Kelompok FG-3

Sistem Pengadaan di Instalasi Farmasi

Rumah Sakit

Definisi dan Panduan

Pengadaan Obat
Zahra Adiyati 1206257670

Outline
1. Definisi dan panduan pengadaan obat
2. Siklus pengadaan obat
3. Pemasok obat dan komponen kontrak
4. Jenis pengadaan- berdasarkan sifat pengadaan barang dan

berdasarkan sifat penggunaan

5. Jenis pengadaan berdasarkan waktu pengadaan dan
indikator pengadaan obat-frekuensi pengadaan tiap item
obat
6. Indikator pangadaan obat-frekuensi kesalahan frakturdan
frekuensi tertunda pembayaran o/ RS
7. Metode pengadaan obat-tender terbuka dan tender tertutup
8. Metode pengadaan obat negosiasi, pengadaan langsung
9. Metode pengadaan obat-produksi
10. Prinsip pengadaan obat dan perbekalan kesehatan

Definisi
Pengadaan merupakan proses penyediaan obat
yang dibutuhkan di Rumah Sakit dan untuk unit
pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh
dari pemasok eksternal melalui pembelian dari
manufaktur, distributor, atau pedagang besar
farmasi.

Prinsip Pengadaan Obat

Mutu obat terjamin, memenuhi kriteria, khasiat,
keamanan dan keabsahan obat serta telah
mempunyai izin edar (nomor registrasi);
b. Pengadaan obat dilaksanakan secara efisien dan
efektif sesuai dengan kebutuhan;
c. Menerapkan konsepsi Obat Esensial Generik;
d. Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)
dilaksanakan melalui Pedagang Besar Farmasi
(PBF). Untuk pengadaan sediaan narkotika
diadakan langsung melalui PT. Kimia Farma Tbk;
e. Produk Alat Kesehatan harus memiliki nomor izin
edar dari Departemen Kesehatan RI;
f. Pengadaan Alat Kesehatan dilaksanakan melalui
Penyalur Alat Kesehatan yang mempunyai izin dari
Departemen Kesehatan RI yang masih berlaku,
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 468/MENKES/SK/IV/2004 tentang Pedoman Umum
Pengadaan
Obat Pelayanan
Tahun 2004 dan
serta
izin Kesehatan
dari Dasar
cabang
Sub Penyalur Alat
a.

Panduan Pengadaan Obat

Menurut Kepmenkes RI No.468/MENKES/SK/IV/2004, pengadaan obat
dilaksanakan
dengan berpegang kepada daftar obat sebagai berikut :
Obat Sangat

Sangat
Esensial (SSE)
obat yang harus
dijamin
ketersediaannya
secara tepat waktu,
tepat jenis dan
mutu terjamin serta
resiko seminimal
mungkin untuk
menjamin
kesinambungan
pelayanan kesehatan
di Kabupaten/Kota

Obat Sangat
Esensial (SE)

obat yang masih

mengandung resiko
dalam kemampuan
suplainya di daerah

Obat Esensial
(E)

obat yang diperlukan

dan sering
digunakan serta
tidak mengandung
resiko dalam hal
kemampuan suplai d
daerah.

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 468/MENKES/SK/IV/2004 tentang Pedoman Umum
Pengadaan Obat Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2004

Prinsip Pengadaan Obat di IFRS

Maulidya Augustine
1206210995

Depkes RI, 2003 ;

ADIL / TIDAK DISKRIMINATIF
TRANSPARAN
TERBUKA
EFEKTIF
EFISIEN
AKUNTABEL

WHO
1. Pengadaan obat hanya terbatas pada DOEN atau

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

obat yang termasuk dalam formularium Rumah

Sakit
Harus terencana dengan baik
Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan
kebutuhan
Adanya komitmen pengadaan
Manajemen keuangan yang baik
Seluruh prosedur pengadaan obat harus tertulis
Pembagian tugas yang jelas
Audit tahunan
Buat laporan periodic terkait kinerja pengadaan

