiatif memberi upah kepada sesiapa yang membantu dengan
wang sendiri.
Waktu pejabat saya terpaksa banyak membantu kerja-kerja pentadbiran ,
kemasukan, sps dan semakan-semakan yang berulang kali, pun masih tidak
kecukupan tangan .
Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan
kerja lain lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu yang membantu.

KERJA-KERJA MENYIAPKAN FAIL PERIBADI PELAJAR

(Tempat : Bilik Dokumen)
TEMPAH FAIL PERIBADI HIJAU
BELI FAIL BIRU KAD 001
DARI SYKT MUAFAKAT & RAINBOW
9 | Page

SIAPKAN SUSUN SATU-SATU SET FAIL

TERSEBUT ,SEBELUM PENDAFTARAN
SETIAP KEMASUKAN T1, T4 & SEMASA

PASTIKAN IBUBAPA PELAJAR MENGISI

MAKLUMAT PERIBADI & TAMPAL
GAMBAR DI MUKA HADAPAN FAIL
TERSEBUT SEMASA MENDAFTAR

MAKLUMAT DAN SALINAN DOKUMEN Eg

IC DAN SEBAGAINYA SPT YANG DIMINTA
PERLU LENGKAP DAN ADA DALAM FAIL.

SORT / ASINGKAN FAIL TERSEBUT

KEPADA PELAJAR LELAKI DAN PEREMPUAN
MEGIKUT ABJAD

SIMPAN DI BILIK DOKUMEN SEHINGGA

DAPAT SENARAI MENTOR / KP MASINGMASING DARI PK

SENARAI KP DITERIMA , SORT PILIH FAIL

PERIBADI PELAJAR TERSEBUT IKUT KP
/MENTOR MASING-MASING

FAIL PELAJAR YANG TELAH DI SORT

MASUK KE KOTAK FAIL BESAR DLM
ALMARI MENGIKUT SUSUNAN YANG TELAH
SIAP DENGAN MANUAL FAIL DIPINTU
ALMARI

10 | P a g e

(2) SIJIL
PROGRAM
DALAMAN DAN
(3) SIJIL LUAR
PELAJAR
PERINCIAN
TUGAS UTAMA
JUSTIFIKASI
PERINGKAT KERJA

11 | P a g e

(2)

TUGAS - SIJIL-SIJIL PROGRAM DALAMAN DAN

(3) SIJIL LUAR -PELAJAR
1. Memastikan selepas setiap program tahunan sekolah dikeluarkan sijil kepada
pelajar terlibat. (tindakan Guru/pengarah Program)
2. Senarai nama perlu di sediakan secara microsoft office excel untuk
memudahkan kerja membuat sijil. (Tindakan SU Program)
3. Atau memastikan guru-guru terlibat mengisi borang buat sijil yang
disediakan selepas siap sesuatu program atau aktiviti besar yang diadakan
di sekolah dan diserahkan dengan kadar segera kepada unit dokumen
pelajar dengan segera.
4. Memastikan guru-guru yang terlibat dengan sebarang program luar
menyediakan sijil pelajar yang telah siap atau sijil kosong dari luar dan
menyediakan senarai nama pelajar yang terlibat
dalam bentuk excel
untuk dikeluarkan sijil kepada mereka.
5. Memastikan sijil-sijil disiapkan secepat mungkin selepas aktiviti atau
program sekolah.
6. Memastikan sijil-sijil yang telah siap di pilih mentornya (sort) untuk rujukan
dimasukkan kedalam fail pelajar secepat mungkin.
7. Memastikan semua senarai dan permohonan sijil di rekod dan difailkan untuk
rujukan.
8. Memastikan sijil-sijil organisasi seperti pusat sumber ,asrama,koperasi dan
sebagainya menyediakan sijil-sijil pelajar terlibat secepat mungkin. (tindakan
Guru bagi Organisasi tersebut)
9. Memastikan semua sijil-sijil luar seperti MSSD,MSSM,MSSJ dan sebagainya
diserahkan kepada unit dokumen pelajar secepat mungkin untuk
dimasukkan ke fail pelajar yang terlibat.(tindakan EN & AA)
10.
Memastikan semua sijil-sijil KRS disediakan oleh guru-guru terlibat
secepat mungkin.(tindakan Guru KRS)
11.
Memastikan semua sijil-sijil AJK Organisasi Debat dan Pertandingan
Debat di hantar kepada unit fail pelajar dari semasa ke semasa.
12.
Memastikan sijil-sijil akademik tingkatan diserah awal ke unit dokumen
untuk proses memasukkan ke fail peribadi pelajar sebelum keputusan SPM
dikeluarkan. (tindakan NMS,NM,SSB,NT,ZS)
13.
Memastikan sijil-sijil organisasi yang lain siap seperti Kelas,Koperasi ,
MDP, Asrama, PRS, Pustakawan, Panel diskusi Pelajar siap mengikut masa.
14.
Memastikan kerja-kerja proses membuat sijil dari awal yang melalui
beberapa peringkat di rekod.

