AUDIT KEPATUHAN DAN PENGENDALIAN INTERNAL

Dosen Pengampu: Taufikur Rahman, SE., MBA., Akt.

FINAL REPORT
RUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA

Disusun oleh:
Dian Saputra
Ahmad Syahrir Maulana
Risma Dwi Aryanti

JP021319 (Lead Auditor)

JP021298
JP021358

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI TERAPAN

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2015

INTERNAL AUDIT REPORT

Mekanisme Pengeluaran Kas

RUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA

Juni 2015
Report No . 2015 -06

Daftar Isi
Transmittal Letter........................................................................................................................
Executive Summary....................................................................................................................
Profile Audite ................................................................................................................................
Audit Scope and Methodology....................................................................................................
Kesimpulan..................................................................................................................................
Finding and Recommendations ............................................................................

Transmittal Letter
24 Juni 2015
Kepada Yth
Drs. Haryono, Ak., M.Com, Direktur Keuangan dan Administrasi Umum
Gamping, Sleman, Yogyakarta 55291
Kami telah menyelesaikan pelaksanan audit atas pengelolaan keuangan disisi bagian pengeluaran
kas pada Rumah Sakit Universitas Gadjah Mada (RS UGM). Kami meninjau informasi yang
berkaitan dengan mekanisme pengeluaran kas pada RS UGM dari 1 Juni 2015 - 18 Juni 2015.
Kami telah menyelesaikan pelaksanaan audit sesuai dengan pedoman Standar Profesional Audit
Internal. Standar tersebut mengharuskan kami merencanakan dan melaksanakan audit untuk
memperoleh cukup bukti yang tepat untuk memberikan dasar memadai untuk temuan kami dan
kesimpulan berdasarkan pada tujuan audit kami. Kami percaya bahwa bukti yang diperoleh
memberikan dasar memadai untuk temuan kami dan kesimpulan berdasarkan pada tujuan audit
kami.
Bagian keuangan merupakan unit struktural dari RS UGM yang dikelola oleh kepala bagian
keuangan dan beroperasi dibawah Direktur Keuangan. Bagian keuangan bertugas dalam
pengelolaan asset serta keuangan dari sisi pengeluaran, sedangkan sisi penerimaan dikelola
langsung oleh Direktur Keuangan. Namun per tanggal 5 juni 2015 Bagian Keuangan telah
mengelola keuangan dari anggaran, penerimaan, pengeluaran, dan pelaporan. Sedangkan asset
dikelola oleh bagian administrasi.
Audit telah dilaksanakan sepanjang bulan juni dengan tujuan untuk mendokumentasikan
pengendalian internal atas mekanisme pengeluaran kas RS UGM. Pekerjaan kami terbatas pada
analisa risiko yang timbul pada bagian pengeluaran kas dan sub unitnya, observasi aktivitas
pengendalian, prosedur operasional, serta pendokumentasian.
Secara umum kami menemukan bahwa proses operasional pengeluaran kas telah terlaksana
cukup baik, namun masih memiliki kekurangan di beberapa bagian. Standar Operasional
pengeluaran untuk Bagian Keuangan masih dalam berbentuk draft sehingga proses pengeluaran
kas saat ini masih mengikuti Standar Operasional Keuangan UGM. Kami menilai Anggaran
untuk kas kecil terlalu besar. Kekurangan tenaga karyawan juga menjadi problem yang
signifikan. Pada bagian akuntansi ditemukan belum ada staff yang mengisi sehingga data masih
menumpuk pada setiap bagian. Hal ini membuat proses pelaporan menjadi terhambat.
Kami mengakui bahwa pihak RS UGM sangat kooperatif dalam menyediakan data yang
dibutuhkan. Kami juga menyampaikan penghargaan kami kepada staff Bagian Keuangan untuk
bantuan dan kerjasama mereka selama audit.
Dian Saputra SE, Ak
Lead Auditor
Audit Team:
Ahmad Syahrir Maulana S.E.,Ak
Risma Dwi Aryanti S.E.,Ak