Siklus Pengadaan Obat

Mufid Idan Nugraha
1206221784

Pemilihan Obat dan Menentukan Jumlah

Kebutuhan
Menurut Kepmenkes nomor 1197/MENKES/SK/X/2004, kegiatan

pemilihan meliputi:
meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit;
identifikasi pemilihan terapi, bentuk, dan dosis;
menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat
esensial;
standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.
Dasar pemilihan obat meliputi:
obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik dan statistik;
jenis obat yang dipilih seminimal mungkin, untuk menghindari

duplikasi dan kesamaan jenis;

apabila obat baru, harus ada bukti yang sepsifik untuk efek
terapi yang lebih baik;
menghindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat tersebut
mempunyai efek yang lebih baik dibandingkan obat tunggal.

Menyeimbangkan Kebutuhan Dana

Menurut Kepmenkes noor 1121/MENKES/SK

XII/2008 tentang pedoman teknis pengadaan

obat publik dan perbekalan kesehatan,
perkiraan anggaran untuk total kebutuhan
obat yaitu dengan cara:
Analisis ABC;
Analisis VEN (kategori obat berdasarkan vital,

esensial dan non esensial);

Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian
kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.

Memilih Metode Pengadaan

Secara umum metode pengadaan yang

dapat dilakukan ada dua antara lain: secara

tender dan secara langsung dari pabrik atau
distributor atau pedagang besar farmasi atau
rekanan.

Memilih Pemasok dan Menentukan Batas

Kontrak
Pemasok obat untuk rumah sakit pada umumnya

adalah industri farmasi dan pedagang besar

farmasi.
Untuk memperoleh obat/sediaan obat yang
bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok
yang baik dan produk obat yang memenuhi
semua persyaratan dan spesifikasi mutu.
Jadi salah satu komponen dari Praktik Pengadaan
Obat yang Baik (PPOB) ialah pemasok yang
memenuhi persyaratan.

Monitoring Status Pesanan, Menerima,

dan Memeriksa Obat
Setelah memilih pemasok pada waktu yang

ditentukan akan datang obat yang telah

dipesan, maka perlu dilakukan monitoring
apakah obat yang dipesan benar, apakah
kondisi nya baik dan memenuhi persyaratan.

Melakukan Pembayaran
Hal ini tentunya sangat penting karena

pembayaran merupakan transaksi yang

selalu ada dalam proses pembelian suatu
barang.
Biaya yang dikeluarkan biasanya meliputi,
biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya
penyimpanan, biaya kekurangan persediaan,
dan biaya kesempatan.

Distribusi Obat
Kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di

rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses

terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta
untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi
dirancang atas dasar kemudahan dijangkau oleh
pasien dengan mempertimbangkan efisiensi dan
efektifitas sumber daya yang ada; metode
sentralisasi dan desentralisasi. Sistem penditribusian
obat di rumah sakit terbagi menajadi pendistibusian
untuk pasien rawat inap, rawat jalan, dan distribusi
obat di luar jam kerja (Depkes RI, 2004)

Sumber
Mellen, R.C. Pelayanan Instalasi Farmasi

Rumah Sakit. [Internet]. 2013. [cited 2015

September 24]. Available from: ADLN
Perpustakaan Universitas Airlangga
http://adln.lib.unair.ac.id/files/disk1/511/gdl
hub-gdl-s1-2013-mellenreni-25521-14.-bab--a.pdf

Pemasok Obat dan

Komponen dalam
Persyaratan Kontrak
Widya ayu larasati
1206260362

Definisi Pemasok Obat

Pemasok adalah suatu organisasi/ lembaga yang

menyediakan atau memasok produk atau pelayanan

kepada konsumen. Pemasok obat untuk rumah sakit
pada umumnya adalah Industri Farmasi atau Pedagang
Besar Farmasi.
Untuk memperoleh obat atau sediaan obat yang
bermutu baik, perlu dilakukan pemilihan pemasok obat
yang baik dan produk obat yang memenuhi semua
persyaratan dan spesifikasi mutu. Jadi, salah satu
komponen dari Praktek Pengadaaan Obat Yang Baik
(PPOB) ialah pemilihan pemasok yang memenuhi
persyaratan.