12 | P a g e

CADANGAN UNTUK KERJA PEMBUATAN SIJIL

1. Semua program atau aktiviti yang ada keluarkan sijil hendaklah di hantar ke
unit dokumen secepat yang mungkin selepas program untuk kemaskini dan
dimasuk ke fail peribadi.
2. Senarai nama pelajar yang perlu diberi sijil perlu dihantar secepat mungkin
selapas tamat program diemail terus dalam bentuk soft copy excel.
3. Borang Sijil Berhenti dan Testimonial yang diedarkan kepada guru2 mentor
untuk diisi oleh pelajar hendaklah dihantar mengikut tarikh yang diarahkan
ke Unit Dokumen untuk kerja2 pengisian maklumat dan disiapkan.
JUSTIFIKASI :

Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur.

Jumlah pelajar keseluruhan 700 orang setiap tahun
Sijil-sijil perlu siap sepatutnya selepas tamat Program.
Ini adalah supaya pelajar menerima setiap sijil yang pelajar terlibat, tidak
ada tunggakkan atau kes sijil tidak dikeluarkan.
Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan sijil-sijil penyertaan
pelajar dalam jumlah banyak untuk setiap program tersebut.
Kerja dilakukan peringkat demi peringkat ,dan setiap peringkat memerlukan
staf yang membantu. Terutama kerja-kerja sort kepada mentor dan
masukkan kedalam fail mentor dan pelajar.
Memerlukan masa tumpuan yang agak banyak dan berulang semula dengan
program lain sepanjang tahun.
Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja
tersebut tanpa bantuan.
Seperti biasa ,mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak
sehingga lewat malam hampir setiap hari selepas waktu pejabat.
Mengambil inisiatif memberi upah kepada sesiapa yang membantu dengan
wang sendiri.
Semasa tugas ini di pegang oleh staf lepas juga beliau telah mengambil
inisiatif minta bantuan staf lain dengan upah duit sendiri.
Waktu pejabat saya terpaksa banyak membantu kerja-kerja pentadbiran ,
menjawab telefon, kemasukan, sps dan semakan-semakan yang berulang
kali, pun masih tidak kecukupan tangan terutama waktu staf cuti panjang
(bersalin) atau cuti beberpa hari.
Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan
kerja lain yang mendatang lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu
yang membantu.