Responsible Management Team:

drg. Indah Suhertanti, S.E. , Kepala Bagian
Keuangan

Executive Summary
Secara umum kami berpendapat bahwa struktur pengendalian internal Bagian Keuangan Rumah
Sakit Akademik UGM sudah cukup efektif, namun belum memadai.
Namun demikian, kami melihat masih terdapat cukup banyak kesempatan untuk meningkatkan
pengendalian internal. Selain itu, dengan semakin berkembangnya kegiatan transaksi yang
terjadi, diperlukan dukungan dari struktur pengendalian intern yang lebih baik lagi.
Berikut ini kami sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan yang menurut pendapat kami
memerlukan perhatian dari manajemen Rumah Sakit UGM.
Secara lebih terperinci, dalam halaman lain dari laporan yang kami buat ini, disampaikan
temuan-temuan pemeriksaan yang mencakup kondisi, kriteria, dampak, penyebab, dan
rekomendasi.
SUBBAGIAN PERBENDAHARAAN
RSA UGM memiliki total kas kecil 100 juta. Jumlah tersebut dinilai terlalu besar untuk pengeluaran
tunai. Hal ini dapat dilihat dari rata-rata pengeluaran rutinnya yang hanya sebesar 2 juta per minggu.

Di subbagian perbendaaraan, penugasan yang diberikan kepada pegawai belum sesuai dengan
kapasitas dan keahlian yang mereka miliki berdasarkan latar belakang pendidikan pegawai, serta
masih banyak kekosongan tempat yang semestinya diisi oleh pegawai yang lebih memiliki
kompetensi.
Di lingkungan kerja bagian keuangan belum dilengkapi dengan pemakaian CCTV sebagai
pengawas kemanan tambahan sehingga tindakan berisiko yang berdampak merugikan sangat
berpotensi tinggi untuk terjadi.
Pada prosedur pengeluaran secara definitif harus melalui mekanisme verifikasi ulang sesuai
RKAT. Proses tersebut kerap terjadi adanya kesalahan dalam pemberkasan. Minimnya pengendalian
terhadap kas kecil terkhusus pada pemegang password brankas lebih dari satu orang, terlebih
orang tersebut memiliki tugas sebagai pencatat. Hal ini dapat meningkatkan resiko
penyelewengan penggunaan atau bahkan sampai pada pencurian terhadap kas kecil tersebut.
BAGIAN AKUNTANSI
Di subbagian akuntansi tidak adanya staf yang bertugas menyebabkan terjadi penumpukan data
transaksi secara terus menerus. Proses pelaporan dilakukan ketika adanya mahasiswa magang
dari Akuntansi FEB UGM atau dari mahasiswa Vokasi FEB UGM.

Profil Auditee

Rumah Sakit Akademik UGM merupakan rumah sakit yang didirikan sebagai rumah
sakit pendidikan bagi mahasiswa UGM. Selain itu, RSA UGM juga memberikan pelayanan
kesehatan bagi masyarakat umum. Rumah sakit ini terletak di Jl. Kabupaten (Ring Road), Dusun
Kronggahan, Desa Trihanggo, Gamping, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55291,
Indonesia.
Bagian keuangan RSA UGM merupakan salah satu bagian yang berada di bawah
Direktur Keuangan. Bagian keuangan ini dibagi menjadi dua subbagian yaitu subbagian
perbendaharaan dan subbagian akuntansi. Bagian keuangan terdiri dari 8 orang pegawai,
termasuk diantaranya seorang caraka (pengantar surat). Berikut adalah struktur organisasi di
bagian keuangan:

RUMAH SAKIT AKADEMIK UNIVERSITAS GADJAH MADA

DIREKTUR
KEUANGAN DAN
ADMINISTRASI
UMUM
KEPALA BAGIAN
KEUANGAN
(Drg. INDAH SUHERTANTI,

SUBBAGIAN
PERBENDAHARAAN

POMK BOPTN
DEFINITIF
(RINA DYAH UTAMI

SUBBAGIAN
AKUNTANSI

POMK DAMAS
DEFINITIF
(RINA ROSADI, S.E.)

