1.

Strategi Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan Positif

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena
pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap
hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada
audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa
yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach)
atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.
Keunggulan:
a.

Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali

membaca suatu pesan

b. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan

c. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
pesan tersebut dan juga dapat

maksud

memutuskan segera pada bagian mana yang perlu

memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:
a. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
b. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

1.1

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih
spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang
rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki.
Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan
yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci
disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan untuk bagian pertengahan dar permintaan rutin adalah denagan pendekatan
tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi

produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian
garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan keramahan,
apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang dinginkan.

1.2 Startegi Penulisan Pesan-pesan Positif

Dilakukan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Karena
pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingi disampaikan. Tujuan yang ingin
dicapai adalah mengomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan,
menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dn memberikan suatu bentuk penghargaan
yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan
selalu sopan, ramah, dan tidak emosional.
Bagian awal punulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan
tegas dan mampu menarik perhatian pembaca. Pada bagian pertengahan, sampaikan
penjelasan secara rinci, dan pada bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri
dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan
tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca. Komponen penting dalam penulisan
pesan-pesan positif yaitu :
a. Ide-ide Pokok yang Jelas : Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan
positif.
b. Penjelasan Rinci : Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk
mendukung ide pokok.
c. Penutup Surat : Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus
yang diharapkan.