13 | P a g e

PERINGKAT KERJA MENYIAPKAN SIJIL DALAM DAN LUAR

PROGRAM PELAJAR
( Tempat : Pejabat & Bilik Dokumen)
TEMPAH SIJIL DALAMAN 3000 KEPING
PER TEMPAHAN PER TAHUN, DAN SIMPAN
STOK

TERIMA SENARAI NAMA PELAJAR

TERLIBAT DARI GURU MELALUI EMAIL @
SERAH SELEPAS SETIAP PROGRAM

REKOD PENERIMAAN DALAM BUKU

REKOD SIJIL DALAM (SJD) @ SIJIL LUAR
(SJL)

SENARAI NAMA DALAM HARD COPY DAN

SOFT COPY DI KEY IN DALAM BENTUK
EXCELL UNTUK BUAT SIJIL SECARA

SEMAK BEBERAPA KALI

PRINT SEMUA SIJIL YANG TELAH
SIAP SETIAP UNTUK PROGRAM
YANG DITERIMA

SORT / PILIH SIJIL MENGIKUT MENTOR

@ KP UNTUK DI SIMPAN KE DALAM FAIL
PELAJAR MASING-MASING

14 | P a g e

SIAP MASUK FAIL DAN REKOD SEMUA

PERINGKAT TUGAS DAN TARIKH UNTUK
RUJUKAN

(4)SIJIL
BERHENTI
&
(5) TESTIMONI
AL PELAJAR
TINGKATAN
5

15 | P a g e

 PERINCIAN
TUGAS UTAMA
JUSTIFIKASI
PERINGKAT KERJA
(4) SIJIL BERHENTI &
(5) TESTIMONIAL PELAJAR TINGKATAN 5.
1. Memastikan Borang Maklumat Testimonial dan Sijil Berhenti (kosong)
diberi kepada setiap pelajar Tingkatan 5. (tindakan PK HEP dan Guru
Mentor/KP)
2. Menyemak dan memastikan semua borang diisi dengan lengkap dan
tepat oleh pelajar.
3. Memastikan semua borang yang telah diisi dikumpulkan dan diserahkan
kepada unit dokumen secepat mungkin
4. Memastikan semua borang disimpan dan direkod penerimaan dari guru
Mentor pelajar tingkatan 5.
5. Memastikan borang maklumat testimonial dan sijil berhenti disimpan di
dalam fail simpanan.
6. Memastikan tugas pengisian data dan maklumat yang ada dimulakan
dahulu.
7. Memastikan tugasan yang dibuat direkod untuk memudahkan
perancangan tugas.
8. Memastikan perbincangan dibuat antara petugas unit dokumen pelajar
dengan mentor tentang mentee masing-masing jika perlu.
9. Memastikan semakan semula dibuat beberapa kali setelah tugas
pengisian maklumat testimonial dan sijil berhenti siap.
10. Memastikan ulasan pengetua diterima ,diisi di dalam sijil berhenti
pelajar. (tindakan pengetua)
16 | P a g e

11. Mencetak (print out) semua sijil testimonial dan sijil berhenti dibuat
setelah semakan terakhir dibuat.
12. Memastikan semua testimonial asal yang telah siap, di tandatangan.
(tindakan Guru Mentor & Pengetua)
13. Memastikan semua mentor menyerahkan semula testimonial kepada
unit dokumen pelajar secepat mungkin.
14. Pembetulan jika perlu.
15. Semua testimonial dan sijil berhenti yang siap disimpan di dalam fail,
sebelum di masukkan ke dalam fail peribadi pelajar tingkatan 5 masingmasing.

PERINGKAT KERJA MENYIAPKAN SIJIL BERHENTI DAN TESTIMONIAL

PELAJAR TINGKATAN 5 SETIAP TAHUN
( Tempat : Pejabat & Bilik Dokumen)
Sesi Satu

Sesi Ke dua

TEMPAH SIJIL BERHENTI DAN

TESTIMONIAL 2 RIM PER TEMPAHAN PER
2 TAHUN, DAN SIMPAN STOK
- DIBELI DARI SYARIKAT MUAFAKAT

SERAH KEPADA GURU KP @ MENTOR

UNTUK DITANDATANGANI DAN
DIKUTIP ,KUMPUL SEMULA
(PEMBETULAN JIKA PERLU)