PENGGAJIAN
(HERLINA)

KEPALA BAGIAN
ADMINISTRASI UMUM

POMK BOPTN
TUNAI
(WIDIA Y., S.Kep.,

PENATA JASA
(BELLA)

POMK DAMAS
TUNAI
(DIANA, S.Kep., Ners)

CARAKA
(SULAIMAN AHADI)

INSTALASI

Tujuan dan fungsi Bagian Keuangan RSA UGM adalah sebagai berikut:
1

Menyelenggarakan pengelolaan pengeluaran kas

Melaksanakan pembukuan keuangan

Melaksanakan kegiatan administrasi

Melaksanakan kegiatan perbendaharaan dan verifikasi

KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL

Melayani kebutuhan informasi keuangan RSA UGM

Keuangan yang ada di RSA UGM berasal dari dua sumber dana. Sumber-sumber dana
tersebut antara lain ada yang berasal dari dana masyarakat (damas) dan ada yang berasal dari
BOPTN (Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri). Damas (Dana Masyarakat) adalah
sumber dana yang berasal dari masyarakat misalnya dana yang berasal dari pasien dan
mahasiswa UGM. BOPTN (Bantuan Operasional Perguruan Tinggi Negeri) adalah bantuan dana
dari pemerintah, yang bersumber dari anggaran BOPTN Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan, untuk keperluan operasional di Rumah Sakit Akademik UGM.
Masing-masing dari sumber dana tersebut, terdapat dua cara pembayaran/pengeluaran
yang dilakukan yaitu cara pembayaran tunai dan pembayaran devinitif. Pembayaran tunai adalah
pembayaran yang dilakukan secara tunai dengan menggunakan kas kecil yang ada di RSA UGM
untuk keperluan membiayai kegiatan operasional sehari-hari dan membiayai pengeluaran yang
tidak dapat dilakukan melalui mekanisme pembayaran definitif. Pembayaran definitif adalah
pembayaran yang dilakukan dengan cara transfer langsung atau pemindahbukuan dari rekening
UGM kepada rekening bank rekanan/vendor/penerima hak lainnya yang mempunyai hak tagih
kepada UGM atau RSA UGM atas dasar perjanjian kerja, surat keputusan, surat tugas atau surat
perintah kerja lainnya.
Audit Scope and Methodology
Unit kerja audit kami adalah Bagian Keuangan RSA UGM. Sebelum tanggal 5 juni 2015
Bagian keuangan hanya mengelola keuangan dari sisi pengeluaran saja, sedangkan penerimaan
berada di bawah tanggung jawab langsung Direktur Keuangan. Pelaksanaan audit dilakukan pada
masa transisi peraturan lama dan baru. Pada peraturan baru, penerimaan sudah dikelola oleh
bagian keuangan. Objek audit kami adalah mekanisme pengeluaran, dikarenakan peraturan baru
masih dalam masa sosialisasi.
Tahapan-tahapan yang kami lakukan dalam audit ini antara lain dengan melakukan OnSite Tour. On-Site Tour merupakan kegiatan observasi pada area operasi Bagian Keuangan RSA
UGM. Selain on-site tour, kegiatan yang kami lakukan adalah wawancara kepada beberapa key
personal di Bagian Keuangan RSA UGM dengan menyisipkan beberapa pertayaan terkait
internal control questionnaire (ICQ). Wawancara tersebut kami lakukan untuk mengidentifikasi
dan melakukan penilaian terhadap risiko yang ada di Bagian Keuangan. Kami juga membuat
flowchart dari aktifitas operasi di Bagian Keuangan RSA UGM.
Untuk melihat fungsi pengendalian internal yang ada di Bagian Keuangan, kami
melakukan procedural walkthourgh. Procedural walkthourgh dilakukan dengan cara menelusuri
input yang masuk pada bagian keuangan hingga keluarnya output. Inspeksi juga dilakukan
terhadap dokumen pendukung seperti form order serta objek fisik pengendalian seperti CCTV
dan brankas.
Kesimpulan dan Hambatan
Secara umum kami berpendapat bahwa struktur pengendalian internal Bagian Keuangan
Rumah Sakit UGM sudah cukup efektif, namun belum memadai. Akan tetapi, kami melihat
masih terdapat cukup banyak kesempatan untuk meningkatkan pengendalian internal. Selain itu,
dengan semakin berkembangnya kegiatan transaksi yang terjadi, diperlukan dukungan dari
struktur pengendalian intern yang lebih baik lagi.

