PENGANTAR PROGRAM AUDIT MUTU

(AKADEMIK) INTERNAL (AMI) SPMI

Pelatihan Audit Mutu Internal Bagi Pengelola
Penjaminan Mutu STTH
3-4 Oktober 2013

Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME

Narasumber Unit Manajemen Mutu (UMM)
Universitas Sumatera Utara
Jl. Dr. Mansur 68 Medan
TELP: 061-8211057; E-mail: bustamisyam@yahoo.com

SCHEDULE

Kamis, 3 Oktober 2013

09.00-10.40 Modul 1: Pengantar Program Audit Mutu (Prof.Dr.Ir.
Bustami Syam, MSME)
10.40-12.10 Modul 2: Perencanaan dan Unsur Audit Mutu (Dr.Ing.Ir. Ikhwansyah Isranuri)
14.00-15.40 Modul 3: Teknik Audit Mutu (Dr.-Ing.Ir. Ikhwansyah
Isranuri)
16.00-17.40 Modul 4: Rumusan UtiKor dan Laporan Audit Mutu
Internal (Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME)

Jum'at, 4 Oktober 2013

08.30-08.50 Pengarahan Latihan/praktek Audit Mutu (instruktur:
BST)
08.50-10.00 Kerja kelompok Auditor.(instruktur: BST)
10.00-10.30 Presentasi hasil kerja kelompok.(instruktur: IKH)
10.30-11.00 Post Test (IKH)

PERBAIKAN & PENINGKATAN MUTU

SECARA TERUS MENERUS
TANGGUNG
TANGGUNG
JAWAB
JAWAB
MANAJEMEN
MANAJEMEN

MANAJEMEN
SUMBER DAYA

POLICY
OBJECTIVES
PLAN
STANDARD
MANUAL

PENGUKURAN,
ANALISIS, DAN
PENINGKATAN

VISI & MISI

KEBUTUHAN/
PERSYARATAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

umm-usu

INPUT

REALISASI
REALISASI
PRODUK
PRODUK

PRODUK
OUTPUT

PROSES

SI STEM MANAJ EMEN MUTU

UNI VER SI TAS SUMATER A UTAR A

KEPUASAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

PERBAIKAN & PENINGKATAN MUTU

SECARA TERUS MENERUS
TANGGUNG
TANGGUNG
JAWAB
JAWAB
MANAJEMEN
MANAJEMEN

MANAJEMEN
SUMBER DAYA

PENGUKURAN,
ANALISIS, DAN
PENINGKATAN

POLICY
OBJECTIVES
PLAN
STANDARD
MANUAL

VISI & MISI

KEBUTUHAN/
PERSYARATAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

umm-usu

INSTITUSI

INPUT

REALISASI
REALISASI
PRODUK
PRODUK

PRODUK
OUTPUT

KEPUASAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

PROSES

SI STEM MANAJ EMEN MUTU

UNI VERSITAS SUMATERA UTARA

GAP

ORGANISASI

PELANGGAN
STAKEHOLDER

GAP
GAP

GAP THEORY IN
SERVICE MANAGEMENT

GAP MODEL THEORY IN

SERVICE MANAGEMENT

GAP MODEL THEORY IN

SERVICE MANAGEMENT

PELANGGAN

INSTITUSI/ORGANISASI

PERBAIKAN & PENINGKATAN MUTU

SECARA TERUS MENERUS

AUDIT

TANGGUNG
TANGGUNG
JAWAB
JAWAB
MANAJEMEN
MANAJEMEN

MANAJEMEN
SUMBER DAYA

POLICY
OBJECTIVES
PLAN
STANDARD
MANUAL

PENGUKURAN,
ANALISIS, DAN
PENINGKATAN

VISI & MISI

KEBUTUHAN/
PERSYARATAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

umm-usu

INPUT

REALISASI
REALISASI
PRODUK
PRODUK

PRODUK
OUTPUT

PROSES

SI STEM MANAJ EMEN MUTU

UNI VER SI TAS SUMATER A UTAR A

KEPUASAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

SA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Keabsahan (eligibility), intergritas, visi,misi, tujuan, sasaran

Tata pamong
SDM
Prasarana dan Sarana
Keuangan
Sistem Informasi
Kemahasiswaan
Kurikulum
Sistem Pembelajaran
Penelitian, PPM, Kerjasama
SPMI
Suasana Akademik
Sistem Pengelolaan
Lulusan
Mutu Prodi

SA

PnA
PnA
PnA
PnA
PnA
PnA
PnA
KA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