SERAH BORANG TESTIMONIAL DAN SIJIL

BERHENTI YANG KOSONG KEPADA GURU
KP UNTUK DI SERAH KEPADA PELAJAR

SIAP MASUK FAIL PELAJAR DAN

REKOD SEMUA PERINGKAT TUGAS DAN
TARIKH UNTUK RUJUKAN

GURU MENGUTIP BORANG YANG

TELAH DIISI DAN REKOD PENERIMAAN
PASTIKAN DIREKOD UNTUK RUJUKAN
17 | P a g e

ASINGKAN SIJIL BERHENTI DAN

TESTIMONIAL LELAKI DAN PEREMPUAN
DAN JUGA MASALAH YURAN

SENARAI NAMA PELAJAR DIREKOD DAN

JUMLAH UNTUK MEMASTIKAN SEMUA
PELAJAR MENGISI DAN HANTAR SEMULA

SEMAKAN PERTAMA
EDIT

SEMAKAN KE DUA
EDIT

SEMAKAN PERTAMA
EDIT

SIAP MASUK FAIL BUAT REKOD SENARAI

PENYERAHAN KEPADA PELAJAR DI
KAUNTER SJIL PADA HARI KEPUTUSAN
SPM DIKELUARKAN.

JUSTIFIKASI :
Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur.
Jumlah pelajar keseluruhan lebih kurang 150 orang setiap tahun
Sijil Berhenti dan Testimonial perlu siap sebelum keputusan SPM keluar tehun
berikutnya.
Ini adalah supaya pelajar menerima setiap sijil yang pelajar terlibat, tidak
ada tunggakkan atau kes sijil tidak dikeluarkan.
Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan Sijil Berhenti dan
Testimonial selalu dimulakan operasinya awal untuk pengisian maklumat
peribadi dahulu.
Kerja dilakukan peringkat demi peringkat ,dan setiap peringkat memerlukan
ketelitian memasukkan maklumat kokurikulum dan pencapaian pelajar
dalam Sijil Berhenti dan Testimonial
Memerlukan masa tumpuan yang agak banyak dan berulang semula dengan
program lain sepanjang tahun.
Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja
tersebut tanpa bantuan.
18 | P a g e

 Seperti biasa ,mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak

mengisi maklumat pelajar dalam testimonial dan sijil berhenti.
Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan
kerja lain lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu yang membantu.
Paling kritikal adalah apabila saya menanggung tugas staf lain , dimana
dalam masa yang sama saya terpaksa membantu tugas-tugas pentadbiran
sepenuhnya.
Atas sebab semasa tidak menanggung kerja staf lain pun saya masih
membantu kerja-kerja kerani pentadbiran yang tidak kecukupan tangan
juga.
Staf sementara yang diambil lambat juga merupakan faktor pada saya
meluangkan masa yang agak banyak juga untuk melatih beliau.
Ini adalah kerana kerja-kerja major saya memerlukan ketelitian, fokus dan
perancangan yang betul dalam menguruskan kerja supaya siap dengan
sempurna.
Jika berlaku tugas-tugas lain yang mendatang pengkhususan kerja utama
terganggu dan tidak sempurna.

(6 ) TUGAS KEDATANGAN PELAJAR

1. Memastikan semua Ketua Kelas/ Penolong Kelas menghantar slip
kehadiran pelajar.
2. Membuat pengumuman
3. Maklumat dikemaskinikan.
4. Maklumat kedatangan pelajar dikemaskini dalam sps.
Masalah : Rekod tidak tele dengan rekod guru, kerja berulang dengan
kerja semakan menual dalam buku rekod kedatangan atau ke kelas ,
banyak masa yang di perlukan, tidak praktikal.