Adapun hambatan yang dialami selama melakukan proses audit di lingkungan Bagian
Keuangan RS UGM adalah status magang menjadi hambatan utama dalam pengumpulan data
yang dibutuhkan untuk proses audit. Pelaksanaan audit ini dilakukan pada masa transisi dari
peraturan lama ke peraturan baru yang masih dalam tahap sosialisasi, sehingga objek audit kami
terbatas pada mekanisme pengeluaran.

Finding Sheet and Recommendations

DOKUMENTASI TEMUAN
DAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 1
Kertas Kerja Nomor : KK-F1

Disiapkan Oleh
: DS, RD
tanggal :
Direview Oleh
: TR
tanggal :
Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C1, KK-C5
Kondisi

: Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, diketahui:

1 belum adanya staf yang bertugas di subbagian akuntansi. Tugas tersebut
masih dikerjakan oleh mahasiswa magang dari Akuntansi FEB UGM dan
mahasiswa Vokasi pada tahun 2014.
2 latar belakang staf PUMK DAMAS dan PUMK BOPTN pada bagian
pengeluaran operasional bukan berasal dari latar belakang ekonomi tetapi
berasal dari latar belakang kesehatan.
3 adanya rangkap jabatan oleh salah seorang staf yaitu sebagai staf PUMK
BOPTN dan sebagai kasir (Mbak W).

Kriteria
Dampak

: Profesionalisme kerja
: 1 Belum adanya staf akuntansi yang seharusnya bertugas di bagian pelaporan,
terjadi penumpukan data transaksi yang belum diproses sejak januari 2015
sampai saat ini.
2 Penempatan yang tidak berdasarkan latar belakang yang sesuai dengan
bidangnya, dapat meningkatkan risiko terjadinya kesalahan dalam melakukan
pengklasifikasian transaksi yang khusus diketahui oleh staf yang berlatar
belakang pendidikan ekonomi.
3 Adanya peningkatan risiko kecurangan yang dapat menyebabkan
kemungkinan dilakukannya transaksi fiktif.

Penyebab

: Hal ini disebabkan karena pihak SDM Rumah Sakit UGM masih
memprioritaskan ketersediaan tenaga dokter dan perawat sebagai hal yang utama,
kemudian tenaga alat medis, dan terakhir adalah tenaga di bagian keuangan.

Rekomendasi

DOKUMENTASI TEMUAN
DAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 2
Kertas Kerja Nomor : KK-F2
Disiapkan Oleh
: DS, RD
tanggal :
Direview oleh
: TR
tanggal :
Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C1

Kondisi

: Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, diketahui bahwa password

brankas tidak hanya diketahui oleh seorang Kasir Pengeluaran saja (PUMK
BOPTN), tetapi juga diketahui oleh staf lainnya yaitu PUMK DAMAS.

Kriteria

: Kerahasiaan

Dampak

: 1. Peningkatan risiko terjadinya pencurian.

2. Terjadinya bias dalam pertanggungjawaban atas isi brankas.

Penyebab

: 1
2

Rekomendasi

Ketika terjadi pergantian wewenang tugas sebagai kasir, password yang

digunakan masih menggunakan password dari kasir sebelumnya dan kasir
yang baru tidak melakukan perubahan atas password tersebut.
Sebagai tindakan antisipasi jika kasir utama berhalangan hadir atau
melakukan cuti.

