IDEAS FOR BIG EVENT

STAKEHOLDER CONDITION FOR THE NEXT

BY MINISTRY OF EXTERNAL AFFAIRS BEM ITS

A. BACKGROUND
Aktifitas mahasiswa ITS setiap tahunnya memiliki intensitas yang sangat
padat dan hamper 50 event besar dilaksanakan. Mulai dari kegiatan seminar, lomba
nasional dan forum ilmiah yang menghabiskan biaya yang sangat besar dan
dukungan besar dari ITS sebagai birokrasi yang melegalkan semua acara tersebut.
Hampir 3 milyar per tahun dana yang masuk ke ITS baik melalui masing
masing ormawa, dan ITS sendiri digunakan hanya untuk pelaksanaan kegiatan
besar tersebut. Hal ini membuat pihak pendukung, khususnya alumni yang menjadi
pusat pendukung untuk acara acara besar di ITS baik yang diadakan mahasiswa
atau ITS sendiri, complain karena banyaknya permohonan dana yang masuk.
Koneksi utama yang sering digunakan untuk mendapatkan database alumni
tersebut berpusat di IKA ITS, baik IKA pengurus wilayah ataupun IKA ITS pusat.
Maka dari itu permasalahan tersebut harus segera di musyawarahkan dan
diselesaikan secara bersama sama agar sustainability kegiatan mahasiswa di
Kampus bisa di optimalkan kearan yang sesuai dengan tujuan yang baik dan
berdampak besar bagi almamater, masyarakat dan bangsa.

B. PURPOSES
Tujuan dari konsep yang akan disampaikan oleh BEM ITS melalui forum
pimpinan ormawa di ITS (presidium) adalah untuk membuka pandangan para
petinggi ormawa dalam menyusun kembali kegiatan besar masing masing
himpunan agar lebih dilakukan persiapan acara yang jauh lebih matang dan tidak
dalam waktu yang singkat.
Selanjutnya agar tujuan utama kegiatan tersebut dapat tersampaikan secara
optimal dan menghasilkan manfaat yang besar bagi almamater, masyarakat dan
bangsa baik secara jangka pendek maupun jangka panjang kedepan.
C. IDEAS
Mendesain pelaksanaan kegiatan besar masing masing ormawa agar dilaksanakan
dengan persiapan yang lebih lama agar hasil output dan outcome dari acara dapat
tercapai secara optimal.
A. Acara Besar Himpunan dilaksanakan dalam periode waktu sebagai berikut :

Kepengurusan pertama mematangkan konsep besar dan teknis serta

pencarian kebutuhan pendanaan dan kerjasama stakeholder selama
satu kepengurusan.
Kepengurusan selanjutnya menyiapkan acara teknis dan publikasi yang
optimal serta pelaksanaan acara yang sudah di rancang dari
kepengurusan selanjutnya.

Analisis SWOT dari IDE yang diajukan :

Kekuatan :

Masing masing Himpunan memiliki waktu yang panjang dalam

mempersiapkan sebuah acara yang mencitrakan keprofesian jurusan masing
masing.
Pendanaan yang memadai dengan waktu pencarian yang lama.
Waktu publikasi yang panjang sehingga membuat banyak kalangan
mengetahui acara tersebut.

Kelemahan :

Satu kepengurusan hanya menjalankan persiapan acara saja dan

pelaksanaan selanjutnya akan dilakukan oleh kepengurusan selanjutnya.
Koordinasi yang kurang baik menyebabkan acara tersebut diluar konsep yang
sudah dirancang oleh kepengurusan sebelumnya.
Pembelajaran bagi staff yang berbeda di masing masing periode
kepengurusan.

Peluang :

Pihak sponsor memiliki waktu yang cukup dalam memutuskan pemberian

dana sponsor.
Panitia memiliki waktu untuk evaluasi berkala dalam pencarian sponsor
berikutnya.
Pihak pemerintah dapat membantu pembiayaan karena waktu pelaksanaan
yang sudah dirancang sebelumnya selama satu tahun.
Pihak alumni memiliki jeda waktu dalam mendukung masing masing
kegiatan yang dilaksanakan mahasiswa ITS.

Ancaman :

Adanya tekanan warga menuntut agar pelaksanaan kegiatan event jurusan

dilaksanakan tahunan saja.
Pihak sponsor banyak yang menolak karena waktu pelaksanaan yang terlalu
mepet.

B. Pemusatan koneksi dengan IKA ITS melalui BEM ITS

Tahun ini pihak IKA ITS meminta BEM ITS agar segera menyelesaikan konsep
koneksi terpusat ke IKA ITS dalam hal permohonan pendanaan kegiatan melalui

Kementrian Hubungan Luar BEM ITS. Saat ini kementrian Hublu sedang merancang
bagaimana system ini dapat dilaksanakan secara ideal untuk KM ITS.
Alasan mengapa pihak alumni meminta BEM menjadi pusat koneksi utama
dari mahasiswa ke Alumni dalam hal permohonan pendanaan dikarenakan
banyaknya alumni yang komplain kepada IKA ITS akan banyaknya kegiatan ITS yang
masuk dan memohonkan biaya sponsorship kegiatan ke pihak alumni tersebut.
Maka dari itu dibuthkan sosialisasi dan penyusunan konsep bersama antara
BEM dan ormawa di ITS akan berjalannya system ini yang akan jatuh di
kepengurusan 2015/2016.

D. CLOSING
Demikian Bahan kajian ini disampaikan agar dapat dipelajari dan dipahami
secara bersama sebagai bahan untuk forum presidium sabtu nanti. Terimakasih.