(7) (PENTADBIRAN)
19 | P a g e

 MAKLUMAT PPD JB

TUGAS - PENTADBIRAN
1. Memastikan Laman Web PPDJB, JPN Johor dan KPM dibuka dan dibaca setiap hari.
2. Memastikan berita ,siaran dan pengumuman dari PPDJB, JPN Johor dan KPM yang
berkaitan dicetak , dimaklumkan dan diserahkan kepada Pengetua di Pejabat Am
setiap hari ,jika ada.
3. Memastikan surat-surat PPDJB, JPN Johor dan KPM yang dirujuk kepada Pengetua
,disampaikan kepada Penolong Kanan di Bilik Penolong Kanan dan guru-guru yang
terlibat di Bilik Guru lelaki atau perempuan.
4. Membantu kerja-kerja perkeranian, seperti membuat surat rasmi hubungan
dalaman dan luaran sekolah jika diperlukan.
5. Menghubungi jabatan berkenaan jika diperlukan dan diarahkan pengetua

MASALAH
1. Tugas-tugas yang di rancang adalah banyak sepanjang tahun.
2. Meminta bantuan alumni atau anak-anak sendiri untuk menyiapkan tugas
yang tidak kecukupan tangan dan masa.
3. Membayar upah dengan duit sendiri sebelum ini bila mendapatkan bantuan
mereka.
4. Tuntutan lebih masa sangat perlu.
5. Menanggung tugas staf lain yang cuti bersalin, walaupun ada staf yang
mengganti tugas saya tetapi tidak semua tugas boleh selesai kerana kurang
pengalaman dan masuk bertugas tanpa sempat dilatih.
6. Melatih staf sementara memakan banyak masa kerja.
7. Staf sementara yang bantu selalu lambat mendapat kelulusan atau tidak
mendapat kelulusan. Ini menambahkan kerja tidak efisyen dan sistematik .
20 | P a g e

8. Kerja yang dirancang dengan baik tidak aakan terhasil.

9. Setakat ini semua kerja akan berjalan lancar , jika mendapat kerjasama
semua.
10.
Kerja-kerja sps perlu pengkhususan staf sebab semakan atau key in
data maklumat perlu senarai yang tepat dan memakan masa yang banyak.
11.
Perlu mendesak guru2 yang terlibat dengan aktiviti yang perlu
mengeluarkan sijil atau testimonial.
12.
Senarai nama untuk kerja-kerja sijil perlu ada dan disiapkan segera
dari guru selepas setiap program.
13.
Kerja dan tugasan yang bertindih tidak selesai atau siap dengan
sempurna kerana menanggung tugas-tugas tambahan yang datang dalam
suatu masa.
14.
Telah rujuk pada kerani dan pembantu guru SRIH untuk dapat cara
selesaikan masalah tetapi kerani atau pembantu srih tidak buat kerja-kerja
fail peribadi, sijil-sijil PROGRAM DAN AKTIVITI pelajar yang banyak seperti
smih , sijil berhenti hanya maklumat yang sedikit untuk tahun 6 berbanding
testimonial dan sijil berhenti pelajar ting 5 SMIH, kedatangan pelajar, surat
menyurat keluar kebanyakan dibuat oleh guru.

21 | P a g e

 BEBANAN
TUGAS

TUGAS - KAUNTER SIJIL PADA HARI KEPUTUSAN SPM DIUMUMKAN.

1. Menyediakan tempat kaunter sijil pada atau sebelum keputusan SPM
diumumkan.(tindakan PK HEP)
2. Memastikan semua fail pelajar siap untuk diserahkan kepada pelajar.
22 | P a g e

3. Memastikan siji-sijil telah lengkap.

4. Menyediakan borang semakan sijil , jika ada sebarang pembetulan atau
tuntutan sijil oleh pelajar.
5. Memastikan borang semakan yang diisi pelajar diambil tindakan segera.
6. Menyediakan senarai sijil-sijil yang diserahkan kepada pelajar.
7. Memastikan semua tugas direkod.
8. Memastikan tempat pendaftaran dikemas setelah selesai. (tindakan PK
HEP)