PnA
PnA
PnA
PnA
PnA
PnA
PnA
PA

Kebijakan Pembiayaan
Kebijakan Pengelolaan
Kebijakan Sarana dan Prasarana
Kebijakan Keamanan dan
Kesehatan Lingkungan

PLAN

Jan 2009

CHECK

KEGIATAN
1-N
MONITORING
by management
of resp unit

utu

MP (1-N)
IK,
DP,
BO

Oct 2008
EVALUASI DIRI

EoC: Dec 2009

BM
ACTION
PERBAIKAN/
PENINGKATAN
MUTU

by certified
int auditor

RAPAT
TINJAUAN
MANAJEMEN

AUDIT
INTERNAL
UTiKor
Nov 2009

Dec 2009
by management
of resp unit

MPAMI

3
Perencana
an
Audit

Tentu
kan
Tujua
n
Audit

4 Memb
entuk
Tim
Audit
Tim
Audit
5

kM
Do

Do
kM
u tu

EoC: Dec 2009

DO

DOK AKAD
KA SA PA
KL SP PK
GBPP

MM

MANAJEM
EN
1 Menentuk
an
kebijakan
Menent
AMI
ukan
10 kajiulan
g
kebijaka
n
LAPORA
9
N AUDIT

RUMUSAN KOREKSI
by management review team

8 Melaksanak
an Audit
Lapangan

Jadwal
Audit
(Visitasi)

6
Rapat
Tim Audit

Kajiulan
g
Dokume
n dan
Persiapa
n
checklist

SMM USU SIKLUS 3

EoC: Dec 2009

PLAN

Jan 2009

DOK AKAD

MM

CHECK

KEGIATAN
1-N

k
Do

MP (1-N)

MONITORING

tu
Mu

Do
kM
utu

KA SA PA
KL SP PK GBPP

DO

IK, DP,
BO

BM

by management
of resp unit

EVALUASI DIRI

EoC: Dec 2009

ACTION

Oct 2008

by certified
int auditor

PERBAIKAN/
PENINGKATAN
MUTU

RAPAT
TINJAUAN
MANAJEMEN Dec 2009

by management
of resp unit

RUMUSAN KOREKSI
by management review team

AUDIT
INTERNAL

UTiKor

Nov 2009

AUDIT
PROSES SISTEMATIS, MANDIRI, TERDOKUMENTASI UNTUK
MEMPEROLEH BUKTI OBJEKTIF DAN MENILAINYA SECARA
OBJEKTIF UNTUK MENENTUKAN SEJAUH MANA KRITERIA AUDIT
TELAH TERPENUHI

ISO 19011
AUDIT SMM
SMM INSTITUSI:

Apakah sudah dijalankan secara

efektif?

Kondisi saat ini seperti apa?

Apakah diterapkan dan

dipelihara sesuai dengan
KEBIJAKAN, SASARAN, dan
RENCANA yang ditetapkan?
LAKUKAN PENILAIAN SECARA OBJEKTIF DAN BERKALA

Penentuan
Standar Mutu
Audit
Butir Mutu

Ada
Gap antara
Standar Mutu dan
Hasil Audit?

Tidak
Proses
Benchmarking
untuk Peningkatan
Standar Mutu

Ya

Identifikasi action
untuk memenuhi
Standar Mutu
Laksanakan
action

Evaluasi untuk
Peningkatan
Standar Mutu

Integrasikan pada
proses SDCA
berikutnya

16

AUDIT SMM memberikan

keuntungan, a.l:

Membantu mengembangkan SMM terpadu yang efektif

Menyempurnakan proses pengambilan keputusan
manajemen
Membantu pembagian sumber daya yang optimal
Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang
dapat mengganggu
Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu
Mengurangi biaya-biaya umum tambahan
Meningkatkan produktifitas
Meningkatkan kepuasan pelanggan

AUDIT MUTU INTERNAL

DEFINISI:
Audit mutu yang dilakukan untuk menentukan efektifitas dari
Penerapan sistem mutu yang digunakan.
TUJUAN:
Memantau keefektifan penerapan sistem mutu dan merupakan alat
manajemen untuk melakukan perbaikan
SASARAN:
memenuhi persyaratan SMM yang ditetapkan
memonitor perkembangan dan penerapan SM
mengetahui secara dini ketidaksesuaian dan melakukan tindak koreksi
dalam rangka persiapan Audit Eksternal (mis. BAN, Vendor, dls)
memonitor pemeliharaan dan efektifitas SM (setelah penerapan)
mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu.