Kriteria Pemasok Obat

Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk

melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar)

Telah diakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO
9000
Mempunyai reputasi yang baik, artinya tidak pernah:
Melakukan hal-hal yang melanggar hukum yang berlaku
Menghasilkan/menjual produk obat yang tidak memenuhi syarat
Mempunyai sediaan obat yang ditarik dari peredaran karena

mutu yang buruk

Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai

pemasok produk obat yang selalu tersedia dan dengan mutu

yang tertinggi, dengan harga yang terendah

Proses untuk mengidentifikasi

pemasok sediaan farmasi
Mengevaluasi sistem mutu yang diterapkan pemasok,

berdasarkan evaluasi dokumen dan evaluasi di lapangan.

Menganalisis informasi tentang unjuk kerja pemasok, dan
harus dikembangkan ketetapan serta kriteria operasional dan
ditetapkan untuk mengases kehandalan pemasok dan
menghindari subjektivitas.
Untuk pemasok yang baru, adalah penting menginspeksi
secara visual sampel sediaan obat, kemasan dan penandaan.
Menguji mutu sediaan obat di laboratorium IFRS (jika ada),
mengkaji hasil uji laboratorium pihak ketiga yang telah
diakreditasi, atau hasil uji laboratorium pemasok yang telah
diakreditasi

Cond
Mengkaji pengalaman terhadap sediaan pemasok yang

dipublikasikan oleh pengguna lain atau informasi dari

berbagai rumah sakit lain.
Mengevaluasi riwayat mutu, sediaan farmasi yang
lampau yang disuplai oleh pemasok
Mengkaji mutu produk, harga, unjuk kerja penghataran,
dan tanggapan pemasok jika ada masalah
Mengaudit sistem manajemen mutu pemasok dan
mengevaluasi kemampuan yang mungkin untuk
mengadakan sediaan obat yang diperlukan secara
efisien dan dalam jadwal

Cond
Mengkaji acuan tentang kepuasan konsumen

(dokter dan penderita)

Mengevaluasi pengalaman yang relevan dengan
pemasok
Mengases finansial guna memastikan
kelangsungan hidup pemasok dalam seluruh
periode suplai yang diharapkan
Kemampuan layanan dan dukungan
Kemampuan logistik termasuk lokasi dan
sumber

Persyaratan dan Ketentuan Pemasok

Obat
Ketentuan Teknis yang mencakup:
Atas permintaan apoteker, pemasok harus memberikan:
Data pengendalian analitik
Data pengujian sterilitas
Data kesetaraan hayat
Uraian prosedur pengujian bahan mentah da sediaan jadi
Informasi lain yang dapat menunjukkan mutu sediaan obat
jadi tertentu. Data pengujian dari laboratorium independen
yang telah diakreditasi harus diberikan tanpa dibayar
Semua obat dan/atau sediaannya harus memenuhi
persyaratan Farmakope Indonesia Edisi IV atau persyaratan
lain yang ditetapkan oleh PFT dan IFRS.

Cond
Sedapat mungkin, semua sediaan obat tersedia dalam

kemasan unit tunggal atau dosis unit atau kemasan selama

terapi
Nama dan alamat manufaktur dari bentuk sediaan akhir
dan pengemas atau distributor harus tertera pada etiket
sediaan.
Tanggal kedaluwarsa harus secara jelas tertera pada etiket
kemasan.
Informasi terapi, biofarmasi, dan toksikologi harus tersedia
untuk apoteker atas permintaan.
Materi edukasi untuk penderita dan staf, yang penting
untuk penggunaan yang tepat dari sediaan obat harus
tersedia secara rutin.