DOKUMENTASI TEMUAN
DAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 3
Kertas Kerja Nomor : KK-F3
Disiapkan Oleh
: DS, RD
Direview oleh
: TR

tanggal :
tanggal :

Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C2

Kondisi

: Berdasarkan wawancara diketahui anggaran kas yang dialokasikan untuk

pengeluaran tunai adalah 100 juta rupiah di rekening dan dialokasikan setiap 25
juta rupiah ke brankas. Setiap SPJ yang dikirim ke UGM dan diterima, setalah itu
rekening kas akan diisi kembali. Total kas kecil 100 juta rupiah dinilai terlalu
besar untuk pengeluaran tunai yang dilihat dari rata-rata pengeluaran rutinnya
sebesar 2 juta rupiah per minggu.

Kriteria

: Pengeluaran rutin rata-rata

Dampak

: 1
2

Meningkatkan risiko keterlambatan pengembalian SPJ karena total kas masih

dirasa cukup.
Menyebabkan adanya risiko pengeluaran yang tidak terkontrol.

Penyebab

: Aturan UGM yang menganggarkan 100 juta untuk kas pengeluaran tunai.

Rekomendasi

DOKUMENTASI TEMUAN
DAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 4
Kertas Kerja Nomor : KK-F4
Disiapkan Oleh
: DS, AS

tanggal :

Direview oleh
: TR
tanggal :
Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-E1
Kondisi

: Berdasarkan observasi di lapangan, diketahui:

1. bahwa tidak terdapat CCTV di sudut ruangan sebagai pengawas tambahan di
bagian keuangan, terkhusus pada keamanan brankas sebagai penyimpanan
kas kecil dan pengawasan terhadap segala aktivitas staf Bagian Keuangan.
2. tidak adanya tindakan inspeksi terhadap kas kecil yang ada di brankas oleh
pihak terkait.

Kriteria

: Elemen Monitoring

Dampak

: Meningkatkan risiko pencurian dan tindakan lain seperti lapping yang

merugikan.
.
: 1. Luputnya perhatian pihak manajemen terhadap elemen pengawasan
tambahan bagian keuangan.
2. Luputnya perhatian dalam melakukan inspeksi kas kecil karena tingginya
volume aktifitas kepala bagian keuanggan.
:

Penyebab

Rekomendasi

DOKUMENTASI TEMUAN
DAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 5
Kertas Kerja Nomor : KK-F5

Disiapkan Oleh
: DS, AS
tanggal :
Direview oleh
: TR
tanggal :
Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C3, KK-C4
Kondisi

: Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, kerap terjadi pengembalian

form order yang diserahkan oleh bagian pengadaan.

Kriteria

: Standar Operasional (SOP)

Dampak

: Lamanya proses pembayaran kepada rekanan.

Penyebab

: Ketidaklengkapan atau terdapat kesalahan dalam penulisan dalam form order.

Rekomendasi

DOKUMENTASI TEMUAN
DAN KOMENTAR AUDITEE

Temuan 6 (Temuan Positif)

Kertas Kerja Nomor : KK-F6
Disiapkan Oleh
: DS, RD
tanggal :
Direview oleh
: TR
tanggal :
Referensi Kertas Kerja Lampiran No KK-C5
Kondisi

: Berdasarkan observasi dan wawancara di lapangan, diketahui bahwa aturan yang

ditetapkan oleh kepala bagian keuangan mengenai transaksi pengeluaran lebih
diarahkan secara definitif.

Kriteria

: SOP Pengeluaran

Dampak

: Sistem pengeluaran menjadi lebih transparan dan terkontrol.

Penyebab

: Transaksi tunai lebih berisiko.

TEMUAN DAN REKOMENDASI

RUMAH SAKIT UNIVERSITAS GADJAH MADA

Disusun oleh:
Dian Saputra
Ahmad Syahrir Maulana
Risma Dwi Aryanti

JP021319 (Lead Auditor)

JP021298
JP021358

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI TERAPAN

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
2015