TUGAS KAUNTER TEMUDUGA KEMASUKAN PELAJAR TINGKATAN 1 KE

SMIH.
1. Menyediakan tempat untuk pendaftaran temuduga pelajar(tindakan PK
HEP)
2. Memastikan label-label aliran proses temuduga disediakan sebelum tarikh
temuduga dibuat.
3. Memastikan semua dokumen dan maklumat disediakan awal sebelum
tarikh temuduga dibuat.
4. Memastikan semua senarai nama temuduga pelajar disediakan.(tindakan
Kerani Pentadbiran.)
5. Menghubungi calun-calun yang disenarai untuk proses temuduga, jika
diarahkan.(rujuk PK HEP)
6. Merekod maklumat kehadiran calun-calun.
7. Merekod semua tugas yang dibuat.
8. Memastikan tempat temuduga dikemas setelah selesai.(tindakan PK HEP)
TUGAS - PENDAFTARAN KEMASUKAN PELAJAR TINGKATAN 4 KE
SMIH.
1. Menyediakan tempat untuk pendaftaran pelajar(tindakan PK HEP)
2. Memastikan label-label aliran proses pendaftaran disediakan sebelum
tarikh pendaftaran
3. Memastikan semua dokumen dan maklumat disediakan awal sebelum
tarikh pendaftaran dibuat.
4. Memastikan semua senarai nama kemasukkan pelajar baru disediakan.
(tindakan Kerani Pentadbiran.)
5. Memastikan ibubapa mengisi semua maklumat yang dikehendaki dengan
tepat dan lengkap dalam dokumen yang disediakan.
6. Merekod maklumat atau bahan yang tidak dapat dilengkapkan oleh
ibubapa dalam borang semakan di belakang borang pendaftaran untuk
tindakan kemudaian.
7. Merekod semua tugas yang dibuat.
8. Memastikan tempat pendaftaran dikemas setelah selesai.(tindakan PK
HEP)

23 | P a g e

TUGAS - PEMBANTU GURU (PENTADBIRAN)

1. Membantu kerja-kerja perkeranian, seperti membuat surat rasmi hubungan
dalaman dan luaran sekolah jika diperlukan.

2. Membantu menyediakan maklumat dan bahan yang diminta berkaitan

pelajar dan guru sebagainya.
3. Membantu tugas unit-unit lain jika diperlukan, seperti Unit Kualiti, Unit
Disiplin dan Pejabat Am.
4. Memastikan tugas-tugas direkod setiap hari, untuk perancangan tugas
harian dan tahunan.
5. Membantu tugas membuat sijil-sijil pelajar yang gagal disiapkan oleh guru,
jika perlu.
6. Membantu guru masukkan sijil-sijil akademik ke dalam fail pelajar tingkatan
5, jika perlu.

(KUALITI)
TUGAS-TUGAS UNIT KUALITI
1. Membuat senarai fail rujuk yang sedia ada.
2. Menyediakan semua tulang fail yang diminta oleh semua unit.
3. Rekod semua permohonan untuk membuat tulang fail
4. Buat tulang fail , key in ,print dan laminate.
5. Memastikan semua tulang2 diambil oleh pemohon.
(AKADEMIK)
TUGAS-TUGAS UNIT AKADEMIK
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Menyediakan dan membuat fail setiap pelajar untuk PBS KSSM.

Memasukkan Protector Sheet (plastic)
Memasukkan devider Tajuk mengikut Subjek KSSM)
Buat tulang Fail ,Key in dan Print
Laminate Tulang fail /gunting dan tampal tulang fail pada fail.
Susun semua fail dalam rak dengan kemas dan mengikut abjad nama
pelajar.

TUGAS TAMBAHAN LAIN

1. Keluar ke PPD /JPN/POS dan pembelian barang jika perlu dan diarahkan.
2. Melaksanakan semua tugasan yang diberikan oleh pihak atasan atau
pengetua dari semasa ke semasa.

24 | P a g e

25 | P a g e