Cond
Atas permintaan, pemasok harus memberikan

bukti dari setiap pernyataan berkaitan dengan

kemanjuran, keamanan dan keunggulan
produknya.
Atas permintaan, pemasok harus memberikan
tanpa biaya, suatu kuantitas yang wajar dari
produknya yang memungkinkan apoteker untuk
mengevaluasi sifat fisik, termasuk keelokan
farmasetik (penampilan dan ketidakadaan
kerusakan atau cacat fisik) kemasan dan
penandaan (Siregar, 2004:291).

Cond
Kebijakan Distribusi yang mencakup:
Apabila memungkinkan, penghantaran tiap jenis
sediaan obat harus berasal dari suatu nomor lot/bets
tunggal.
Kecuali ditetapkan atau dipersyaratkan lain oleh
pertimbangan stabilitas, tidak kurang dari suatu jarak
waktu 12 bulan harus tersedia, antara waktu
penghantaran sediaan dan tanggal kedaluwarsanya.
Pemasok harus menerima, tanpa pengesahan
sebelumnya, kemasan sediaan obat yang belum dibuka
yang dikembalikan yang belum lewat tanggal
kedaluwarsa. Pengembalian uang penuh seharga
pembelian harus kontan atau dimasukkan ke dalam
rekening rumah sakit.

Cond
Pemasok harus mengirimkan semua pesanan

sediaan obat tepat waktu, ongkos kirim

prabayar oleh pemasok, dan menyertakan
daftar kemasan pada setiap pengiriman.
Semua sediaan obat yang habis persediaan
harus dicatat, dan ketersediaan yang
diantisipasi dari sediaan itu harus secara jelas
dinyatakan

Cond
Kebijakan Pemasaran dan Penjualan yang

mencakup:
Pemasok, tidak diperkenankan menggunakan nama

apoteker atau nama IFRS dalam iklan atau materi

promosi.
Pemasok harus menghormati keputusan sistem
formularium yang dibuat oleh PFT, dan PPF
(Perwakilan Perusahaan Farmasi) harus memenuhi
peraturan rumah sakit yang menguasai kegiatan
PPF.
Pemasok tidak diperkenankan memberikan uang,
alat atau barang kepada IFRS atau stafnya sebagai
bujukan untuk membeli produk pemasok

Cond
Dalam mengambil bagian dalam suatu kontrak

untuk memasok sediaan obat, pemasok harus

menjamin menyediakan pada harga yang
ditetapkan setiap sejumlah minimum sediaan
obat yang ditetapkan. Jika pemasok tidak
mampu memenuhi janji pasokan itu, pemasok
harus mengganti pengeluaran rumah sakit
untuk pembayaran biaya yang dikeluarkan
untuk memperoleh sediaan obat itu dari
sumber lain. Jika selama kontrak berlaku,
terjadi pengurangan harga maka berlaku harga
yang lebih rendah

Komponen Kontrak

Komponen dalam persyaratan

kontrak
Harga harus dicantumkan. Umumnya di bawah harga

pasaran karena pertimbangan adanya potongan

harga serta inflasi bunga di bank karena
berhubungan dengan harga obat tahun depan
ataupun dengan biaya penyimpanan
Syarat pembayaran. Pembayaran dilakukan melalui
bank, oleh karena itu perlu surat jaminan atas dasar
kerja atau atas waktu (30,40 hari, dst)
Dokumen yang menjelaskan standar mutu harus
dilampirkan, seperti data farmakologik, farmasetik,
atau farmakokinetik
Perlu mencantumkan nama dagang dan atau nama
generik agar tidak terjadi kesalahan penggunaan

Cond
Spesifikasi masing-masing barang harus

dicantumkan (termasuk nama dagang,

dosis, dan statement lain)
Tanggungan-financial dititipkan di bank
sebagai jaminan kepada supplier
Tanggal pengiriman, hak paten dan
pengepakan
Waktu kadaluarsa, nomor batch, dll

Referensi
Siregar, Charles J.P, Lia Amalia. Farmasi

Rumah Sakit Teori dan

Jakarta : EGC. 2003

Penerapan.