Audit Mutu Internal

1. AUDIT SISTEM (Desk Evaluation/Online Eva)

Dokumen Akademik

Tujuan untuk menentukan apakah

perusahaan/institusi sudah memeliki
SISTEM dalam melakukan operasinya
SISTEM

MM
MP
IK, DP, BO

PERSYARATAN STANDAR
TERTENTU

KESESUAIAN

Dokumen Akademik

MM
MP
IK, DP, BO

FUNGSI MANAJEMEN YANG DIAUDIT:

Kebijakan
Sasaran
Program
Rencana
Prosedur
Komitmen
DOKUMEN
Dokumen Akademik
Spesifikasi
Kontrak
standar nasional, industri,
institusi/perusahaan
Dokumen Mutu

Audit Mutu Internal

2. AUDIT KESESUAIAN (KEPATUHAN)
Jenis Audit ini lebih dalam dari Audit Sistem.
Audit ini dilakukan untuk melihat apakah
Prosedur, IK, dan rencana
Diimplementasikan, atau tidak.

MM
MP
IK, DP, BO

WRITE WHAT YOU DO

DO WHAT YOU WRITE

Di tempat teraudit perlu dicek:

-Ketersediaan dokumen pada personil
yang membutuhkannya
-Kelengkapan prosedur pada yang
menggunakannya
-Kecukupan dokumen untuk dapat digunakan
dalam melaksanakan tugas secara efisien
dan efektif.

Untuk mendapatkan hasil audit secara kuantitatif, audit kepatuhan juga

menggunakan sistem skoring online (web base)

Audit Mutu Internal

3. AUDIT PRODUK
Jenis audit ini dilakukan untuk menentukan apakah
PRODUK sesuai SPESIFIKASI, atau tidak!
Audit menentukan kepuasan pelanggan
mengukur kefektifan sistem mutu dengan melakukan
pemeriksaan pada produk yang merupakan output
dari proses
PERBAIKAN & PENINGKATAN MUTU
SECARA TERUS MENERUS
TANGGUNG
TANGGUNG
JAWAB
JAWAB
MANAJEMEN
MANAJEMEN

MANAJEMEN
SUMBER DAYA

POLICY
OBJECTIVES
PLAN
STANDARD
MANUAL

PENGUKURAN,
ANALISIS, DAN
PENINGKATAN

VISI & MISI

KEBUTUHAN/
PERSYARATAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

umm-usu

INPUT

REALISASI
REALISASI
PRODUK
PRODUK

PRODUK
OUTPUT

PROSES

SI STEM MANAJ EMEN MUTU

UNI VERSI TAS SUMATER A UTAR A

KEPUASAN
- STAKEHOLDER
- CUSTOMER

TUJUAN AUDIT SMM

UNTUK INTERNAL:
Melihat kekurangan SMM
Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan koreksi
Menilai kesiapan untuk audit eksternal
Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu.

UNTUK EKSTERNAL:
Memenuhi persyaratan standard SMM
Memenuhi persyaratan badan sertifikasi atau akreditasi
Memenuhi persyaratan pelanggan (kontrak)
Memenuhi UU, PP, dll

Penanggung Jawab
Program

Mendefinisikan
Program

Tindakan
Peningkatan
Menerapkan
Program

Kemampuan
Auditor

Aktifitas Audit
Memantau dan Meninjau
Program

PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

MANAJEMEN
1 Menentukan

MPAMI

kebijakan AMI

Menentuka
n kajiulang
10 kebijakan
2

Tentukan
Tujuan
Audit

Perencanaan
Audit

4 Membentu
k Tim
Audit

LAPORAN
AUDIT

Tim Audit
5

Melaksanakan
Audit Lapangan

Jadwal Audit
(Visitasi)

Kajiulang
Dokumen dan
Persiapan
checklist

Rapat
Tim Audit

Siklus Audit Mutu Internal

MWA
DEWAN AUDIT
SA
REKTOR

Unit Manajemen Mutu

DGB

PR-I

UMM

TAu-U
DEKAN

DPF
TAu-F

Gugus Jaminan Mutu

PD-I
GKM-F

GJM

Gugus Kendali Mutu

Ketua
Dep/Prodi
GKM-D

Organisasi SMM USU: tingkat Fakultas dan Departemen

QUALITY IS NEVER AN ACCIDENT

IT IS A RESULT OF PLANNING, TEAM
WORK, AND COMMITMENT TO
EXCELLENT

TERIMA KASIH