Jenis pengadaan- berdasarkan sifat pengadaan

barang dan berdasarkan sifat penggunaan

Rahmadila/1206222231

Jenis Pengadaan Obat di RS

Berdasarkan

Berdasarkan Pengadaan Barang

Pengadaan farmasi, seperti pengadaan obatobatan
yang
telah
ditentukan
dalam
formularium rumah sakit ataupun diluar
formularium
namun
dibutuhkan
dalam
pelayanan rumah sakit.
B. Pengadaan
bahan
dan
makan,
seperti
pengadaan bahan baku obat-obatan yang dibuat
sendiri oleh rumah sakit, pelarut salin untuk
infus, dan bahan makanan untuk pasien rawat
inap.
C. Pengadaan
barang-barang
ligistik,
seperti
pengadaan jarum suntik steril, kapas, kasa, neck
crane, dan sebagainya yang digunakan dalam
pelayanan di rumah sakit
A.

Berdasarkan Sifat
Penggunaan
A. Bahan baku, misalnya : bahan

antibiotika untuk pembuatan salep

antibiotic
B. Bahan pembantu, misalnya :
Saccharum lactis untuk
pembuatan racikan puyer
C. Komponen jadi, misalnya : kapsul
gelatin untuk kapsul racikap
D. Bahan jadi, misalnya : cairan infus

Jenis Pengadaan Obat di

IFRS
Berdasarkan Waktu Pengadaan
Riana Maya

Jenis Pengadaan Obat di IFRS

Berdasarkan Waktu Pengadaan
Annual Purchasing
Schedule
Perpetual
Purchasing
Purchasing

Annual Purchasing (Pembelian tahunan)

Dilakukan setiap setahun sekali untuk seluruh item
Jumlah pemesanan biasanya dalam jumlah besar.
Setelah jumlah yang akan dipesan ditetapkan,

diakukan tender untuk membeli untuk seluruh item.

Mempermudah
Harga
Berdasarkan
Alasan

Schedule Purchasing (Pembelian

terjadwal)
Dilakukan dengan selang waktu tertentu

(mingguan, bulanan, tiap 3 bulan ataupun 6 bulan).

Pembelian dilakukan dengan jumlah yang cukup
sampai dengan pembelian berikutnya ditambah
stok yang dibutuhkan selama waktu yang sedang
berjalan.

Perpetual Purchasing (Pembelian

terus menerus)
Dilakukan terus menerus untuk setiap item

bila sudah mencapai nilai minimal.

Keuntungan utama: dapat mengatasi
dengan cepat bila terjadi perubahan
pemakaian tiba-tiba

Indikator Pengadaan Obat

Merupakan alat ukur kuantitatif yang dapat digunakan untuk

monitoring, evaluasi, dan mengubah atau meningkatkan

mutu pengadaan obat di farmasi rumah sakit.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu
yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Frekuensi

Frekuensi Pengadaan Tiap Item

Obat
Frekuensi pengadaan digolongkan menjadi 3

kategori, yaitu:
1. Frekuensi Tinggi (>24)
2. Frekuensi Sedang (12-24)
3. Frekuensi Rendah (<12)
Frekuensi sedang dan tinggi menunjukkan
kemampuan IFRS yang cepat tanggap dalam
merespon perubahan kebutuhan obat dan
disesuaikan dengan pembelian obat.
Pengadaan obat berulang perputaran obat
cepat (fast moving) dan perputaran obat lambat
(slow moving) merugikan RS

Frekuensi Pengadaan Tiap Item

Obat
Cara analisis frekuensi pengadaan obat:
1. Ambil secara acak sejumlah kartu stok
2.
3.
4.
5.

dalam setahun
Dicatat nama masing-masing obat
Dilihat pada catatan pengadaan selama
tahun tersebut
Diketahui frekuensi pengadaan tiap item
obat tiap tahunnya
Penentuan jenis obat Fast moving atau Slow
moving oleh IFRS

Referensi
Siregar, Charles J.P. dan Amalia, Lia. 2004.

Farmasi Rumah Sakit : Teori dan Penerapan.

Jakarta : EGC.
Pancaningrum, Dyah Ayu. 2008. Gambaran
Perencanaan Pengadaan Obat-obatan Di
Instalasi Farmasi RSU Zahirah Jakarta Tahun
2008. Program Sarjana Fakultas Kesehatan
Masyarakat. Depok: Universitas Indonesia.

Indikator pengadaan obat

Mentari mayang suminar
1206230706

Frekuensi Kesalahan Faktur

o Adanya

ketidakcocokan jenis obat, jumlah

obat dalam suatu item atau jenis obat

terhadap surat pesanan yang sesuai
o Cara menganalisis kesalahan faktur yaitu

dengan mengambil secara acak sejumlah

faktur

pembelian

dalam

setahun,

kemudian masing-masing faktur tersebut

dicocokkan dengan surat pesanan.

Penyebab Kesalahan
Faktur
Tidak

Frekuensi Tertundanya
Pembayaran
Menunjukkan

manajemen

keuangan

pihak

Rumah

Sakit yang kurang baik sehingga dapat mempengaruhi

kepercayaan pihak pemasok kepada Rumah Sakit
Hal ini dapat mengakibatkan:
Ketidaklancaran

suplai obat dikemudian hari

menggaggu kelancaran dalam pelayanan pasien

Keluhan

seperti pengembalian obat kadaluwarsa

tidak segera di tanggapi

Solusi
Menjaga

Metode Pengadaan Obat

Fikry Dwi Anjani 1206211083

Ada 4 metode pada proses pengadaan yaitu

Tender Terbuka

Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar da

Negosiasi
Negosiasi
/ Tawar
/ tawarMenawar
menawar, yaitu dilakukan pendekatan den
Negosiasi
Negosiasi
/ Tawar
/ tawarMenawar
menawar, yaitu dilakukan pendekatan den

Metode Pengadaan Obat

produksi
Meutia Anindita 1206211133

Metode Produksi
Produksi merupakan kegiatan membuat, merubah

bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi

steril atau non steril untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit
dilaksanakan berdasarkan prinsip bahwa suatu obat
akan berharga lebih murah jika diproduksi sendiri
Metode ini juga dilakukan apabila obat tersebut tidak
tersedia di pasaran atau memiliki formula khusus RS,
biasanya ditujukan utk anak-anak/manula
Contoh: pengadaan salin untuk pelarutan infus,
pembuatan iodine untuk luka, resep racikan dalam
bentuk sediaan atau ukuran dosis tertentu yang tidak
tersedia di pasaran, serta kebutuhan nutrisi

Produksi:
1. Steril
2. Nonsteril
.Kriteria obat yang diproduksi di

RS:
.. Sediaan farmasi
.. Sediaan farmasi
.. Sediaan farmasi
lebih kecil
.. Sediaan farmasi
pasaran
.. Sediaan farmasi

dengan formula khusus

dengan harga murah
dengan kemasan yang
yang tidak tersedia di
untuk penelitian

Referensi
Siregar, Charles J.P, Lia Amalia. (2003).

Farmasi Rumah Sakit Teori dan Penerapan.

Jakarta: EGC
Kementerian Kesehatan. (2008). Pedoman
Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar.
Jakarta: Kementerian Kesehatan
Harahap, S.M. (2011).
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456
789/22118/4/Chapter%20II
.pdf. Diakses pada 24 September 2015 pukul
23.00

TERIMA KASIH